国际商务谈判前的组织和准备.doc

第七章 国际商务谈判前的组织和准备
一、选择谈判人员，组织谈判班子
（一）谈判班子的规模
应根据谈判地点、时间、内容和对方人数乃至己方人员的素质确定。通常情况是：内容繁多技术性强的谈判，人数应多一些，反之则少一些。对方人数多，我方人数也应多一些。在现代社会里，谈判一般是比较复杂，谈判班子的规模一般要超过一个人。根据谈判实践，谈判班子一般由4-5 人组成较好。理由主要从以下方面考虑：
1、谈判班子的工作效率。
2、有效的管理幅度。
3、谈判所需专业的范围。
4、对谈判班子的调换。
（二）谈判班子中专业人员的配备
1、工程师
2、经济师
3、律师
4、语言翻译
5、领队（根据需要）
应注意的是谈判班子中的“三师”作用非常重要，可以避免许多失误。同时，使用翻译至少可以得到三个好处：
1）可以得到一次更正失误的机会或借口。
2）可以利用翻译的时间，观察对方的反映，决定下一步的策略。
3）可以避免自己外语水平过早暴露，起到监听作用。
（三）谈判班子中人员的性格搭配
根据现代医学研究表明，人们的性格可以分为以下四种。
1、 胆大好胜，判断力强，头脑灵活，处事果断迅速，给人以敢作敢为直爽无欺的感觉。但急噪，欠周到，遇到刺激难于冷静，愤怒冲动中常常失去理智。
2、忧郁型。沉着冷静，办事心细，责任心极强，严守机密，不易失误，但过于拘谨，头脑难以转弯，一旦受到冲击，常常难以自己应付和解脱。
3、活泼型。思维敏捷，谈笑风生，亲切随和，善于回避尖锐问题，能以巧妙的方式解脱突如其来的攻击和困境，但常常缺乏责任心。
4、粘液型。亲切随和，坚定倔强，有较严格的逻辑思维和敏锐的观察力，但易受感情支配，郁郁寡断。
若能在一个谈判班子中兼顾到各种性格的人，则可以起到互补的作用。当然，如果能根据
对方组员性格的情况进行有针对性的组合搭配，有的放矢，则能收到更明显的效果。如对方是粘液型，我方应注意配备暴躁型与活泼型，使对方在压力下让步。对方是暴躁型的性格，我方则应配备粘液型，以柔克刚。等等。
（四）谈判人员基本素质要求
1、遵纪守法，廉洁奉公，终于祖国、组织和职守。
2、强烈的事业心、责任感和进取精神。原则性和灵活性相结合。
3、良好的专业基础知识，熟悉本次谈判所涉及的相关业务内容。
4、头脑灵敏，思路开阔，有较强的分析和判断能力。
5、善于听取别人的意见，并能较好的把握对方的意图。
6、有较强的语言表达能力，知识面广阔。
7、善于与不同国籍、不同信仰、不同级别的人相处共事，有较强 的协调配合能力。
7、身体健康，风趣幽默。
（五）谈判班子内部人员的谈判分工和配合
1、主谈者。即谈判中对某方面问题的主要发言者。以主谈人为主阐述本方的观点和立场。
2、黑脸者。即根据不同情况采取强硬态度压制对方。或有意激怒对方，让对方在怒中失态，怒中出错。
3、调和者。即以缓和的口气，诚恳的姿态，缓和谈判气氛，避免或摆脱僵局的发生。
4、记录者。
5、译员。
谈判分工还可以划分出“周旋者”、“协从者”、“辅谈者”等。
6、谈判角色的调换：如：
1）初次谈判的分工，领队当主谈人。
2）谈及技术问题时的分工调换，工程师当主谈人。
3）谈及价格问题时的分工调换，经济师当主谈人。
4）谈及法律问题时的分工调换，律师当主谈人。
二、国际商务谈判前的调研与信息收集
（一）商务谈判的环境
1、政治状况
2、宗教信仰
3、法律制度
4、商业做法
5、社会习俗
6、财政金融状况
7、基础设施与后勤供应系统
8、气候因素
9、商务信息
（二）对手的资信情况
1、对对手法人资格的审查
2、对对手谈判代表资格或签约资格的审查
3、对对手资本（实力）、信用与履约能力的审查
（三）谈判对方组员的信息
1、对方谈判人员的职务、年龄
2、对方谈判人员的专长
3、对方谈判人员的性格
4、对方谈判人员的谈判艺术、技巧、作风
5、对方谈判人员的风俗习惯
6、对方谈判人员的其它情况
（四）有关技术信息的收集
1、交易标的物及其原材料的质量
2、交易标的物及其原材料的技术先进程度
3、相关技术转让的条件
4、其他有关技术信息
（五）商务信息。
三、制定谈判计划
谈判目标可以分三级：
（一）第一级目标，即必须达到的目标。
（二）第二级目标，即可以接受的目标。
（三）第三级目标，即最高目标。
四、谈判议程的安排和运用
（一）把谈判的时间、地点和人员做一个总规划，使其保持合理性、系统性、完善性。
（二）在一定的谈判时间内，合理分配各议题的时间，以便把握谈判的进程。
（三）根据各议题的商谈时间，安排好讲话的顺序和个人的讲话时间。
（四）把主要议题或双方分歧较大的议题，安排在整个谈判的五分之三的时间提出来。同时把焦点性的问题放在吃饭前 2 小时提出来。
（五）找出本方可能陷入困境的时间以及补救的措施。
（六）文娱活动不要安排在第一天和谈判结束后，应安排在第 2 天和谈焦点问题的当天。
（七） 安排机动时间以应付意外情况的发生
五、布置与安排谈判场所
（一）谈判地点的选择。
重要的和难度较大的问题最好选择主场谈判。一般性和比较容易解决的问题可以选择客场谈判。若对方不同意，可以选择中立地谈判。
（二） 谈判场地的布置和安排。
谈判时最好安排 2-3 个房间。即：
1、主谈室。光线充足，舒适，谈判所用设备齐全。
2、密谈室。靠近主谈室，黑板、桌椅等配备齐全。
3、休息室。轻松，舒适。
（三）座位的安排
1、长方形谈判桌。双方谈判人员相对而坐。
2、圆形谈判桌。双方人员围桌而坐。
3、不设置谈判桌。大家随意而坐，制造良好谈判气氛。
4、双方谈判人员座位之间的距离应适当，太远和太近都不好。太近感到拘束，太远感到不方便。
总之，无论是谈判场地的选择或是坐位的安排，都应服务于谈判的总目标，并根据双方之间的关系和本方人员的素质和能力的情况来决定。
六、模拟谈判
（一）必要性。获得谈判经验，提高谈判能力；可以随时纠正谈判中的错误。
（二）拟定假设。
1、对外界客观存在的事物的假设。
2、对对方的假设。
3、对己方的假设。
（三）想象谈判全过程和一切情形。
（四）集体模拟。
1、沙龙模拟，自由发言讨论，共同想象全过程。
2、戏剧式模拟，真实扮演特定角色。
七、谈判前应着重研究的十个问题。
（一）对方究竟想期待什么？
（二）那些问题将是谈判的焦点？
（三）什么条件是对方最起码要得到的以及会最乐意接受的？
（四）那些条件是对方可能会让步的？其让步的程度如何？
（五）那些条件是对方确定不能让步的，我方应采取何种办法使其让步？
（六）我方在那一点上可以让步，其让步的程度怎样？其让步的方式如何？在那一点上应予以弥补？
（七）我方在谈判当中是否应提供有关文件或证据性材料以及提供那些？程度如何？对方对我方所提供的材料的反映如何？我们的对策怎样？
（八）向对方提出那些要求或质询？其时间、方式、程度做何安排比较适宜，以及有无补救措施？
（九）我方谈判人员的各自职责。
（十）意料之外事件发生以后的应急措施。