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员工工作量分析报告
2009年5月份员工工作量分析报告
一、概述：
为了解公司员工5月份的实际工作量，提高员工工作方法，增强员工办事效率，改善公司组织结构，合理利用人力成本。特进行本次调查分析，本次分析辖营销部，拓展部，行政办，技术工程部（除施工人员），财务部，办事处。共计24人（新入职员工不例入分析范围）。以《周工作动态表》和《月度工作完成情况表》为依据，对员工各项工作指标进行拆解并列出数据，采用对比法进行图例分析。找准岗位特性，为下一步更好的进行员工工作量分析确定模块及方法。
本次分析因为数据真实度和数据完成性有待进一步验证和加强，因此分析结果只做为参考。
全公司详细分析数据见《5月份各员工工作量数据分析表》
二、分析方法：
1、本次分析采用工作量化分析法，即按照各部门岗位职责分解成：
V：客户拜访（Visit）包括电话拜访和当面拜访所用时间；
M：会议时间（Meeting）包括参与公司例会、甲方会议、工作安排、工作汇报、公司活动所用时间；
R：工作准备时间（Ready）包括方案制作/修改、技术沟通、测试所用时间；
C：工作洽谈、联系时间（Contact）包括陪客户或公司上级聊天、询问、检查所用时间；
E：应酬时间（Entertainment）包括吃饭、活动、打牌等用于应酬时间；
F：撰写时间（Write）包括编撰各类报告、申请，及审核票据、填写各类日常表格、登/统计、分析等所用时间；
S：履行岗位职责时间（Status）主要是行政、财务部人员履行本职岗位所用时间以及各部门经理、主管用于部门人员管理所用时间；
P：技术处理时间（Processing）主要是处理各类技术问题所用时间；
T：培训时间（Training）主要是授课人培训所用时间；
D：路程时间（Distance）包括往返于工地、客户场所、出差旅途所用时间；
O：其它时间（Other）不属于上述范围内的时间，主要是指帮助别人工作所用时间。
2、以上分解时间，除D(路程时间)和O（其它时间）不计入有效工时，其余均列入有效工作时间。
3、优点：
（1）工作分解量化分析，是激发员工工作责任感，紧迫感和积极性最有效的措施；
（2）由于工作量化是通过数字和图表形式体现，其结果简单明了，直观性和可视性强，便于做纵横各项对比分析；
（3）由于所有员工的工作量都用一样的量化考核标准进行考核计算，所以对员工评价更现公平、公正；
（4）便于市场需求与现有人员配置的对比分析，从而能够及时准确地根据市场需求对人员进行调整。
三、5月份基本情况
1、本月共计31天，除“五一”、“瑞午”放假三天，周六、周日放假合计4.5天，31日未列入分析范围，因此本月个人有效工作日:19.5天，计8190小时。
2、本月有14人要求做出工作计划，共计划127项。
3、本月计划完成经济指标100万。
四、公司整体数据分析：
（一）各部门员工有效工时统计
营销部
姓 名
邹兵
徐琳
陶键
范宝江
彭少克
王焕新

合计
有效工作时（时）
8853
7980
7070
8778
6490
4840
44011
有效工作日（天）
21.1
19.0
16.8
20.9
15.5
11.5

104．8
拓展部
姓 名
吴晶晶
徐志芳
陆辉

合计
有效工作时（时）
9825
6630
8065

24520
有效工作日（天）
23.4
15.8
19.2

58．4
工程技术部
姓 名
雷佳云
唐坚

合计
有效工作时（时）
10665
9586

20251
有效工作日（天）
25.4
22.8

48．2
行政办
姓 名
毛颖
刘佳
伍金香

合计
有效工作时（时）
9640
4648
6849

21137
有效工作日（天）
23.0
11.1
16.5

50．6
财务
姓 名
何玢玢

合计
有效工作时（时）
4226

4226
有效工作日（天）
10.1

10．4
办事处
姓 名
黄冬
胡泽
周伟达
李远波
李望军
陆佳
白兴
卢江帆
杨同玖
合计
有效工作时（时）
1020
330
1120
2730
1310
1320
635
637
845
9947
有效工作日（天）
2.4
0.8
2.7
6.5
3.1
3.1
1．5
1．5
2
23．7
（二）图表显示：

大

小

（三）整体数据分析：
1、数据分析显示，公司5月份分析人员共工作124092小时，共295.7天。
人均有效工作天数12.3天，达到平均值的人员只占50%,另有50%人员月有效工作日小于12.3天。以上数据表明：
（1）本公司工作量与人员数量不成正比。根据国际管理学大师德鲁克研究报告，发展中企业员工月有效工作日不低于月度工作日的73.3%（数据来源：中国HR杂志—5期），而本公司只达到63.1%，与国际发展中企业相差10个百分点。
（2）办事处人员有效工作时间较少，是影响平均值的重要因素。客观原因：本分析数据只有办事处到实地现场维护数据，无巡检、施工、业务联系、培训、往返路程等数据，因此办事处数据只能做为参考。
（3）数据显示技术总监、拓展部负责人、行政办主任，工作较为投入，都超出正常有效工作天3.5天以上。
（4）办事处主任普遍比办事处技术员工作强度大，其中怀化办事处本月工作量相对最大。
（5）部门经理比一般员工工作强度大，图—5显示，部门经理占全公司总工作量的61%，说明公司核心作用以部门经理为主，各部门经理即为领导者，同时也为公司的骨干和中坚力量。
（6）根据图—4显示，部门间工作量差距较大，依次为技术工程部，占22%、拓展部占18%、营销部占17%、行政办16%、财务部10%、各办事处。根据本公司工作性质分析（以工程为主），各部门工作量比例基本符合本公司实情。属正常范围。
（7）各部门经理用于部门人员管理的时间较少，平均值不到1%。
（8）5月份完成经济指标90000元，人均值2432元，本月公司亏损。
（四）各部门分析
A、营销部：

工作量

根据上图所示为营销部各部门各项工作平均值，营销部指标以“工作准备”、“工作联络”、“应酬”占大部分时间，基本符合其岗位职责，但各部门指标不平均，落差较大，其中以业务二部的数据指标最高，说明该部门个人素质和工作能力较强。其次为业务一部，从图上说明业务一部本月应酬较多。业务三部各项指标最低，说明工作能力和整体素质有待进一步加强，特别是工作准备（方案制作、图纸修改）等方面用时较少，表明跟进客户个数相对较少，建议公司下步重点对业务三部进行指导。业务三部相对其它两个部门相比，工作准备（包括方案制作/修改、技术沟通、测试所用时间）有待加强。可适当增加工作量。
B、工程技术部

根据图-8所示，技术工程部各项平均值以“工作联络”“工作准备”为主，离本身岗位职责有较大的偏差，技术部门应该以技术指导为主，其次以工作准备为辅。工程部应以工作联络为主，以培训为辅。根据上图所示，两部门离自己职责有较大偏差。
产生以上因素的原因分析：
技术部：技术部为雷佳云一人，身兼数职，即要负责技术指导，又要负责方案制作，还要负责设备选型，同时还要进行部门人员管理和指导。而且各项任务都是庞大的系统工程，因此无活集中进行技术指导和产品选型，建议将方案制作等一些琐碎的事情交由向波处理。
工程部：图上所示，根据岗位职责，工程部依次工作重点应以工作安排（会议），检查（工作联络），沟通（工作准备）为主，与上图不对映，因此建议，加强工作安排。增强工作计划性
C、行政后勤

根据上图-9所示，行政后勤主要以处理日常事务，履行岗位职责为主，其次以撰写各类公文为辅。符合其主要职能。具体个人分析，见（五）员工个人分析。
根据以上对营销部、工程技术部、行政办综合分析，建议公司下月重点对业务三部、技术部进行指导。加强工作重点。
（五）员工个人分析
1、邹兵：

邹兵，本月有效工作天数为21.08天，有效工作8853小时，计划任务19项，实际完成15项，工作计划完成率78.9%，工作业绩0，投入与付出没有直接经济效益，履行职责较差。从上图可得知，主要原因是工作重心把握不明，有36.2%的时间用在工作应酬当中，不符合岗位职责要求，从数据上分析，特别是部门人员管理（岗位职责）、培训无任何体现。因此建议下步加强部门人员管理和培训。作为部门经理应以指挥、协助、监督、管理为主，而不是把工作重心放在与客户应酬当中。
2、徐琳

徐琳，本月有效工作天数为19天，有效工作7980小时，计划任务11项，实际完成10项，工作计划完成率91%，工作业绩：中行永州分行9万，履行职责一般。但相对整个营销部门而言较好，主要表现在，工作重心平衡较好，客户拜访、工作准备、工作联络、工作应酬都占了有效工作较多的时间。但工作准备时间较长，占整个工作量的23%，表明做方案、图纸、清单所用时间较多。业务人员应以拜访和联络为主，因此建议下步增加客户拜访量，将制作方案等转交部门其它人员处理。
3、陶键

陶键，本月有效工作天数为16.83天，有效工作7070小时，计划任务6项，实际完成6项，工作计划完成率100%，工作业绩：0，履行职责较差。应酬时间占总工作量的37.5%，业务立项0个，严重的投入与产出不成正比。建议：1、增加有效工作时间，根据周动态表分析，应酬时间大部分集中在晚上，因此可以利用白天适当增加客户拜访次数；2、可发挥技术上的专长帮助公司或部门解决技术上难题；3、走出办公室，增加客户拜访量，加强业务信息的收集。
4、范宝江

客户拜访
会议
工作准备
工作联络
应酬
撰写
岗位职责
技术处理
培训
旅途
其它
270
270
2300
2844
2839
150
0
0
105
0
250
3%
3%
26．2%
32．3%
32．3%
2%
0%
0%
1%
0
2%
范宝江，本月有效工作天数为20.90天，超出标准工作时间1.4天，有效工作8778小时，计划任务14项，实际完成11项，工作计划完成率78.5%，业绩：0，履行职责较差。从数据上分析，本月主要存在不足，客户拜访工作量较少，大部门时间用于工作准备，因此实际产生的效率较低。建议加强客户拜访量，增加业务信息。

5、彭少克

彭少克，本月有效工作天数为15.45天，少于标准工作时间4.05天，有效工作6490小时，计划任务9项，实际完成9项，工作计划完成率100%，业绩：0，履行职责较差。从数字显示，有效工作量较少，低于部门经理平均工作量。建议下步加强部门人员管理。公司可适当增加工作量。
6、王焕新

王焕新，本月有效工作天数为11.52天，少于标准工作时间7.98天，有效工作4840小时，计划任务9项，实际完成9项，工作计划完成率100%，业绩：0，履行职责较差。从数字显示，有效工作量较少，实际用于工作的时间不多，低于整个营销部平均标准。建议公司适当增加工作量。
7、吴晶晶

吴晶晶，本月有效工作天数为23.39天，超出标准工作时间3.89天，有效工作9825小时，计划任务13项，实际完成12项，工作计划完成率92%，履行职责较好。数据显示，该员工作为拓展部人员能把握住工作重点，大部分时间用于客户拜访，同时工作准备和工作联络及应酬都有相应时间显示。势头良好。建议表扬。
8、徐志芳

徐志芳，本月有效工作天数为15.79天，超出标准工作时间3.71天，有效工作6630小时，计划任务5项，实际完成4项，工作计划完成率80%，履行职责一般。数据显示，该员工作为拓展部人员能把握住工作重点，大部分时间用于客户拜访，但工作会议时间较多，工作效率不高，而且工作量不大，建议公司增加其工作量。
9、陆辉

陆辉，本月有效工作天数为19.20天，有效工作8065小时，履行职责较差。数据显示，该员工作为司机兼拓展部人员应把履行岗位职责和客户拜访放在首位，但从数据上显示，客户拜访时间为0，没有尽到本职工作，“其它”时间较多，周动态表显示，其它时间主要是帮助收发货物。建议加强学习，适当增加拜访次数。
10、何玢玢

何玢玢，本月有效工作天数为10.06天，有效工作4226小时，其中第一周2.57天，第二周3天，第三周2.71天，第四周1.78天。计划任务12项，实际完成12项，完成率100%。履行职责一般。数据显示，该员工工作量严重不足，与本公司一人多岗的用原则不符，建议增加工作量。

11、雷佳云

雷佳云，本月有效工作天数为25.39天，有效工作10665小时，计划任务10项，实际完成10项，完成率100%。履行职责良好。雷佳云作为技术总监，应该以技术指导和部门管理和培训为主，数据表明，工作准备时间（方案制作、修改）占去61.5%。而技术处理只占12.9%，建议下步加强部门人员管理，适当将方案制作和修改任务移交给技术部其他同事。将工作重心转移到部门管理和技术更新上来。
12、唐坚

唐坚，本月有效工作天数为22.82天，有效工作9586小时，超出正常工作时间3.32天。计划任务14项，实际完成14项，完成率100%。履行职责良好。从数据上分析，各项指标正常，但“其它”时间相对而言较多，周工作动态表分析，其它时间主要用于等人时间，因此建议下步注意工作方法，先电话联系，确定时间后再行出行。
13、毛颖

毛颖，本月有效工作天数为22.95天，有效工作9640小时，超出正常工作时间3.45天。计划任务13项，实际完成13项，完成率100%。履行职责良好。从数据上分析，各项指标正常。但部门人员管理时间较少。建议加强部门人员监管力度。
14、刘佳

刘佳，本月有效工作天数为11.07，有效工作4648小时，少于正常工作时间8.43天。计划任务5项，实际完成5项，完成率100%。履行职责一般。行政助理一职工作繁琐，集中性不强。从数据上显示，“岗位职责”履行良好，对办事处稽查也十分到位，有效工作少于正常水平的原因主要是因为“其它”时间（帮助别人时间）占用过多。要加强在公司的核心作用，必须增强个人自身素质。建议下步屡清工作思路，抓住工作重点。切实将办事处人员监督好。
15、伍金香

伍金香，本月有效工作天数为16.55，有效工作6849小时，少于正常工作时间2.95天。履行职责良好。伍金香身兼数职，除日常收发货物外，还要对办公区域进行清扫。如能在纪律稽查方面突破的话，建议公司适当奖励。
以上对15名员工进行数据详细分析。办事处人员和工程人员因为数据不完善，无法准确分析，因此本次暂不分析。

五、本次分析过程中存在的问题：
（一）由于建司以来首次进行员工工作量分析，因此没有特定模块和先例对照，导致整个分析过程中存在着逻辑顺序上的问题。如月度工作计划完成情况统计，公司未先进行审核，公司业绩未能与财务核对等。致使工作效率无法准确评判。
（二）由于前期准备不足，致使一些指标和数据值一直定不下来或暂时无法获取，使得本次考核过程中的严谨性不够。
（三）大部分员工周工作动态表内容不准确，不详细，导致数据真实性不强，部分员工未及时记录，致使工作量明显不足。
（四）工作事项分类不够细化，指标范围不够全面。无法对部门岗位进行详细分析。如行政、后勤类。
（五）本人对各岗位职责及围范不清楚，无法做出正确的评估。
六、本次分析普遍存在问题
（一）“撰写”时间也就是填写各类表格，撰写报告、审核清单、登/统计等工作不正常，平均占用个人6%的时间。主要原因：各类上报表格太多。员工电脑操作水平不一，根据《周工作动态表》显示部分员工一个下午的时间都用来填写表格，导致工作效率低下。
（二）工作重心把握不准，数据显示，极大部门员工，没有把握工作重心，虽然公司有月计划，周计划制度，但实际执行力不强，特别是周计划，往往应付检查，草草拟定，未经过深思熟虑。部门经理也未履行审查职责，管理不严。
（三）部门经理管理意识不强，数据显示，部门经理用于管理的时间基本为0，思想还是停留在自己冲锋献阵的禁区。对部门人员指导力度不够。
七、小结
1、总体来说，本次员工工作量分析虽然在很多方面不尽人意，但作为新推行的一项管理措施，基本没有遇到大的抵触，各部门人员也比较配合，特别是邹兵、吴晶晶、王焕新，因为各种原因《周工作动态表》和《月度计划完成情况表》未能按时上交，但都先后利用节假日期间专门抽出时间进行填报。致使本人能顺利完整的进行统计和分析，保证了数据的统一性和完善性。
2、员工工作量分析是一个庞大的系统工程，也是一个层层推进的过程，不可能在短期内详细进行分析和评估，必须随着公司整体素质和管理制度的进一步完善、各级管理人员管理思维的进一步提高和不断找出问题的症结所在并不断改进，才能真正发挥员工工作量分析的作用。

2009-5-30
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