某集团档案信息化可行性研究方案.doc
《某集团档案信息化可行性研究方案.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《某集团档案信息化可行性研究方案.doc(41页珍藏版)》请在咨信网上搜索。
1、 集团档案信息化建设可行性研究报告 编号: 版本:集团档案信息化建设可行性研究报告目 录1编制依据和原则51.1项目意义51.1.1工程档案实时更新51.1.2档案管理网络化51.1.3有效保护档案原件51.1.4档案信息资源共享51.1.5文档管理一体化51.1.6提升档案业务流程61.1.7档案业务在线指导61.1.8规范化统一管理61.1.9投资效益62国内外现状及发展趋势72.1国外现状及发展趋势72.2国内现状及发展趋势73需求分析83.1业务现状和发展目标83.2现行系统的“瓶颈”及目标系统需求83.3改进后的业务流程和信息流程94建设目标和内容94.1实施范围94.2总体目标和建
2、设内容94.3阶段目标和建设内容94.4与其它系统的关联104.4.1其它格式的数据导入104.4.2与办公平台的数据对接105技术方案和技术路线115.1总体结构及主要功能115.2技术方案125.2.1总体技术架构125.2.2各子系统主要功能125.3系统集成方案165.3.1应用模型165.3.2服务器系统设计165.3.3存储系统设计165.4技术路线及关键技术175.4.1档案信息的复杂性175.4.2用户身份的规范性175.4.3操作流程的全面性175.4.4海量信息存储方式的有效性175.4.5平台操作的简易性175.4.6平台功能、界面和索引工具的可定制性185.4.7平台数
3、据的安全性185.4.8关键字段输入的继承性和有效性185.4.9检索方式的多途径性185.4.10平台响应的快速性185.4.11历史数据的可用性185.4.12信息资源的关联性195.4.13数字化处理的可靠性195.4.14系统平台195.5采用标准196系统配置及技术指标建议196.1系统配置原则196.1.1先进性206.1.2实用性206.1.3安全性216.1.4可扩展性216.2配置方案217投资估算217.1软件配置费217.2硬件配置费247.2.1服务器247.2.2存储设备257.2.3防火墙267.2.4机柜 IESTRON RI61042277.2.5台式计算机(H
4、P6000PRO)287.2.6打印机287.2.7条形码设备287.2.8网络建设费287.2.9技术服务费287.2.10培训费297.2.11项目配套费297.2.12其他费用298验收指标298.1主要验收阶段、内容及指标298.2总体验收内容及指标299项目实施计划309.1组织机构及人员安排309.1.1项目管理组织结构图309.1.2项目岗位职责319.1.3报告和决策机制329.2进度计划339.2.1调研及业务流程编写339.2.2应用系统的定制开发339.3培训计划339.3.1培训形式339.3.2教师、教材使用及授课语言349.3.3培训技术学员基本要求349.3.4培
5、训内容349.4资金拨付计划3510可行性分析3510.1技术可行性分析3510.1.1技术基础(已有技术、可用技术)3510.1.2技术攻关及可行性3610.2投入产出分析3710.2.1风险分析及规避3711结论381 编制依据和原则1.1 项目意义1.1.1 工程档案实时更新集团最为重要的档案在于工程档案,包括工程文本性、图纸性、数据性和照片性的各类档案资料,每个建设部门都会因工程的建设、改造等工作而变更原有工程档案,通过档案管理系统有效、及时地完成新形成的档案资料归档管理。1.1.2 档案管理网络化通过档案信息化建设,档案管理将有效改变归档立卷、整理编目、统计检索等传统模式,解决档案整
6、理耗时费力、利用检索效率低等问题,形成档案网上接收、适时监控、远程共享的工作体系。1.1.3 有效保护档案原件档案信息资源采用数字介质保存,便于管理和提供利用,从而减少了档案原件的反复调阅,减轻了档案原件的损坏,提高了档案管理的安全性。不仅有利于档案的永久保存,还能减少复制和备份成本。 1.1.4 档案信息资源共享通过企业网发布档案信息,将为档案的开发利用创造更加优越的条件,让利用者方便快捷,及时高效获得各类信息资源,使档案信息利用时效加快,办理时间缩短,车辆使用费和档案材料复印费减少。1.1.5 文档管理一体化通过档案管理平台的标准接口与办公系统规范化衔接。各部门形成的电子文件可以做到实时接
7、收、及时管理,从而减少档案管理过程中的重复录入和原件扫描过程。实现文档管理一体化,减少纸质文件发放数量,各部门间的信息发布和公务处理更加快捷,创建起一个高效、全面协同的工作环境。1.1.6 提升档案业务流程档案管理是一项全员参与的工作,而不只是档案员的任务,也不是一切档案业务都得在档案室完成的,档案管理的目的就是方便快捷地让每位领导和职员在自己的岗位能够查找到所需的档案资料并得以安全利用。1.1.7 档案业务在线指导在遵循国家相关企业档案管理标准要求的基础上,增加了档案业务在线指导、档案信息在线查阅、档案知识在线学习和档案活动在线组织等几个功能,将传统的上级档案员通过交通工具来往各级单位进行业
8、务指导和监督转变成网上实时指导和监管;将传统的去档案室查阅档案转变成网上足不出户打开档案网站查阅的模式。1.1.8 规范化统一管理实现了档案网络化实时归档、按照统一标准管理、集中安全存放并提供网上查阅利用。B/S结构的管理平台集中部署在档案室或信息中心,实现所有使用者零安装和零维护。1.1.9 投资效益在投资上节约了成本和工期,各级单位无需单独购买档案管理软件和电子档案存储设备,集团一次性采购一套区域性档案管理平台,及管理平台发布服务器、数据存储和备份设备,向各级单位提供使用。2 国内外现状及发展趋势2.1 国外现状及发展趋势20世纪90年代末以来,美国国家档案和文件管理局发现其收集的电子文件
9、种类日益丰富,除了数据文件、数据库之外,还有电子邮件、地理空间数据、数字影像等等结构复杂的数据,电子档案管理的难度和复杂程度今非昔比。此外公众迫切希望能够通过在线的方式获取国家档案馆中保存的电子文件。这些压力和挑战促使美国国家档案和文件管理局决定自2000年起建立一个自动化程度很高的集成系统,在实现数字资源提供利用的同时,管理、维护各种类型电子文件,保证其真实、完整和长期可读。该项目就是电子文件档案馆。美国国家档案与文件管理局希望能够设计一个接收、保管和提供利用的系统,它不只是软件系统,还包括政策、工作流程、标准和必需的技术等。与NDAD不同,电子文件档案馆立足于解决任何类型的电子文件(而不仅
10、限于结构数据)对特定硬件和软件的依赖问题,其职责就是不管多长时间,只要社会需要,就能够提供可读和有效的电子文件。2.2 国内现状及发展趋势馆藏档案数字化,是近年来随着信息技术的飞速发展,档案界为实现档案数字化管理和建立数字档案馆而提出,主要在馆藏档案数量具有一定规模,其档案利用具有较大发展空间,物质基础和技术条件又较好的省、市一级国家综合档案馆,以及一些大中型企业档案馆进行。这是一部分国家(大中型企业)综合性档案馆顺应社会(企业)信息化的发展趋势,在实行档案资源信息化过程中采取的一项有力措施,其意义十分深远,它不仅能使通过计算机终端查阅档案全文成为现实,也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机网
11、络向不同层次的和利用者提供远程档案信息查阅服务成为可能,由此根本性地改变传统的档案查阅方式,为档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟一个十分广阔的空间。3 需求分析3.1 业务现状和发展目标1、服务对象:集团公司所有部门。2、业务现状:档案室开始接收各部门形成的档案资料,原有档案资料是存放在各相关部门。3、发展目标:实现档案资料的统一存放、统一管理和集中利用等。将档案资料数字化,并通过综合档案管理系统管理和提供利用;将各部门在办公或业务中形成的电子文件与电子档案进行在线或离线数据接收、存储备份、灾难恢复服务;建设集团档案信息网站,实现公开档案网上发布。3、接收、存储备份数据类型:包括集团所有档案
12、资料数字化的数据、办公平台上形成的电子档案以及相关的元数据。4、接收、存储备份数据容量估算:数字化后数据量约10TB,集团每年平均总产生1TB的电子文件和电子档案(包括元数据),接收、备份数据容量将以此为设计基数。5、接收、存储、备份需求:确保数据在系统和脱机状态下的安全接收、存储和备份。3.2 现行系统的“瓶颈”及目标系统需求从档案资料存放要求分析,目前都是由各个部门自行存放,达不到档案资料存放的八防(防火、防盗、防潮湿、防高温、防鼠、防虫、防水、防污染)标准要求,不利于档案资料的长期保存;从档案资料利用要求分析,目前由各个形成部门自行提供利用,当相关管理人员不在或该部门其它工作繁忙时,利用
13、就变得相当困难,不能及时和全面提供所需,同时利用者需跑多个部门完成借阅目的;从档案资料管理要求分析,根据国家档案管理专业知识要求,档案需严格按照标准分类、统一整理、统一存放、集中提供利用,目前各自为政的现状不利于统一管理模式。3.3 改进后的业务流程和信息流程实现档案资料的收集、整理、归档、借阅、统计、编研、鉴定、销毁等全面业务流程管理。根据不同渠道、不同等级在线或离线收集、整理、归档、入库、划控后,通过企业网络对不同类型用户提供相应信息服务,实现档案资料的“收、管、存、用”一体化。主要管理的内容包括党群档案、行政档案、生产档案、经营档案、工程档案(生产档案)包含大幅图纸、基建档案、产品档案、
14、科研档案、设备档案、财务档案 (财务凭证)、人事档案、多媒体档案(照片、录音、录像、影片档案)。4 建设目标和内容4.1 实施范围包括集团所有部门的所有人员。4.2 总体目标和建设内容以实现集团内所有部门同时进行档案资料的整理录入、借阅利用为最终目的,以操作简捷、查阅快速、数据共享、存用安全和免安装维护为最终效果。在档案室信息化建设过程中实现纸质档案数字化和电子档案规范存储管理,通过各类网络实现档案的在线查询利用,在档案库房组建过程中实现各类档案的安全存放。4.3 阶段目标和建设内容应用系统提升工作计划工期第一月第二月第三月第四月第五月需求调研及业务流程编写项目启动软硬件平台采购搭建测试软件定
15、制部分开发、调试部分人员培训、上线试运行系统整体培训、系统验收4.4 与其它系统的关联4.4.1 其它格式的数据导入将目前已有的数据库(Dbase,Foxbase,Foxpro,Access等)及其它格式的电子文件(如XLS、TXT、MDB、XML等)直接转换为本系统的数据记录,避免重复录入,从而保障工作的连续性。在数据导入时,可设置原始数据与档案接收系统中数据字段的对应关系;在保存数据之前可对导入结果进行预览,以确定导入的数据是否正确。导入成功后,如需更改某些数据,可使用修改功能来进行操作,还可进行浏览、检索、打印、下载等操作。4.4.2 与办公平台的数据对接黑匣子:数字档案管理系统提供档案
16、标准接口,自动或手动接入办公平台生成的电子文件。同时还提供一个黑匣子中间件,由各类办公系统(notes、sql server、oracle等)提供连接方式、数据模型和提取权限,系统在黑匣子里完成数据的提取、分析、转换,形成档案标准接口数据,再由标准接口自动接入。利用办公平台和档案标准接口,实现对各部门及其它行业的档案资料进行在线(离线)接收。通过录入审核流程实现各级各类信息的审核检验。办公平台上运转完毕的电子公文和目录信息通过档案标准接口定时自动地在线归入档案库,由该形成部门对接入的数据进行整理,提交至档案室数据库,档案室进行电子信息的各项指标地校验,审核通过后提交正式数据库对外提供利用。5
17、技术方案和技术路线5.1 总体结构及主要功能系统采用B/S模式或采用B/S和C/S相结合的模式开发。将存储层、应用层、表现层分离,不仅在功能上容易扩充,在系统实施时也可以根据用户的实际情况进行灵活布置。整个管理平台由“网络基础层”、“核心数据层”、“应用支撑层”、“应用服务层”、“展现层”等五层组成。其中“网络基础层”主要是进行档案室网络建设和存储设备、安全设备、采集设备、数字化设备等的搭建;“应用支撑辑层”主要是网络应用程序的开发、数据库的建设和档案信息资源的采集等处理阶段;“应用服务层”主要是在网络上向使用者提供利用服务。5.2 技术方案5.2.1 总体技术架构应用系统功能主要分为:档案信
18、息接收、档案数字化、审批流程管理、档案信息管理、档案信息发布、系统安全等几个子系统,具体功能划分如下:档案信息接收:数据录入、数据导入、归档接口等。档案数字化:图像扫描、图像校对、图像处理、图像识别、图像索引、文件上传、数据压缩等。审批流程管理:对用户身份管理及权限设置、档案接收、鉴定、利用等申请流程技术进行审批控制。支持多步审批、多人办理。档案信息管理:整理编目、鉴定销毁、表格打印、报表统计、查询检索、借阅管理等。档案信息发布:档案编研、网站管理、网上查询、光盘利用等。系统安全:安全管理、用户权限管理、日志管理、备份恢复等。5.2.2 各子系统主要功能1. 档案信息接收子系统本系统包括档案信
19、息录入、生产数据导入、工程图纸接口。2. 档案数字化子系统档案数字化处理系统主要负责对实体档案进行数字化的档案资料(如纸质档案、录音、录像带等)进行数字化处理。该系统是数字档案室数字化加工中心的支撑系统。根据实体档案资料载体的不同形式,档案数字化系统包含如下一些子系统;(1)档案处理系统纸质档案是目前档案资料保存的主要形式,数量如此巨大的纸质档案都需要通过扫描的方式转换为数字化资源进入信息资源,因此对扫描的速度和准确度提出了很高要求。该系统应具备自动纠偏、去污点、去黑边等的功能。扫描准确度可以通过硬件设施的配置(如高速扫描设备)和提高OCR(光学字符识别)技术的文字辩识率实现。OCR识别后生成
20、双层PDF文件,用于档案利用中的全文检索和防扩散系统。(2)照片档案处理系统实体档案中的图片、照片、图纸等资料也需要通过扫描的方式进行数字化。该子系统也包括扫描图像去黑边、图像纠偏等图形图像处理功能。(3)视音频转换处理系统 视频资料(各种录像带等)是档案内容保存的重要形式,与纸质档案比较,视频资料包含的内容更丰富直观。视频资料的数字化需要专门硬件设备配合,将录像带等以模拟信号形式保存的资料转化为数字资源。3. 审批流程管理子系统(1)、录入审核流程:各科室录入整理本科室的文件资料,由档案员统一审核,合格后才能正式提供利用,不合格项自动退回,由原录入员修改后再次审核,直至通过。(2)、查询审核
21、流程:用户在不同权限范围内查看相应的档案,查看权限范围外的档案时,需填写“订阅单”,档案员接到信息、上报领导通过后回复信息,若可查看则限时提供电子原文。4. 档案信息管理子系统共包括12个功能模块:1、目录录入:进行各档案资料类的数据录入、原文扫描挂接,完成档案目录数据库、原文数据库和条码数据库等的建设。2、检索查询:提供馆藏电子档案的文档、图形图像、语音资源、视频资源的查询阅览等服务。通过条码技术,实现档案资料登记、借阅、归还、催还等档案业务计算机管理。3、表格打印:运用自定义表格生成器,实现表格自由组态创建和表格打印条件的自行定义,包含档案程序和EXCEL两种方式输出。4、用户管理:用户组
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 集团 档案 信息化 可行性研究 方案
1、咨信平台为文档C2C交易模式,即用户上传的文档直接被用户下载,收益归上传人(含作者)所有;本站仅是提供信息存储空间和展示预览,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对上载内容不做任何修改或编辑。所展示的作品文档包括内容和图片全部来源于网络用户和作者上传投稿,我们不确定上传用户享有完全著作权,根据《信息网络传播权保护条例》,如果侵犯了您的版权、权益或隐私,请联系我们,核实后会尽快下架及时删除,并可随时和客服了解处理情况,尊重保护知识产权我们共同努力。
2、文档的总页数、文档格式和文档大小以系统显示为准(内容中显示的页数不一定正确),网站客服只以系统显示的页数、文件格式、文档大小作为仲裁依据,平台无法对文档的真实性、完整性、权威性、准确性、专业性及其观点立场做任何保证或承诺,下载前须认真查看,确认无误后再购买,务必慎重购买;若有违法违纪将进行移交司法处理,若涉侵权平台将进行基本处罚并下架。
3、本站所有内容均由用户上传,付费前请自行鉴别,如您付费,意味着您已接受本站规则且自行承担风险,本站不进行额外附加服务,虚拟产品一经售出概不退款(未进行购买下载可退充值款),文档一经付费(服务费)、不意味着购买了该文档的版权,仅供个人/单位学习、研究之用,不得用于商业用途,未经授权,严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等,侵权必究。
4、如你看到网页展示的文档有www.zixin.com.cn水印,是因预览和防盗链等技术需要对页面进行转换压缩成图而已,我们并不对上传的文档进行任何编辑或修改,文档下载后都不会有水印标识(原文档上传前个别存留的除外),下载后原文更清晰;试题试卷类文档,如果标题没有明确说明有答案则都视为没有答案,请知晓;PPT和DOC文档可被视为“模板”,允许上传人保留章节、目录结构的情况下删减部份的内容;PDF文档不管是原文档转换或图片扫描而得,本站不作要求视为允许,下载前自行私信或留言给上传者【w****g】。
5、本文档所展示的图片、画像、字体、音乐的版权可能需版权方额外授权,请谨慎使用;网站提供的党政主题相关内容(国旗、国徽、党徽--等)目的在于配合国家政策宣传,仅限个人学习分享使用,禁止用于任何广告和商用目的。
6、文档遇到问题,请及时私信或留言给本站上传会员【w****g】,需本站解决可联系【 微信客服】、【 QQ客服】,若有其他问题请点击或扫码反馈【 服务填表】;文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等,请点击“【 版权申诉】”(推荐),意见反馈和侵权处理邮箱:1219186828@qq.com;也可以拔打客服电话:4008-655-100;投诉/维权电话:4009-655-100。