富通地产商务公文写作培训PPT.ppt
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1、商务公文写作培训主讲人:梁兰凌2008年7月24日5/23/20241商务公文写作一开篇开篇商务公文写作的概念商务文书分类 指挥性文书指示 规范性文书章程 报请性文书请示 知照性文书通知 联络性文书信函 记录性文书会议记录 报导性文书新闻 法律性文书合同常用公文常用公文类型说明.doc关于移交东莞香堤水岸公司及东莞铸创公司公章及相关文件的请示关于售楼处笔记本电脑丢失的报告关于售楼处笔记本电脑被盗事宜的函关于开展2006年中层管理人员考核的通知致市统计局经济统计联络函商务公文写作的特点商务公文写作的特点公文写作贵在精确、简单而直接。公文写作贵在精确、简单而直接。白居易白居易白居易白居易离离原上草
2、,一岁一枯荣。离离原上草,一岁一枯荣。离离原上草,一岁一枯荣。离离原上草,一岁一枯荣。野火烧不尽,春风吹又生。野火烧不尽,春风吹又生。野火烧不尽,春风吹又生。野火烧不尽,春风吹又生。富新函2008年04号(修改前).doc富新函2008年04号(修改后).doc用语精确对于项目管理人才的需求每年都在增加。对比这两种说法:对于项目管理人才的需求以每年20的速度增长。你的帐款已经过期了。你的帐款已经过期45天了。用语精确XX集团关于电脑问题的通知找问题:缺少“采购”、“管理”等词语来限制中心词“问题”,造成事由过于笼统不具体、不清楚,不能准确反映表达公文的意图。练 习关于申请拨给灾区贷款专项指标的
3、报告关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告.doc指出公文中的错误公文写作的特点简明句中无余字,篇内无赘语准确一字入公文,九牛拔不出朴实不拐弯抹角,不可以藻饰庄重用词严肃端庄,不带感情色彩商务文书写作要求 意思明确意思明确明白无误,让人一目了然明白无误,让人一目了然 文理通顺文理通顺即流畅表达,又显示写作水平即流畅表达,又显示写作水平 观点正确观点正确有道理,不搞歪理有道理,不搞歪理 实事求是实事求是真实,不掩饰,不夸张真实,不掩饰,不夸张 及时迅速及时迅速讲效率,讲效益,不拖拉误事讲效率,讲效益,不拖拉误事 简明生动简明生动增加可读性,防白话、套话、干巴巴增加可读性,防白话、套话、干巴巴 层次分
4、明层次分明有先有后,段落清晰,不转圈有先有后,段落清晰,不转圈 标点规范标点规范正确运用,防一逗到底正确运用,防一逗到底 格式适宜格式适宜不同文种用不同格式不同文种用不同格式商务公文写作二写作步骤写作步骤如何写出好文章行动目标 第一步第一步 制定正确的制定正确的行动目标行动目标行动目标 部门经理让你通知各部门相关人员参加工程维修专题会议,你确定了时间和地点后发一个邮件给各部门应到会人员。请分析你的行动目标。行动目标行动目标行动目标 的行动的行动“我要通知每个应参加会人员会议的时间和地点。”被动目标被动目标 的意愿的意愿“我要在会议前一个星期让每个应参加会议人员确认能否参加。”正式指数 第二步第
5、二步 决定文章的决定文章的正式程度正式程度正式指数1 1、你本人很了解对方吗?、你本人很了解对方吗?2 2、目标读者比你们的层级低吗?、目标读者比你们的层级低吗?3 3、是好消息吗?、是好消息吗?正式指数1 1分分1010分分正式指数 形式形式 称谓称谓 语气语气正式程度表现在:正式程度表现在:祝酒词.doc正式指数 宣传册宣传册 电子邮件电子邮件 政府公文政府公文 行文正式的电子邮件附件行文正式的电子邮件附件 可粘贴便条可粘贴便条 手写便笺手写便笺 带抬头信纸带抬头信纸 广告传单广告传单指出下列哪些媒介是正式媒介正式指数 你是总经理秘书,总经理要组织各部门秘书共进午餐沟通感情,请你代表总经理
6、发邮件给秘书们。案例分析:利用“正式指数”工具分析下面的信件的正式程度。说服矩阵 第三步第三步 决定文章的决定文章的总体风格总体风格说服矩阵 立场一致立场不一致资源不充足资源充足说服矩阵说服矩阵l目标读者和你是否同一目标读者和你是否同一立场?立场?l你的读者认识你吗,喜你的读者认识你吗,喜欢你吗?欢你吗?l你喜欢你的读者吗?你喜欢你的读者吗?资源资源你要读者做的事在他们你要读者做的事在他们能力范围吗?能力范围吗?他们本身面临资源约束他们本身面临资源约束吗?吗?他们占有资源吗?他们占有资源吗?立场立场立场立场说服矩阵 立场一致立场不一致资源不充足资源充足一象限简单型二象限说服型四象限解决问题型三
7、象限艰难型说服矩阵说服矩阵 立场不一致立场一致资源不充足资源充足一象限简单型罗列事实短文即可通知性质二象限说服型多次沟通强调利益所在较长篇幅四象限解决问题型有问有答较长篇幅三象限艰难型不值得花费精力说服矩阵说服矩阵 场景一:总经理让你给公司的新年晚会找一个饭店,预算是五千元。你发现了一个好地方:离公司近饭菜可口,在预算之内。案例分析:利用“说服矩阵”工具分析下面的信件的总体风格。简单型说服矩阵 场景三:你向老板建议组织员工去听新年音乐会,不再开新年晚会。费用也在预算之内。说服型 场景二:你找到了一个地方:各方面都合适,只是报价超过预算五百元。解决问题型层次结构 第四步第四步 选择文章的选择文章
8、的层次结构层次结构层次结构 连贯式连贯式 并列式并列式 分析问题式分析问题式 问答式问答式 行动结果式行动结果式公文的公文的“五五”大主要层次:大主要层次:层次结构 突出事情的 脉络;浑然贯通,连成一体;程序安装说明,事故调查报告,工程报告。(一)(一)式式按照事情发展经过和时间顺序。层次结构 便于读者 信息;报告、总结、建议书。(二)(二)式式 层次之间是并列关系。层次结构 结果(批复、指示、命令);提出问题,分析问题(情况简报);提出问题,解决问题(公告,通知);完整结构(指导性通报,决议)。(三)(三)式式 提出问题,分析问题,解决问题。层次结构 设计问题,突出利益;突出避免不良后果的方
9、法;业务通讯,操作程序指南。(四)(四)式式 用问答来组织全篇。层次结构突出结果;问题也是机会;推荐信,推销信。(五)(五)式式 直指事情的结果。列大纲 第五步第五步 列出文章的列出文章的大纲大纲列大纲 七分想,三分写七分想,三分写 磨刀不误砍柴工磨刀不误砍柴工 提炼想法,有了骨头不愁肉提炼想法,有了骨头不愁肉 建立合理次序建立合理次序列出大纲的目的:列出大纲的目的:列大纲利用大纲来有序的组织思路提纲法提纲法辐射法辐射法列大纲列大纲练 习写一份搬迁办公楼的请示 关于搬迁办公楼的请示关于搬迁办公楼的请示关于搬迁办公楼的请示关于搬迁办公楼的请示.doc.doc撰写初稿 第六步第六步 撰写初稿撰写初
10、稿层次结构一鼓作气,如一鼓作气,如“冲刺冲刺”冲出初稿后再修改冲出初稿后再修改不要不要“十步九回头十步九回头”写初稿的注意事项:写初稿的注意事项:商务公文写作三写作技巧写作技巧如何使文章生动有效情感指数 技巧一技巧一 情感指数情感指数情感指数提到提到 的次数的次数提到自己或公司的次数提到自己或公司的次数计算情感指数减对读者的关注程度情感指数 第二人称代词第二人称代词 第三人称专有词第三人称专有词 读者姓名读者姓名 对读者的暗指对读者的暗指增加情感指数:增加情感指数:读者为尊 技巧二技巧二 读者为尊读者为尊读者为尊非常感谢各位的努力工作,我们公司在05年度超过了预期的目标。比较以下两种说法:我很
11、高兴地宣布,我们公司在05年度超过了预期的目标。有效的反馈 技巧三技巧三 有效的反馈有效的反馈有效的反馈正面反馈正面反馈 反馈反馈负面的反馈负面的反馈没有反馈没有反馈反馈的定义:沟通中,信息接收者向信息发出者作出回应的行为。增加紧迫性 技巧四技巧四 增加紧迫性增加紧迫性增加紧迫性u 增强紧迫感u 激发读者采取行动u 专业性u 商业化时间敏感性u“今天下班前”u“1小时之内”u“今天下午3点是最后的提交时间。”u“明天见面之前”u“2005年12月31日之前”u“合同生效之前”时间敏感性句法时间敏感性避免使用时间代词,如“昨天”、“今天”,“本月”。重要会议记录、紧急文电,注明时分。年份一律用公
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