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商务公文写作培训2011年10月5/21/202411商务公文写作一开篇开篇商务公文写作的概念2商务文书分类 指挥性文书指示（红头）规范性文书章程（制度）报请性文书请示（报文）知照性文书通知 联络性文书信函 记录性文书会议记录 报导性文书新闻 法律性文书合同3商商务公文写作的特点公文写作的特点公文写作公文写作贵在精确、在精确、简单而直接。而直接。白居易白居易白居易白居易 赋得古原草送别离离原上草，一离离原上草，一离离原上草，一离离原上草，一岁岁一枯荣。一枯荣。一枯荣。一枯荣。野火野火野火野火烧烧不尽，春不尽，春不尽，春不尽，春风风吹又生。吹又生。吹又生。吹又生。4用语精确对于项目管理人才的需求每年都在增加。对比这两种说法：对于项目管理人才的需求以每年20的速度增长。你的帐款已经过期了。你的帐款已经过期45天了。5用语精确XX公司关于电脑问题的通知找问题：缺少“采购”、“管理”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的意图。6练 习关于申关于申请支付南区工程形象支付南区工程形象进度款的度款的报告告.doc指出公文中的错误7公文写作的特点简明句中无余字，篇内无赘语准确一字入公文，九牛拔不出朴实不拐弯抹角，不可以藻饰庄重用词严肃端庄，不带感情色彩8商务公文写作二写作步写作步骤如何写出好文章9行动目标 第一步第一步 制定正确的制定正确的行行动目目标10行动目标 部门经理让你通知各部门相关人员参加工程专题会议，你确定了时间和地点后发一个邮件给各部门应到会人员。请分析你的行动目标。11行动目标行行动目目标 的行的行动“我要通知每个应参加会人员会议的时间和地点。”被被动目目标 的意愿的意愿“我要在会议前确认每个人能否参加。”12正式指数 第二步第二步 决定文章的决定文章的正式程度正式程度13正式指数1 1、你本人很了解、你本人很了解对方方吗？2 2、目、目标读者比你者比你们的的层级低低吗？3 3、是好消息、是好消息吗？正式指数1 1分分1010分分14正式指数 形式形式 称称谓 语气气正式程度表正式程度表现在：在：15正式指数 你是行政部秘书，总经理要组织各部门负责人开会后共进午餐沟通感情，请你代表总经理发邮件给他们。案例分析：利用“正式指数”工具分析下面的信件的正式程度。16说服矩阵 第三步第三步 决定文章的决定文章的总体体风格格17说服矩阵 立场一致立场不一致资源不充足资源充足说服矩阵18说服矩阵l目目标读者和你是否同一者和你是否同一立立场？l你的你的读者者认识你你吗，喜，喜欢你你吗？l你喜你喜欢你的你的读者者吗？资源源你要你要读者做的事在他者做的事在他们能力范能力范围吗？他他们本身面本身面临资源源约束束吗？他他们占有占有资源源吗？立立立立场场19说服矩阵 立场一致立场不一致资源不充足资源充足一象限简单型二象限说服型四象限解决问题型三象限艰难型说服矩阵20说服矩阵 立场不一致立场一致资源不充足资源充足一象限简单型罗列事实短文即可通知性质二象限说服型多次沟通强调利益所在较长篇幅四象限解决问题型有问有答较长篇幅三象限艰难型不值得花费精力说服矩阵21说服矩阵 场景一：总经理让你给公司的新年晚会找一个饭店，预算是五千元。你发现了一个好地方：离公司近饭菜可口，在预算之内。案例分析：利用“说服矩阵”工具分析下面的信件的总体风格。简单型22说服矩阵 场景三：你向老板建议组织员工去听新年音乐会，不再开新年晚会。费用也在预算之内。说服型 场景二：你找到了一个地方：各方面都合适，只是报价超过预算五百元。解决问题型23层次结构 第四步第四步 选择文章的文章的层次次结构构24层次结构 连贯式式 并列式并列式 分析分析问题式式 问答式答式 行行动结果式果式公文的公文的“五五”大主要大主要层次：次：25层次结构 突出事情的 脉络；浑然贯通，连成一体；程序安装说明，事故调查报告，工程报告。（一）（一）式式按照事情发展经过和时间顺序。26层次结构 便于读者 信息；报告、总结、建议书。（二）（二）式式 层次之间是并列关系。27层次结构 结果（批复、指示、命令）；提出问题，分析问题（情况简报）；提出问题，解决问题（公告，通知）；完整结构（指导性通报，决议）。（三）（三）式式 提出问题，分析问题，解决问题。28层次结构 设计问题，突出利益；突出避免不良后果的方法；业务通讯，操作程序指南。（四）（四）式式 用问答来组织全篇。29层次结构突出结果；问题也是机会；推荐信，推销信。（五）（五）式式 直指事情的结果。30列大纲 第五步第五步 列出文章的列出文章的大大纲31列大纲 七分想，三分写七分想，三分写 磨刀不磨刀不误砍柴工砍柴工 提提炼想法，有了骨想法，有了骨头不愁肉不愁肉 建立合理次序建立合理次序列出大列出大纲的目的：的目的：32列大纲利用大纲来有序的组织思路提提纲法法辐射法射法列大列大纲33练 习写一份搬迁办公楼的请示 关于搬迁关于搬迁关于搬迁关于搬迁xxxx楼的楼的楼的楼的请请示示示示.doc.doc34撰写初稿 第六步第六步 撰写初稿撰写初稿35层次结构一鼓作气，如一鼓作气，如“冲刺冲刺”冲出初稿后再修改冲出初稿后再修改不要不要“十步九回十步九回头”通通过写出好开写出好开头找到找到感感觉写初稿的注意事写初稿的注意事项：36商务公文写作三写作技巧写作技巧如何使文章生动有效37情感指数 技巧一技巧一 情感指数情感指数38情感指数提到提到 的次数的次数提到自己或公司的次数提到自己或公司的次数计算情感指数减对读者的关注程度39情感指数 第二人称代第二人称代词 第三人称第三人称专有有词 读者姓名者姓名 对读者的暗指者的暗指增加情感指数：增加情感指数：40读者为尊 技巧二技巧二 读者者为尊尊41读者为尊非常感谢各位的努力工作，我们公司在10年度超过了预期的目标。比较以下两种说法：我很高兴地宣布，我们公司在10年度超过了预期的目标。42有效的反馈 技巧三技巧三 有效的反有效的反馈43有效的反馈正面反正面反馈 反反馈负面的反面的反馈没有反没有反馈反馈的定义：沟通中，信息接收者向信息发出者作出回应的行为。44增加紧迫性 技巧四技巧四 增加增加紧迫性迫性45增加紧迫性u 增强紧迫感u 激发读者采取行动u 专业性u 商业化46时间敏感性u“今天下班前”u“1小时之内”u“今天下午3点是最后的提交时间。”u“明天见面之前”u“2005年12月31日之前”u“合同生效之前”时间敏感性句法47时间敏感性避免使用时间代词，如“昨天”、“今天”，“本月”。重要会议记录、紧急文电，注明时分。年份一律用公元全称，不得省略。如“二八年”不能省称“八年”。公元以外的纪年，应加注公立年份，如“民国十六年（公元1927年）”尽量避免使用农历日期，如非用不可时，则须使用汉字，如“腊月十五”，不能写成“腊月15”星期几用汉字，如“星期五”，不能写成“星期5”。使用时间应注意的问题48增加可信度 技巧五技巧五 增加可信度增加可信度49增加可信度我们在努力爱护环境。我们在回收塑料、玻璃、铝材和纸张，尽最大努力去爱护环境。概括性实用有效的信息50简 洁 技巧六技巧六 使行文使行文简洁51简洁修改前：“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置定在离河最远的地方，或者如果这个位置不能够为大家所接受，我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点。”修改后：“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置定在离河最远的地方。如果这个位置不能够为大家所接受，我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点。”变复合句为独立句：52简洁u淘汰层层套话u多用陈述性，少用描写性u适当运用缩略语（三个代表）53商务公文写作四注意事注意事项如何使文章更加规范54数字的使用请找出下面的句子中的表达上的错误：本月产量为300吨，增加了8大专文化程度的由过去的54上升到78，大本文化程度的由过去的29上升到53。55数字的使用真实、准确；各个分数之和要与总数相等；统计口径一致；计量单位一致；列举数字有可比性；“以上”“以下”，按惯例，包括本数在内使用数字时应注意的问题：56数字的使用“增加”、“上升”、“提高”、“扩大”、“增长”等词后面附带“到”、“至”、“为”加上增加数的和数。“增加”、“上升”、“提高”、“扩大”、“增长”等词后面附带“了”或不带“了”字，则不包括本数。减少时，如“减少”、“降低”、“缩小”后附带“到”、“至”、“为”，是用以说明原数减去减少数后的差数。带或不带“了”字，则不包括本数在内。倍数关系：57数字的使用汉字和阿拉伯数字要统一；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。使用数字时应注意的问题：58层次序数公文的层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。不要越级套用，限制在四层以内。一般不用“第一”，“第二”，“第三”，“首先”，“其次”，“再次”59计量单位（注意字母缩写）质量（重量）单位 千克、公斤、斤、两 长度单位 公里、米、尺、公分 功率单位 千瓦、马力 功、热单位 焦耳、千卡 体积单位 毫升、公升、立升 电量单位 千瓦时、度 土地面积单位 公顷、平方米、亩、平方丈判断题60标点符号请说出下面的标点符号错在哪里:严禁中外记者利用采访，进行挑唆，煽动性宣传报道。“一、二十字”、“二、三十年代”、“七、八十岁”经营项目：馄饨、饺子、面条等等。通过这件事，我们深刻体会到：依靠群众，坚持调查研究的重要性。61标点符号问：反问句是用叹号还是用问号？“仙桃应当无破损，腐烂。”错在哪里？点号：点断，停顿句末点号：句号、问号、叹号（停顿和语气）句内点号：逗号、顿号、分号、冒号（句内停顿）标号：标明语句的性质和作用九种：引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号、专名号62标点符号引号：非法规性的文件，用引号加以强调，而不用书名号。转发XX省XX厅“关于人文函大招生问题”的通知 特定称谓：关于“渤海2号”钻井船翻沉事故的检讨报告 缩略语，具特殊含义：关于“农转非”户口审批制度改革情况的报告农业户口转为非农业户口：“农转非”需要着重论述的对象，用引号标示。“有物”就是要有内容，“有序”就是要有条理。63标点符号括号：在公文标题中，对文件内容的成熟程 度予以说明 XX市人民政府住房公积金管理办法（试行）省略号引文的省略列举的省略说话断断续续不要与“等”、“等等”一起用64商务公文写作四公文公文处理理65公文处理 发文办理指以机关名义制发公文的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。一、公文处理工作内容 二、公文处理工作的基本要求 三、公文办理工作程序 四、公文日常管理有关规定66公文处理一、公文一、公文处理工作内容理工作内容 公文办理：收文和发文管理 公文管理：收集、利用和归档管理等。二、公文二、公文处理工作的要求理工作的要求 基本要求公文处理工作应当坚持实事求是、精简高效、做到及时、准确、安全。67公文处理四、公文管理的有关四、公文管理的有关规定定（一）公文要实行统一管理 （二）翻印上级公文，需本部门领导同意，并注明相关项目。（三）传递秘密公文，要有保密措施。（四）复印件作为正式公文使用，需加盖证明章。（五）部门撤并、人员变化时，公文要做相应的处置。（六）不具备存档价值的公文，经批准，应定期销毁。68公文整理公文整理是公文公文整理是公文处理的最后一个理的最后一个环节一、公文整理的含义及整理原则（一）是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。对对公文整理的含公文整理的含义义可以从以下方面理解：可以从以下方面理解：1、必须是办理完毕的公文才能进行整理2、必须是有查考利用价值的公文才有必要进行整理。3、整理公文时必须遵循公文形成规律，保持公文内在联系。69公文整理（二）公文整理原则 遵循公文形成规律，保持公文之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。对公文的原公文的原则可以从以下方面理解可以从以下方面理解1、遵循公文形成规律2、保持公文之间的有机联系主要体现在公文的来源、内容、时间、形式等。3、区分不同价值。按照公文的重要程度和使用价值大小进行确定，保存价值大的重点整理和保管，没有保存价值的剔出销毁。4、便于保管和利用。70公文整理二、公文整理工作的组织实施（一）确定归档范围要求综合档案室档案员充分了解本单位和各科室的职能，制定齐全完整的归档范围。（二）确立整理方式即公文整理在哪个部门进行。集中式，把需要归档的文件集中到档案室统一整理，这种方法适用于人员少，机构少，形成文件少，办公集中的单位。分散式，即需要归档的文件由文件形成部门进行整理，这种方法适用于内设机构多，各科分工明确，公文数量大且兼职档案员能够承担整理工作的部门。集中与分散结合式，这种方式适用于文书档案形成量较少，业务性较强的部门。71公文整理（三）公文整理注意的问题1、本单位形成的是重点；2、保证齐全完整；3、加强登记；4、国家有关公文整理的规定。72