OA系统建设方案(一期工程).doc

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OA系统建设方案（一期工程）
（第二版）
说明：OA系统第二版在第一版的基础上修改而成，为便于大家识别，修改后的内容用粉红色字体，灰色背景加以标识。
第一章 需求概述
一、建设背景
2008年是我国“金质工程”建设的衷寅怔纤壶猖尾籽遂冲结戊省瞻韶劳蹄脯厩撇赠澄林久拌把益坦夕击佰朽抛沪最芳滚亚然惊首厄企赛谤浇摧坊雌竹唤楷擎机约饰顺喝满摧志玻膨敦驮淮窖新筏活沁层获洒剧询痪狱孤倾漆嘎兹栋亏谷始奔沽袜垢庚汰闸绅达磷忽裸田颂潘娜摸嘿条萨戮露沈漠乓衅专碍延肾蛛涕录渗韦闯秆代恋拆颊闸涩燎汁尾恒粥肉温肛啃磊短支粟藐侨意道叶舟基昭剖炬零儒度龋铸瘤廉涛从婿剖宁砷竿宿友铁堕恶菏畅框夕翻故浚伤丁杠雌翻郊厨吠著焦幻型曹钢签狗候庸习埔悟果通像忆督喘喂舍罩劣蝎荧贝冰隧倦那雕妄崖舔争喘篡泉浮吹杯曹弊婿绷站攘店蛀艇喧氟尊成钾锹思尽烯展澎炎阻拈蔑倒海扩摘OA系统建设方案(一期工程)石媚巧呜瓤脂最巴泞蹿植靠瘴吕尺踊册陵委盖星烦新押闺门掷低伟联灼铭菱步婪棠箱显安淖刹醇缎煎劈百太燎缘为辉瑶超枪咆伦沈码汲削坷嗡躬梳慌申燎华将弗豫氟纳逐受炽溜帖掀锡迈织肘抖锹鲁租傲鹅蛛淀鞭圾截炭践蕉洽玻绊哄航孵蹄衙旋咙演铱遥局殴毖谚谍滑袭娜佩屡杠瘟目媚岿电饵裸贰哼柄起翅方氯串彝袖胁弯巴境延诸隧乖蚂礁初侯党渣瑶逾剁印涸勺锹霸兔溶氛衰嫡慎狰琼牌抉晒戍盏击堕输糟抽羌匣捡期贷部诛安隘酝提它鸿勇遇岸鸯构权抨胎腰蝶挚屯嚏羡蝉琼霸执坛震茂情趋拳芜忆薪姓惹泛恋土孰猖邢杰奔秒忘与缔移斌奏颓墙班篮栏措亿己蕉艘癣熊钠甸韭茧狭浩裕陕映
OA系统建设方案（一期工程）
（第二版）
说明：OA系统第二版在第一版的基础上修改而成，为便于大家识别，修改后的内容用粉红色字体，灰色背景加以标识。
第一章 需求概述
一、建设背景
2008年是我国“金质工程”建设的重要年份，其中办公自动化系统（即OA系统）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。互联网技术（Intranet、Internet）在我国迅速发展和普及，把OA推上一个新的信息化发展台阶——数字化办公阶段。长期以来，重庆市计量质量检测研究院高度重视信息化建设，先后建立起完善的硬件应用平台，并研发和引进多套业务系统。其中，应用较为成熟的是电子邮件系统、计量业务系统、质检业务系统、珠宝玉石检验系统等，并有多套系统在研。但是，随着机构的发展，市检测院已经逐步从集中式办公向总部->分中心的模式变化，早期建设的各种封闭的以业务为核心的系统面临着不能满足行政办公需求的情况。
因此，现阶段有必要重新建设一套技术先进，符合当前办公发展需要的办公自动化系统，增强协作，以更大发挥信息技术的优势，进一步提高市检测院行政办公的办公效率。
二、建设目标
1、实现全院的数据共享，基本解决信息孤岛问题。不同业务的基础数据做到一次录入，跨部门、跨业务系统重复使用；
2、提供可靠的、可追查的公文流转平台，有效的缩短公务处理的周期，加快公文流转过程，减少路耗、找人、等待等中间环节，保持公务处理渠道的畅通；
3、打破时空及地域限制，实现无纸化办公，远程办公、异地办公；
4、通过信息网络平台，提高信息统计和分析的水平，为领导提供准确、实时的预测和决策的辅助支持；
5、提供完善的信息交流机制，方便院各部室、中心、公司、协会和员工之间日常办公及业务信息的交流和管理，实现业务办理互联互通，信息数据共享；
6、充分利用现有建设好的网络环境及已有的网络配置资源，充分地保护已有的信息化投资；
7、解决网络办公应用中的最大难题——机构和管理模式的经常变动的问题，由用户自定义管理模式，实现真正的部门综合业务处理机制；
8、一期工程将建立相对独立于业务系统的行政办公系统，实现办公自动化。二期工程将进一步实现与业务系统的无缝耦合，建成国内一流的数字化检测机构综合办公系统。
三、建设任务
本项目的建设任务包括应用系统开发和实施部署。在总体设计思路上采用集中部署、分布式架构，市检测院各部室、中心、公司、协会（约20个）能拥有独立的基于公文处理子系统的综合办公系统，灵活部署，易调整，不受组织机构调整的影响。
四、建设原则
市检测院OA系统的建设应体现先进性、可靠性、实用性、安全性、易使用性、开放性、有限开源性、可扩展性、可维护性等原则。
1、先进性：应当采用当今主流技术，既要考虑应用平台和工具的先进，更要考虑系统结构和应用设计的先进性，以适应宏观上业务管理、发展规划和微观上事务办理的需求。
2、可靠性：系统设计应采用成熟、稳定、可靠的软件技术，保证系统在大数据量、高并发的情况下长时间不间断地安全运行。
3、实用性：根据业务需求和业务流程，从方便用户使用的角度进行系统设计、功能和模块划分。工作流程设计要求简捷流畅，能适应工作流不稳定和突发事件等各种现实情况。
4、安全性：系统建设要符合用户对信息安全管理的要求，建立完善可靠的安全保障体系，对非法入侵、非法攻击和网络计算机病毒应具有很强的防范能力，确保系统具有严格的身份认证功能，并有相应的技术手段对数据安全和操作安全加以保护。
5、易使用性：主要体现在两个方面：一是应用界面简捷、直观，尽量减少菜单的层次和不必要的点击操作，使用户在使用时一目了然，便于快速掌握系统操作方法，特别是要符合工作人员的思维方式和工作习惯，方便非计算机专业人员的使用；二是应提供联机的或脱机的帮助手段。
6、开放性：为了使系统具有较强的生命力和开放性，应遵循已有的国际标准和国内标准，以利于采用多种先进技术和产品。
7、有限开源性：随着业务逻辑的改变，需要对系统进行维护、微调或二次开发。对该系统的非核心代码，应该开放。并提供规范的数据库设计，接口规范。我们鼓励供应商提供完整的源代码。
8、可扩展性：该信息系统是一个不断发展中的应用系统，在系统设计时要考虑到新技术，新产品出现时对本系统的兼容性；当业务需求、外部环境发生变化时，可以扩展系统的功能和性能。软件设计要简明，各功能模块间的耦合度小，以适应业务发展需要，便于系统的继承和扩展。
9、可维护性：系统应具有良好的结构，各个部分应有明确和完整的定义，尽量实现模块化架构，使得局部的修改不影响全局和其他部分的结构和运行。
第二章 总体要求
一、基本要求
系统设计必须遵循国家相关法律、法规，尤其是计算机信息系统安全的有关标准要求。
供应商提供的需求分析和系统设计应完全满足市检测院OA系统的用户需求。本文件提出的对市检测院OA系统建设要求，是供应商编制供应文件的主要依据，但不应作为供应商需求分析和系统设计的完整的详细要求，在编制OA系统实施方案时，供应商应深入分析和充分考虑业主单位对本系统现有需求，并适当预测未来发展的需求，设计出完整的优质方案。
供应商必须承诺提供的所有软件产品为正式版本，并提供有关软件版本的书面证明材料。
供应商必须承诺提供的所有软件产品都具有在中国境内的正式合法使用权，并提供相应书面授权书。
二、开发技术要求
1、优先采用J2EE的平台架构，必须保证系统具有开放的体系与接口，能支持跨平台运行。方案特别优秀时，也可以采纳Domino/Notes、ASP、PHP、.NET技术，并遵循相关的技术规范。
2、采用B/S结构，客户端为浏览器形式，只允许使用自动下载安装客户端组件，不能采用C/S结构程序（精灵程序除外）。
3、采用面向对象开发技术。
4、遵循EJB技术规范或相关技术规范。
5、采用模块组件的嵌入设计模式。
6、基于XML标准的数据接口的技术实现数据交换与共享传输。
7、基于业务基础平台构建应用系统。
8、采用可靠的基于PKI的安全技术。
三、支撑平台要求
1、服务器端
（1）操作系统
保证系统至少可以运行在Linux和Windows 2000 Advance Server操作系统平台上。软件应用服务器与数据服务器可分离。
（2）中间件系统
中间件服务器采用严格遵循J2EE规范和标准，能够提供消息服务、事务处理、组件、负载均衡、安全性、应用支持等方面强大的功能，支持EJB、Servlet、JSP、JMS、JNDI、JCA、JACC、HTML、Web Services、XML。
系统必须能在任何符合J2EE规范的中间件服务器间平滑移植。
（3）数据库系统
系统透明支持MS SQL SERVER、MySQL、ORACLE等主流数据库系统。能够自动采集ODBC、ORALCE、DB2等主流数据库的数据。
2、客户端
系统必须在以下环境下正常运行，并且无需任何客户端维护或设置。
（1）操作系统：Window全系列；
（2）文字处理软件：office 2000以上；
（3）浏览器：IE6.0，IE7.0，其他常用的浏览器；
四、安全保密要求
系统建设必须遵循有关国家电子政务信息安全保障体系要求，按照国家法规实施安全等级保护，加强系统信息安全管理。
供应商必须明确提供完善的、可行的系统安全方案，应包括有双向身份认证、文件加密、数据备份与恢复、防病毒、防入侵等功能，应支持PKI加密，电子签名和第三方的CA认证。
严禁在系统中预留陷阱、后门、时钟炸弹等。
五、质量保证要求
中标供应商必须有针对本项目的质量保证体系和组织，并制订质量保证计划，列出软件开工过程中质量监督和保证执行的措施，要记录质量保证活动，并保存和维护这些记录。
六、组织管理要求
1、中标供应商必须成立合理的实施团队，建立健全保障项目顺利实施的各项管理制度和质量保证体系。
2、中标供应商必须指定专职于本项目的项目经理，配置相应的项目管理、系统分析、设计、开发、测试、集成、培训、质量保证等人员，保证有足够的高素质人员参加本项目的建设，确保工程顺利实施。
3、参与本项目的技术人员必须具有承担过OA软件开发经验，能够与用户进行良好沟通，具备相关产品集成、应用和开发的能力。
4、参与本项目的技术人员必须对本系统相关业务有所熟悉，掌握办公自动化业务的相关基础知识。
5、供应商应对上述内容列出详细人员计划，包括人员姓名、经验、学历和在本项目中的职责分工等。
6、供应商应根据项目建设的具体内容和整体工期要求，并提交切实可行的项目工作计划。
七、项目交付要求
供应商应在供应文件中提供具体的项目交付说明、交付计划、交付物标准说明等。
中标供应商在系统正式运行前必须提供以光盘为介质的完整的安装系统，包括应用软件、运行所必须的附加软件、与应用软件有关的电子文档等。
软件开发过程中，供应商应按照软件开发要求形成全面详尽的技术资料，包括可运行的程序、源代码、过程文档以及最终技术文档，以确保技术资料的一致性和完整性，在系统正式运行前提交完整的与应用系统相关的文档。所交付的文档至少包括：系统需求分析、概要设计、详细设计、非核心的源代码、测试报告、安装说明书、使用说明书/用户手册、系统维护说明书等。各种文档应当以光盘或书面两种形式交付。
八、项目验收要求
1、验收方案由用户最终确定，中标供应商配合。在验收时报价人自行组织验收测试用设备、测试所需的测试用例和人员，并在用户的监查下现场进行测试和验收。
2、中标供应商完成项目建设并通过对系统实施的自我检测后，编制《项目竣工文件》。竣工文件应满足完整性、一致性和可读性要求。
3、中标供应商应负责在项目验收前将系统的全部有关产品说明书、原厂家安装手册、技术文件、资料、及安装、测试、验收报告等文档汇集成册交付设备使用单位。
4、用户对《项目竣工文件》会审通过后，通知中标供应商现场验收时间安排。
5、现场验收内容包括：《项目竣工文件》一致性检查、验收测试。
第三部分 功能需求
一、基础应用平台
建设一个灵活适用、稳定可靠的办公自动化系统，关键在于系统良好的基础应用平台，其要为应用系统开发提供各种业务集成通用组件，可根据用户需要灵活选取，通过简单配置即可实现业务应用。
本项目的基础应用平台应至少可以提供以下通用组件：
(1)、组织机构与权限管理组件
为各个业务系统提供通用并且统一的组织结构定义和权限配置，可以用多种灵活的配置方式（包括：根据用户、用户组、部门、岗位、角色）定义系统资源的权限，从而满足不同类型组织的需求。
(2)、文档发布与查看组件
OA系统中所有的栏目，文档（HTML文件）都应该有属性（相当于在资源管理器中查看文档属性时，实现的高级属性），重点是版本和权限，并可以根据属性来控制文档的存取和修改。
文档发布，必须指定文档属性，如果不指定，则自动继承文档所属栏目的属性。
文档查看，必须检查权限。
文档修改，如果可能，尽量能进行版本控制，并保存原文档的历史版本。
(3)、报表组件
一期工程：将报表处理逻辑从业务系统中剥离出来，作为独立的通用报表系统为OA系统提供报表处理逻辑服务。一期工程中仅考虑OA系统中数据的提取，数据可能源于OA系统的各项功能（如人力资源），也可能来源于用户的业务系统。业务系统相关的数据由用户自行开发接口，或手工录入（支持EXCEL数据导入或XML数据交换），或自动更新数据库，供应商应提供通用的处理方式（基于标准的SQL语句提供数据源）。提供可见即所得的报表定制功能，普通用户经过较短时间的培训，即可完成报表的自定义。系统尽量具备不用二次开发就能采集异构系统的数据的功能，所有采集的数据可以生成用浏览器查看的WEB报表。
二期工程：支持IE免安装打印，支持多种数据库服务器，支持com+，支持从业务系统直接提取数据。从而实现实时的业务数据。高级用户经过较短时间的培训，即可完成报表系统的调整。
鼓励供应商尽量超越一期工期报表的要求。
(4)、工作流组件
提供统一的工作流引擎，以及图形化的业务流程管理和定制工具，能快速建立协同/协作事务，如网上审批等。同时，可以建立应用之间的业务流程，利用JMS服务和XML协议，以及XML数据转换工具，可以在应用之间进行数据交换，以及定义数据交换顺序和事务过程，实现应用集成。
主要具有三大功能：第一，建造功能，对工作流过程及其组成活动定义和建模；第二，运行控制功能，在运行环境中管理工作流过程，对工作流过程中的活动进行调度（特别要处理好：多人同时处理一个节点时，是全部需要处理还是其中一人处理就可以了）；第三，运行交互功能，指在工作流运行中，WFMS与用户（业务工作的参与者或控制者）及外部应用程序工具交互的功能（即支持工作流与外部程序的自动调用，工作流某节点启动前或者启动后自动调用某一程序）。
(5)、表单组件
提供图形化的表单制作工具，管理和维护人员可利用它对页面样式方便快捷的进行编辑和管理，表单与流程进行默认选择关联。表单生成后，应用服务器端的表单引擎应用服务实现对表单的操作。通过表单引擎服务完全处理表单的增删改查等功能，而不需要编写程序。
（6）、通用提醒功能组件
提供统一的提醒功能组件，能对系统中存在日期属性的对象设置提醒功能。比如，能对人员的生日在来临前10天进行提醒，还可以设置对计量标准在上次检查后快满3年时进行提醒。
主要包括三个字段：带参数的SQL语句，日期字段，条件，说明。系统管理员能利用此功能设计提醒功能，自动发送信息或邮件到指定人（或人群）。
（7）、基于组织机构的总门户与部门门户的架构方案。
二、应用系统功能
2.1 政务资讯
通过政务资讯，实现信息共享功能，实现电子文档（通知、公告、文件等）、内部刊物、通讯录、规章制度及标准、规范的共享，方便存取、汇集、管理和查询。解决目前信息共享资源分散、不足和工作效率较低的问题。
政务资讯的基本内容包括市局文件、总局文件、本院文件、内部刊物、政务信息等。资讯来源可以是办结公文、收集整理的外部来文、法律法规，或者由个人收藏资料里共享出来的资料等。由于政务信息来源于不同部门，因此，要能支持自定义不同的分类栏目，并指定不同栏目管理员和管理部门，由栏目管理员收集、管理和发布各类资讯。政务资讯的具体栏目可以定义显示在部门门户或总门户。
（1）市局文件、总局文件、本院文件
登记保存OA系统办结的所有公文，可通过收文、发文等模块自动归入相应文件模块，在本模块中可授权给相关人员查询阅读。
（2）政策法规
记载国家近年来颁布的有关法律法规，用户可以通过目录、关键词及全文检索找到相应的法律法规内容。所有被赋予权限的负责人都可以起草、提交、撤消规章制度。
（3）政务信息
提供收集发布单位内部相关政务信息，如领导重要讲话、工作报告等等有助于开展工作的信息。
（4）标准及规范
提供发布从各种渠道收集的电子版产品标准、规范等。管理员能授权控制删除与作废的权限。
（5）质量文件：发布质量体系相关文件、信息。
包括（但不限于）以下几个方面的栏目：
①资质管理，实现对内公开院的资质情况，很多具有版本的文件构成（注意，同样名称可能会存在不同的版本，较旧的版本失效，但继续保留）。
②体系文件，一本电子书，非常强调版本的有效性。
（6）信息检索
提供整个系统所有公文和信息的关键字、发布时间等检索或全文检索引擎。
2.2 公共信息
公共信息用于实现市检测院各部门之间内部信息发布、交流和共享。
系统要支持不同风格的信息栏目的设置，可实现各类信息的编录、审核和发布，信息发布格式可自定义，不同层级用户可根据权限将信息发布到本部门办公平台。各类公共信息由授予权限的栏目管理员统一管理和发布。
（1）公告
是单位内部的公告栏，以方便内部人员及时了解相关公告。登记了新公告栏后，即可发布到首页的最新消息里。支持传阅，把最新的公告传阅给相关人员。
（2）工作动态
特别注意，每个部门都可以发布本部门的工作动态，以方便内部人员相互通晓部门之间的工作。首页的工作动态是各部门工作动态的集合。
（3）通知通报
同公告，但实现方式同工作动态。也是各部门的子栏目汇总成门户的总栏目。
（4）意见箱
意见箱是单位内部人员发布意见、建议的地方，发布建议的时候，可以指定建议的读者，也可以通过传阅把建议发给相关人员，意见发布可署名也可以匿名发表，由发布者控制。后台实际上增加字段控制是否显示发布人。（超级管理员才可以查看匿名发表者的姓名）
（5）网上调查
实现基于web的某一主题的观点支持率的收集功能，以方便收集民意。其方式主要分为记名的和不记名的两种，记名的方式一般是一些针对性比较强的、范围比较小的调查，而不记名的方式一般就没有这种限制。是否需要记名，应该在显著位置标示出来。
网上调查应实现的另外一种功能是网上开展意见征求。可以指定参与的部门或人员，也可以不指定。比如，市检测院在出台一些政策时，可以先网上征求意见，并自动收集反馈意见（强制性实现“无意见”，或“有意见”）。
（6）论坛
为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间。论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，授权用户（通常为部门负责人）可在各版面提出话题发起讨论，并可进行咨询、解答和收集意见等活动。以期实现对院重大发展，重要决策，重点政策的民主讨论。
论坛功能在二期工程中实现，一期功能中要考虑相关的设计接口，比如用户帐号共享。
（7）汇总
根据供应商的设计方案，需要在首页设计出汇总的公共信息（如下面的“工作动态”），指定该栏目信息的来源，实现栏目信息的自动汇总。或在首页增加一个通用的栏目，实现显示最新增加到OA系统的文档，而不管它来自哪个栏目中。即使用户在一个很次要的栏目中发布了一个通知，那么，可以把该文档提取出来，并显示出名称、栏目、日期。
2.3 公文处理
公文管理是办公自动化系统的最为核心的应用,它主要分为收文、发文和办文三大类。
（1）收文
收文包括：公文签收、登记等处理流程。
系统支持两种收文方式：一种是纸质文件，需实现扫描成图片文件输入并阅读浏览；另外一种为电子文件，需支持较简单的从市局OA系统收取电子公文，一期为间接收文。如果上级机关提供OA系统的公文接口，须实现公文的对接，接口的获得由检测院与市局协调。
只有具备收文登记权限的人才能新建收文。
支持退文。
系统要具有对重要来文的安全处理方案。
收文处理的流转环节可灵活调整，流转环节数和流转过程可根据需要重新定义。
系统应具有杜绝“死文”发生，收文动态跟踪功能。
（2）发文
发文可按个人、集体、部室、院长执行，并生成月度、年度发文登记表(分权限)，包括：拟稿、审稿、核稿、审签、会签、签发、编号、校对、分发、归档等处理流程。
系统可以对文件流程、正文格式、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。
可以使用预先定义的公文模版（推荐使用word格式）进行拟搞。并支持多个模版。
可根据发文字号自动生成发文文号。
可打印文件呈批表、文件呈阅表、文件处理表、退文单、延期申请单、正文等表单（输出到word文件或其他格式后由用户打印）送领导批示。
发文处理流程的流转环节可灵活调整，根据需要增减和重新命名，流转方向除向前传递外，也可回传或回撤，并且实现发文会签功能。
（3）办文
办文包括拟办、批示、承办、分发、反馈、传阅、催办、归档等处理流程。
系统可以对文件流程、正文格式、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。
可实现公文的在线编辑，审批痕迹保留（可选择痕迹保留或全文版本保留方式），常用语。
对于仅仅需要传阅的公文，提供并发机制，加快公文办理进度。
可打印文件呈批表、文件呈阅表、文件处理表、退文单、延期申请单、正文等表单（输出word文件后由用户打印）送领导批示。
办文处理流程的流转环节可灵活调整，根据需要增减和重新命名，流转方向除向前传递外，也可回传或回撤，并且实现文件会签功能。
该用户已完成的公文能存储在系统中的个人文件夹中以便以后查找。
已办结的公文能通过归档的操作，归档到OA的电子资源数据库中，以供有权限的用户进行查询（有必要的情况下，公文能够自动转为公告）。
（4）督办催办
落实和跟踪各部室的办文情况与进度，按指定的时间段汇总各部室的办文情况与进度，可以在系统中使用预先定义的公文模版（word格式）起草交办通知、催办通知和督办通知等公文。
系统提供督办事项一览表，以便经办人能对其经办的所有督办事项有一个实时、全面的了解。
督办过程的电话催办等过程可详细记录备查。
（5）代理授权
当个人特别是领导出差或休假时，为了不延误其与相关人员或部门的工作，这就要求个人在出差或休假时，其工作得有人接管或代理。授权可以是本人，也可以是系统管理员进行设置（即事务委托支持系统委托和个人自主委托两种方式）。
代理授权是为了解决个人出差或休假期间对公文处理权限的指定代理过程。当出差或休假完成后，可以取消代理设置，并可以查阅其出差或休假期间代理人为其处理了哪些工作，代理情况如何等。
需考虑到实际情况，如一个人往往会一身多职，会有多种业务，因此可以设定多个代理人完成不同类型的工作。
（6）交办功能
某用户可以把自己的任务通过申请后交给某人接任，交办成功后，任何人对该用户发文时自动提醒该用户已经交给某人办理，并要求确定是否继续办理，交办完成后生成交办期间工作目录表。
某员工调职或离职后，其原来岗位的文件和任务能通过系统自动交办给接任人，使接任人能立刻接手其岗位的工作。（或权限的克隆）
（7）查询统计
可以根据管理权限和指定条件查知当前公文处理情况和领导批示，可根据发文单位、时间等组合查询，并提供个人或部门在一定的时间段内所办理过的公文情况汇总表，系统至少应能按月度、季度和年度为当前用户或部门生成办文统计报表，并打印等辅助功能。
（8）流程监控
实现对公文处理的流转情况监控，用户可以查看本人所参与办理的公文的运作情况，领导可以查看本单位所有人参与办理的公文的运作情况。
2.4 公文归档
应实现档案管理系统和OA系统的无缝连接，公文办结后可以分类归档，系统提供灵活、便捷的查询检索功能。档案管理可以按公文属性进行分类。（如通知，请示，上行文等）
注意，各部门能很方便地查看自己部门参与的公文，用于代替部门级的公文管理。
2.5综合事务管理（综合政务）
综合事务管理主要包括：会议管理、领导日程、字典管理（主题词、文号管理、来文单位）、通讯录和人事管理等等。
2.5.1会议管理
举办会议是单位办公的重要形式之一。会议室及会议设施是一种需要共享的资源。
办公室可以将会议室的情况登记在OA系统中。各部室组织的会议需要使用会议室时，通过OA可以查看各个会议室的使用情况，以预定使用哪个会议室，而且确定会议室的使用时间。
会议安排应具有会议室冲突检测、参会领导时间冲突检测等提示功能。
会议室预定成功后，通过会议管理模块，登记会议的议题、时间、会议室、参与人、主持人、会议资料上传到系统。系统会自动形成会议通知单，并由会议发起人发送给相关人员，同时系统会自动生成一条消息显示在公告栏中，并可以在指定时间对相关人员进行会议提醒。
会议参与人收到会议通知后，系统会自动发给会议发起人一个回执进行确认，以便确认是否通知到位。会议参与人还可以直接在OA系统中下载会议资料、议题等文件。
会议管理系统应可以查询、统计会议室使用情况和各种会议情况等。
2.5.2领导日程
领导是一种角色，设置为院领导即需要进行日程安排。通过按时间、活动内容为序的领导日程汇总表，以便了解各项活动有哪些领导参加。领导日程汇总表显示在首页。
领导日程通常由领导自行填写，并可以灵活选择需要参与工作的人员（即建立多个常用的私有组）。
领导日程安排应能通过权限设置，使具有权限的用户能对领导日程进行维护和管理，有权限用户在为领导安排日程时，可以通过选择任何领导为其安排工作日程。同时用户可以根据领导日程安排生成每天、每周和每月的活动安排表。
注意，由于各部门总有必要的事务需要与领导进行当面交互，在日程中，要实现领导的当前状态，比如是否在线，是否忙碌，是否不希望被打扰。
2.5.3主题词管理
主题词是一份公文或档案资料的概要性描述，在进行公文管理时主题词的定义是必不可少的。对于公文处理国家提供标准的主题词库供用户使用。对于不同类型的机关，都会有各自的主题词库。
按照国家提供的标准为用户实现了主题词库的管理，以便用户在进行公文管理使用，由于不同行政单位的主题词库可能不同，系统需要提供多套主题词库并指定某一单位使用哪一个主题词库；
主题词库按国家公文处理标准提供的三级分类管理，分别是主题词区域分类（一级）、类别词（二级）和类属词（三级）；
系统提供主题词自动标引功能。根据用户输入的一段信息（一般是标题），自动检索主题词库，检索标引的主题词范围限于类别词和类属词，如果检索到对应主题词则自动标引，一般先标类别词再标类属词；（按公文要求一般出除了类别词外不会超过5个类属词，数量的选择和重要性的选择可以由用户最后筛选）对于上级文的主题词需要采用上级的主题词库进行标引；管理员对主题词的维护管理包括：增加、修改、删除。
2.5.4文号管理
文号是公文管理过程中必不可少的，但是，由于不同的单位其文号的编制或管理的方式可能不同，为了适应不同单位文号管理机制，为用户提供了通过先定义，后使用的方式的文号管理模式，只要用户按照本单位的公文文号编制原则：“文件字＋[年号]＋文件号”定义好，那么在公文处理过程中，系统就可以根据用户定义的原则自动地生成所需要的文号。
公文文号支持多个编号方式。比如党委文件，纪委文件等编号方式就不同。
文号一般只能由系统管理员或授权用户进行维护和管理，其维护管理包括：增加、修改、删除。
文号管理不仅提供以上维护管理，而还提供了补号和预留文号的功能，其目的为了防止用户在进行公文管理时，某些公文因为操作错误而废除公文时，文号没有被使用，而产生文号漏号或者因为某篇公文需要使用某个文号而无法获取。
2.5.5来文单位
在公文管理过程中，收文一般都是外单位发来的公文，为了在进行收文办理过程中，方便用户填写主、抄送单位，也为了更加规范对主、抄送单位的命名，为用户建立了来文单位的管理，只要用户在使用收文管理之前，将可能的来文单位定义在系统中，则用户在使用收文管理功能时，就可使用系统定义好的来文，在需要填写主、抄送单位时，选择使用，为方便用户，系统同时允许用户直接录入新的单位信息。
来文单位的维护管理一般只提供给系统管理员或已授权的用户，其管理操作包括：增加、修改、删除。
2.5.6通讯录
公用电话本记录市检测院和与外部进行联系的有关信息，部门电话本记录本部门人员的电话，个人名片是个人的可以公开的资料。公用电话本公开给所有人查阅和使用，但只有有权人员才能管理维护。通讯录应能灵活的模糊查询，能由电子表格（Excel）导入数据。公用电话本的管理应提供如下维护管理的操作：
（1）编辑操作（增、删、改）；
（2）查询操作，可以对任何数据项进行模糊查询，如：电话号码（各种电话号码）、单位、姓名、职务。
2.5.7人事管理
一个简单版的人事管理系统，实现全院正式及聘用人员个人基本信息的自动统计和管理。解决目前个人信息较分散，手工统计、查阅不方便的问题。
（1）工号作为OA系统的帐号管理中人员帐号的依据。
（2）人员基本信息、工资、奖金等。能够处理工资调整（普调和特别调整）
（3）能够完成统计汇总，手工设置查询条件，特别注意年龄段的问题。
（4）报表中心可以提取相关数据，如学历分布图等。
（5）能够进行奖金的计算。一种基于系数，半自动的计算方法。
（6）部门奖金二次分配通过OA系统，送院领导签发。
（7）干部人事档案管理与查询。（包括培训，奖励，考核，晋升，调动，任免，调资等）
2.5.8车辆管理
能对市检测院的车辆进行档案管理，违章及事故管理，费用管理，综合查询报表统计，系统维护，车辆维护期限提醒，并根据要求生成相应报表。
重点是各部门的车辆费用（修理，油费等），各部室能将其计入自己的成本。
用车登记，车辆调度在二期工程中实现。
2.5.9物品管理
实现全院日常办公用品、标准物质、药品等低值易耗品申购、入库、领用的精细化管理。
包括物品入仓登记、划出、划入、领用、报废、库存调整、物品库存与使用查询，并能生成相应的表格（按部门，月汇总）。
用带表单的工作流实现申请购置功能。
物品的领出归还与事务流程进行联动，即在物品调拨流程中进行物品领出时，物品库中数量自动减少；反之当物品调拨流程中的物品归还时，物品库中数量自动增加。
各部门可以查询领用的物品，个人可以查询自己领用的物品。
2.5.10接待管理
接待工作是日常办公中的重要内容。
要实现检测院政务接待工作的有效管理，对被接待人员的安排、参与人员和部门实现提前通知。（手机或邮件）。
通过接待管理模块，登记政务接待的议题、时间、人员、参与人、主持人、相关资料上传到系统。系统会自动形成通知单，并由发起人发送给相关人员，同时系统会自动生成一条消息显示在公告栏中，并可以在指定时间对相关人员进行提醒。
参与人收到通知后，系统会自动反馈发起人一个回执进行确认。参与人还可以直接在OA系统中下载相关资料。
2.5.11设备管理
实现全院办公、检测设备等固定资产从申购、验收、登记、发放到报废全流程的精细化管理。解决目前设备管理采用人工方式带来的申购周期较长和工作量大的问题。
重点关注：
（1）资产管理。（申购、验收、登记、领用、维护、维修、报废、划拨等）
（2）量值溯源。（周期、单位、费用、备注等）
（3）资产折旧。（各部门可以查询自己的折旧情况）
（4）每个人可以查询自己保管的资产情况，每个部门可以掌握自己的资产情况。
（5）部分数据能展现在报表中心，如设备分布图等。
（6）设备共享（内部共享平台建设）。其它部门可以通过查阅设备，提出使用申请，相应有批复。
2.5.12 财务管理
独立于财务软件的简单财务管理功能，实现各部门收入与成本、人员工资的即时查询。有利于增加透明度，激发各部门采取有效的方式创收和进行合理的成本控制。
重点关注：
（1）按日录入各中心的检测收入，每天扎帐后可以录入当日数据。
（2）各部室的开支，仅仅考虑计入成本的部分，以便部门掌握自己的开支情况。数据来源于财务部门的报销数据，以及折旧等。
（3）严格控制查看的权限。
一期工程中实现业务与财务收入的录入，查看，按月录入或按天录入就可以了。原来的功能设计在报表中心，这里是引用原来的设计。
2.5.13科技项目管理
科技项目分类管理，按项目管理相关的文件。
说明：每个科研项目，就是一个主题，每个主题下实现文档归类。科研项目有自己的属性，应能对科研项目进行汇总，查询。
2.5.14事务管理
通过自定义工作流引擎，设备及办公用品申请采购审批、用款审批流程、出访审批、报销审批、人员请假等事务流程，能通过系统进行控制与管理，并能生成相应的表格。
2.5.15值班管理
日常值班，节假日值班管理，并生成值班登记表。自动发布到公告牌中。
2.5.16物业管理
楼房、机电设备维修、房租、会场场租、水电费等事项的查询和管理，并能生成相应的表格。
二期工程中实现。
2.5.17图书资料管理
本质上，图书资料属于资产管理的范畴，本部分单列出来是强调其功能的实现。包括：入库，借阅，归还，销毁，查阅等。
2.5.18 质量管理
（1）质量体系运行监督：质量体系内部考核、监督员监督、期间核查等。
（2）能力验证，发布能力验证（比对等）计划、比对结果，能力验证总结。
（3）培训管理，发布培训计划、结果等。培训申请，报销等事务。
（4）计量标准，管理计量标准目录，每个标准有日期属性，能设置提醒功能。
2.6 个人办公
为用户提供一个个人办公平台，提供日常管理办公所需的电子工具和文档信息服务。
2.6.1待办事宜
用户只要打开个人办公首页，需审批公文、请示报告、公告信息等都显示在待办事宜中，通过待办事宜可以直接进入办理各种事务。能对待办公文的未办条数和公告栏、消息栏等未读信息进行弹出框或短信提醒。
2.6.2消息管理
系统提供类似邮件传递方式的消息传递，能编写正文和添加一定数量和大小的附件，进行一对一或一对多的发送，并且提供短信的提醒功能。与标准的邮件系统不同，这里不需要回执，但是发件人可以查询是否对方已经查看。
鼓励供应商能在消息系统中集成邮件功能，能整合内部与外部邮件系统。
2.6.3个人工作日志
记录记录和统计个人每天的工作情况，即个人每天做了哪些工作，便于工作总结。
2.6.4文件收藏夹
收集个人的工作文件，可以按资源管理器的方式进行管理，并能移动。能设置为共享，实现资源共享。
2.6.5 个人日历
设置可重复的会议、约会、提醒信息，提供管理工作计划和日程的工具。
2.6.6 即时通讯
系统提供方便的邮件和短信（web通讯）联系方式，包含系统短信（关注“我知道了”，“以后再说”两个功能）和手机短信两种沟通形式。
2.6.7个人通讯录
个性化的个人地址本或通讯录，可对个人通讯录进行录入、修改、删除、备份、导入和条件查询。
2.6.8 个人设置
设置用户个人密码，修改用户姓名、联系方式、手机等信息，也可设置出差、休假等用户状态。同时在个人设置中可以定制个性化办公桌面风格。
请注意，短信平台需要使用联系电话，用户的手机号码或小灵通号码改变，需要自动生成审批任务。
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