酒店文件流程EO01.doc

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为规范琪瑞大酒店和琪瑞贵宾楼各店方便各部门间更加有效、快捷的流转文件，现人事行政部将部分文件流转程序以及文本格式进行统一，请各部门在今后流转、书写文件时按照此规定执行，特此通知。
一、酒店内部文件（备忘录、会议纪要）流转程序（文件格式附后）：
部门人员起草、打印文件

部门负责人签字确认

扫描/书面发送给主送和抄送部门或个人

如主送或抄送部门有回复，则直接回复至文件发出部门

注：1、备忘录、会议纪要等文件文字及格式要求：
1）字体：文头、标题、正文中文字体均为 “宋体”，英文字体为“Times New Roman”，标题文字需加粗。
2）字号：文头字号为“小四”，标题为“三号”，正文字号为“四号”或“小四”。
3）格式：标题文字应居中，正文首行文字应缩进2格，行距根据字体大小调整，为1.0或1.5倍。
2、各部门备忘录一律采用公司标准模板，备注处应标注部门发文编号。

二、酒店外部纸质版文件（公函、备忘录等）流转程序（文件格式附后）：
部门人员起草并经部门负责人确认

提交总经理、副总经理签字确认 如有修改 部门修改确认

至相关单位、部门 提交总经理、副总经理签字确认

注：1、公函为最正式的对外发文，主要用于以酒店名义与与外单位最正式的沟通。酒店所有公函必须由行政办注明文件编号并盖章确认后统一发出，其他部门或个人未经批准不得擅自使用。
2、酒店所有对外发文均应由行政办批准后方可对外发送。
3、对外备忘录格式与内部备忘录格式相同。
4、公函、备忘录等文件文字及格式要求：
1）字体：文头、标题、正文中文字体均为 “宋体”，英文字体为“Times New Roman”，标题文字需加粗。
2）字号：文头字号为“小四”，标题为“三号”，正文字号为“四号”或“小四”。
3）格式：标题文字应居中，正文首行文字应缩进2格，行距根据字体大小调整，为1.0或1.5倍。

三、酒店合同签批流程（合同签批表见附件）：

经办人填写《合同签批申报表》并请律师签字确认

合同签订部门以及涉及部门负责人签字确认

酒店财务总监批示

酒店副总经理、总经理批示

经办人修改合同（一式四份）并联系合作单位盖章

人事行政部审核确认后盖章

注：1、在合同修改过程中如涉及金额、数量等方面变动，应请合同签订部门、涉及部门负责人、财务总监进行签字确认。
2、与合作单位的沟通工作尽量由各部门自行完成，人事行政办如需必要，原则上不参与相关沟通工作。

四、酒店用章申请流程（用章申请单见附件）：

经办人填写《酒店用章申请单》

本部门负责人签字确认

附上需盖章的文件请酒店财务总监、副总经理和总经理签字确认

人事行政部盖章

五、酒店文件借阅流程（文件借阅单见附件）

经办人填写《酒店文件借阅单》

本部门负责人签字确认

酒店副总经理、总经理签字确认
（如是部门与部门之间文件借阅，需被借阅部门领导签字确认）

在相关部门领取文件

六、以上文件流转程序及格式自下发之日起生效。
感谢关注！

附：《备忘录》、《会议纪要》、《公函》样板
《合同签批申报表》样板
《酒店用章申请单》样板
《酒店文件借阅单》样板

感谢您的支持！

人力资源总监

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