酒店管理权限--酒店总经理对资金审批权限.docx

酒店管理权限 酒店总经理对资金审批权限

第一章 总 则
第一条 目的
为了规范酒店资金的支付管理，提高酒店运转效率和各级管理人员的责任意识，特制定本制度。
第二条 权限范围
酒店所属资金审批权限由酒店执行董事给总经理和各级管理人员签署授权书（或撤消授权通知书），最终核定责任人为酒店执行董事。
注明：各部门负责人可进行二级授权，但仅限于自己的直接下属（助理或秘书）
第三条 有关定义
1. 审核：部门负责人或上级领导对该项开支的合理性和真实性提出初步意见。
2. 复核：财务部对单据合法性、完整性、是否符合报销标准等提出意见。
3. 审批：上级领导经参考“审核”和“复核”意见后进行批准或报董事会讨论通过。
4. 核准：财务部负责人根据财务管理制度对已“审批”的开支款项核对单据和金额后安排支付。

第二章 关于费用性支出的审批
第四条 费用性支出的审批原则
1. 酒店日常费用开支（变动费用），由各部门负责人（经理或主管）根据酒店制度的规定或预算申请报批，经审核、复核、审批、核准流程支付。
属于酒店经营性的变动费用，执行董事按额度授权给各级负责人审批，酒店总经理批准，财务部负责人核准支付。
2. 固定性费用由各部门按预算指标报总经理批准后，报财务部按合同和授权书审批核准支付；
3. 固定资产和低值易耗品的购置参照财产管理制度。
第五条 固定性费用支出的审批
（一） 列入固定性费用的条件
1. 已签署正式合同各期支付单位价额和总金额相等，计入当期损益的固定性费用，如：已发生并支付每月按等额摊销的费用、设备保养及维护费、场地使用费、固定资产折旧、租金、管理费等；
2. 合同规定或已明确单价、总额浮动在正常范围内（不超过本年平均数的10%）的管理费等；
3. 已批准为常用办公用品固定供应商，月结费用额度在正常范围内（不超过本年平均数的10%）的费用；
4、经集团总裁办批准每月固定支付的预算费用。
（二） 固定性费用开支范围
包括场地租金、仓租、税费（车船使用税等）、水电费、固定话费、办公用品、办公文具、纸张、耗材用品（包括快递、邮寄费）、饮用水费用、证照年检年审费用、其他正常性政令强制性收费、酒店车辆年检、集团发布预算的费用、上级领导批准每月金额相等的应付的费用等。
（三） 固定性费用的确定流程
1. 已签署正式合同的各期支付的场地使用费、租金、管理费等，由总经办负责人提供合同原件给财务部（总经办自留复印件），酒店总经理在合同复印件上批准为固定性费用，作为财务部执行依据。
备注：
① 交给财务部的合同原件，要粘贴合同种类标签，由总经理批准签名确认为固定性费用和批准日期。
② 酒店总经理同时在合同复印件上批注为固定性费用和批准日期，并签名确认。
2. 未签署正式合同各期支付的水、电费、固定话费、宿舍租金、卫生杂费等，由总经办负责人根据近半年（或去年同期）此类费用的月报表，作为审核依据，要粘贴合同种类标签，由总经理批准签名确认为固定性费用和批准日期。
3. 常用办公用品固定供应商结算，采购部根据每季度拟定“常用办公用品固定供应商名单及常用办公文具用品预算清单”，将名单和清单给财务部和总经办备案，并作为财务部审核依据。
（四） 固定性费用支付审核、审批、核准的权限
固定性费用审核人为总经办负责人，支付的审批、核准权限为财务部负责人，总经理办公室负责人根据已批准数据，每周列明细表向总经理报告，并于每月月底列明细表呈报执行董事。
第六条 变动性费用支出的审批
（一） 变动性费用
主要指除固定性费用、薪酬、补贴等以外计入当期损益的费用。
（二） 变动性费用开支范围
包括接待费、（行销部门）市场活动费、会议费、广告费、差旅费、运杂费（包括运费、车辆过桥、油费、车辆保管费）、培训费、未列入固定费用的办公用品费用、未列入固定补贴的交通费、车辆维修费、办公设施修缮费、酒店设备维护修缮、税费等。
（三） 变动性费用的审核、审批、核准的权限
1. 业务接待费用：包括销售部等行销部门接待费用、后勤部门费用及各种行政接待费用等，需由使用部门填写业务接待单，按业务接待标准报执行董事审批。
突发性业务接待的，须提前知会总经理，总经理审批权限为2,000元/次，每月审批权限不得超过20,000元，再补业务接待单按规定审批。
2. 差旅费：所有部门人员出差产生的费用，均需填写差旅单，由总经理审核，再报执行董事审批。
3. 行销部门市场活动费：总经理审批权限为2,000元内（含2,000元），超额提前写预算报告报执行董事审批，财务部负责人根据预算的合理性按批文核准支付。
备注：预算报告要列明细表：内容、地点、参会人数、交通差旅、预计费用金额、预计收益效果。
4. 培训费：总经理（职业培训）审批权限为10,000元/月（包括差旅费），超额由执行董事审批培训申请；人事部要与培训人员签订培训协议书，财务部负责人按批文和培训协议核准支付。
5. 未列入固定性费用的日常办公开支：总经办负责人按月审核，总经理审批权限为5,000元/月（含5,000元），超过5,000元由执行董事审批，财务部负责人按批文核准支付。
6. 中介旅行社的佣金支付：各种中介旅行社所产生的佣金，需由相应部门填写费用报销单，由财务部审核，总经理复核，再报执行董事审批。
7. 其他费用：包括运杂费、未列入固定补贴的交通费、手机费、车辆维修费及各种公共设施修缮费等，由总经理审核，执行董事审批。
8. 以上各审批人本人的开支报上级领导审批。

第三章 关于食品原材料、物料用品采购支出的审批权限
第七条 关于餐饮食品原材料、客房部物料用品采购支出的审批
（一） 日常采购流程和权限：
使用部门提出申请—采购经理审核—财务成本会计复核—财务总监复核—总经理助理复核—总经理审批—财务部核准支付—采购部人员执行采购
（二） 商品材料采购支付流程：
1. 补仓性采购
属于补仓物品(供应商送货)，根据千里马请购的审批流程：仓库下单—成本会计审核—财务总监复核—总经理助理复核—总经理审批—财务部根据批文核准支付—采购购买。
备注：审批流程在8小时内完成，最长不超过16小时（工作小时 ），到货时间16小时内（工作小时），进入审批流程开始直到到货最长不超过24小时（工作小时）完成。
2. 合同性采购
属于酒店与供应商建立长期合作或大量性采购的，必须建立合同关系，形成正式书面合同，其资金支付审批流程为：采购部—成本会计审核—财务总监复核—总经理助理复核—总经理审批—财务部按批文核准支付—采购购买。
备注：采购部根据需要向供应商发送采购订单或自行采购, 取得供应商在订单上签章(或订单签章传真件)，根据合同和订单进展情况，填写付款申请单申请付款，经有权限的人审批后，财务部据此核准付款。
3. 临时性应急采购
属于临时性应急采购的，应填写应急采购单，后补办千里马流程手续，其资金支付审批流程参照《定价审批权限》。

第四章 借支、长期备用金、特例情况的审批权限
第八条 关于借支
1. 借款人填制《借款单》后，由部门经理签署后转财务总监审核，总经理审批,执行董事终审。
为便于管理层审核因公借支的必须性，根据公事的类别，借款人必须事先准备好以下文件：
出差：提交已获总经理核准的出差计划，其中须列明行程规划，费用计划等。
培训：提交已获总经理核准的培训文件，其中须列明培训单位，培训内容，培训人，培训费及其他要素等。
采购：提交已获总经理核准的《请购单》。
其他：提交必要性的文件。
2. 财务部总出纳根据已核准的《借款单》付款给借款人，并由借款人签收属实。
借款的必要说明：
1) 借款必须是一事一申请，且须专款专用。
2) 所有借款都会挂入借款人的员工挂账。
3) 如因公务计划改变或取消，借款没有使用，借款人必须及时将借款退还财务部总出纳，严禁挪作它用。
4) 鉴于借款仍属于酒店的资产，因此财务部可随时监督和检查借款的保管、使用过程，借款人须无条件地配合。
5) 酒店原则上不允许因私借款，员工因特殊原因确需借支的，以尚未发放工资金额的50%为限，并按酒店财务权限管理规定办理审批手续，因私借款不需办理报销手续，其借款金额在当月发放工资中一次性扣除。（借支时在借支单上做出“本人同意在当月工资中扣除”的书面承诺，扣款后财务应开具收据给借款人）
第九条 长期备用金
1. 长期备用金的审批权限与使用规定
适用范围：为方便采购部门零星开支、收银员工作需要，按实际需要核实发给一定的长期备用金：一般为20000元内，根据不同任务确认。
2. 审批权限：财务部负责人
3. 长期备用金的责任人：收银主管、各收银工作点的收银领班，采购部负责人；
4. 长期备用金的检查和核销时间：
（1） 检查时间：
① 定期月度检查和盘点（月度末）；
② 不定期抽查；
③ 根据需要突击检查。
（2） 核销：年度—12月31日
第十条 特殊情况下的资金审批
1. 急用资金的借支或支付：如遇真实性紧急费用的现金借支、收银员备用金或紧急采购货款的支付，相应权限的审批人外出无法办理签字手续时，可先由部门负责人电话请示具有相应权限的审批人同意，后补签字手续；
2. 连续借支：借款人第一次借款尚未报销，原则上不能再办理第二次借款，因特殊情况，确实不能如期报销，而又急待办理其它工作的借款，须把第一次借支的费用单清理制单，报财务部备案，累积借支5,000元以内（以两次为限）由部门负责人担保，财务部负责人核准支付，超额报总经理审批。

第五章 关于购买工程部维修配件、工具的审批权限
1. 工程部正常维修，需要采购工程部维修配件、工具等，按采购流程办理，紧急维修材料的采购，按临时性应急采购程序办理；
2. 维修材料、工具购买：财务部负责人审批权限为100元，超额由总经理审批请购单，财务部负责人按批文核准支付；
3. 关于工程维修属于固定资产大修理费用的审批权限：
由部门按年度报预算，按固定资产的管理制度办理，财务部负责人按批文核准支付，详见固定资产管理办法。

第六章 附则
本办法主要规定资金审批流程和权限。
此制度由集团财务中心负责解释，自公布之日起执行。集团拥有监督检查制度执行情况，并做出相应处置的权力。未尽部分将会适时予以补充修改。酒店可以提出意见并形成书面文件呈报集团审批，集团根据实际做出调整，以前该方面规则同时废止。

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叶予舜 二〇一三年十一月二十日星期三