酒店易耗品与物料管理制度.doc

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     二、低值与物料的管理
§毛巾面盆大浴缸，
§牙刷牙膏香肥皂，
§汤勺盆子压力锅，
§碗筷调羹切菜刀。
§数目繁多管理难，
§耐心细致解难题。

§领用。
§   领用时应填写申请单，经使用部门总监签名批准，从仓库领取，使用部门负责人应控制部门使用数量；财务每月统计领用数量与实际需求向总经理汇报。
§内部转移。
§   低值易耗品内部转移时填写内部调拨单。调拨单应由双方使用部门经理级管理人员签发、签收。调拨单一式三份（互调部门各一份；财务部一份）；财务部接调拨单后，应把相关帐目调整。
§报废。
§   使用部门应填写报损/废申请单，经部门总监/负责人签名报送财务部，财务部派员察看实物、复核数量和物种，由财务总监签批。报废单一式两份（报废申请部门一份；财务部一份）。财务部接到完整审批同意报废单后，应把相关帐目调整，每月上报报废情况。报废内容应包括原预计使用期和实际使用期、如实际使用期较原预计使用期短，应详细说明原因。
§实物处理
§  报废低值易耗品应移交到酒店财务部指定地方统一存放处理，处理方式可参照本政策与程序第5条-固定资产报废/处理程序。
§
酒店怎样管理好低值易耗品

§    新开业的酒店都要购进大量的低值易耗物，如中西餐餐具、客房用品等。而酒店运作一段时间后也需要不断补充一些低值易耗品。虽然低值易耗品的价值不及固定资产，但其需求量庞大，数量远比固定资产多得多。酒店怎样管理好低值易耗品？
§    建立宾客用品定额管理制度。从酒店客房的织品、用具、宾客消耗物品到餐饮部门的餐具、清洁用品，使用部门根据物品的领用、洗涤和消耗情况建立分楼层、分餐厅台账，每月对消耗物品进行盘点，核算消耗率及客房的间天消耗，使饭店的物耗水平保持在低水平。
中西餐餐具的管理
§ （1）中西餐餐具的管理
    中西餐餐厅楼面和厨房领入的餐具品种繁多，规格多样，价格差别很大，如有的金银器皿价值就高达一千元以上，陶瓷条匙则低至仅一元多，价格对比非常悬殊。一般酒店餐具就有四百多种，数量有六万多件，分布在楼面、厨房和仓库的每一个存放点和角落。如果只靠每月盘点来核实各种餐具的数量，一来准确性大打折扣，二来其损耗数和损耗原因不得而知，这不是一种科学的管理方法。
§作为管辖餐饮部应设置餐具方面的备查帐，配合“低值易耗品”帐户对餐具进行分门别类的管理。当餐厅每领进一批低值易耗品时，按其品名、规格、数量、单价和金额进行登记，作增加处理。当月末盘点发生损耗时，应在备查帐作减少处理。当发现损耗较大，有异常情况时，应查明原因，追究当事人的责任。
§由于酒店日常餐具进出频繁，且品种繁多，所以备查帐最好用我提供的access仓库电脑软件进行管理，以减少繁沓亢长的手工劳动，这样当酒店管理层或餐饮部需要这方面的资料时，就可以及时地和准确地向他们反映这方面的信息，避免餐具的重复购进而加大了部门的费用成本，或造成餐具某个品种的短缺而影响日常运作。
§
餐具器皿管理流程

§餐饮部应自行建立台帐管理。
§餐具器皿应最少每季度盘点一次，划清责任，控制损耗。
§盘点后应查明差异。填写报损/废单，经餐饮总监/负责人签名，报送财务部，财务部派员察看实物、复核数量和物种，由财务总监签批。报损/废单一式两份（报废申请部门一份；财务部一份）。财务部接到完整审批同意报废单后，应把相关帐目调整，每月上报报损/废情况。
酒店酒水的销售管理和控制 （补充）

§   酒水的销售管理在饭店餐饮管理中有着重要的地位。酒水的销售管理不同于菜肴食品的销售管理，有其特殊性，因此，加强酒水的销售管理与控制，对有效地控制酒水成本，提高饭店经济效益有着十分重要的意义。
§        酒水的销售控制历来是很多饭店的薄弱环节，因为，一方面管理人员缺乏应有的专业知识，另一方面，酒水销售成本相对较低，利润较高，少量的流失或管理的疏漏并没有引起管理者足够的重视。因此，加强酒水销售管理首先要求管理者更新观念，牢固树立成本控制意识，其次，不断钻研业务，了解酒水销售过程和特点，有针对性地采取相应的措施，使用正确的管理和控制方法，从而达到酒水销售管理和控制的目的。
§        在酒吧经营过程中，常见的酒水销售形式有三种，即零杯销售、整瓶销售和配制销售。这三种销售形式各有特点，管理和控制的方法也各不相同。
酒水的逐日盘存表
§      盘存表的填写方法是，调酒员每天上班时安照表中品名逐项盘存，填写存货基数，营业结束前统计当班销售情况，填写售出数，再检查有无内部调拨，若有则填上相应的数字，最后，用"基数＋调进数＋领进数－调出数－售出数＝实际盘存数"的方法计算出实际盘存数填入表中，并将此数据与酒吧存货数进行核对，以确保帐物相符。酒水领货按惯例一般每天一次，此项可根据饭店实际情况列入相应的班次。管理人员必须经常不定期检查盘点表中的数量是否与实际贮存量相符，如有出入应及时检查，及时纠正，堵塞漏洞，减少损失。
§
客房布草和用品的管理
§
    虽然客房的布草品种不多，就酒店而言，品种大约只有十多种，但其库存价值较大，管理不好，会影响客房的费用；

§     客房用品虽然价值少，但其品种较多，用量较多，进出较频繁。客房布草和客用品被领用到楼层后，分布到各房间和工作间，不容易随时掌握和了解其实际的使用量和库存量。一般酒店靠月末盘点来了解其库存量和分布情况，但其用量和损耗没有直接掌握，如有人为因素而影响其用量，平时不容易察觉，对费用成本影响较大。

§     以上对这两种低值易耗品的管理，建议设立备查帐，当客房领入报废客房布草和用品时，客房应按其品名、规格、数量、单价和金额在备查帐作记录。客房布草使用时间较长，当月领用时其价值应作一次性摊销处理；客房用品多属一次性用品，每天应统计耗用数，当月末楼层盘点与实际库存相吻合，如发现用量有异常时，应寻找原因并追究当事人的责任。备查帐最好还是用电脑软件来进行设置，代替繁重的手工记帐和结帐工作，为酒店管理层和客房部提供更快更准确的资料信息，避免由于信息不准确造成重复购进而造成积压或个别品种造成短缺。另一方面，可以准确地核算客房的费用成本，提高经济效益。

§     其次是按照客房消耗品标准费用(即消耗品定额)控制单位变动费用支出。消耗品定额是对可变费用进行控制的依据，必须按酒店的不同档次，制定消耗品的配备数量和配备规定。对一次性消耗品的配备数量，要按照客房的出租情况落实到每个岗位和个人，领班和服务员要按规定领用和分发各种消耗品，并做好登记，以便对每人所管辖的客房消耗品数量进行对比和考核，对费用控制好的班组和个人要给以奖励，对费用支出超出定额标准的要寻找原因，分清责任，对由于主观因素造成的超标准支出要给以一定处罚。对于非一次性用品的消耗，要按酒店的档次和正常磨损的要求确定耗用量，尽量减少使用不当造成的损耗，加强领发料控制和安全保卫工作，减少丢失。通过对固定费用和变动费用的有效控制和管理，就能达到降低消耗，增加盈利的目的。

§
酒店制服的管理

§    酒店因运作需要招收大量的员工，也因此而需要添置大量的员工制服，对于员工制服的管理，不同的酒店有不同的核算方法。
§    一般员工制服购进后，会存放到制服仓里管理，员工领用时，作出仓处理，如有员工离职，制服交回仓库，作入仓处理。由于员工离职退回制服时，制服因使用过而存在着不同程度的损耗，如果对制服仓按一般的仓库核算，就会忽略了制服的损耗问题，也就虚增了制服的价值。所以制服仓的管理方法不同于一般的仓库管理正确的做法是：
§    当制服购进时，将其价值挂在“低值易耗品”帐户反映，制服领用后按制服的使用年限，其价值逐月摊销，制服回收会计不作账务处理。
§   但为了监控制服仓的制服收、发、存情况。布件小组可用仓库电脑软件设置备查帐，当制服仓购进或收回制服时，作入仓处理，当领出制服或制服发生损耗时，作出仓处理，每月月末核对制服的收、发、存的数量和金额。这样，既能符合国家财务制度规定的低值易耗品的会计处理原则，又可以监控制服仓的日常运作。
§
工程部低值易耗品和工具

§工程部低值易耗品和工具。
§工程部应自行建立台帐管理。
§工程部应设由专人管理工程物料仓库、工具。
§工程部应对物品、工具建立帐卡，每月盘点库存物品，包括个人使用工具。
§帐、物不符时，应找出原因，盘点表应有总工程师签署，发送财务部。
§个人使用工具应有保管制度。
§应划清工具丢失，损耗责任。填写报损/废单，经工程总监/负责人签名，报送财务部，财务部派员察看实物、复核数量和物种，由财务总监签批。报损/废单一式两份（报废申请部门一份；财务部一份）。财务部接到完整审批同意报废单后，应把相关帐目调整，每月上报报损/废情况。
其他的管理

§    酒店除了中西餐餐具、客房布草和用品与及制服等低值易耗品外，还有如娱乐酒具和桑拿用品与及后勤部门的办公用品等，对领用后的低值易耗品应作监控处理。
§    可由负责各部门文员兼管，这样，酒店数量庞大的低值易耗品就能处于监控之下，不至于因为失控而盲目购进而造成积压，加大了酒店的经营和管理费用，影响酒店的经济效益；也不至于因为心中无数而少购进某个品种而影响酒店的日常运作。

§ 严格控制各部门的库存量

§    我强调必须根据酒店经营收支以及市场供应的情况对库存物资设置最高或最低限额，减少库存量，避免重复进货。对于滞用的物品则由仓库每月填写报表提醒使用部门，以避免物资变质浪费。同时，随着市场供应情况的不断变化，逐年压缩库存定额，以提高存货周转率。

§ 购进的管理
§ 存货的购进管理
§一、 存货的购进采取“采购审批制”：
§1、流程（省）
§2、 对不同存货，采取不同时期申报计划：
§（1） 日计划：指需购进的各种基础性原材料食品，由厨部、餐饮部于头一天预测第二天的需要量，据此拟定需求，在NC填制《请订单》，报使用部门负责人审核后，交采购部办理正式采购业务。申报计划时间为每天下午4:00-5:30。
§（2） 周计划：指需购进的冻品、烟等，由部门或仓库申报，在NC填制《请订单》交采购部办理采购业务。申报计划时间为每周六下午。
§（3） 半月计划：指需购进的干货调料，由仓库报计划，在NC填制《请订单》，仓库领班签字后，送交采购部办理正式采购业务。申报计划时间为每月1-5号和15-20号.
§（4） 月计划：指需购进的客房用品、印刷用品等，由各部预测该月需要量 (办公用品由行政办) ，并据此拟定需求，在NC填制《请订单》，送交采购部，并办理正式采购业务。申报计划时间为每月25-30号。
§3、 上述在NC填制《请订单》，采购部需核查需购进的物品在仓库中实有（包括可代用品）库存数量，并修改相应的数量。
§4、 对需特别制作（指经营物品上需加注酒店的标识）的各种经营性材料及物品（如一次性餐具、纸巾、客房洗具、拖鞋、茶具等），原则上应采取招标的方式选择相对固定的制作供应商，签订定期的供货合同（除非因产品质量、结算价格及其他合作方面的原因需更换）及价格协议（按时间段）；每月末，各物料使用部门（指客房部、餐饮部和休闲娱乐部）根据酒店预计需要量拟定需求计划，在NC填制《请订单》交采购部办理采购业务。
§
§  建立和完善酒店内部调拨制度 （省）
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