合同借阅管理办法.doc

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合同借出借阅管理办法

一、目的 
为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，特制订本办法。
二、分类 
档案资料借阅分为借出和查阅两种方式。
三、适用范围 
本制度适用于本公司所有存档合同及资料的借阅。 
 四、合同借出查阅的审批 
（一） 借出查阅本部门合同档案，需本部门负责人签字同意，借阅本部门外的合同档案需总经理签字同意方可借阅。合同档案保管员须依据相关负责人签字同意的《合同借（查）阅申请表》（见附件1），方可将合同交给借(查)阅人使用。
（二） 借出合同
1、借出合同时，须按有关手续借阅，须填写《合同借（查）阅申请表》。 
2、档案管理员对所有借出的文件资料应当面清点份数、页数，发现问题查明情况，及时报告领导。 
3、 借出的资料不允许中途转借他人，必须归还后再办手续。
4、  合同的借出时间原则上是当日借当日还，最长不超过两个工作日，如遇特殊情况需继续借阅，应重新填写《借（查）阅申请单》，不得擅自延期归还。
5、 因工作需要需借某合同文件的复印件时，合同管理员必须在合同复印件上签出“此件仅供于×××事办理使用”字样，并做好相关登记（见附件4）。 
6、合同档案管理员应做好借阅登记工作（见附件2）。
（三） 查阅资料 
1、 查阅资料必须在合同管理员规定的场所查阅。 
2、 查阅资料不允许查阅与申请无关的资料。
3、 凡查阅的资料一律不准复印。
4、任何人不得擅自将档案、资料带出规定场所外。
6、合同档案管理员应做好查阅登记工作（见附件3）。
五、归还资料 
借阅人应在规定时间如期归还合同档案，归还时合同管理员应认真核对，在借阅单备注栏注明归还时间及归还时出现的任何情况，做好登记工作。
六、损坏或丢失资料的处理 
  1、借（查）阅人对所借阅合同档案必须妥善保管，保守机密，保证安全，任何人不得随意在所借资料上乱写、乱画、涂改、剪裁、拆散，不得私自复制、调换、污损、划线等，更不能擅自复印转借，更不得损坏和丢失。 
2、在借（查）阅期间发生的一切问题，一律由借（查）阅人负责。
七、合同档案仅供本公司利用，公司外单位或个人需查阅时，应由本单位相关人员陪同，并由本公司人员办理相关借阅手续，所有合同档案均需经总经理批准后，方可查阅。

附件2：
合同借阅登记表
序号
合同编号
合同名称
借阅事由
份数
借阅部门
借阅人
借阅时间
归还时间
备注
1

2

3

4

5

6

注：借阅时间和归还时间要精确到X月X日X点X分

附件3：
合同查阅登记表
序号
合同编号
合同名称
查阅事由
份数
查阅部门
查阅人
查阅时间
备注
1

2

3

4

5

6

注：查阅时间X月X日X点X分至X点X分

附件4：

合同复印件使用登记表
序号
合同编号
合同名称
使用事由
对方单位
份数
使用部门
使用人
时 间
备 注
1

2

3

4

5

6

-可编辑修改-