代理及推广等外联单位管理办法.doc
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1、代理及推广等外联单位管理办法建工坤元营销部2013年9月1. 目的规范关于营销代理公司、推广及营销相关服务商的选择并进行相关业务管理,保证营销工作顺利进行。2. 范围本流程适用于公司房地产开发营销推广环节的合作代理机构、广告媒体、推广策划以及相关服务商的选择及管理工作。3职责3.1.1对营销相关服务商进行初步考察,确定3家意向合作单位。3.1.2营销部负责编写考察报告、技术要点及对备选单位的初步询价工作3.1.3营销部负责编制营销策划服务邀标书,组织意向单位参加招投标。3.1.4 营销部负责会签招标文件,确定合作单位。3.1.5营销部负责组织每年对推广、设计、制作服务商、销售代理公司进行审定。
2、3.1.6 营销部负责营销效果的评估,并编制营销效果反馈报告。3.1.7营销部负责广告设计制作造价的审核,根据项目营销策划方案的要求编制广告设计或制作招标费用控制目标。4. 工作程序4.1 营销代理公司的选择4.11对营销代理公司的考察 营销部对营销代理公司进行初步考察,且备选单位不少于三家。4.12对营销代理公司资质的预审营销部根据各代理公司的从业资质和经验、对项目认知度和实际投入的人力、物理、精力,公司运作的方式,市场调研能力,销售组织能力,做出依据,营销部根据考察情况编写考察报告。4.13 询价4.131对于备选代理公司实施初步询价程序。4.132 营销部根据市场考察情况,对代理公司进行
3、议价程序。4.133营销部对最后报价结果进行审核,市场营销部根据审核结果推荐代理公司。4.14审批营销部将报价审核的结果以及会签单报至主管副总审核、总经理审定。4.15 复议营销部根据公司审批意见,与代理公司就细节进一步沟通,直至达成最终意向。4.16签署合同全程营销代理合同报营销部、律师和相关部门进行会审,报分管领导审核,公司总经理审定后,由公司总经理(或其授权人)签署。4.2营销服务商的选择4.21营销服务商选择准备4.2.1.1营销部根据项目营销策划方案的要求编制广告设计或制作招标费用控制目标;4.2.1.2营销部根据每月营销计划,编制营销费用计划表,用于款项的报批。4.2.1.3营销部
4、按照具体营销推广宣传计划,选择广告代理商或专业机构实施项目宣传推广工作。 4.2 .2营销服务商的资质预审5.2.1 市场营销部对备选的策划公司、广告设计、制作承包商等营销相关服务商进行考察,且备选单位不少于三家;5.2.2 市场营销部根据考察情况编写考察报告。4.2.3询价4.2.3.1 市场营销部对备选单位进行初步询价工作;4.2.3.2营销部根据市场考察情况,对代理公司进行议价程序。4.2.3.3营销部对最后报价结果进行审核,市场营销部根据审核结果推荐营销服务商。4.2.4对于营销服务商审批营销部将报价的结果以及会签单报至主管副总审核、总经理审定后,最终确定营销服务商。4.2.5合同的签
5、订4.2.5.1营销部负责审核相关合同,并办理合同的会签工作。4.2.5.2营销部对于需要与老客户续签同类合同的、必须主管副总的审核同意,方可执行。4.2.5.3营销部负责向财务部申请,办理合同款项请款手续。4.3执行过程中的跟踪管理5.5.1营销部对制作和设计进行监理,并以策划设计任务书的形式与之进行工作对接;5.5.2市场营销部重点监控其时间节点,广告发布情况,以及专业服务精神等;5.5.3 市场营销部按照合同要求,对合作代理机构进行定期(季度、年度)考评,填写合作代理机构(广告)考核评估表。并提出改进建议,反馈服务商进行修正。5.3.3 直接委托5.3.3.1 一次制作价格在2万元以下且
6、市场营销部认为工期紧张的项目,由其填写提出直接委托建议后报至主管副总审批;5.3.3.2 主管副总审批同意后,市场营销部与意向单位进行价格商谈,并将结果以及会签单报至主管副总;5.3.3.3 主管副总审批同意后,确定委托设计或制作的单位及价格;5.3.3.4 市场营销部对过程资料进行整理、保密和存档工作;5.3.3.5 市场营销部根据中标单位的报价,汇总到年度广告设计行业收费标准收集表和年度广告制作行业收费标准收集表并定期跟踪,每半年,市场营销部备份给分子公司。将考察报告、技术标书(或包含设计图纸)报主管副总审批后;5.3.3.6市场营销部负责编写招标文件,并组织上海公司、审计内控部及分管领导
7、会签;5.3.3.7 市场营销部负责发标、答疑以及开标工作;5.3.3.8 市场营销部负责整理发标会、答疑会的会议纪要,并发送给招标小组成员。5.4 合同的签订5.4.1市场营销部根据招标选定的单位,组织办理合同的会签与签订,并由上海公司盖章存档;5.4.2 市场营销部对于需要与老客户续签同类合同的、必须征得上海公司同意;5.4.3 市场营销部负责向上海公司办理合同款项请款手续。5.5 合同执行过程中的跟踪管理5.5.1 市场营销部对制作和设计进行监理,并以策划设计任务书的形式与之进行工作对接;5.5.2市场营销部重点监控其时间节点,广告发布情况,以及专业服务精神等;5.5.3 市场营销部按照
8、合同要求,对合作代理机构进行定期(季度、年度)考评,填写合作代理机构(广告)考核评估表。并提出改进建议,反馈服务商进行修正。5.6 营销服务商的评价5.6.1市场营销部对合作代理机构每年进行总体评价,填写合作代理机构(广告)考核评估样表,对合作代理机构进行管理;5.6.2 评价和供应商信息由营销代理公司备案存档。6. 支持文件无7. 记录7.1年度广告设计、制作承包商评定一览表7.2*年度广告设计、制作承包商资料库7.3*年度广告设计行业收费标准收集表7.4*年度广告制作行业收费标准收集表7.5策划设计任务书7.6广告、策划代理机构选择评估标准7.7合作代理机构( 广告 )考核评估样表目 录一
9、、推广公司、销售代理公司筛选办法一、 确定推广公司的筛选办法。二、 确定项目营销代理的筛选办法。二、推广公司工作内容、流程概述一、 推广公司主要工作内容范围二、 推广工作的流程三、 推广等外联单位工作质量控制规程三、甲方对营销代理公司的管理办法一、 双方工作机制二、 项目价格管理三、 营销方案管理四、 营销费用及推广的管理五、 财务管理六、 案场管理七、 管理办法告知一、推广公司、销售代理公司筛选办法一、确定推广公司的筛选办法。1. 考察:须先对推广进行初步考察,确定几家意向合作单位,考察要素如下:公司以往的业绩及优势;公司实力背景、人员结构;策划推广、设计人员的素质及操作水平;公司资质、信誉
10、;公司运作方式是否规范,能否与国际接轨;其他。2. 邀标:确定意向合作单位后,由项目营销主管负责编制广告策划服务邀标书,组织意向单位参加招投标。邀标书至少包括以下内容:投标邀请函;投标人须知;具体要求及提交内容:公司资质、业绩、人员组成、关于项目的策划报告、相关创意说明、费用要求、合同条件等;正式投标书;3. 附件:企业简介、项目概况、工程进度情况、计划销售时间等。4. 评标:营销部根据投标情况,评价选择推广公司。评价依据如下:推广的创意及可行性;设计稿美观度;费用比较;公司从业资质和业绩;公司实地考查情况;是否有较好的理念认同和强烈的敬业精神;对项目认知度及准备和实际可投入的人力、物力、精力
11、;公司运作方式是否规范;是否具有较强的市场调研能力及营销推广能力、设计能力;是否具有较强的公关组织协调能力等。5报批:营销部人员根据广告策划服务公司招投标结果,填写供方评价表(附推广策划服务供方资料),经营销部经理确认后,报分管领导审核,总经理审定。6 . 复议:营销部根据公司审批意见,与广告公司就细节进一步沟通,并达成最终意向。7 .签署合同:编制项目营销策划服务合约。合约经市场运营部经理确认后,报公司合约部,律师会签,公司分管领导审核,总经理审定后,由总经理(或其授权人)签署。二、确定项目营销代理的筛选办法。1. 考察:营销部先对营销代理公司进行初步考察,确定几家意向合作单位,考察要素如下
12、:是否具有高度专业和经验丰富的营销策划组织人员;是否拥有足够的、业务熟练的销售人员;是否已经具备或可以在短时间内建立起一个客户网络系统;公司以往业绩和优势;公司运作方式是否规范,能否与国际接轨;公司信誉等。2具体要求及提交内容:公司资质、业绩、人员组成、关于项目的营销报告、相关策略说明、费用要求、合同条件等;附件:企业简介、项目概况、工程进度情况、计划销售时间等。3 . 评价:开发商根据情况评价营销代理公司。评价依据主要有:公司从业资质和经验;公司实地考查情况;否有较好的理念认同和强烈的敬业精神;对项目认知度及准备和实际可投入的人力、物力、精力;公司运作方式是否规范,能否与国际接轨;是否具有较
13、强的市场调研能力、销售组织能力、客户服务能力;报价情况、公司信誉等。4 报批:项目根据招投标结果,填写供方评价表“后附”(附营销代理公司资料),经营销部经理确认后,报分管领导审核,公司总经理(或其授权人)审定。5. 复议:营销部根据公司审批意见,与代理公司就细节进一步沟通,直至达成最终意向。6签署合同:全程营销代理合同报营销部、律师和相关部门进行会审,报分管领导审核,公司总经理审定后,由公司总经理(或其授权人)签署。供应商评价表时间: 年 月 日合作专业类别: 机构名称: 拟使用单位: 机构判别标准(新进机构铨选参照标准):序评测项目评测标准是否行业影响方面1知名度具有行业知名度,被多数企业所
14、熟悉、认可2资 质具有独立法人和执业资格和相关行业公认的资质3领导人具有行业影响力,有政府和大企业顾问经历为佳4服务经历有为区域规划、知名企业或品牌服务的成功经历专业能力方面5专业能力具有 广告、策划、营销领域的专业能力,包括销售监控和卖场管理的相关经验,兼有品牌规划、推广和传播的整合能力6创新能力在国内有行业运营、营销策划方面的创新模式、思想和理论为佳7团队管理团队人员要求高素质、稳定性强8资源整合在行业内有结合广告宣传和营销策划的媒体资源整合能力和项目管理能力9历史业绩、项目经历有大型项目操作经验和服务业绩,有大型服务经历为佳10成功案例有80%以上的项目代理成功率合作意识方面11合作定位
15、我们寻找的是战略合作伙伴12服务态度诚信是安居置业公司衡量机构的重要方面之一13合作意识合作代理机构要有与其它企业合作超过2年的经历14合作目的一致、双赢二、推广公司工作内容、流程概述一、推广公司主要工作内容范围1、 项目年度策略规划服务及其他1)、市场深度调查分析(营销环境分析、目标客户群分析)2)、市场形象及项目品牌形象定位A. 物业市场定位B. 消费群体定位C. 包装主题形象定位目标客户群形象定位D. 项目推广名称定位E. 品牌口号定位F. 项目核心卖点整合3)、整合推广策略及其他A. 进入市场的时机B. 总体诉求策略C. 阶段性主题诉求策略D. 调整与控制策略4)、整合传播与媒介策略的
16、制定及其他A. 传播媒介与目标覆盖策略B. 分阶段传播策略的制定C. 媒介炒作计划的制定、实施、监控及调整D. 阶段广告诉求策略E. 核心创意方向及表现风格、品位把握5)、年度促销活动策略及载体选择(以年度为单位,根据项目工程进度针对目标人群的促销优惠计划)及其他2、可能涉及的项目品牌传播系统建立与设计及其他1) 基础系统设计及其他A. 项目标志B. 名称标准字体C. 标准色彩D. 象征图形及延展图形E. 标准组合及延展组合2) 事物用品系统及其他A. 名片/信封/信纸/工作卡B. 便笺纸/公文纸C. 传真纸首页D. 文件袋/资料袋E. 手提袋/纸杯3) 施工现场设计及其他A. 工地现场包装、
17、工地广告牌、工地围墙设计B. 导示牌C. 立柱挂旗D. 条幅E. 招示布F. 停车场标牌G. 欢迎标牌4) 售楼处形象设计及其他A. 销售中心形象背景牌B. 销售中心接待台C. 销售中心形象背景板D. 销售中心接待区域E. 销售中心展示区域F. 售楼处POP设计G. 区位标示牌H. 功能批示牌I. 其他宣传品设计5) 样板间包装导视系统设计及其他A. 设计概念介绍B. 样板间导示牌、户型标牌C. 通路氛围布置D. 展示空间功能牌E. 免费赠送牌6) 外卖场包装设计及其他A. 活动辅助品设计B. 相关印刷品设计C. 相关礼品设计D. 活动现场包装设计E. 看楼专车F. 大气球挂幅G. 昭示布7)
18、 项目外延设计及其他A. 户型单张、折页、海报等的设计B. 资料袋C. 销售人员名片D. 销售人员工作证E. 价格单页8) 媒介广告设计及其他A. 平面媒体广告B. 网络广告C. 电台广告D. 杂志广告9) 户外广告设计及其他A. 车体广告设计B. 候车厅广告设计C. 路牌广告设计D. 灯箱广告设计10) 现场活动视觉设计及其他A. 开工仪式B. 开盘仪式C. 现场销售D. 业主嘉年华会E. 展会、各种新闻发布(会)场设计F. 专家论坛或各媒体专题研讨策划、控制媒介软性广告策划、撰写11) 、外联活动建议及其他A. 咨询活动B. 公益活动C. 联谊活动D. 针对目标客户群的其他促销活动策划E.
19、 针对房地产代理分销机构和其他行业联合促销活动策划二、推广工作的流程项目公司营销部及推广策划公司制定策划推广方案讨论研究修改定稿总经理审批营销部编制推广预算营销部备案营销部及推广公司按方案执行方案调整营销部协助、监督效果反馈三、推广等外联单位工作质量控制规程1、推广公司负责的宣传软文的撰写、发布工作控制流程1)、推广公司负责组织项目宣传软文的撰写工作。2)、宣传软文的发布由营销部经理审核,报分管领导审核。2、推广公司平面广告的设计、发布工作控制规程1)、平面广告(包括报纸、杂志等)控制工作包括委托设计、监控、审核、发布及评估、费用支付等。2)、设计:项目营销策划人员根据上级领导审批通过的平面广
20、告主题、广告诉求等,要求推广策划服务公司进行广告创意设计。3)、监控:项目营销策划人员负责对平面广告设计方案进行质量监控,提出修改意见,反馈给推广策划服务公司,督促其进行修改。广告设计方案质量监控的主要内容:A. 广告设计是否符合委托要求;B. 广告诉求表达是否明确,文案语句是否优美、精炼、流畅;C. 广告构图是否优美、匀称;D. 项目介绍内容、数据等是否准确;E. 企业名称、集团及项目LOGO、销售电话、销售地址等是否准确。4)、审核:修改后的广告设计方案经营销部经理确认后,报分管领导审核、公司总经理(或其授权人)审定后执行。5)、费用审批:广告设计方案定稿后,由项目营销策划人员填写合同审批
21、表(含费用预算、附合同)。6)、发布及评估:营销部经理及上级领导审批后予以广告刊登。营销策划人员负责对刊登实样进行核验,对广告刊登效果进行评估,并保存广告刊登实样(至少3份)。7)、平面广告发布的合同签署及费用开支,遵照有关规定执行。3、电视、电台、网络广告的创意、制作、发布工作控制规程1)、电视、电台、网络广告控制工作包括委托创意设计、制作、评审、发布及评估、费用支付等。2)、创意设计:项目营销管理人员根据上级领导审批意见,填写广告设计任务单,委托推广策划服务公司或电视台、电台、网络广告制作公司进行广告策划、创意和制作。电视、电台、网络广告制作公司的选择、评价,参照确定推广策划服务公司的相关
22、规定执行。3)、制作:营销管理人员负责督促合作方制作电视、电台、网络广告样片,并做好制作过程中的质量监控和成本管理。4)、评审:营销部经理负责组织公司领导、营销代理公司、推广策划服务公司等相关单位和部门对广告样片进行评审,并督促合作方根据评审意见进行修改。5)、审核:修改后的广告样片经项目营销策划管理人员确认后,报营销部经理及分管领导审核、公司总经理(或其授权人)审定后执行。6)、发布及评估:广告样片修改定稿后,经营销部经理确认,分管领导审定后,予以播放。项目营销策划人员负责对播放实样进行核验,对广告播放效果进行评估,并保存播出带。7)、费用支付:电视、电台广告制作、发布的合同签署及费用开支,
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