制度汇编-—物业公司行政管理各岗位职责制度规范.doc
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1、杭州沈大物业管理有限公司杭州沈大物业管理有限公司物业公司行政管理制度规范第一部分 公司架构及岗位职责规范制度 01-08第二部分 公共管理制度 09-11第三部分 管理处类制度 12-13第四部分 安全、消防、车辆管理制度 13-24第五部分 工程维修类制度 24-27第六部分 清卫、绿化类制度 27-292011年5月物业公司行政管理制度规范第一部分 公司架构及岗位职责规范制度一、行政架构配置1、物业经理:1人 全面负责经营管理; 2、副经理:1人 具体实施经营事务、人事等;3、办事员:1人 文书、外联、财务、劳资、后勤、信息管理等;4、物业管理员:1人 具体物业管理、抄收水电收费、租金等;
2、5、安保员: 门卫、巡更、停车管理、小区内公共秩序等;24小时在岗 博氏工业园 3人 (含钢架房) 三角村园区 3人 (含办公室) 胜稼村园区 3人(沈大酒店管理、物业管理)6、水电工:公共区域水电设施维护、水电维修、装修监管、维保服务等; 3人 专职水电工 16小时待岗7、保洁员:公共区域卫生保洁、绿化养护等。博氏工业园 4人 (含钢架房) 三角村园区 3人 (含办公室) 胜稼村园区 4人(沈大酒店管理、物业管理)8、内勤管理: 1人 仓库管理、物业材料采购、食堂管理。二、组织架构图物业经理物业管理员副经理办事员安保员水电维修员保洁员内勤管理三、物业办公室行政考核制度物业行政办公室人员工作制
3、度1、公司上班时间如下:早8:3011:30,下午13:0017:00;周一至周六工作日,法定节假日调休,调休提前两日安排。2、晚间值班:19:0024:00,负责巡检各园区在岗工作。3、办公室考勤实行考核打卡制,每日上下班必须考核打卡,请假必须提前报批,填写请假条。值班巡检实行岗位签到。4、办公室考勤机旁设立墙报留言板,每日工作时间内外出必须注明外出事由、时间、联系方式。5、每日上班着装整齐,统一佩戴工作证。6、公司每周一实行例会制,总结回顾上周工作,解决工作重点难点,制定本周新工作计划,布置安排工作要点。7、员工要养成记每日工作日志习惯,记录每日工作的问题,及时上报工作进度,严格执行上级布
4、置的工作任务。8、办公室员工薪酬实施绩效考核制度。日常加班按每日50元计,法定节假日加班按每日100元计。9、办公室员工设立奖励考核:全勤奖、贡献奖、年终奖等(具体参考薪酬体系)。备注:1、每周早退满两次、考勤未打卡、事假每天一律扣基本工资50元;病假每日扣30元(以医院病假条为准);旷工每日扣150元,三日以上扣除全部基本工资;每月全勤奖200元。2、员工薪资 = 基本工资(65%) + 绩效工资(25%) + 福利奖励(10%)(绩效考核意义:改善个人绩效,提高企业效益,作为个人升迁异动、薪资调整、培训及奖励的依据。)四、各工作岗位职责副经理管理员岗位职责1、在办公室经理的领导下,全面实施
5、本部门的各项工作。2、负责部门书面的工作计划、文件起草、档案管理,并组织编写管理报告和各种通知、公函;总结各项工作的开展。3、负责发放本部门员工的业务培训计划,定期组织通知员工培训。4、记录汇总各项规章制度、检查督促岗位责任制的执行情况,不断提高服务质量,落实奖惩制度。5、负责沟通传达公司文件、通知及会议精神。6、检查监督本辖区工程维修、保安清卫人员以及管理员工作情况并进行考核,按员工手册的要求抓好管理。7、熟悉国家有关法规和物业管理规定,掌握各业主情况,检查督促各责任区管理的实际操作。8、随时掌握租金、管理费、水电费等交纳情况,及时做好物业管理费催交的组织工作,并组织解决好有关投诉,不断改进
6、服务质量。9、抓好本部门的组织工作和思想工作,主持日常和定期工作会议,研究拟定下一步工作计划。10、加强各班的团结合作,树立整体思想,密切与其他部门的联系,互相沟通、协调。11、认真完成公司交给的其他任务。内勤员岗位职责内勤员在部门经理统一安排下,负责物业设施固定资产管理,做好各项基础性工作。1、按照物业服务的需要,编制采购计划,并实施申报采购;2、对仓库物资和其他物资进行管理,建立物资台帐;3、对各厂区物业固定资产管理,建立台账;4、对物业各部门所需物品申报登记发放;5、负责日常生活需品采购审核,做好预决算;6、每月中旬及月底向财务核对账务,并报批部门经理。管理员岗位职责在部门经理的直接领导
7、下开展日常管理服务工作。1、熟悉掌握物业辖区业主和物业的基本情况;2、建立收费台帐,掌握收费动态,及时收取、催交各项应收费用;3、负责办理业主入住、迁出手续,监督管理装修事务;4、负责巡视物业使用情况,以及保安、清洁、维修人员的工作情况;5、负责对外包服务过程进行监督管理;6、负责与业主沟通、回访,有效处理业主的投诉。7、做好本部门员工的考勤、考核管理;8、负责管理辖区内业主档案和物业档案,做好保密工作,防止遗失、损坏;9、负责本部门各类通知、公函、报告的收发;10、负责接听服务电话,属于业主投诉及报修的要做好记录,并及时转交处理,对于紧急突发事件及时向本部门负责人或公司领导汇报;11、熟悉各
8、种收费程序,负责接待上门的交费的业主,并做好收费记录;12、热情接待来访的业主及其他人士,对他们的咨询事项给予热情、周到的答复和解释;13、完成本部门安排的其他工作。文员岗位职责 (暂由管理员兼职)1、负责部门的文件撰写、整理工作;2、负责员工考勤、收发传达文件等日常工作,妥善保管管理处的各类来文;3、负责办理各类外来人员的出入证件;4、协助主任组织由管理处发起的会议,并做好会议记录;5、接待来访的业主,对其提出的问题及意见,予以解释解答,并将详细内容记录在案;6、负责做好文件、记录、卡的管理工作,并保证档案完整、齐全、保密;7、向各业主发出书面缴交各项费用的通知书;8、通过各种媒介做好宣传工
9、作;9、负责组织业主意见征询活动和社区文化活动;出纳岗位职责(暂由管理员兼职)1、清点汇总部门交来的款项,每月统一出账开票日期;2、审核原始凭证是否完整;3、发放工资、奖金,支付符合手续的费用;4、处理银行存款收入和支出业务;5、填制记帐凭证,交会计记帐;6、正确使用发票,保证现金和银行支票使用安全。安保人员岗位职责(一)、总则1、贯彻执行公安机关和上级部门制订的各项法规和制度,努力维护好物业辖区内的治安安全;2、遵守公司规章制度和员工手册,服从领导,完成公司交给的其它工作任务;3、负责做好对辖区内的巡逻、值班工作,做好大宗物品出物业辖区的登记工作;4、负责做好机动车辆的管理和收费工作(园区车
10、辆收费管理暂未实施);5、熟悉楼宇情况、以动态、巡查等方式预防、发现、制止各类事故如:打架斗殴、盗窃等事件,提高应急处理能力;6、按规定着装,文明值勤,严格交接班手续,认真做好值班记录和交接班记录;7、讲究文明、礼貌待人,耐心说服、教育业主遵守物业辖区各项管理规定。 (二)、保安队队长岗位职责(暂由部门经理兼任)保安队长在管理处主任的直接领导下,全面负责保安队的各项管理工作。1、了解和掌握保安队的情况,根据管理处领导的要求和意图,结合实际,建立和健全各项工作细则的奖惩条例,抓好实施组织和监督工作,对物业辖区的治安、消防、车辆交通工作全面实施管理;2、主持保安业务工作会议,督促检查各项规章制度的
11、落实,重点是员工手册及保安相关规定的落实情况,组织队员学习业务知识和形体仪表训练,认真做好培养和业务训练,提高全体队员的整体素质。;3、经常定期不定期检查保安队员的工作情况,做好监督、检查和考评工作,落实岗位责任制和奖惩条例;4、掌握队员的思想动态,认真做好思想工作,抓好保安队伍的思想建设,关心队员的生活状况和业务水平,做好全体队员的思想教育、法制教育和职业精神教育,帮助下属正确处理好工作中的各种问题,为下属解决实际问题;5、教育培养所属人员,不断培养他们的组织指挥能力和管理水平;6、处理有关保安方面的事务,重大治安问题和事故及时向领导汇报,并采取果断措施,控制事态发展。7、完成公司交办的收费
12、等其它工作任务。(三)、保安班长岗位职责保安班长在保安队长的直接领导下,负责保安队日常事务的实施工作。1、负责组织当班的保安工作,监督和指导认真做好执勤工作,及时纠正和登记违纪违章现象;2、检查本班人员的着装仪容、内务卫生,保管好配备的通讯器材、保安设施、自卫武器等物品;3、负责填写值班记录,登记本班奖罚情况,检查各巡逻点情况;4、按照保安部(队)制定的培训计划搞好组织实施工作,定期召开班务会,经常对队员进行具体的业务指导和岗位培训,提高本人和全班的整体素质和业务水平,能及时解决当班时间内的各种突发事件。5、及时做好上传下达和请示汇报工作,与辖区业主搞好关系;6、熟悉在紧急情况下本班的组织指挥
13、,处理好一般性的治安事件和业主的投诉,落实安全措施,预防各种事故,工作中有处理不当的事应及时向上级请示汇报;7、团结本班人员,坚持做好经常性思想工作,熟悉和掌握队员的思想动态、工作表现和工作能力。8、完成公司下达的其他任务。(四)保安员岗位职责1、门岗熟悉物业辖区的概况、平面布局及楼幢分布情况;保持威严可敬的仪表仪容,树立良好的精神风貌;负责做好大宗物品出物业辖区的管理工作,对住户装修人员及装修物品的出入进行管理,制止闲杂人员随意进入物业辖区;负责做好对机动车辆的出入管理和收费工作(园区车辆收费管理暂未实施)。熟悉保安设施设备的操作规程及报警设施的使用方法;做好本岗位的清洁卫生和交接班工作。负
14、责回答解决住户及来访人员提出属于本岗职责内的问题;对任何有损物业辖区物业管理的行为,及时进行规劝和制止。2、巡逻岗严格遵守公司规章制度,实行24巡视巡逻制度,严格执行队列行走标准,树立公司良好形象和个人道德风范;树立强烈的责任感,全面做好物业辖区的治安、消防、车辆、收费、以及住户求援、报警等工作,确保物业辖区治安安全,秩序井然;熟知本人责任区域内住户情况,了解物业辖区内其它区域房屋的地形以及各条通道的布局,做到勤巡逻、勤检查,发现问题及时处理;熟悉物业辖区消防设施的配置,并能熟练使用各种消防器材,掌握防火自救知识;巡查公共设备设施使用和公共卫生保洁情况,发现设施受损及时上报,对任何有损物业辖区
15、物业管理的行为,及时进行规劝和制止;加强对物业辖区的机动车辆管理,维持车辆停放秩序;积极参加职业道德和业务、消防培训,努力提高自身素质。消防员岗位职责(暂由部门经理兼任)1、切实贯彻“预防为主,防消结合”的指导方针,认真学习有关消防知识,掌握各种灭火器的使用方法;2、积极做好防火宣传和教育,建立消防值班和消防设施台帐定期进行安全检查,一旦发现火警即可投入使用;3、物业辖区一旦发生火警,全体员工必须全力投入抢险工作,履行义务消防员的职责,不得临阵借故逃避;4、发生火警事故时,迅速报告有关领导,拨打火警电话119,向消防部门报警,组织人员抢救险情,组织住户撤离危险地带,并做好妥善安排,做好现场安全
16、保卫工作,严防趁火打劫捞取不义之财,协助有关部门查清起火原因;5、加强辖区内动用明火的控制和管理。监控值班员岗位职责(暂未实施监控管理)1、严密监视保安对象的各种情况,发现可疑或不安全迹象,及时通知值班保安处理,并及时通过对讲机或电话向队长报告,且随时汇报变动情况直到问题处理完毕。2、熟悉所管理设备的性能、操作程序,能独立进行操作,并能进行简单的维修;3、出现异常情况时,坚持、确认、汇报,并做好情况记录;4、负责设备的日常巡视、情况记录;5、保持机房干净、整洁;做好交接班工作。维修人员岗位职责1、执行公司决定,服从管理、遵守纪律,树立良好的服务意识;工作时间实行8小时在岗,16小时待岗制;2、
17、熟悉物业辖区内楼宇的楼幢号、单元、业主户数和房屋结构、水施、电施等管线走向;3、严格遵守服务内容与服务标准,及时受理业主提出的各种报修;4、积极为业主提供多项便民服务,并做到服务周到、热情、规范,无投诉;5、工作时间按规定着装,佩戴工作牌,严格遵守操作规程以确保安全,预防意外事故的发生;6、工作完毕及时清理施工现场杂物,服务过程须请业主签字认可; 7、爱护工具,杜绝浪费,按规定领用工具和维修材料。8、负责对共用部位设施的巡视和保养。9、按月做好报修、维修记录的汇总和材料采购的计划编制。保洁清卫工岗位职责1、遵守公司制定的各类规章制度和员工手册;2、尊重领导,服从分配,及时完成工作任务;3、上岗
18、佩戴好工作证,穿戴好服装,并保持整洁;4、文明服务,作风廉洁,拾金不昧;5、按照服务内容和服务标准对物业辖区进行清洁卫生打扫,维护物业辖区的良好的卫生环境秩序;6、及时清洗公共部位的乱涂、乱画、乱张贴的广告、标语等;7、对保洁范围内物业的异常情况及时行保安员或管理员汇报;8、对乱扔废弃物的现象应予以制止,并及时清除;9、妥善使用并保管好清扫、保洁的工具,做到勤俭节约、以旧换新,对无故损坏的酌情赔偿。绿化工岗位职责1、遵守公司的规章制度和员工手册;2、服从公司领导和管理人员的检查监督,工作时佩戴好上岗证;3、绿化养护操作场地及道路两旁整洁有序,无危及车辆、行人的现象;4、对住户说话和劝阻有损绿化
19、的行为要温和有礼;5、正确并熟练操作使用园林器械,妥善保管好绿化工具设施、农药、化肥及其他用品,严格使用化肥和农药;6、花草树木及时浇水,防止过旱和过涝;7、对花草树木定期培土、施肥、除杂草和除病虫害,对新栽的花草树木要及时修剪、补苗、浇水,保证成活率达90以上;8、熟悉物业辖区内的绿化概况,充分利用绿地面积,合理布局、种植花草、树木;9、对工作过程中发现的物业辖区的异常情况及时向保安或管理员汇报。第二部分 公共管理制度全体员工均为公司物业辖区的管理人员,无论其工作岗位、分工,需共同遵循以下制度。接待来信来访来电投诉制度为了实现“管理无盲点,服务无挑剔,业主无怨言”的管理目标,不断完善管理体系
20、,提高员工素质,不断改进服务质量,严格认真对待业主(住户)反馈的每一信息,特制定本制度:1、实行“首问责任制”,公司每一位员工,无论其部门分工,均有义务接受业主的任何来访来电、投诉,属于自己职权范围内或能够给予解决的,应当场予以解决;不属于自己职权范围内或不能予以解决的,不得任何理由推托、回避,应将业主(住户)反应的问题当场予以接待,而后转告相应部门。2、每一位员工都有责任收集来自业主(住户)关于园区管理的看法、建议、意见等。3、公司员工接听所有来电时,第一句必须为:“您好,沈大物业”。4、受理投诉时,必须热情接待,主动询问,面带微笑,不得推诿、无理拒绝,并做到一视同仁。5、当被投诉者受理投诉
21、时,受理者必须如实记录,不得提出回避。6、对投诉内容要认真记录,及时派人处理或向主管汇报并在24小时内予以解决或答复,做到事事有着落,件件有回音。7、凡由市政设施如水、电、气、道路、邮电、通讯等所引起的住户投诉,应努力做好解释工作,积极同市政有关部门办理交涉,尽早为业主排忧解难,决不允许推托了事。8、员工应认真做好本职工作,积极为业主提供满意管理服务,减小投诉,把矛盾消灭在投诉之前。9、对业主的投诉应及时进行分析总结,对反复出现的问题,应组织有关部门进行深入探讨并找出解决办法,防止重复发生。10、对投诉要记录,投诉资料要存档。管理人员文明服务标准1、热爱本职工作,努力学习管理技术,提高管理水平
22、,树立“业主至上,服务第一”理念。2、上班时间统一着装,佩戴工作牌,保持仪表端庄,精神饱满,不得有不雅观的举止。3、主动向来访客人问好,待人彬彬有礼,端庄大方,解答提问掌握适度。4、工作中坚持原则,秉公办事,不徇私情,自觉抵制不正之风,严守法纪,不以权谋私。5、遵守制度,精简办事程序,团结协作,互相配合,互相监督,按质按量完成本职工作。6、对业主应热情,遇个别业主无理言行时,做到耐心说服,晓之以理,动之以情,不以恶言相待,不得与业主发生打骂行为。7、真热情处理业主来信、来访,积极为他们排忧解难。对业主的投诉、批评、建议,要及时进行调查处理或向上级汇报。做到事事有着落,件件有回音。不推诿、扯皮、
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