SD-020-产品主数据维护管理制度.doc

ERP流程配套制度
制度名称：
产品主数据维护管理制度
制度编号：
SD-020
二○○四年四月
1目的和适用范围
1.1目的
为规范ERP系统产品主数据的更改、新增和冻结操作，方便集团公司各级用户使用和查询ERP系统的主数据，避免出现产品编码的一码多物和多码一物的现象，特制定本制度。
1.2适用范围
本制度适用于各类用户的产品主数据（含集团外部合同、内部合同以及客户询价单）需要ERP系统进行更改、新增时提出申请的所有部门，对产品数据的相关信息进行归口管理和审批的业务或职能部门，归口进行主数据维护的部门，以及所有参与上述工作的员工。
2职责
2.1申请的提出
当存在有下列情形时，营销部及相关经营单位必须提出申请对产品主数据进行更改、新增。
2.1.1当新增的集团外部合同（或内部合同，或客户询价单）需要进入ERP系统处理业务时由营销部及相关经营单位填写产品主数据维护（创建）申请表。
2.1.2当集团外部合同（或内部合同，或客户询价单）因产品的规格参数、零部件配置或其他要素发生变化时, 营销部及相关经营单位填写产品主数据维护（修改）申请表。
2.1.3当集团公司由于产品经营战略调整（或产品利润低等原因）而淘汰（或决定不生产）某种产品时，营销部及相关经营单位提出，集团公司审核后（一般是每年一次）向ERP系统主数据维护员报送相应的产品主数据维护（删除标记）申请表。
2.1.4当营销部及相关经营单位因为特殊原因需要对产品进行删除标记时，财务部或营销部及相关经营单位均可以向ERP系统主数据维护员报送相应的主数据维护（删除标记）申请表，但必须通知其余相关部门。
2.2申请表相关数据的完善
2.2.1申请部门的申请表格交ERP系统主数据维护员后，由主数据维护员对照表格判断是否有另外的数据需要其他部门进行完善时，由系统主数据维护员将相应表格分发至相关部门。
2.2.2营销部及相关经营单位对产品主数据的“基本数据1”、“基本数据2”、“销售：销售组织数据1”、“销售：销售组织数据2”和“销售：一般/工厂数据”等销售视图进行完善。
2.2.3财务部对产品主数据的会计成本视图进行完善。
2.2.4 生产部门对产品主数据的生产视图进行完善。
2.2.5相关部门对产品主数据的物料视图进行完善。
2.3产品主数据的维护
产品主数据的维护只能由ERP系统的产品主数据维护员进行相应的更改、新增和删除标记，ERP系统的产品主数据维护员必须凭各部门审批签字盖章的申请才能进行维护，数据不完整不得维护。
3工作程序
3.1正常维护流程和处理时间规定
由申请部门的主数据归口管理人员根据需要填写表格，经本部门主管领导批准，通过OA系统将表格发送给产品主数据维护员，同时还必须用电话通知主数据维护员接收；主数据维护员必须在接到表格的4小时内对表格进行处理，需要其它部门完善相关数据时，通过OA系统将表格转发给其他部门的客户主数据归口员，同时用电话另行通知；其他需要对主数据维护申请表上相关项目进行完善或审批的部门在接到ERP系统的产品主数据维护员转发的表格后必须在4小时内处理完表格并转回ERP系统的产品主数据维护员；ERP系统的产品主数据维护员在接到相关部门转回的表格后必须在4小时内处理完毕并通知主数据维护申请表提出部门。
3.2因特殊情况的产品主数据维护时间规定
当因集团外部合同（或内部合同，或客户询价单）所需的产品规格参数等变更等原因需要变更（或删除标记）产品主数据时，为了不给公司造成损失，提出申请部门必须在申请表上标明（紧急处理）字样，各处理环节必须在两小时之内处理完毕。同时提出部门必须另外发函通知相关部门。
3.3其他规定
3.3.1为了使产品主数据维护员能够有针对性地联系各相关部门的人员，各相关部门必须将产品主数据的处理归口一个岗位负责，并明确主管领导，产品主数据维护员只同归口人员进行联系。
3.3.2为了避免同一产品重复编码，减少不必要的检查工作，产品主数据维护申请表提出人员必须反复对系统产品信息进行检查，查看所需维护的产品信息在系统中是否已经存在。
3.3.3产品主数据维护员对检查的产品主数据维护申请表的结果及处理时间进行登记，作为对申请表提供数据的相关部门人员的考核依据，相关人员对客户主数据维护员的处理时间进行记录，同样可以检查产品主数据维护员的工作效果。
4考核办法
4.1处理时间超时考核
产品主数据的处理部门必须在规定的时间内处理完规定的业务，没有按期完成，每次扣归口人员50元，扣处理部门分管领导20元，月累计达到3次或3次以上按每3次另扣责任部门200元。
4.2对申报不实的考核
产品主数据维护申请部门所报需要增加的新产品，如果被系统管理员查出不是新产品而退回的情况达到提出部门申请表格时，第一次扣责任人20元，扣责任部门50元，第二次加倍扣款，并将相关记录作为业绩考核依据。
4.3对维护员维护数据输错的考核