工作计画管理制度系统规划.doc

工作计划管理系统规划

一、 背景
1. 目前公司内没有一套方法指导各单位展开其工作计划，无法了解各单位或各项目工作计划的全貌、不易判断各单位所展开的工作计划是否适当，亦使各单位缺乏管理的依据。
2. 目前公司内没有订出管理工作计划的方法与制度，使得工作计划的负责人及管理者缺乏适当的工具来管理及控制工作计划进行的状况，容易产生疏忽、遗漏或执行状况无法掌握的情形。

二、 理念/政策
1. 在工作开始进行之前，必须要有完整的计划；在订定具体的工作计划之前，必须要完成9个steps做事方法中的step 1至step 4，并将subject清楚的订出来。
2. 将subject展出完整的tree是管理阶层的责任，负责整个subject的管理阶层必须协调相关的资源、订出完整的工作计划。
3. 工作计划必须要经过的分析、逐层展开，一直到可执行、可控制、可measure、明确到可判断是否已完成的item，各阶的subject及最低一阶的item都须指定KLM，而最低一阶item的KLM才是真正实际执行的人。
4. 在工作开始前就订定完整的静态计划之目的在于确保工作计划是经完整的分析所产生的，并使管理阶层能有效管理工作状况且不致遗漏、使执行工作项目的人员能清楚知该在什么时候做什么事。
5. 任何的工作项目都要有目标，目标就是future expectation，要衡量目标的达成与否，就要有Indicator来衡量，各阶的subject与最低一阶的item都要有目标与完成标准，以明确判断该subject或item是否达到预期状况，而不是以一个笼统的目标来订。
6. 由subject展出来到可执行的工作计划，要有人来check schedule对了没有？ target对了没有？甚至是KLM对了没有？schedule要包括什么时候开始、预定什么时候完成的时间；approve工作计划的人要approve schedule、要approve target、要approve indicator，甚至于要approve项目，如果项目还太大、没有展完时，还要再往下继续展，还要approve KLM assign得对不对。
7. 工作计划的管理要落实2 level control的观念，每个人对己负责的事情都要做自我管理，并将执行状况呈报给主管。
8. 任何一个工作计划在进行的时候，每一个人都要做自我管理，所谓的自我管理就是须对自己所负责的事情要提出weekly、monthly或是closing report；还要有approve的人来check自我管理的report，并对这份报告表示同意。
9. 在执行的过程中，管理阶层及实际执行的人员仍可依当时的状况与工作的重要程度，合理地调整工作项目执行的顺序；定期检讨的目的即在于检讨各工作项目是否异常状况、妥善安排待执行工作项目的优先级及决定是否须要额外的支持，而非以评核个人的工作绩效为目的。
10. approve自我管理的人是在check 该item的各项内容对了没有？譬如delay是不是因为resources不够？或者说knowledge不够？还是该support的人没有support他？approve的人要去了解这些事情，不是随便敷衍一下，approve的人sign了以后就要追究责任；approve的人真正要检讨的是计划能达到或不能达到的issue是什么？跟他对应的plan是什么？engineer提出来的action plan一定要得到主管(approve的人)的support。engineer完成自我管理report后，要送给他的直接主管。
11. 管理阶层必须要分别从「人」及「事」的角度来管理工作计划进行的状况；从人的角度来看，就是从行政组织的立场来检讨资源是否足够？运用是否得当？从事的角度来看，是基于完成任务的观点，管控工作的目标及进度要能够under control。
12. 工作计划在检讨时，应依重要度及困难度的rating来检讨，并依工作计划的重要度与困难度的综合考虑，来决定工作计划显示的顺序。

三、 目的
1. 提供展开工作计划方法及应用格式。
2. 订出工作计划执告与管理的系统及应用格式。

四、 适用范围
1. 为解决营运异常所产生的工作计划。
2. 为改善现行作业所产生的工作计划。
3. 由交办事项所产生的工作计划。

五、 内容
1. 工作计划管理系统运作架构：如附图一
2. 制订静态的工作计划
2-1. 展开工作计划
2-1.1. 各单位所提出的工作计划主题(第一阶的subject)，必须是经过9个steps做事方法的step 1到step 4之分析，找出subject后所订定的。
2-1.2. 各单位基于功能职掌、主管指示或其它人员要求所产生的SUBJECT应运用适当的工具(如GATT图、PERT图、TREE…等)将工作逐层、逐项展开至最低一阶可执行的项目，以确保工作计划安排适当、具体可执行、可结案、且管理阶层能有效控管。
2-1.3. 完整分析SUBJECT、订出具体可执行的工作计划是管理阶层的责任；第一阶subject的负责人必须协调整合相关的资源，对工作计划做出妥善的安排，并将结果呈上一阶主管approve。
2-1.4. 最低一阶的工作项目之执行期间以不超过两周为宜。
2-1.5. 若以TREE的方式分析、展开工作计划时，每一个subject所展出来下一阶的子subject或item完成时，即代表该subject完成，故当整个工作计划所展出的最低阶item全部完成时，该工作计划即应完成；若同属于某subject或子subject下，较低阶的子subject或item完成后，仍未达到上一阶的完成标准时，即表示tree的展开不完整或低阶subject(或item)的完成标准订得不适当，工作计划执行过程中，若发生这种情形时，应重新检讨工作计划展开图及各阶subject、item的完成标准是否适当。
2-1.6. 展开工作的工具中，「工作计划展开图」(TREE)格式如附件一所示，其它工具则请自行参阅相关法案。
2-2. 项目工作计划表
2-2-1.各SUBJECT经由完整分析后展开的工作计划，该计划的总负责人应将各阶的子计划、乃至执行阶层的工作项目转录于项目工作计划表中列管，并针对每一个子计划及工作项目妥善订出其目标、完成标准、执行起迄日及负责人(KLM)。
2-2-2.项目工作计划表为一静态的计划，做为执行、检讨与修订的依据。
2-2-3. SUBJECT的总负责人应确认本表的各项内容后，呈其主管核准。
2-2-4. 项目工作计划表格式如附件二。
2-3. 个人工作计划表
2-3-1.工管师以上人员应汇整所有执行阶层的工作项目之KLM为自己的工作项目，转录于「个人工作计划表」中，做为执行工作计划的依据。
2-3-2.各工管师以上人员的个人工作计划表应呈阅其行政主管审查，并提供主管做为管理的依据。
2-3-3.个人工作计划表格式如附件三。
3. 工作计划的动态检讨
3-1. 工作计划执行状况自我管理表
3-1-1.工管师以上人员每周及月末时，应根据「个人工作计划表」中，起迄时间介于检核期间内或预定完成日在检核期间之前、但仍未完成的工作项目，依「工作计划执行状况自我管理表」格式，自行检讨其各项工作的执行状况。
3-1-2.依实际执行状况填具「工作计划执行状况自我管理表」各栏，完成汇总统计资料、并确认无误后，呈其行政主管查核。
3-1-3.「工作计划执行状况自我管理表」格式如附件四。
4. 工作计划的管理报告
4-1. 人员工作管理报告
4-1-1.各管理阶层须汇整下属工作计划执行状况自我管理表(或下一阶管理阶层的人员工作管理报告) 的结果后，做成「人员工作管理报告」，以有效掌握每个下属的工作状况，并将结果向上一级主管报告。
4-1-2.人员工作管理报告格式如附件五
4-2. 工作计划执行状况汇总检讨报告
4-2-1.各阶层管理人员应汇整该单位之工作计划，依实际状况进行检讨、填具「工作计划执行状况汇总检讨报告」后，向主管报告该单位在检核期间内之工作状况。
4-2-2.「工作计划执行状况汇总检讨报告」格式如附件六)。

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附件二 项目工作计划表

计划名称(/序号)： ‚负责单位： ƒ制表日：
Ê工作项目
Subject/Item
Ë目标
Target
Ì完成标准Indicator
Í起迄日Schedule
Î负责人
KLM
开始日
Start
完成日
Due

Ð审核Approve 　Ï制表人Tabulator
一、用途：
1. 静态的工作计划，做为整体计划执行、检讨及修订的依据。
2. 确认工作已充分分析，并适当地逐层分解至可执行的工作项目。
3. 确认工作的目标、完成标准、执行起迄日及负责人等各项安排是属适当。
二、时机：SUBJECT经工作分析展开完成后、工作开始执行前。
三、填写人员：由各SUBJECT的负责人填写(制表人)，填写完成后呈报其主管审核。

附件三 个人工作计划表

 个人工作计划表
‚单位： ƒ制表日：
Ê计划名称Subject
Ë工作项目Item
Ì目标Target
Í 完成标准
Indicator
Î起迄日Schedule
开始日Start
完成日Due

Ð审核Approve 　Ï制表人Tabulator
一、用途：
1.静态的个人工作计划；每个人汇整其所负责的工作项目做为工作执行与自我管理的依据。
2.协助主管清楚掌握每个下属的工作内容、确认下属的工作分派、目标及进度的安排是属适当。
二、时机：工管师承接最低一阶工作项目时填写。
三、填写人员：由各承接最低阶工作项目的负责人填写(制表人)，填写完成后呈报其行政主管审核。
附件四 工作计划执行状况自我管理表

Œ 工作计划执行状况自我管理表
单位： ‚检核期间： ƒ检核日：
(1)计划名称Subject/
工作项目Items
(2)起迄日Schedule
(3)
结案日
Finish date
(4)执行状况
Current Status
(5)目标风险Target Risk
改善对策Action Plan
开始日Start
完成日Due
(6)进度风险Schedule Risk
(7)问题点
Issue
(8)计划/对策
Plan

Ž审核Approve 　制表人Tabulator
本周(月)工作项目合计 „ 件；包括已结案 … 件(其中准时结案 † 件、延迟结案 ‡ 件)
进行中 ˆ 件(其中High Risk ‰ 件、Low Risk Š 件)
一、用途：
1. 让工作计划的执行者能定期检讨其工作内容与执行状况，有效管理其负责的各项工作。
2. 做为执行者向上级主管报告工作状况的依据。
3. 利于主管掌握下属工作状况，分析达成此工作项目的风险，适时采取必要的应对措施。
二、时机
1. 原则上，执行计划人员须于每周第一个工作日做上周工作状况的自我检核、每月的第五个工作日以前完成上月工作状况的自我检核。
2. 依主管要求及项目重要程度检核。
三、填写人员
1. 除「审核」栏以外，由负责执行工作项目的工管师填写；制表人须确认内容的正确性。
2. 「审核」栏由执行者的上一阶主管逐一审查各工作项目的内容后填写。
附件五　人员工作管理报告
 人员工作管理报告
‚报告人Reporter： ƒ检核期间： ~ „报告日期Date：
Œ
负责人KLM
总案数
Total items
已结案Finished
进行中On-Going
现阶段管理重点Key Concern
Ž准时
on time
逾期
delay
小计
Sub-total
‘
Low- Risk
’
High- Risk
“小计
Sub-total
”问题点Issue
•因应对策Action Plan

小计

一、用途：做为各阶行政主管汇整该单位人员工作状况向上一阶主管报告之用。
二、时机：指定报告前一日（如周报、月报前一日或主管指定检讨前一日），主管汇整检讨下属工作状况。
三、填写人员：各级主管(或由主管指定人员依主管指示填写内容，惟填表完成后应经主管确认其内容正确无误)
附件六 工作计划执行状况汇总检讨报告

工作计划执行状况汇总检讨报告
单位Organization： ‚报告人Reporter： ƒ检核期间： ~ „报告日期Date：
Ê工作项目
Subject/Item
Ë负责人KLM
Ì总案数
Total on- hand items
已结案Finished
进行中On-Going
现阶段管理重点Key Concern
Í准时
on time
Î逾期
Delay
ÏLow-Risk
ÐHigh-Risk
Ñ问题点Issue
Ò因应对策Action Plan

合计

一、用途：做为各管理阶层人员汇整其所负责的工作计划之执行状况向上一阶主管报告之用。
二、时机：指定报告前一日（如周报、月报前一日或主管指定检讨前一日），主管汇整检讨下属工作状况。
三、填写人员：各阶管理人员(或由管理人员指定他人依其指示填写内容，惟填表完成后应经管理人员确认其内容正确无误)