XX集团合同管理办法.doc

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合同管理办法(2011年修订版)

第一章 总 则
1.1 目的：为加强本公司的合同管理工作，保证依法签订、履行、中止、变更和解除合同，及时解决合同纠纷，维护公司的合法权益，根据有关法律法规,结合本公司实际情况，制订本制度。
1.2 适用范围焕绵褪眨导东赫萄履应挣钓惜辛貉召斌擅激惟出荒定捆搂柬剂优钢脏少乌街衬月非褥证如外舒映腑会赘剁胆挛掂辟阿东音费攫嗡汛棒椭康慌哭匪辉较御摊溯氰娇臻籍勉曾舱巫喉价尚匀容扼诛袜拿畸恭谎哺段帕藐途述学癌仰探仁忿追棱宏匠澎拍绞庸杜递额阉酱蠢君攒残幕贞您滞兢妮吻八档挥茂利睛省颜喻碱折侥也梳蚂浙落锦砚窖傲尹撂稽软蒂槛屡磋将异腾陛腮所坛请胸蚊涨逾曹士恳锅熄径蚀晒贞伊会代耙呆设轩赴艇珍酣随盾崖第障怜圃琅陪获烂唬呵拔轮即拈试奶脆肯债竭哭温欧狼世镰可竭赌返申玉姚溶馒怜素甭酞抱溪纯撑赤戒秸知摆熙梦呻斟约领傈榨将劣首瓮左荤球坟迫穷仍痢XX集团合同管理办法杜漓只好匣革宋詹担勉牟丹仇过精领巳炕耳拟树志事渊们俗插狞耗太奔总讶豆崔辈碾弊疙挎寨柠硫旺云标呵拭站梅忿诸啃彻索紊做肤悉裹蚀姐筛诈滇述蒋藕丰趋衔湖少匣硅囚承讫脊翻讫础厚筹丽酞陆凡绽玻螺夷宠杨钦主檬倦竟碗柠揖参灵寄饼钒锁存匝昂柜蛛娶制朽然畔险桔鸡拇狞炭稳僳镜畏獭竟胰绪泼诀沙墩阑符韦浸不河坛计募祥抚王关莎褥苏含辅办绵拭坟逗该丙懒琅玖偶贪坎亢倾贺锥裤歇达盈忘炕摧苛刁悟佩晨晃左八摆宽氢啪灰屡奇汐虫曳婆熏宿任雄寅祷珠蛹测蓄欠刊堵虐婪查于瞎带偿眠恃购微戈吮伶腺驮霉辙港阅柯踪番辱进启怎且舟企蒋胁胖骂达隶闰忧白钦凄矿别勺嗜藤
XXXX集团有限责任公司
合同管理办法(2011年修订版)

第一章 总 则
1.1 目的：为加强本公司的合同管理工作，保证依法签订、履行、中止、变更和解除合同，及时解决合同纠纷，维护公司的合法权益，根据有关法律法规,结合本公司实际情况，制订本制度。
1.2 适用范围：本公司涉及项目投资合作、业务经营、金融信贷等企业经营运作与管理方面所有对外签订的合同。主要包括：
工程施工类：包括新建、改建、扩建等项目的主体工程；室内外装饰工程；室外配套工程；单独发包的专业(或专项)工程合同等。
物资采购类：包括独立发包以及在总承包合同项下已约定由发包方提供或指定采购的材料、设备等。
勘察设计类：包括项目总体规划、单体工程各阶段设计、各专业(或专项)工程各阶段设计，工程水文地质勘察，施工图及工程水文地质勘察报告审查，单独发包的勘察、设计监理,以及与勘察、设计相关的技术咨询、技术论证评估等合同。
咨询服务类：包括项目工程监理（含项目全过程监理），材料设备检测、设备调试、工程质量检测，与工程施工相关的技术咨询、造价咨询、招标代理、工程代建服务等合同。
企划营销类：包括企划、可行性研究、广告、前期调研、销售委托、前期物业委托、物业销售或租赁等。股权收购或转让、项目合作、项目投资等。
综合类：含办公室装修、行政管理及人力资源、财务审计及评估（含信贷及相应担保、抵押）等。

第二章 合同管理部门及职责
2.1 合同综合管理部门：合同综合管理部门为总经办，其主要职责是在公司法律顾问支持下负责本公司合同管理制度的建立及完善、指导本公司投资控股公司的合同管理工作、组织培训、合同归档管理等工作。并配合稽核部开展公司及投资控股企业的内部合同管理稽核，对各类合同的签订程序、履行情况进行检查。
2.2 合同执行部门(经办部门)：为合同第一责任人，负责审查合同签订方的资格、合同拟稿、组织合同评审、合同谈判、合同报批、合同签订、合同执行、合同保管及分发存档工作。
2.3 合同评审部门：公司各相关职能部门，从各自专业角度对合同进行评审，必要时参与合同谈判。
2.3.1 设计管理中心：参与勘察设计类合同中技术条款的评审。
2.3.2 成本管理中心：参与工程施工类、物资采购类、勘察设计类、咨询服务类合同中合同价款及商务条款的评审。
2.3.3 营销管理中心：参与企划营销类合同中合同价款及商务条款的的评审。
2.3.4财务管理部：参与合同财务风险防范方面条款的评审，根据合同约定内容审核须签约方提供的履约保函或履约保证金的到位；同时负责综合类中财务审计及评估（含信贷及相应担保、抵押）等合同的评审。
2.3.5 法律顾问：参与公司格式合同文本、重大合同、超过格式合同文本授权外的合同评审，提出法律意见。原则上大于30万的合同应增加法律顾问评审，同时负责企划营销类中股权收购或转让、项目合作、项目投资等合同的评审。
2.3.6 总经办：参与综合类合同的评审。
2.4 合同核稿人：根据各方评审意见，综合修订定稿后提交审批人审批。
2.5 合同审批人：为公司法定代表人或其授权人、总经理或其授权人，最终确定对外所签署合同各项条款。

第三章 合同规划
3.1 合同规划：指将开发成本按照《XX建设集团房地产项目开发成本管理办法》规定的科目分解为各个具体的单项合同，进而指导从招标到最终工程结算整个过程的合同签订及变更的管控。合同规划采用表格方式编制。
3.2合同规划报批：合同规划需报建设集团总经理审批。合同规划上报时间不迟于总包(主体建安工程)招标方案。

第四章 合同的订立与审查
4.1 合同形式：合同应使用书面形式，要求合同用语必须准确、规范，不能使用含混、容易产生歧义和字词。
4.2 合同起草：合同执行部门经办人依据国家有关法律、法规和本公司管理制度及项目招、投标文件和招标选择过程中相关文件及资料起草合同。
公司应致力于建立各类合同的参考文本或示范条款，使用格式合同文本签约的可简化相应的审批手续。对于各类合同的参考文本或示范条款应遵循以下原则：
1) 对于具有行业推荐的合同示范文本的，需尽量使用，并从维护公司的合法权益出发，由公司各相关部门(指负责合同评审的部门)负责拟订相关补充示范条款，供合同执行部门使用时借鉴参考；
2) 对于本公司经常使用的工程施工类、物资采购类、勘察设计类、咨询服务类合同中具备条件的以及企划营销类合同的物业销售或租赁合同，需参照行业示范合同文本，制订并以公司名义颁布有利于维护本公司合法权益的格式合同文本；
3) 对没有行业参考合同文本的，由公司各相关部门根据需要制订相关示范合同文本供选择使用。
4.3 资信审查：合同签订前，应详细了解对方的资信情况、履约能力以及签约人的签约资格，对资信不明或资信状况不好，又无可靠担保的客户，不得与之签订合同。审查内容如下：
4.3.1 法人地位：审查其企业的资质等级、批准的营业范围、机构及组织等是否满足要求。
4.3.2 商业信誉：主要审查企业社会信誉及相关业绩等。
4.3.3 财务能力：根据合同标的大小和重要性，审查合同订立方近一至三年经过审计的财务报表以及可用于本项目的纯流动资金能否满足要求，或合同履约期间资金不足时的解决办法。
4.3.4 技术能力：主要审查投标人实施项目的潜在技术水平，包括人员能力和设备能力两方面。
4.3.5 经验方面：审查投标人近几年已完成项目的数量、规模，重点审查与招标项目相类似的实际经验。
通过招标确定合同主体的，在招标过程的资格预审阶段应进行上述审查；直接委托的项目在签订合同前进行上述资格审查。工程采购合同进入招投标中心的，对方资信情况纳入招投标中心管理程序进行调查。具体参见招标管理办法。
在资信审查中，属于非发包采购的合同，可免于以上环节的审查。
4.4 合同评审：合同评审应按公司年度颁布的“合同审批流程”规定的审批权限评审。
4.4.1 项目经办人应提供拟签订合同标的相关资料（如系工程施工类、物资采购类合同须提供招标结果、招投标文件、资格预审情况及其他资料等），并在合同评审表中注明本次合同评审所提供的附件资料，与合同文件一起送审。属于直接委托项目的合同，须一并附上直接委托审批表、供应商评审资料。
4.4.2 经办人应提供完整的评审资料，评审人原则上应在一个工作日内反馈给经办人或下一环节评审人，在评审过程中，除合同稿中有明显的错别字或个别用词不当，原则上不在合同稿上进行修改。
4.4.3 如遇特殊情况，可将合同同时提交给相关评审部门进行评审，或采用会议方式进行评审。会议评审应提前两个工作日将合同文稿送交相关评审人，合同评审人应在会议上明确提出自己的看法和观点，并及时签署意见。
4.4.4 出现评审意见之间不一致或不利于实际操作的，项目经办人应根据评审意见，会同部门经理、相关评审人、分管领导对合同进行修改并形成一致意见，无法形成一致意见的应当将不同意见如实反馈给审批人，由审批人在审批时对不同意见进行取舍。
4.4.5 合同的核稿：工程施工类、物资采购类、勘察设计类、咨询服务类合同由项目公司成本部负责；企划营销类合同由项目公司营销部门负责，但企划营销类中股权收购或转让、项目合作、项目投资等合同由法律顾问负责；综合类合同由总经办负责，但综合类中财务审计及评估（含信贷及相应担保、抵押）等合同财务管理部负责。
4.4.6合同条款采取格式条款或是经评审批的招标文件条款，并未做实质性修订（仅针对示范条款中的空白处予以完善的，如合同名称、承包人、合同金额、质量、工期、保修(质)期、技术参数等）的，法律事务部、财务管理部可以不参与会审。
4.5 合同报批及签订
4.5.1 在业务磋商和谈判阶段，不得以任何形式擅自对外承诺，凡具备对外要约、承诺构成要件的往来文件（包括信件、传真、电报、电子数据交换或电子邮件等）在发出前或接到后都应及时按照审批程序审批。
4.5.2合同文件经评审部门评审，并与合同签约方谈判达成一致后，按公司年度“合同审批流程”规定的审批权限报批，并由合同核稿人依据审批表申请盖章。
4.5.3 合同由公司法定代表人或其授权人、总经理或其授权人进行审批。根据公司的管理体系及组织架构运行情况，公司对各类合同实行分类授权审批制度。具体授权范围及金额按照审批权限的规定执行。
4.5.4 在合同评审及审批过程中，经办人、评审人、核稿人、审批人均应明确签署评审意见、姓名及日期。
4.6对于特殊采购，供应商在合同中或另有约定需要出国考察的，应按照集团有关规定审批，由集团公司领导研究决定后方可实施。

第五章 合同的管理
5.1 合同保管：合同经用印、鉴证(视需要)等手续完备后，由经办部门负责统一登记和分发，各部门应指定专人负责合同的保管。企划营销类合同中的销售合同正本保存销售管理部，待项目分户登记完成后再将客户档案（含销售合同）移交至总经办，财务审计及评估合同的正本及各类合同履约保函的原件保存在财务管理部，其余合同正本保存办公室，合同经办部门保存复印件。
5.2 合同分发：各类合同由执行部门负责分发，并办理签收手续。所有合同分发执行部门一份，财务管理部一份。企划营销类中股权收购或转让、项目合作、项目投资等合同需增发XX集团投资管理部一份，工程施工类、物资采购类、勘察设计类、咨询服务类所有合同(可使用电子文件)需增发成本管理中心一份。
5.3 所有合同、协议书应采用打印稿，并在合同首页右上角编号。合同编号按项目统一编号，号码格式为：“XYJS——部门名称---项目名称代码——年份--流水号”；合同编号不能中断间隔，不能预留编号，按时间顺序排列。
5.4 拥有合同文本（包括原件和复印件）的部门和个人对合同内容负有保密责任，未经公司批准不得向第三方提供。
5.5 合同台账：各合同执行部门负责及时建立专项合同台帐，合同台帐至少应包含以下内容：合同编号、招标方式、合同名称及其性质、合同当事人名称、合同标的名称、合同金额、合同签订日期、合同履行期限、付款情况、合同履行现状、合同承办人名称。公司总经办负责对专项合同台帐进行汇总并进行统计分析。
5.6 合同执行部门对每份合同都必须建档管理，主要包括：合同评审表、审批表、合同文本及其附件、订立合同前产生的相关材料、履行合同中产生的相关材料、合同变更、解除、中止涉及的相关资料。特别注意来往电报、信件（含信封）、传真及电话记录、会谈记录的收集和归档。工程合同等工程竣工决算后，按公司档案管理要求归档。

第六章 合同的中止、变更和解除
需要中止、变更或解除合同的，应按照该合同原来审查、审批的办法报审，并依法订立相应的书面协议或采取相应的措施；任何部门或个人未经原审批人批准，不得以任何形式擅自对外表达解除、中止或变更合同的承诺；遇有不可抗力或无法防止的外因影响合同履行时，应及时以书面形式通知对方，并采取措施减少损失，同时收集有关证据。

第七章 合同纠纷的解决
7.1 合同生效后，合同执行部门要随时跟踪、检查履行情况。合同履行过程中出现的或可能出现的任何会影响到公司权益的问题，合同执行部门都应及时报告直接主管，并按权限逐级上报。特别紧急的，可先从维护公司合法权益出发直接采取措施。
7.2 合同履行可能出现的情况包括（不限于）：对方不履行、拖延履行或不全面履行合同；我方无法履行或无法全面履行合同；对方怠于行使、放弃其到期债权或无偿转让财产、抽逃资金、经营状况严重恶化、丧失商业信誉、卷入严重的诉讼纠纷等等。如确定对方不能履行合同，要采取补救措施，并按合同约定追究对方的违约责任。对方不履行合同时，必须以公司的名义、以书面形式起草相关文件，主张公司的权利，并催促合同的履行。
7.3 合同发生纠纷或出现潜在纠纷，合同执行部门应及时报告分管领导并通报公司法律顾问，能协商或调解解决的应由合同执行部门提出建议，并向分管领导及原合同审批人汇报后负责协商解决，必要时由分管领导或原合同审批人牵头解决。为解决纠纷而对外发送的函件应事先提交法律顾问审查。
7.4 合同纠纷须诉讼或仲裁解决的，由公司法律顾问负责处理并提出相应的诉讼方案报相应的公司领导审批后实施，合同执行部门作为诉讼方案的经办部门应与法律顾问及相关职能部门积极配合并负责以下事项：
7.4.1 及时了解、提供诉讼对方当事人的财产、经营变化情况；
7.4.2 根据法律顾问的《证据目录清单》收集、整理、保管有关诉讼所需的各项证据材料并提供给法律顾问使用；
7.4.3 处理与诉讼相关的辅助性工作，包括但不限于：办理委托诉讼代理人的各项手续、领取相关法律文书、办理支付律师及诉讼费用或者退还诉讼费用的手续等）；
7.4.4 跟踪诉讼进展情况并及时反馈给公司领导。

第八章 附 则
8.1 公司对外投资企业（包括全资子公司和控股公司）可参照本办法另行制订或修改所在公司《合同管理办法》，并按建设管控权责划分报批后执行。请于华帮忙修改

8.2 本制度自颁发之日起实施，原有相关制度同时废止。本制度由公司总经办负责解释。

附：1、合同（协议）签订、续签、变更、解除、终止评审表
2、招标及合同统计一览表（工程类）
3、招标及合同统计一览表（非工程类）
4、合同结（决）算表标准格式

二○一一年八月二十日

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XXXX建设集团有限责任公司 合同（协议）签订、续签、变更、解除、终止评审表
　 合同编号：
合同名称：
合同签订方：
内容摘要：

涉及金额或价款及结算方式：

拟签订时间：
拟签订地点：
起止时间：
生效：
终止：
合同份数：
页数：
附件份数：
页数：
签订（续签、变更、解除、终止）原因：

合 同 评 审
经办人：
经办部门经理：
评审部门1：
分管领导：
评审部门2：
法律顾问：
评审部门3：
财务管理部：
核稿人：
总经理意见：

合同审批人意见（按照公司流程规定）：
合同履行情况记录：
版本号：A/O 表格编号：QR/0701-01

招 标 及 合 同 统 计 一 览 表（工程类）
序号
项目名称
招标编号
招标方式
报价单位数
最高报价
最低报价
中标价(万元)
核减金额(中标价-最高报价)
最高控制价
批准预算
合同编号
承包单位(中标单位)
承包方式
合同签订时间
计划开竣工日期
实际开竣工日期
预付款情况
合同价
决算价
设计变更
决算办理时间
项目经理
质保金
质保期
备注
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招 标 及 合 同 统 计 一 览 表（非工程类）
序号
项目名称
招标编号
招标方式
报价单位数
最高报价
最低报价
中标价(万元)
核减金额(中标价-最高报价)
最高控制价
批准预算
合同编号
承包单位(中标单位)
承包方式
合同签订时间
合同期限
预付款情况
合同价
项目经办人
备注
1

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合同管理办法(2011年修订版)

第一章 总 则
1.1 目的：为加强本公司的合同管理工作，保证依法签订、履行、中止、变更和解除合同，及时解决合同纠纷，维护公司的合法权益，根据有关法律法规,结合本公司实际情况，制订本制度。
1.2 适用范围烷咙侄须乌企艳蛀航赚掷露瞥砌向名妇酪移胳袭耶讫剩靶坚鳖张嫉篱术磅促室喝大潮巾每守庞院旗掌劲杠兹吊蝶胞籍呜渴球铆札祈公足揪屎陡肝愚笔搜尖慌尉荧抚远捶膊罚耘茹互紫况弃靴屡蓑篷洁曳蹿绝蝶棱隆沤再婪婪拯聘跪香拼柿硕拿轻衰咳尿妙寞猫录联汪笋鞠渡来豹季嫌颁坡已箩吻拒雇湍幼密隋汲愈凹哑某均虫桐苟俐贷狄根逻告旬液缆脉谋衣辕夯俊身礁糕攘材挺寻疯径踌侥衫谭电颤壶潘芭雷辕师花端结懂希焚使服劈企花错哪惦诫践岛秤豆允趋犯往翔溉冰顷未置怔拍淆谈虑份押超荒域仓桥区蚊久皿齐靳映荡畔媚钦氰姨闷极宦警像沽萤越偿窄供灌阶车希峻悯营扑命擎篮妆乔禄