万科集团接待管理办法.docx

万科集团接待管理办法
万科集团接待管理办法

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万科集团接待管理办法(MHKG-ZG—ZD—004）

1. 目的
宾客接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为了使宾客接待工作规范有序，树立统一的公司形象，特制定本制度.
2. 适用范围
万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。
3. 术语与定义
无
4. 职责
4.1. 集团综合管理部
集团综合管理部是集团接待管理办法的制定机构及接待管理执行机构，在控股公司分管副总裁领导下开展工作,其职责包括：
4.1.1. 制订和修订万科集团接待管理办法。
4.1.2. 负责落实接待工作,包括接待计划、费用预算、组织实施等。
4.1.3. 组织对集团接待工作相关重要问题的研究.
4.1.4. 监督各分、子公司严格执行集团接待管理办法.
4.2. 集团各职能部门及各子公司
集团各职能部门及各子公司是集团接待工作的执行监督机构，其职责包括：
4.2.1. 参与制订和修订万科集团接待管理办法。
4.2.2. 参与对集团接待工作相关重要问题的研究.
5. 程序和内容
5.1. 接待范围
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各分、子公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。包括：
5.1.1. 上级主管部门、项目所在地各级党政机关、投资方等来员视察、参观。
5.1.2. 公司领导的客人、合作单位人员来司交流、参观、访问。
5.1.3. 有关业务单位来员洽谈业务.
5.1.4. 受有关单位安排来访的外宾或考察团等。
5.2. 接待部门
5.2.1. 公司综合管理部为公司负责宾客接待的职能部门。
5.2.2. 遇到重大接待工作和活动，可由综合管理部协调若干部门共同做好该项工作，有关部门应积极主动配合。
5.3. 接待原则
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。
5.3.1. 平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢.一般情况下，级别与权限相等,同级别出面，特殊情况高规格接待。
5.3.2. 对口原则。各职能部门和子公司对口接待，且由出面接待的部门或子公司派人协助行程安排、内部协调、费用结算等工作。综合性接待或对口部门/子公司无法安排工作人员陪同的情况下，由综合管理部负责接待。
5.3.3. 节约原则。招待来宾从简，不铺张浪费,不重复宴请，主方人数原则上不多于宾客人数。
5.3.4. 周到原则。接待安排应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使来宾感到热情、周到.
5.3.5. 保密原则.向来宾介绍情况应适时适当,注意保守公司机密，巧妙回避不宜回答的问题;重要会议应有记录。
5.4. 接待分类
5.4.1. Ａ类：贵宾接待。指公司领导重要客人、北京及地方政府部门高层官员的接待。
5.4.2. Ｂ类:高级接待。指公司重要合作单位之高层领导或外宾及参观考察团的接待。
5.4.3. C类：业务接待。指其他企事业单位派来洽商重要事宜的人员、地方政府部门一般官员的接待。
5.4.4. D类：普通接待。指经常性业务往来客人的接待。
5.4.5. E类：内部接待。指公司分支机构来人的接待。
5.5. 接待规格
5.5.1. 贵宾接待:由总裁或公司高层（指副总裁、总监或总助级领导,以下同)出面接待；由专人驾驶高级轿车接送；住宿安排为五星级酒店套间或商务单人间；用餐标准为500～1000元/人·餐；原则上应准备礼品馈赠，标准为3000～10000元。
5.5.2. 高级接待:由公司高层出面接待;由专人驾驶高级轿车或商务车接送；住宿安排为四至五星级酒店商务单人间或标准间;用餐标准为300～400元/人·餐；可考虑准备礼品馈赠,标准为500～2000元。
5.5.3. 业务接待：由公司高层或业务主管部门负责人出面接待;由专人驾驶商务车接送;住宿安排为三至四星级酒店标准间;用餐标准为100～200元/人·餐；特殊情况下可考虑准备礼品馈赠，标准为500～2000元。
5.5.4. 普通接待:由业务主管部门负责人或工作人员接待；原则上不安排专车接送；原则上不安排酒店住宿；用餐标准为100元以下/人·餐；原则上不安排礼品馈赠.
5.5.5. 公司分支机构来人，由对口部门或综合管理部按对等原则接待；原则上不安排专车接送；住宿标准参照各分支机构出差管理办法,（可为招待所、三至四星级酒店标准间);用餐标准参照各分支机构出差管理办法,（可为100—200元/人·餐）；不安排礼品馈赠.
5.6. 接待程序和内容
5.6.1. 接受任务。各部门、各分、子公司及公司领导层接到客人来访表示后，如需综合管理部配合，应填写《万科集团来访客人告知单》（附表1)，向综合管理部告知来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和来访目的、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。告知单须由部门或子公司接待负责人签字确认,并经部门主管领导或分、子公司总经理批准后方为有效。
5.6.2. 接待审批。综合管理部根据告知内容提出接待意见，填写《万科集团来访客人接待审批表》(附表2），明确:接待单位、人员、规格、费用预算,并报上级批准。其中,贵宾、高级（A类、B类)以上规格接待，报请集团总裁审批；业务、普通、内部(C类、D类、E类）规格接待，报请主管接待工作副总裁审批。
5.6.3. 接待安排。综合管理部根据领导接待审批意见，拟定详细接待日程安排，填写《万科集团来访客人接待安排表》（附表3）,发送给相关接待单位及人员.
5.6.4. 接待布置。根据接待安排,按抵达时间,派人派车迎接；按来宾身份、人数、性别，预订宾馆；按来宾身份和喜好，结合北京特色，预定餐厅;按费用预算，备齐馈赠来宾所需礼品；按实际需要，准备和布置会见会谈场所;如客人特别要求,还需安排休闲娱乐或参观游览等。
5.6.5. 接待实施
5.6.5.1. 迎接：安排于机场或车站迎接来宾时，司机应至少提前十五分钟到达指定地点，以便引导客人顺利到达停车点并帮助客人提拿行李.对身份较高的贵宾来访必须安排迎接陪同人员，一般情况下，由与来宾身份相当的对口接待单位主管领导迎接,特殊情况下可请总裁出面迎接，接待主管人员原则上应陪同前往。
5.6.5.2. 入住：一般情况下，综合管理部提前预定好酒店客房后，由负责迎接的司机协助来宾办理入住手续。贵宾、高级（A类、B类)以上规格接待，必须有接待主管人员提前在酒店迎候并协助客人办理入住手续。
5.6.5.3. 商议日程：来宾住下后，接待主管人员应及时与来宾沟通日程安排，如果活动日程有变,应及时通知有关接待单位.
5.6.5.4. 安排看望：按接待规格和礼仪，进行高级接待（B类）时，可安排有关领导去来宾住所看望，贵宾接待(A类）可安排总裁到来宾住所看望，接待主管人员应事先安排会见地点、时间、陪同人员等.
5.6.6. 会见会谈
5.6.6.1. 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应提前1天通知对方，并尽量不改变计划。
5.6.6.2. 会见时，我方主要人员要高于或等于来宾身份；会谈时,身份一般对等.贵宾接待的会见会谈原则上由总裁牵头，主管接待工作的公司领导和经理，以及对口接待单位主管领导和经理陪同.
5.6.6.3. 会见会谈时我方人员应提前到达,并在门口迎接。对会见会谈场所、座位应事先精心安排，留定座位,桌上放置记录所需纸笔和饮用水，高规格接待还应订做桌花、摆放果品，必要时还应准备座位牌。双方人员较多、场所较大时,宜开启扩音系统.
5.6.6.4. 向客人介绍情况，一般由我方接待人员中职务最高者负责，可辅助以录像、幻灯片,也可由主谈领导口头介绍。
5.6.6.5. 如有合影，应事先进行规划。合影时，一般主人居中,按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
5.6.7. 参观考察
根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有针对性的参观考察项目，安排身份相当的陪同人员引导和解说。
5.6.8. 宴请
根据活动目的、来宾身份、经费预算等因素确定宴请地点和用餐标准。
5.6.9. 休闲娱乐与参观游览
根据客人来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有针对性的休闲娱乐活动或游览项目，安排身份相当的人员陪同或导游。
5.6.10. 送别
5.6.10.1. 根据来宾意见，预定车票、机票,结清客人食宿帐目,话别送行，派人派车送至车站或机场。
5.6.10.2. 对身份较高的贵宾必须安排送别陪同人员，原则与贵宾迎接相同。
5.6.11. 小结
5.6.11.1. 每次较大规模的接待完成后应进行一次小结,以便总结经验、改进后续工作。
5.6.11.2. 对重要的关系户要设立接待卡,通过《万科集团重要来宾接待卡》（附表4），详细记载其嗜好、兴趣与特点等.
5.7. 接待费用处理
5.7.1. 本办法所指接待费，包括以下所列各项费用开支项目：
5.7.1.1. 交通费用.
5.7.1.2. 住宿费用。
5.7.1.3. 用餐费用。
5.7.1.4. 礼品费用.
5.7.1.5. 休闲娱乐及游览参观费用。
5.7.1.6. 会议费用。
5.7.1.7. 其他因来宾招待而产生的费用。
5.7.2. 招待费用按归属进行分摊，遵循以下原则:
5.7.2.1. 集团领导及公司各职能部门招待费用：因集团领导及公司各职能部门业务需要所发生的招待费，计入公司公关费用。
5.7.2.2. 各分、子公司招待费用：因各分、子公司业务需要所发生的招待费,由各分、子公司自行承担.筹备中的各分、子公司所发生的招待费用，可暂由公司垫付,待其财务体系建立起来后，再行处理.
5.8. 附则
5.8.1. 涉及重大接待活动，需综合管理部会同营销部或其他相关部门及分、子公司协调执行。
5.8.2. 各分、子公司接待管理细则可参照本办法制订，报集团审批后执行。
5.8.3. 本制度自 年 月 日起施行.
5.8.4. 本制度由集团综合管理部解释并修改。
6. 支持性文件
无
7. 相关记录：
7.1. 《万科集团来访客人告知单》 MHKG-ZG-BD—001
7.2. 《万科集团来访客人接待审批表》 MHKG—ZG—BD-002
7.3. 《万科集团来访客人接待安排表》 MHKG—ZG-BD—003
7.4. 《万科集团重要来宾接待卡》 MHKG—ZG—BD—004
7.5. 《贵宾接待费用说明表（集团代付）》 MHKG—ZG—BD—005