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如何做好酒店开业筹备工作
酒店筹开(筹备开业)是一项非常繁琐、复杂的，是为今后酒店成功运营、降低运营成本等打好基础的重要阶段。具体而言，筹开的主要包括：了解酒店施工进度、制订筹开进度计划、人员和培训、经营计划和预算编制、各部门运营手册的编制、物品采购和制作、开业广告和推广计划、证照办理、开业庆典计划、场地验收、模拟营运、开业前的检查等，因此，责任重大且极具挑战性。它要求总经理、管理团队既要协调好各种关系，又要考虑周全，在人、财、物等方面做好充分准备，做到捋顺关系、任务明确、责任到人。
捋顺协调好各种关系
在项目上，要想把做好、做顺，捋顺、协调好各方面的关系是外派管理团队的关键环节，也是站稳脚跟的基础。这种关系既包括与业主的关系、与团队内部的关系，还包括与社会各界的关系。总经理要学会吃“三明治”，协调处理好各种关系。
与业主方面的关系：酒店管理与业主方的关系，是项目中极其重要的关系。如果双方不能做到相互理解、信任、宽容、接纳，就会在合作过程出现矛盾和摩擦。因此，作为管理派驻的总经理，我们要向业主阐明彼此之间的目标是共同的，最终获益者实际上是业主，要让他看到我们是负责任的。同时，了解业主投资酒店的目的是我们今后合作策略的依据之一，在一些问题上要有原则地妥协，有礼节地争取。
如果面对的是私企业主，除了与本人处好关系外，还要注重与其身边得力的人甚至其亲属处理好关系，这往往会收到意想不到的效果。
而与国企或方面的业主合作，因项目具体负责人大部分不是拍板人而是执行人，他们要逐级请示、汇报，因此，管理团队要给执行人留一些时间和协商的余地，以防止出现“中梗阻”现象，最终达到预想的目标和效果。
与管理团队的关系：管理团队内部的关系也是作为一个总经理必须重视的。派驻的管理团队是酒店管理管理能力、职业素质的代表，业主随时都在关注着这个团队的和谐和能力。因此，管理团队的建设非常重要，总经理在人员选配、使用上，要以人为本，强调团队内部的团结与对外统一性，把愿景与团队目标结合起来，“志同道合”办大事。了解项目施工进度
总经理和工程总监在进驻项目后，第一项就是要到施工现场多走走多看看。只有在详细了解工程进度的基础上，才能准确安排筹开进度，并与施工进度进行有效衔接，避免因步骤不一致而造成的延误和损失。
总经理要与筹建办开会了解工程进度及机电设备状况，索取酒店工程进度表、酒店平面施工图等，以保证各级管理人员熟悉酒店布局和各自负责的场所，编制流程和制定本部门的筹开计划。设计酒店组织架构
作为总经理，要根据酒店规模与设施确定落实酒店组织框架，这是今后筹备酒店美好蓝图的基础。只有结合项目情况落实人员编制，才能实施招工计划，并预测每个部门、每个工种所需人员情况及劳动费用支出情况和员工食宿安排情况。
确定人员编制，要科学、合理地设计组织机构，综合考虑各种相关因素，要以既不浪费人力资源，又不影响经营水准的原则进行。要确保酒店顺利开业并使管理走上正常运营的轨道，根据项目进展、规模、经营需要等安排人员逐步到位。
落实员工宿舍等计划
“兵马未动粮草先行”，员工安居才会乐业。业内酒店员工因为住房和生活条件差而纷纷跳槽的例子并不鲜见。有的酒店工资虽然不高但食宿条件较好，员工往往愿意留下。我们要说服业主予以配合，在酒店招工前，全面规划好员工宿舍及餐厅等保障设施。
制定经营物品采购清单
饭店开业前事务繁多，经营物品的采购是一项非常耗费精力的，仅靠某一个部门去完成此项任务难度很大，各经营部门应协助其共同完成。
无论是采购部还是酒店其他部门，在制定酒店各部门采购清单时，都应考虑到以下问题：
1.本酒店的具体情况
采购的物品种类、数量与建筑的特点有着密切的关系。例如，客房楼层需配置车，但对于别墅式建筑的客房，车就无法发挥作用。楼层是否设立间，也影响着清洁设备的配置数量。此外，客房部某些设备用品的配置，还与客房部的劳动组织及相关业务量有关等。
2.行业标准
国家旅游局发布的行业标准、管理标准，是制定采购清单的主要依据，一定要据此采购。
3.本酒店的设计标准及目标市场定位
总经理应要求相关部门除了要从本酒店的实际出发，根据设计的星级标准，参照国家行业标准、管理的标准要求制定采购清单，还应根据本酒店的目标市场定位情况，考虑目标客源市场对客房用品的需求、对就餐环境的偏爱，以及在消费时的行为习惯来制定采购清单。
4.行业发展趋势
酒店管理人员应密切关注本行业的发展趋势，在物品配备方面应有一定的超前意识，不能过于传统和保守。
5.其他相关因素
在制定物资采购清单时，有关部门和人员还应考虑其他相关因素，如：出租率、配置标准、业主对经营物品的要求、资金支付能力、洗衣厂配置、周转量等。采购清单的设计必须规范，通常应包括下列栏目：部门、编号、物品名称、规格、单位、数量、参考供货单位、备注等。
如果是国企或方面作为业主的酒店，采购必须采取市场招标形式。管理团队要对物品规格要有更多的细化，以采购到质优价廉、符合酒店要求的物品。
在提交采购清单完毕后，应协助或要求业主将确定的供应商样品提供给酒店陈列，一方面可以货比三家，另一方面可以保障物品到货时的真实性。同时，也是开业后对供应商选择的一个参照。
协助采购
酒店管理团队应尽量避免直接承担采购任务，但由于这项对酒店的开业及开业后的运营影响较大，因此，应密切关注并适当参与采购，这在很大程度上能确保所购物品符合酒店各部门的要求。
酒店各部门经理要定期对照采购清单，检查各项物品的到位情况，且检查的频率应随着开业的临近而逐渐提高。
在酒店开业前期，如果各部门所需用的物品还没有到位，应及时与业主方召开协调会，综合物品清单，并将任务分配到各个采购员，规定到货日期。
制定各类制度、流程、标准
管理酒店就像管理一座城市，除了“宪法”(员工手册)外，必须要有各种辅助性“地方法规”(规章制度)，还要有各部门的具体业务流程(岗位职责、程序)，使各项管理做到“有法可依、有法必依、执法必严、违法必究”。同时，还要搞好企业文化建设。由于管理有比较完整的标准，各新开酒店根据市场定位、接待对象等现实要求加以补充、完善即可。
做好调查并制定经营策略
市场调查是每家酒店开业前必须要做的，也是酒店制定经营计划、营销策略、行动计划、市场定位、经营决策的基础。管理团队要通过对周边市场的考察，了解周边酒店市场的设备、设施、物品、服务、客源、收费及运作情况，并对其进行认真分析，从而制定本酒店的经营方针，确定收费标准和建立体系。这是做好经营策略的依据。
确定各部门管辖区域
各部门经理到岗后，首先要熟悉酒店的平面布局，要实地察看，然后再根据实际情况，确定酒店各部门的管辖区域及主要职责范围，以书面的形式将具体的建议和设想呈报总经理。在进行区域及责任划分时，各部门管理人员应从大局出发，具有良好的团队协作精神与服务意识。
按专业化的分工要求，酒店的清洁要归口管理，这有利于标准的统一、效率的提高、投入的减少、设备的维护保养及人员的管理。各部门职责的划分要明确，并要以书面的形式加以确定。在全店的基建清洁中，酒店各部门除了要负责各自区域的所有基建清洁外，还要负责大堂等相关公共区域的清洁。
因开业前基建清洁的成功与否，直接影响着对饭店成品的保护，酒店各部门应在开业前与饭店最高管理层及相关负责部门，共同确定各部门的基建清洁计划，然后由客房部的PA组对各部门员工进行清洁知识和技能的培训，为各部门配备所需器具及清洁剂，并对清洁过程进行检查和指导。
各部门皆要参与验收
酒店各部门的验收，由工程部牵头、各部门共同参加。酒店各部门参与验收，能在很大程度上确保装潢质量达到酒店所要求的标准。酒店各部门在参与验收前，应根据本酒店的情况设计一份酒店各部门验收检查表，并对参与的部门人员进行相应的培训。验收后，各部门要留存一份检查表，以便日后的跟踪检查。
建立各部门财产档案
酒店开业前，就要开始建立各部门的财产档案，这对日后酒店各部门的管理，包括各项成本控制、固定资产保留、各项审计等，都具有特别重要的意义。若忽视该项，将失去掌握第一手资料的机会。
安全保障
酒店安全是“重中之重”的。“没有安全，就没有效益”是酒店人常挂在嘴边的警语。消费者到酒店消费，主要考虑的是安全，包括食品安全、环境安全、人身安全等。因此，酒店开业前，要考虑到各种安全问题，要根据酒店项目的需要、环境、特点，建立有效、快捷的安全体系和危机处理体系，以保障酒店、消费者、员工等各方面的安全。
部门的模拟运转
酒店各部门在各项准备基本到位后，即可进行部门模拟运转。这既是对准备的检验，又能为正式的运营打下坚实的基础。另外，酒店开业前最好做一次消防演练，防患于未然。
开业前的准备
1.召开员工大会。
2.实地演练开始，全面进入正常营业状态。
3.最后一次检查位置、配套设施设备与实际动作是否有相抵触的地方。
4.落实邀请嘉宾名单。
5.确定开业庆典物品清单和当日程序等。
6.召开管理人员开业当日任务分配会议，发放任务分配一览表。
7.开业头一天模拟庆典彩排。
注意事项
要坚持每天施工现场的巡视，注意观察，提出现场建议;
一定要倡议建立有业主方、施工单位的工程联席会议，有问题可及时处理;
根据项目进展、规模、经营需要制定管理团队人员到位计划，人员入职最好按30%、50%、80%比例进入，以便控制成本。
总经理进驻后要与业主讲明责权并要授权;
各项预算计划要先报管理审核、备案后，再递交业主方。

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