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有效的时间管理ppt.ppt
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1、有效的有效的時間管理時間管理课 程 目 录 第一部分:时间管理理念 第二部分:时间管理方法论第三部分:时间管理工具与技巧 第一部分 正确的时间管理观念什么是什么是“时间时间”?时时间间从从过过去去通通过过现现在在到到将将来来,连连续续发发生各种事件的生各种事件的“过程过程”。“时间时间”的公平性的公平性1 1、每个人拥有以同样速度度过的时间;每个人拥有以同样速度度过的时间;2 2、但每个人怎样利用时间却并不相同;、但每个人怎样利用时间却并不相同;3 3、任何人都绝对无法获得更多的时间。、任何人都绝对无法获得更多的时间。p 不 能 蓄 积p 无 法 取 代p 毫无供给弹性p 不 可 回 溯p 不
2、 能 买 卖p 无 法 暂 停 时间的特点:p 无法失而复得时间对盼望的人来说“实在太短”;时间对恐惧的人来说“实在太长”;时间对痛苦的人来说“实在太慢”;时间对快乐的人来说“实在太快”;时间对有爱心的人来说“是永恒”。时间时间是什是什么么?时时 间间 银银 行行 请问,如果每天都有86400元进入你的银行户头,而你必须当天用光,你会如何运用这笔钱?天下真有这样的好事吗?是的,你真的有这样一个户头,那就是“时间”。每天每一个人都会有新的86400秒进帐。那么面对这样一笔财富,你打算怎样利用它们呢?我们能够控制的:我们能够控制的:n去哪、吃啥、干啥、不干啥去哪、吃啥、干啥、不干啥;我们不能够控制
3、的:我们不能够控制的:n宇宙规律、自然现象、既定原则宇宙规律、自然现象、既定原则。“时间时间”的控制的控制名人名言:盛年不重来,一日难再晨,盛年不重来,一日难再晨,及时当勉励,岁月不待人。及时当勉励,岁月不待人。陶渊明陶渊明凡是在事业上有所成就的人,凡是在事业上有所成就的人,无一不是利用时间的能手。无一不是利用时间的能手。华罗庚华罗庚 放弃时间的人,时间也会放弃他。放弃时间的人,时间也会放弃他。莎士比亚莎士比亚平均平均8080岁寿命岁寿命我们只有我们只有我们只有我们只有3 3 3 3年的时间去创造价值年的时间去创造价值年的时间去创造价值年的时间去创造价值,我们如何管理它?我们如何管理它?我们如
4、何管理它?我们如何管理它?1-20、60-80忽略不计,余40 1年为1寸 项目项目项目项目 每天耗时每天耗时每天耗时每天耗时 40404040年耗时年耗时年耗时年耗时 结余结余结余结余睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.63.33.3休假、白日梦、闹情绪、身体不适 2小时 3.3年 只有一天在工作只有一天在工作 -幽默小笑幽默小笑话话一一员员工向老板工向老板请请一天假一天假,老板推心置
5、腹地老板推心置腹地说说:“你你想想请请一天假,一天假,你你在向公司要求什在向公司要求什么么?一年里有一年里有365365天天,52,52个个星期。星期。你你已已经经每星期休息每星期休息2 2天,共天,共104104天,天,还还剩下剩下261261天工作;天工作;你你每天有每天有1616小小时时不在工作,不在工作,去掉去掉174174天,天,还还剩下剩下8787天;每天天;每天你你至少至少3030分分钟时间钟时间上上网网,加起,加起来来每年每年2323天,天,剩下剩下6464天;每天午天;每天午饭时间饭时间你你掉掉1 1小小时时,又用掉,又用掉4646天,天,还还有有1818天;通常天;通常你你
6、每年每年请请2 2天病假,天病假,这样这样你你的工作的工作时间时间只有只有1616天;每年有天;每年有5 5个个节节假日公司休息不上班,假日公司休息不上班,你你只干只干1111天。天。每年公司每年公司还还慷慨地慷慨地给给你你1010天假期,算下天假期,算下来你来你就工作就工作1 1天,而天,而你你还还要要请这请这一天假。一天假。时间的陷阱和障碍时间的陷阱和障碍有形的时间杀手有形的时间杀手接听电话、打电话接听电话、打电话突发会议突发会议同事打扰同事打扰沟通不足沟通不足资源缺乏资源缺乏阅读文件及邮件阅读文件及邮件交通堵塞交通堵塞时间的陷阱和障碍时间的陷阱和障碍无形的时间杀手无形的时间杀手欠缺周详的
7、计划欠缺周详的计划不懂分辨轻重缓急不懂分辨轻重缓急欠缺有效组织欠缺有效组织寻找物件寻找物件不懂得说不不懂得说不拖拖拉拉拖拖拉拉善忘善忘不懂授权不懂授权健康欠佳健康欠佳“管理管理”时间时间是不是不对对的,的,“时间时间管理管理”就是就是“自我自我”管理管理那那么你么你的的时间时间是如何管理的呢?是如何管理的呢?时间时间管理就是管理管理就是管理时间时间?下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间,你只需回答下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间,你只需回答“YesYes”Or Or“NoNo”.1 你通常工作很长时间吗?2 你通常把工作带回家吗?3 你感到很少花时间去做你想做的事吗?4 如果没有完成你
8、所希望做的工作,你是否有负罪感?5 即使没有出现严重问题或危机,你也经常感到工作有很多压力?6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件?7 你经常在做重要工作时被打断吗?8 你经常占用用餐时间工作吗?9 在上个月里,你是否忘记一些重要的约会?10 你时常把工作推到最后一分钟,然后很努力的去做完它们?11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗?12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗?13 当你长休了一段时间,你是否有负罪感?14 你常无暇阅读与工作有关的书籍?15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事?16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来?测测测测你你的
9、的时时间间安安排排是是否否合合理理 总结你的时间掌控总结你的时间掌控1216 “yes”救命救命!你在时间管理上需改进812“yes”48 “yes”04“yes”当心!当心!你需要重新审视你的时间行动指南可以可以!方向正确,但需要提高冲劲恭喜!恭喜!坚持并保留你的方法时间管理理念的变革过程-时间管理的方法有一个演变的过程。第一代:着重利用便条与备忘录。第二代:强调长、中、短期日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要性。第三代:重视优先顺序的观念,将有效的时间和精力加以分配,争取最高效率。第四代:重在个人管理,注重提高个人生活和工作的质量,帮助平衡发展工作和生活的不同角色,并全盘规划日常生
10、活 时间管理理论的一个最为基本的理念是管理自己,时间管时间管理理论的一个最为基本的理念是管理自己,时间管理理论是个人管理理论的一部分,即如何更有效地安排自理理论是个人管理理论的一部分,即如何更有效地安排自己的工作计划,掌握重点,合理有效地利用工作时间。己的工作计划,掌握重点,合理有效地利用工作时间。简而言之,简而言之,时间管理的目标是掌握工作的重点,时间管理的目标是掌握工作的重点,其本质是管理个人,是自我的一种管理。其本质是管理个人,是自我的一种管理。方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。正确的时间管理观念正确的时间管理观念:第二部分 时间管理方法
11、论计划管理 关关于于计计划划,时间时间管理的重点是:管理的重点是:待待办单办单、日日计计划划、周周计计划划、月月计计划划。待待办单办单:将你将你每日要做的一些工作事先列出一每日要做的一些工作事先列出一份清份清单单,排出,排出优优先先次序,确次序,确认认完成完成时间时间,以突出工作重点。避免,以突出工作重点。避免遗遗忘、未完事忘、未完事项项留留待明日。待明日。待待办单办单主要包括的主要包括的内内容:非日常工作、特殊事容:非日常工作、特殊事项项、行、行动计动计划划中的中的工作、昨日未完成的事工作、昨日未完成的事项项等。等。待待办单办单的使用注意:的使用注意:每天在固定每天在固定时间时间制定待制定待
12、办单办单(一上班就做)(一上班就做)只制定一只制定一张张待待办单办单、完成一、完成一项项工作工作划划掉一掉一项项 待待办单办单要要为应为应付付紧紧急情急情况况留出留出时间时间 最最关关键键的一的一项项,每天,每天坚坚持。持。每年年末作出下一年度工作规划;每年年末作出下一年度工作规划;每季季末作出下季末工作划;每季季末作出下季末工作划;每月月末作出下月工作计划;每月月末作出下月工作计划;每周周末五作出下周工作计划每周周末五作出下周工作计划贵 在 坚 持!时间管理的四象限原则:重要度紧迫性 1st 重要而且紧迫3rd 紧迫但不重要4th不重要不紧迫2nd重要但不紧迫四象限原则的实例运用:重要度紧迫
13、性 1st 重大伤害急救 员工肢体冲突 顾客抱怨停电 设备故障,生产停工3rd 有些电话 有些无谓的请托 有些临时的邀约 有些不速之客到访4th 自我干扰 有些交际应酬 有些文件的处理 个人嗜好的沉迷2nd拟定工作计划 提升工作技能 调查市场问题 身体健康检查偏重各类事务的结果:偏重各类事务的结果:偏重各类事务的结果:偏重各类事务的结果:A型:重要且紧急的事务B型:重要或紧急,但不是既重要又紧急的C型:既不重要也不紧急的日常任务 ABC分类法:A类任务:主要任务,占总工作量的15%左右,但价值达65%;B类任务:次要任务,占总工作量的20%左右,价值约占20%;C类任务:辅助任务,占总工作量的
14、65%左右,价值只占15%。ABC分类法与典型个人精力曲线图(完成B类任务)上午高峰期下午高峰期午后低潮期(完成A类任务)(完成C类任务)美国一名叫威廉.努尔的企业家,最初他在公司销售油漆的时候,第一个月他赚了160美金。他仔细分析了自己的销售原因,做了一个销售图表。他发现80%的收益来自20%的客户,但是他却对所有的客户花了相同的时间。于是他把最不活跃的36个客户重新分配给其他销售员,而自己把精力重点摆在那20%的顾客。不久,他一个月赚到了1000美金。威廉.努尔从未放弃这个原则,后来他成为了这一家公司的董事局主席。他知道80/20法则,20%的顾客掌握了80%的业绩。80/20法则:80%
15、的结果几乎源于20%的活动。请运用“80/20”法则,找出自己日常工作任务中重要的20%。例如:p20的客户为我们带来了80的销售额;p20的产品带给我们80的盈利;p20%的项目集中了80%的价值;p20的地毯面积可能包含了80的磨损;p80的时间中,你在穿你所有衣服中的20;p80%的通讯电话,来自20%的朋友;p80%的财富掌握在20的人手中;p因此,要把80%的时间/注意力放在20%的关键事情上。大石大石头小沙子小沙子水水案例分析:请在最短的时间内把一碗水、十几个小石头、3个大石头放入到一个容器内。要求不能溢出。时间的统筹方法n统筹方法,是一种安排工作进程的数学方法。它的实统筹方法,是
16、一种安排工作进程的数学方法。它的实用范围极广泛,在企业管理和基本建设中,以及关系用范围极广泛,在企业管理和基本建设中,以及关系复杂的科研项目的组织与管理中,都可以应用。复杂的科研项目的组织与管理中,都可以应用。n怎样应用呢?怎样应用呢?主要是把工序安排好。n比如,想泡壶茶喝。当时的情况是:开水没有(烧水比如,想泡壶茶喝。当时的情况是:开水没有(烧水需需1515分钟);水壶要洗(分钟);水壶要洗(1 1分钟),茶壶(分钟),茶壶(1 1分钟)茶分钟)茶杯(杯(2 2分钟)要洗;火生了,茶叶也有了(分钟)要洗;火生了,茶叶也有了(1 1分钟)。分钟)。怎么办?怎么办?n几种答案:几种答案:n办法甲
17、:洗好水壶,灌上凉水,放在火上;在等待水办法甲:洗好水壶,灌上凉水,放在火上;在等待水开的时间里,洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶;等水开了,开的时间里,洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶;等水开了,泡茶喝。泡茶喝。n办法乙:先做好一些准备工作,洗水壶,洗茶壶茶杯,办法乙:先做好一些准备工作,洗水壶,洗茶壶茶杯,拿茶叶;一切就绪,灌水烧水;坐待水开了泡茶喝。拿茶叶;一切就绪,灌水烧水;坐待水开了泡茶喝。n办法丙:洗净水壶,灌上凉水,放在火上,坐待水开;办法丙:洗净水壶,灌上凉水,放在火上,坐待水开;水开了之后,急急忙忙找茶叶,洗茶壶茶杯,泡茶喝。水开了之后,急急忙忙找茶叶,洗茶壶茶杯,泡茶喝。洗开水壶(洗开水壶(1
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