基于电子签名的工程资料无纸化研究与应用.pdf

97NO.6/DECEMBER.2023交通建设与管理 影响有影响的人 基于电子签名的工程资料无纸化研究与应用杨爱良1，张 京21.浙江数智交院科技股份有限公司 浙江 杭州 310000；2.中科微易（苏州）智能科技有限公司 江苏 苏州 215600摘要：随着计算机网络与电子信息技术的迅速发展以及国家相关政策的引导，无纸化办公已经形成流行趋势。然而，在公路工程建设行业，由于参建方众多，管理颗粒度粗糙，使得信息化手段难以推进。针对公路工程建设内业资料制作与竣工资料归档的需求，依托苏台高速公路南浔至桐乡段及桐乡至德清联络线（二期）项目，开展基于电子签名的工程内业资料标准化制作与竣工资料电子归档研究，为公路工程建设行业在内业资料制作和竣工资料电子归档方面提供一种全新的解决方案。关键词：电子签名；公路工程；内业资料；标准化制作；竣工资料；电子归档中图分类号：U415.11 文献标识码：A 文章编号：1673-8098（2023）06-0097-030 引言公路工程项目在施工过程中将产生大量的施工原始资料，一般统称为内业资料。内业资料是反映施工现场实体最终成果的重要性资料，它贯穿于工程建设的全过程，以文字、图像、影像等手段记录施工过程，反映了施工过程中的各种状态和责任，能够真实再现施工时的情况，在工程施工、交工、竣工过程中有着非常重要的作用。公路工程建设行业上下游产业链长，参建方众多，尤其是中小型施工队伍素质参差不齐，管理颗粒度粗糙，导致工程内业资料的制作水平良莠不齐，容易出现内业资料管理不善、缺失、真实性低、没有统一标准、效率低下等问题。为了解决这些问题，可以借助信息化手段实现工程内业资料的标准化制作；在工程内业资料制作标准化的基础上，得以研究竣工资料电子化归档。1 电子签名概述自 2005 年 4 月 1 日起正式施行的中华人民共和国电子签名法第二条规定：“本法所称电子签名，是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。”即通过加密技术对电子文件进行电子形式的签名，同时可以识别签名人身份、保证电子文件不被随意删除和更改，起到与手写签名同等的作用1。电子签名技术将助力工程内业资料无纸化办公时代的到来，对工程竣工资料电子归档具有重要意义，电子签名法的颁布实施，也为工程行业资料数字化提供了法律依据。施工过程内业资料至少应具备三条主要属性：原始性、真实性和合法性。“可靠、合法”的电子签名为施工内业资料的原始性、真实性、合法性和完整性提供了一种“安全锁定”的机制2。大数据时代已经来临，随着计算机和网络信息技术的蓬勃发展，无纸化办公已经在企事业单位中形成趋势，各种以纸质文本为载体的文件逐渐转换成电子形式，以电子文件的形式在办公系统中进行传递、分发、交流、共享和存档，在这个过程中，电子文件带来的好处已经被大众认可。“可靠、合法”的电子签名应用于内业资料的制作后，能够有效降低工程内业资料制作成本和保管成本，实行电子签名之后，资料可以通过原生电子文件的形式进行海量存储，既不用打印，也不用新建实体库房来保存；同时，信息化的管理手段还能够实现内业资料管理的规范化、制作的标准化，减少重复工作，提高内业资料和工程竣工档案工作效率及有限资源的使用效率。从工程行业档案管理的现状来看，工程档案有超过 80%的资料是由标准格式的图、表组成的，然而内业资料的主要制作者是施工单位，不同人员的业务水平差异比较大，如何通过信息化系统，规范而高效地完成对工程内业资料的制作及管理工作，同时完成98 Academic Papers学术交流影 响 有 影 响 的 人 竣工资料的电子归档，是目前工程行业迫切需要解决的问题。相关行业管理部门通过不断探索，依托苏台高速公路南浔至桐乡段及桐乡至德清联络线（二期）项目，开发出一套基于电子签名的工程内业资料制作与电子归档系统，通过信息化系统实现全生命周期的内业资料的标准化制作，提高了工作效率，减少了人工成本；同时，利用“可靠、合法”的电子签名，解决人员变动大、录入签批工作量大、文件整理不规范、不全面等问题。通过信息化系统实现对报表填报历史版本的管理，防止文件损坏、丢失等实际问题。真正实现“三同步”管理制度，即与工程建设同步收集、同步整理、同步归档。系统经过近 3 年的运行，发现通过信息化管理，可以大幅度提高内业资料的制作管理水平，大幅度提高工作效率。2 内业资料的标准化制作从工程资料文件的形成、各工序节点工程质量的监控到工程文件的签批以及归档的整个生命周期，利用“可靠、合法”的电子签名，实现以电子文件的形式在办公系统中发起、传递、分发、签批、交流、共享和存档，见图 1。2.1 规范管理用表依据 公路工程质量检验评定标准 第一册 土建工程（JTG F80/12017）要求，内置整套质检资料表格模板，同时设置好资料填报时智能填写（包括单表内智能填充、跨表间智能取数及跨工序间智能取数）参数等；利用无插件技术，提供模板在线设计功能，从而将规范的整套表格模板同步至信息化系统中。适应表内公式取数、各表间数据关系取数、跨工序间数据关系取数设置，在资料填报时，设置取数规则的报表智能填充数据；提供模板数据智能校验功能的维护，以及提供各模板填报指引功能的维护。在资料填报时，系统智能校验用户填入数据的有效性，从而帮助内业资料填报人员进行内业资料的标准化制作。2.2 工程类别标准化划分、工序用表标准化设置根据 公路工程质量检验评定标准 第一册 土建工程（JTG F80/12017）关于单位、分部及分项工程划分的要求，梳理出标准的工程项目划分；在此基础上，明确各工序下的一整套质检资料表格，从表格编号、表格内容、格式以及表格与表格之间的先后顺序、表格签批角色等方面进行标准化设置，将标准定义到每一个数据点，最终做到从划分到用表、表格填报、表格签批均规范且标准，实现基于电子签名的工程内业资料标准化制作。2.3 电子签名技术与 AI 识别、OCR 识别的结合运用电子签名、AI 技术、OCR 识别等技术，将工程所有专业类别进行标准划分、所有工程管理表格体系构建在质保资料管理平台上，结合电子签名，将施工过程中的开工报告、工序报验、首件资料、施工原始记录等业务在线填报签批完成，得到基于规范的内置规则下的标准化内业资料；通过实名制电子签名技术的运用，保证施工内业资料的原始性、真实性、合法性和完整性。3 竣工资料电子文件归档3.1 进行电子文件归档的原因分析2016年4月，国家档案局印发 全国档案事业发展“十三五”规划纲要，提出：在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸图 1 内业资料的标准化制作流程99NO.6/DECEMBER.2023交通建设与管理 影响有影响的人 质档案）管理试点。同年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发国家电子文件管理“十三五”规划，也提出开展电子档案单套制、单轨制管理试点。在一系列政策导向之下，推行电子文件、电子档案单套归档、单轨运行将是必然趋势。竣工资料电子文件归档能够大大降低工程内业资料的制作成本以及档案的保管成本。据统计，以一条100km高速公路为例，将产生 45 万页左右的纸质档案，单是纸张打印及装订的费用预计需花费 50 万元左右，另外还需要搭建至少 200m2的专用库房来集中保管，而库房还需要配置符合十防要求的各类设备设施，硬件投入成本很高且后期利用率不高，容易造成资源浪费。纸质档案应用的不足之处在于：纸质档案的存档数量比较少，多数情况就是原件一套，并且只能在同一个地点，利用的便捷性不够，不符合现在的办公理念；随着时间的推移和阅读次数的增加，纸质档案不可避免地会出现纸质损坏、字迹老化淡化等问题。而电子档案的便捷性、共享性、经济环保性以及对文件的保护程度都是有目共睹的，同时电子档案的出现，将打破传统纸质档案必须在固定场合进行查阅的局限，势必会带来更新更符合当前需求的办公新方式。3.2 主要实现方法前文已经提出，“可靠、合法”的电子签名为施工内业资料的原始性、真实性、合法性和完整性提供了一种“安全锁定”的机制，系统基于电子签名产生的标准化制作的电子文件为竣工资料电子归档提供了可能性。同时，系统通过接口的方式接收第三方渠道发来的电子文件。3.2.1 建立标准归档提醒，支持多种形式文件收集根据项目归档范围建立项目整体归档体系，各单位用户按归档体系收集；采用多渠道文件收集方式，支持外部业务系统与项目档案模块对接转入，同时支持本地上传、扫描仪直接上传及扫码上传等。另外，支持单份文件上传及文件批量上传，在上传过程中即按流程完成文件归档所需的著录项信息，并自动识别文件页数，将页码自动生成到每页。3.2.2 全面配置内业资料组卷规则根据归档办法，通过系统配置组卷规则，包含案卷题名、卷内文件题名、档号命名规则、保管期限、密级、编制单位、责任者、排序方式等案卷属性，所有收集完整的文件可以根据组卷规则自动生成案卷目录、卷内目录、备考表、脊背条等；也支持手动进行组卷。3.2.3 规范电子文件封装标准随着信息化技术的发展，档案信息的采集与处理、存储与检索等技术已得到极大的发展。目前国家已出台了相关电子档案技术保障数据标准，如 版式电子文件长期保存格式需求（DA/T 472009）、基于 XML 的电子文件封装规范（DA/T 482009）、电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T 382008）等对电子档案基础进行了明确规范。在实施过程中通过数据加密、电子签名等方式实现安全使用。在技术架构上，采用先进的数据库支持和管理系统，实现档案的分布式存储和高并发访问3。3.2.4 规范管理元数据4元数据能够对电子数据本身的特征及属性进行描述，是一种能够对各种信息资源进行结构化描述，提供关于信息资料或数据的结构化数据。元数据能够记录电子档案和电子文件的形成、利用和处理的过程，从而保证电子档案的真实性和完整性；也能利用元数据在电子档案迁移的过程中保证档案的完整性和可读性。通过规范元数据管理，使得电子档案在真实性、完整性、安全性、可靠性上具有保障力。3.2.5 利用多种技术实现电子档案的检索和利用以编码技术、SOA、云计算、XML、元数据等为技术线路，应用 WEB 技术开发前端页面，将文件编码所隐含信息与检索查询链接，实现根据关键字、内容对文件进行检索，利用 OCR 识别技术，实现 PDF 双层检索，使档案资料的利用更便捷。4 结语在计算机网络快速普及的今天，如何利用电子信息技术推动建设工程行业的数字化、规范化、一体化是十分值得探索的。目前国家有关文件的出台和法律法规的指导也越加完善，电子档案已经是建设工程行业的必然趋势，同时还需要不断改进，本文结合工程实例开展研究，进行了基于电子签名的工程内业资料标准化制作与竣工资料电子归档的研究与应用，为类似的建设工程信息化提供了参考。参考文献1 周丹.单轨制模式下城建档案推行电子签名的相关问题浅析J.城建档案，2021（10）：84-85.2 丁鼎，潘大为.基建工程项目管理过程数据及归档电子文件单轨制研究 J.档案时空，2022（3）：60-64.3 丘美嫦.高速公路项目实施电子档案单轨制的可行性 J.交通世界，2018（19）：140-141+149.4 陈兰.电子档案元数据的管理方案 J.经营者，2018（6）：22.