邮件培训-.pptx
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1、1邮件的特点及件的特点及作用作用邮件的件的分分类邮件的件的内容内容邮件的回复件的回复邮件的件的实用功能用功能习惯的养成的养成2邮件的特点及作用件的特点及作用避免歧避免歧义高效快速高效快速理性客理性客观避免歧避免歧义:条理化表达,保条理化表达,保证信息信息传递的一致性的一致性高效高效快速:快速:能能够准确及准确及时地地记录,传达,反达,反馈信息信息理性客理性客观:沟通沟通过程程关注于事关注于事实而不是而不是感受,避免感受,避免 争端争端宣宣传推广推广信息交流信息交流留存依据留存依据工作跟工作跟进31、确、确认邮件件2、需求、需求邮件件3、反、反馈邮件件4、通知、通知邮件件邮件的分件的分类-存存证
2、据据-有有细节-有反有反应-广播站广播站4邮件的内容件的内容一、一、发送送对象象二、二、邮件主件主题三、称呼与三、称呼与问候候四、正文四、正文五、附件五、附件六、六、结尾尾签名名5一、一、发送送对象象收件人(收件人(To):直接收信人直接收信人,要求收信人回复确要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接档保存或有直接关系、直接负责的人。的人。抄送(抄送(Cc):):间接收信人,接收信人,供参考、了解即可、可提意供参考、了解即可、可提意见或或间接关系、接关系、间接接责任的人。任的人。6(1)邮件件发送送对象的象的选择工作工作传达达类的的邮件件主送直接责任人抄送间接负责人,知情人通知公告通知公
3、告类的的邮件件主送给项目小组成员抄送给项目小组成员的组长、部门领导跨部跨部门支持支持类的的邮件件主送给寻求支持的人,可抄送给他的组长同时抄送本部门的组长这样往往可以获得支持部门的更好的支持,资源的协调和工作的安排也会得到适当优化7(2)邮件件发送送对象的象的选择避免将避免将一般一般细节性的性的讨论过程程发送送给领导。领导更关注更关注结果,而不果,而不是反反复复地沟通是反反复复地沟通过程,可以将程,可以将阶段性成果段性成果发送送给领导。如果是。如果是重重要事件要事件,领导需要直接参与或了解需要直接参与或了解过程,程,则必必须发送或抄送送或抄送。避免将同一个主避免将同一个主题的的讨论内容多次反复内
4、容多次反复发给全部收件人、抄送人全部收件人、抄送人对发件人的提出的件人的提出的问题不清楚、或有不同意不清楚、或有不同意见,应该与与发件人件人单独独沟通,不要沟通,不要发送全体,不停地交互送全体,不停地交互邮件与件与发件人件人讨论私下讨论好了再告知大家。不要向领导频繁发送没有确定结果的邮件不要随便向集体不要随便向集体邮箱箱发送不必要消息送不必要消息集体邮箱:全体员工、处室事务,只有一定级别或相关责任人才能发送私人事务尽量避免通过集体邮件解决8二、二、邮件主件主题邮件的标题是邮件标记,能够第一时间告诉收件人邮件大致内容、邮件的性质、邮件的重要性。所以标题不能空白。标题要简明扼要,对外可以标记公司“
5、中信银行关于”,但不要太长,标题突出“”才能显示完整。标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的,可以是邮件内容的概括或项目主题。一封只能有一个主题。可以适当使用相关符号(如“*!”等)和关键字(【重启切换】【自动化巡检】)来突出标题,引起收件人注意9三、称呼与三、称呼与问候候2、要使用适当的称、要使用适当的称谓 多人收件可以使用统称,如:各位好,各部门,大家好,To all等等;如果对方有职务,可按职务尊称对方,如:XX领导好,XX总等;对于级别高于自己的人士不宜称呼全名,平级或日常同事可以适当亲切一些。1、无、无论发给谁都要有称呼都要有称呼 无论你与收件人的关系如何,邮件的开头要称呼收件人,这
6、既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的。10四、正文四、正文电子邮件其实就是应用文写作一种载体,所以书写时可参考以前学过的相关应用文写作。正文要尽量在邮件写完,包括表格或文档也要尽可能放到正文中(哪怕是图片也行),要避免对方打开邮件后还要打开附件的时间。简明扼要,行文通明扼要,行文通顺能够按1、2、3列条理说明的就不长篇大论。正文要段落分明,不一篇文章一段到底,让人看了眼累。对于正文段落格式是否要首先缩进2格,就看各人习惯。只是段落分明、条理清晰就好。条理条理清晰清晰、段落分明、段落分明对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,会显得更加
7、明子。图形表格文字图表表结合合11根据自己与收件人的关系程度、业务层级,选择恰当的口吻语气。端正态度、尊重对方,对事不对人,不进行人身攻击,因为发邮件时根本不知道对方的表现,邮件一出无法收回。多使用“请”、“谢谢”之类的敬词。态度委婉,度委婉,语气和气和谐中文用宋体或新宋体,英文就用Verdana 或 Arial 字型;字号用五号或10号字即可。对于要需要加强的内容,可以使用彩色加粗字体或下画线字,但避免使用红色字体(红色字是不礼貌,而且书信中有绝交之意)合适字体字号、合适字体字号、着重提示重要信息着重提示重要信息在一些娱乐性的邮件中使用表情()或网络用语(确认啊,亲),出一定的轻松气氛,但在
8、商务信函里面最好要慎用,这样会显得比较随意、轻浮、不严谨,会让客户感觉不安。不使用怪异符号不使用怪异符号12“5W1H”“6C”“2要素”原则1)有效沟通的)有效沟通的5 W 1 H Why(目的):(目的):我我为什么要交流?我什么要交流?我讲话的的动机是什么?我的目的:告知?机是什么?我的目的:告知?说服服?影响?教育?慰?影响?教育?慰问?娱乐?劝导?解?解释?刺激?启?刺激?启发?Who(对方是方是谁?):?):谁是受众?他是受众?他们是哪是哪类人?个性?受教育水平?年人?个性?受教育水平?年龄?地位?他地位?他们对我的信息反我的信息反应可能如何?他可能如何?他们对我的信息主我的信息主
9、题已已经了解多少?了解多少?When and Where:在何在何时何地交流信息何地交流信息 What(主(主题):):我到底要我到底要谈什么?他什么?他们了解什么?哪些信息必了解什么?哪些信息必须省略或必省略或必须采采用用 How(怎(怎样表达,表达,语气和气和风格):格):我将如何我将如何传递信息?用文字?信息?用文字?图解?口解?口头?电话?书面面报告?如何表达?采用何种告?如何表达?采用何种语气?命令式的?气?命令式的?请求式的?用哪种求式的?用哪种词汇?2)有效交流的)有效交流的6C:即即清楚(清楚(clearly)、)、简明扼要明扼要 (chiefly)、有礼貌()、有礼貌(cou
10、rtly)、有建)、有建设性性(constructly)、正确()、正确(correctly)、完整()、完整(completely)。)。3)人)人际沟通的沟通的2要素要素:以以真真诚的沟通与感的沟通与感谢为前提,前提,对事不事不对人;以委婉的方式指出人;以委婉的方式指出讨论的分歧。的分歧。13五、附件五、附件必要必要时添加附件,能不添加尽量避免添加附件,能不添加尽量避免邮件件带有附件,有附件,应在正文里面提示在正文里面提示查看附件;看附件;附件文件附件文件应按相关包括的内容来命名;按相关包括的内容来命名;如果附件用如果附件用1、2、3来来命名,命名,应在正文在正文罗列相列相应名称;名称;附
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