市政建设工程公司公司管理制度汇编.doc

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山东某某工程有限责任公司

目 录
第一章 创新管理制度........................................... 1
第二章 行政部管理制度......................................... 2
2.1 印章及公司相关证件管理制度.................................2
2.2 文件档案管理制度...........................................5
2.3公文管理制度................................................9
2.4 办公及福利的管理制度....................................... 14
2.5 办公秩序及卫生管理制度..................................... 14
2.6 考勤管理制度............................................... 15
2.7 安全管理制度............................................... 17
2.8 车辆管理制度............................................... 18
2.9 会议制度................................................... 22
第三章 人力资源部管理制度.................................. ....27
3.1 招聘管理制度........................................... ....27
3.2 人事管理制度........................................... ....28
3.3 培训管理........................................... ........33
3.4 绩效考核管理........................................... ....37
第四章 经营管理部管理制度...................................... 38
4.1 合同管理制度............................................... 38
4.2 人工费的管理............................................... 44
4.3 机械费的管理.................................... ...........45
4.4 分包方管理制度....................................... ......46
4.5 开工预备会.......................................... .......50
4.6 项目实施方案编制规定................................ .... ..51
4.7 标后预算编制规定.................................... .......51
4.8 项目跟踪方案编制规定................................ .......52
4.9现场签证资料编制及审核规定..................................52
4.10月度考核...................................................53
第五章 财务部管理制度................................. .........54
5.1 财务管理制度............................................... 54
5.2 财务费用报销制度及实施细则................................. 63
5.2.1关于报销的审批流程及原则..................................63
5.2.2 报销原则........................................... ......64
5.2.3 提供原始凭证和报销单填写的要求........................... 65
5.2.4 主要费用管理规定......................................... 66
5.3 附 则...................................................... 68
第六章 采购部管理制度................................... .......69
第七章 工程技术管理部管理制度.................................. 73
7.1 工程质量管理制度........................................... 73
7.1.1施工质量管理制度..........................................74
7.1.2 工程项目施工质量管理制度................................. 75
7.1.3施工组织设计、项目实施方案审核管理制度.....................76
7.1.4施工图会审制度............................................78
7.1.5技术交底制度..............................................78
7.1.6推行样板引路制度..........................................80
7.1.7工程试验段制度............................................81
7.1.8隐蔽工程及关键部位验收制度................................81
7.1.9成品保护制度..............................................81
7.1.10技术资料管理制度.........................................82
7.1.11竣工验收备案管理制度.................................... 83
7.1.12施工质量检查制度 ........................................84
7.1.13试验、检测管理制度 ......................................85
7.1.14质量问题处理制度 ....................................... 87
7.1.15质量管理自查与评价制度 ................................. 89
7.1.16质量信息管理和质量管理改进制度 ..........................91
7.1.17施工机具管理制度 ...................................... 93
7.1.18材料、构配件、设备管理制度 ...............................97
7.1.19质量事故责任追究制度 ..................................104
7.2安全生产管理制度..................... ........... .........105
7.2.1总则................................. ...... ............ 105
7.2.2安全生产管理目标........................................ 106
7.2.3安全生产管理组织和责任体系.............................. 106
7.2.4安全生产管理制度........................................ 107
7.2.5安全教育培训制度........................................ 113
7.2.6安全生产检查制度........................................ 114
7.2.7安全技术管理制度........................................ 115
7.2.8分包安全生产管理制度.................................... 116
7.2.9施工设施、设备和劳动防护用品安全管理制度................ 118
7.2.10安全事故报告、处理制度.................................. 119
7.2.11安全生产费用管理制度.................................. . 121
7.2.12施工现场安全管理制度.................................. . 121
7.2.13应急救援管理制度...................................... . 124
7.2.14安全检查和改进管理制度................ ................. 126
7.2.15安全考核和奖惩制度................................... .. 127
7.3工程工期管理制度.......................... .................128
7.4民工招录用管理制度................ .........................129
7.5机械使用管理制度................... ........................129
7.6食堂管理制度................... ... ........................130

前 言

管理制度是一个企业的管理法则，是引导制约公司员工工作行为的准绳。是否有完善并切实可行的管理制度，体现了企业的管理水平，执行的好坏代表了全体员工的整体素质。员工都有参与制度制定、改进的权利和义务。特别是中高层管理人员和部门负责人，更有对各项管理制度进行拟定和改进的责任。因管理制度的不适合性或缺失，所造成的后果其分管领导和部门经理应负主要责任。全体员工认真执行现行的各项管理制度，并在执行中找出不足，持续改进完善，以便更具科学性、先进性、适合性，对推进规范管理，促进发展的作用。

公司重要法则

一、对外兼职、利用职务便利谋取个人私利行为的员工，一律开除并视情节轻重移交相关部门追究法律责任。
二、严重失职、渎职，给公司利益或信誉造成损害，视情节轻重给予处罚，公司有权单方面解除劳动合同。
三、对违反公司制度行为和向他人泄漏公司商业机密的员工视情节轻重给予处罚，公司有权单方面解除劳动合同。
四、乙方负责的连续性工作未完成或乙方无正当理由，并未办理工作交接手续，强行与甲方解除劳动关系的，给甲方造成损失的，由乙方赔偿甲方损失。
五、违背公司职业道德、拉帮结派、对内对外传播负面情绪损害公司形象的，视情节轻重给予处罚。
六、上述五项是计发员工绩效工资、奖金的必要条件，违反上述五项规定，公司与其解除劳动合同，在公司内所有未计发的绩效工资、奖金不予计发。
七、所有经济性单据，无主管经理级（含经理）以上人员签字视为个人行为，所签单据一律无效，公司不负任何责任。

山东某某工程有限责任公司
2013年2月

第一章 创新管理制度

企业的创新能力标志着一个企业的生命力，是企业持续发展的不竭动力，公司的每一项工作都需要不断地创新，为激励全员树立创新意识，充分挖掘员工创新能力，根据公司实际情况，特制定本管理制度。
一、评审委员会
主 任：张某
副主任：谬某
成 员：各职能部门负责人及下属单位负责人
二、评审委员会职责
1、提出或修订公司提案活动的政策方针和总体规划。
2、批准提案活动的年度经费预算。
3、制定和实施提案活动的工作流程。
4、对各部门提出的创新提案进行评审。
5、审查和监督重大提案的实施。
6、总结、奖励每年录用的创新提案。
三、创新改进提案要求
1、以部门为单位，每季度至少提出一条以上创新改进提案，每条创新提案均附解决措施、标准。
2、创新改进提案以部门为单位于每季度末提交行政部；行政部于15日内对各部门的创新改进提案进行统计、汇总、组织评审委员会评审并兑现视具体情况对个人给予100—2000元不等的奖励。
3、提交的创新改进提案要确保其有效性, 创新改进提案提交情况与本部门当月绩效考核挂钩，每被采用一条，部门经理及提案人当月绩效加10分。
4、经科学评价，行政部要对有价值的创新提案及时试行并全程跟踪，对试行效果显著或较传统先进的，要结合实际，及时制定出该创新提案的措施进行全面推广。

第二章 行政部管理制度

2.1 印章及公司相关证件管理制度
一、总 则
1、为进一步加强和规范印章管理，维护印章的严肃性，确保印章安全使用，使公司印章管理规范化、合理化，特制定本制度。
2、本制度所指印章包括公司行政印章（公章）、专用印章（如合同专用章、领导公务私章、财务专用章）及各项目部所管理的印章。
3、本制度所指印章统一由行政部按公司规定制发。 
二、印章的管理
1、公司的行政、合同印章由行政部统一管理；财务印章及法人印章由财务部统一管理，相关部门指定专人保管、使用专用印章；投标专用章、法人章由经营管理部统一管理。
2、所需印章需报行政部、总经理审批，由行政部统一负责刻制。未经审批，私自刻制与公司有关印章的，给予部门负责人罚款500-1000元，并将印章收回。造成损失的予以开除，追究经济和刑事责任。
3、印章刻制后由行政部压印登记后启用。
（1） 如相关部门撤并，须及时将印章送交行政部进行封存或销毁。
（2） 因更名或印章磨损须及时向行政部申请更换印章。
4、各部门负责人对本部门管理的印章负有监管责任，监印人要确保印章存放安全。印章若遗失须立即向本部门负责人、分管领导、主要领导报告，并登报声明该印章作废，并给予印章管理人员罚款500元。
5、使用印章必须填写《用印申请表》并办理使用登记手续。登记项目包括：用印日期、事由、用印类别、印数、用印部门、使用人、批准人、经办人。监印人员在用印时要审阅、了解用印内容，核实、清点用印数量。监印人员盖章时要规范，确保盖出的印章端正、清晰完整，印章应盖在成文日期上方，署名部门名称中间，并注意上不压正文，下要骑盖日期，页数超过两页的需加盖骑封印。
6、所有使用印章的公文、公函、协议书以及各类报表、申报材料等，用印部门要指定专人负责，统一编号，分类登记，并存入档案。
7、监印人员要坚持原则，对不符合规定的用印，有权拒绝当事人，并向有关领导报告。
8、印章原则上不借出使用。特殊情况须借出使用时，用印部门须申请，由分管领导审核、总经理批准后方可借出，并派专人监印；未经总经理批准私自将公章借出，给予印章管理人罚款300元，如因此给公司造成损失，由印章管理人全部承担，情节严重的，报司法机关处理。
9、印章管理人员工作岗位发生变动时，须办理交接手续，双方签字确认。否则给予印章管理人罚款100元。
10、坤元建材公司、绿之源公司、金茂检测线所有印章暂由财务部保管。
三、印章的使用
（一）印章的使用范围
1、公章、领导公务私章
（1）公司内部工程类业务
①程开工报告、签证、竣工验收报告、施工组织设计、工程进度预算、工程过程中报表等业务，（需经评审的资料评审后），经分公司经理审批后方可办理用印。否则不予盖章，未经审核批准给予盖章的，给予印章管理人员罚款100元，由此造成的损失由印章管理人员负责。
②印章管理人员做好用印登记，每缺少一项，给予印章管理人员罚款100元。
（2）对外业务
开具证明书、介绍信及外来单位用章，一律须经部门负责人签字同意后，报行政部、总经理审核，经董事长审批后方可办理用印。未经审核批准给予盖章的，给予印章管理人员罚款100元，由此造成的损失由印章管理人员负责。行政部做好登记并留存复印件备案。
2、合同章
（1）所有对外签订的协议书、施工合同、工业品买卖合同等，按照合同审批流程完成后，凭审批表加盖印章。未经审核批准给予盖章的，给予印章管理人员罚款100元，由此造成的损失由印章管理人员负责。
（2）职工试用协议由人力资源部经理审批后加盖印章、签署职工劳动合同须报总经理同意签批后方可盖章。未经审核批准给予盖章的，给予印章管理人员罚款100元，由此造成的损失由印章管理人员负责。
3、公司批准并授权由行政部统一刻制的印章外，其他部门及个人不得以公司名义私自刻章，若有违反，公司有权单方面解除合同。除单位授权的印章外，各部门印章不对外使用，只能在本部门的职责范围内使用。凡使用各部门印章对外签订的合同及其它契约类文书无效。
4、公司领导公务私章属于公司的公务章，代表公司领导人的身份，是行使职务的标志。印章管理人员不得私自用其印章办理业务或其他事项，由此造成的损失由印章管理人员全部承担，情节严重的移交司法机关处理。
（二）印章的使用程序
1、凡使用公司行政印章、专用章的，均须严格按本管理制度进行审批、登记。
2、各科室管理印章的使用，经部门负责人同意后可使用印章。
3、职工办理各类储蓄、购房、学历等个人性事务，经部门经理审核，总经理或董事长审批后方可用印，行政部做好登记并留存复印件备案。
4、严禁开具盖有公章的空白信函和公用笺头、介绍信等。特殊情况须报总经理特批。持空白介绍信外出工作回来，必须向公司汇报介绍信用途并带回介绍信复印件，未使用的必须交回。未交回的，给予使用人罚款500元/份。
5、用印份数以领导批准或常规规定的份数为准，不得擅自增加用印份数，扩大用印范围。用印作废的文件、材料，需退回销毁后方能重新用印。
6、监印人员有权审阅用印内容及检查留存材料是否完备齐全。一般材料要保留有领导人签批的草稿。合同、协议书等重要材料要备份一份原始文本或电子文本，方可用印。
四、公司相关证件的管理
1、公司相关荣誉证书全部由行政部统一管理。营业执照和税务方面及财务证件由财务部统一管理。如发生损坏或丢失证件情况，给予证件管理人员罚款200元，并承担办理新证件产生的费用。
2、公司的资质证书正副本及各类人事证件、培训证件原件由人力资源部管理，如发生损坏或丢失证件情况，给予证件管理人员罚款100元，并承担办理新证件产生的费用。
3、除投标活动需要将证件带出公司外，其余业务需要外借证件时需以总经理批准同意后方可带出。否则给予证件借出人员及证件使用人员分别罚款500元。如给公司造成损失，由证件借出人员及证件使用人员全部承担。
五、附 则
1、违反本规定擅自刻制、使用印章，将按公司规定给予当事人、印章保管人及部门负责人严肃处理，直至公司单方面解除劳动合同。
2、因用印材料出现问题造成损失的，由用印申请人及部门负责人承担，重大事故将追究其相关法律责任。
3、本规定自发文之日起施行。

2.2 文件档案管理制度
一、总 则
1、为加强公司档案工作，全面提高档案管理水平，有效地保护档案增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等不同形式的历史记录。公司档案分为绝密、机密、秘密三个级别。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。文件材料及时归档。工作变动时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
公司文件材料的管理由行政部负责。人事档案的管理由人力资源部负责，财务档案的日常管理由财务部负责。工程档案资料日常管理由项目部负责，竣工工程的档案由工程技术部负责存档，经营档案资料日常管理由经营管理部负责。
文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交公司档案室归档。
一项工作凡由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、文件的印发管理
1、公司公文的打印由行政部负责，并分部门记录清晰。
2、各部门需要复印的资料，由行政部统一登记在册，年终后按实际发生的成本计入各部门成本费用中。
3、公司不对外复印，特殊情况必须经行政部经理同意。违反规定者，对当事人及负责人罚款50元。
4、每季度根据各部门用纸量进行统一考核，部门用纸废纸率按照20%的比例进行考核。凡因递交甲方或监理用纸张不能存档时，必须记录递交的页数，以便年终考核。
5、公司内部日常事务用纸，能够重复利用的纸张尽量重复利用（无装订痕迹的），凡能够双面利用的纸张而没有双面利用，每发现一张罚当事人5元。
6、属保密性的文件资料作废不得重复利用，所有保密性的文件作废资料需由行政部统一处理。
四、档案分类（档案包括各种文字、图表、簿册、音像、磁盘、光盘等不同形式、不同载体的档案材料）
1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议纪要等。
3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、生产计划、营销计划、财务计划等。
4、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属单位的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类命令、工作指标、调度记录等。
6、凭证性文书材料。包括企业各单位上报的、在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、能源消耗、产品销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管单位的文件资料和相关统计报表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
9、劳资人事资料。包括企业及下属单位的人事任命、人事调整、人事管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
10、声像制品资料。包括企业及下属各单位在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外单位提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
五、资料的收集与整理
1、公司的归档资料实行“年度归档”制度，即每年3月份为公司档案资料归档期。各部门档案应于每年2月底归档完毕。
2、在档案资料归档期，由行政部向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门应积极配合与支持。
3、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
六、档案的借阅
1、董事长、总经理、行政部经理借阅非密级档案可直接通过档案管理人员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送行政部经理核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由董事长或总经理批准，二人因公外出时可委托行政部经理审批，具体按委托书的内容执行。未经公司董事长、总经理批准，私自将档案资料借出，给予档案管理人员罚款200元/次，造成档案资料丢失给予档案管理人员罚款500元/次，造成档案资料损坏，给予档案管理人员罚款300元/次。
4、档案借阅者必须做到：
（1）爱护档案，保持整洁。严禁涂改、不能在档案原件上划线、圈点、加注、勾抹、涂改、污损，如在档案资料上涂改、划线等，给予借阅人罚款100元/处，造成污损给予借阅人罚款500元。
（2）注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失、拆散或损毁档案，如发现有上述行为，给予借阅人罚款500元。
七、档案的保密要求
1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。
3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，须经公司董事长、总经理批准。
4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经董事长、总经理批准。
5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和行政经理鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
6、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
7、档案管理员丢失或擅自提供泄露档案机密，给予200-1000元的处罚，情节严重的依法追究刑事责任。
8、企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由行政部经理监督办理，档案交接之后，方能调离。
八、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当档案资料到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交行政部经理审核，经总经理批准后执行。
3、经批准销毁的公司档案，档案管理人员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。
4、在销毁公司档案资料时，必须由董事长或总经理指定二人以上专人监督销毁，并在销毁册上签名。
5、对未销毁或销毁过程中出现错误时，对档案管理人员处200-1000元罚款。
十、档案室的管理
1、档案室要建立档案的登记、统计台帐，及时记载档案的收进、移出等变动情况，每年核对、检查一次，做到帐实相符。
2、要保持档案库房的清洁、卫生、整齐，严禁在库内吸烟、生火、存放易燃、易爆物品。
3、对破损、褪变档案，及时进行修复、抢救；对保管期满的档案，要按照规定办理鉴定销毁手续。
4、要对室藏档案划定密级，对秘密以上档案必须妥善保管，严格借阅手续，未经董事长或总经理同意不得借阅。    
十一、公司各种绝密、机密、秘密级文件及档案资料严禁个人或部门留存电子文本，需按要求在规定时间内统一留存至档案室管理。同时行政部要对该部门或相关人员电脑进行电子文本清查工作，确保电子文本的唯一性。
十二、附 则
凡应归档的文件材料，承办部门均应按档案管理制度定期向档案室移交，任何个人不得据为己有，否则按公司的有关条款规定予以处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。
对于本文件档案管理制度规定不明确的详见《档案管理实施方案》。

2.3 公文管理制度
一、总则
1、公文处理必须做到准确、及时、安全，做到公文分类正确、标题完整、
格式规范、内容简明、措辞妥当，发送单位清楚，附表齐备。
2、一般不能越级行文，呈报的公文应一文一事，正式行文及签署合同的
应使用公司或项目名称全称。
二、适用范围
本制度适用于公司各职能部门和下属单位的行政公文处理。
三、职责权限
1、行政部是公司行政公文处理的管理部门，负责公司的公文处理、督查、并指导各职能部门及下属单位的公文处理工作。
2、各职能部门和下属单位负责本部门、单位的公文处理及督办。
四、公文的分类
1、请示：请上级指示和批准，用“请示”。
2、报告：向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。
3、指示：对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
4、通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
5、批复：答复请示事项，用“批复”。
6、通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级
的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
7、通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知
道事项，用“通报”。
8、公示：责任单位事先预告相关人员，用以征询意见、改善工作文体，
用“公示”。
9、决定、决议：对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。经过会议
讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
10、函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示
批准、询问和答复问题，用“函”。
11、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行
的，用“会议纪要”。
五、公文的格式
1、公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文文号、主题词等。
（1）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
（2）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。
（3）发文时间，以领导签发日期为准。
（4）公文文号一般包括单位代号、年号、顺序号。如公司发文1号文为“金建字[2012]1号”，工会发文1号文为“金工字[2012]1号”。
（5）公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件名称和件数。
（6）收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。
（7）文字一律从左至右横写横排。
2、公文纸一般用A4纸，在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要
确定。
3、对上级单位的请示或报告，用单位名义发文。
4、内部行文，可按问题的种类和性质，以公司或部门名义行文。各部门发
文一般不用红头文件。
5、按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则只发到各职能部门和下属单位，不直接发到车间和生产班组。
6、发文应根据需要确定主、抄单位，不得滥发。
六、公文处理的程序
1、发文处理。一般包括拟稿、审稿、会签、签发、用印、下发、归档程序。
（1）草拟公文的要求：
①要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明；
②情况要确定，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅力求简短；
③引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间；
④数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写；
⑤章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”；
⑥草拟公文首页必须填写统一格式的拟文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁；
⑦不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。
（2）公文审核。公司的文稿由起草文件部门负责人审核后，送行政部核稿并统一编号。
（3）公文签发。公司行政文件一律由公司主要领导签发，工会文件由工会主席签发。
（4）公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
（5）签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。
（6）公文签发后，交付打印，由拟稿部门负责校对、盖章、装订、登记、分发。
①打印文件要美观大方，符合公文格式。
②公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。
③印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，公文内容不能有“此页无正文”字样出现。
④装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。
⑤发放文件严格填写《文件发放记录》，接收单位签收文件后应及时填写《文件接收记录》以备后查。
2、收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
（1）上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。
（2）承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。
（3）凡需办理的公文，应先送行政部经理签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。行政部经理在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退回文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。
（4）加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。
（5）领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。
3、公文办理完毕后，要及时送交档案室整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。
七、文件的管理及存档
1、行政部要加强对文件管理人员的保密纪律教育。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。
2、各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、
录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，严格按照公司《档案管理制度》执行。各部门、各经办人不得逾期自行留存应该归档的文件。
3、没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销毁。
八、处罚规定
1、对未按时拟文、发文、收文的责任人，给予100元/次的罚款。
2、对未办理审批程序的发文的责任人，给予100元/次的罚款。
3、对未按标准格式发文的责任人，给予100元/次的罚款。
4、对于公文出现错误导致意思改变或出现文字错误的现象，给予责任人50元/次的罚款。
5、对未按时做好文件归档的责任人，给予50元每份的罚款。
6、对于丢失文件的责任人，给予200元的罚款。
7、对于年度未按时上交档案或上交档案不完善的部门，给予部门负责人200元的罚款。

2.4 办公及福利的管理制度
一、办公用品的购买与发放
1、各部门根据实际需要，编制物品请购单于每月25日前将下月办公用品采购计划交行政部，行政部经理审核后，再经总经理或董事长审批后，由行政部进行询价，并集中统一采购。行政部应将购货发票连同送货清单（需注明送货人电话号码）、入库单、物品请购单一并交财务部报账