酒店采购、库房管理制度.docx

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酒店物资采购、入库、出库管理制度

第一章 总则
为了加强对酒店的内部管理，降低经营成本，提高经营效益，特制定本管理制度。
第二章 采购管理制度
物资采购是酒店经营管理中的重要环节，加强采购工作的管理是降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益的重要手段。
采购员是酒店采购工作的专业人员，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门应予以支持、配合、监督。
一、采购的计划管理
加强计划管理，严格审批手续，是采购管理的关键。
1、房务部、餐饮部、工程部等各部门应编制“物资需求计划”，交主管副总审批，转采购部；
2、仓库补充请购，由仓库保管根据业务需要提出申请，填写物品申购报主管副总经理批准后，转采购部；
3、其他零星物品的申购，由使用部门提出申请，经理根据库存情况审核签字，送主管副总审批，转采购部；
4、食品原材料批量采购采取定期补给的办法，由餐饮部报申购计划，交主管副总审批，转采购部；
5、餐饮部每天需购入的鲜活原料，由厨师长、餐饮经理签字后，于下午5：00前将采购单报采购员。
6、除食品原材料批量每日采购外，其他批量采购的必须报集团批准后方可采购。
二、采购物资的择商和价格管理
采购物品坚持货比三家，严格价格控制。
1、所有申购计划或申购单送到采购员后，由其具体负责对申购计划、申购单上的采购物资进行择商、确认和报价；
2、采购人员收到自己分管的申购单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与部门经理、总监和申购部门及时沟通，在确认无误后，按照要求时限尽快寻找至少三家以上的供应厂、商，进行业务治谈，经过对比筛选，择优确定报价填入申购单，并填好总金额、供应厂商名称后，送主管副总审批，转采购部；
3、所有采购物资的择商报价,必须由采购部在充分准备掌握市场行情的条件下择优确定，使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑，并对所掌握的供应厂商及购物意向要主动通报采购部，由其选定质优价廉服务好的供应厂商；
4、鲜活原材料的价格受市场影响浮动较大，对于长期供货（鲜活类）的供应商，必须有供应商定期（15天）给酒店报价，酒店市场询价小组进行市场询价，根据询价和供应商的报价进行最后的定价，双方签名予以认可，收货部根据双方签名的定价表进行收货。
5、所有供货商都必须签订供应合同。
三、采购物资的审批
所有采购物资经审批手续齐全后，方能实施购买。
1、采购非入库物资由部门提出申请，部门总监或经理签字后送主管副总审批,转采购部进行采购；
2、采购入库物资由仓库保管员根据用量及库存量提出申请，使用部门经理签字后交财务成本控制，财务成本控制根据各部门“物品需求计划”及库存量对申购物资进行审核签字后，送主管副总审批，转采购部进行采购；
3、采购原材料由各厨房于每日下午3点前报次日原材料采购单，由厨师长、餐饮总监签字后报采购部，采购员根据采购单，通知各供货商准备原材料，并于次日上午9点前准时到货。
四、特殊采购物资
1、对一些技术性强，或有特殊要求的采购物资，采购员可以邀请有关部门相关人员会同购买或授权有关部门相关人员购买；
2、一般采购物品在7天前、紧急物品在24小时前由各申购部门按照申购程序办理申购。若确有个别紧急需求，须经相关领导批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申购、审批、收货手续。
六、采购物资的结算方式
物资验收后，以“收货记录”做为结算依据，结算方式一律采用定期支付。
第三章 库房管理制度
一、 库房安全管理制度：
1、库房是物资保管重地，除仓库工作人员和业务、工作需要的有关人员外，其他人员未经批准不得进入仓库。
2、因工作需要入仓的人员须有仓库管理人员陪同，不得独自入仓。
3、一切进仓人员不得携带火种、背包等物品入仓。
4、仓库办公地点不得会客，其他部门员工也不得在此闲聊。
5、仓库范围内不得生火，也不能堆放易燃易爆物品。
6、仓库不得代存私人物品，也不得答应未经上级同意的其他部门或单位的物品存仓。
7、定期检查消防设施，并接受保安部的检查、监督。
二、 库房清洁管理制度：
1、库管员在自己的管理范围内要勤于打扫、整理、保持库房干净整洁。
2、库房周围不能堆放垃圾、杂品及其它废弃物。
3、库房物品摆放整齐，经常擦拭货架，物品不能有落土、灰尘。
4、采光、通风良好，经常检查库存物品，防霉、防虫蛀、防异味。
5、经常清理库房死角，垃圾随时清扫，杜绝鼠、蚊、蝇等“四害”的滋生。
6、随着季节的不同，库房应配放相应的灭四害药剂。
7、最底层货架距地面15-20CM.货品不能直接放在地上，应彻底防潮。
8、库管员应定期做到库房的全面卫生清理，检查工作。
9、管理人员应做好所有库房的检查记录，包括卫生、存储、保管等记录。
三、库房管理制度：
（一）、实物管理：
1、酒水：一般酒水和饮料在常温下贮存，有些酒水需要稳定的温度，应区别对待：
1.1. 红酒应以室温或更凉一些的温度供应，最佳温度是低于20℃。
1.2. 白酒供应温度8-10℃，所以应先冷冻，送整瓶酒时应置于冰桶内。
1.3. 啤酒的饮用温度以6-8℃为宜，它是唯一一种愈新鲜愈好的酒类，购入后不宜久藏，最佳保持期在三个月之内，最长不能超过六个月，其保存温度应低些，超过16℃且存储期过长会导致酒变质，温度过低也不行，低于-10℃ 会使酒变的浑浊不清。条件许可，可在接近4℃温度下贮存，避免剧烈震动。
1.4. 葡萄酒：一般葡萄酒可在常温下贮存，名贵葡萄酒最好在12-15℃的温度下贮存，名贵的白葡萄酒贮存其温度应更低些，最佳温度为10-12℃，平躺放在酒架上，这样可使软木塞浸泡在酒液中不干缩。
1.5. 香槟酒：名贵的香槟酒贮存期一定要避免强烈的震动，也应平躺放着，瓶口倾斜向下，其温度应在较凉快的条件下，温度不宜过大。
1.6. 烈性酒：普通的烈酒不需要特殊的存贮条件，因为烈性酒受空气影响不大，并可贮存较长时间，但要防止金属瓶盖生锈和发生变化。
2、阴凉贮存库：贮存新鲜蔬菜和水果常温保存10-15℃，不需供热和制冷，有些地区，有些时间需要特殊考虑，香蕉、苹果、梨贮存温度应高些18-23℃即可，相对湿度85-90％，最好通风。
3、冷藏库：冷冻品主要是鱼、肉、新鲜蔬菜、水果、冷菜、熟食品等。理想温度是在4℃以下，温热的成品和半成品在冷藏前应先冷却再贮藏，否则制冷设备容易损坏，食品冷冻贮存温度要底，贮存期不能超过三个月。
4、干货库：一般不需要供热或制冷，最佳储存温度各15-21℃，其最高温度不能超过37℃，温度低些，原料的保质期会更长。干库货应保持干燥，库房通风良好，按标准每小时应保持交换空气四次
（二）、档案管理
1、库房档案有：物品登记卡；实物帐薄；材料明细帐；采购申请单；
2、物品领料单；物品入库单；质量检查记录；物品盘点登记表；材料会计报表等。
3、按不同类别的档案资料分类保存，专人保管，并随时查阅
4、检查库房管理工作，以此原始资料为依据，随机抽查，相互制约。
5、档案要妥善保管。若因跨期过长需要销毁，必须报财务部经理，同意后方可销毁。
6、库房管理人员亦可以凭此档案为基准，全面展开工作，定期或不定期检查各岗位工作的执行情况。
四、 收货程序：
1、验收准备：主要是组织验收人员（库管及使用部门负责人）搜集并熟悉验收凭证及物品的有关质量标准，准备相应准确的验收工具，如：磅、称、量尺等。
2、核对证件
2.1.当货物送到时，收货员应先检查发票与采购单，或其它采购文件，为了便利验收效率，应指示供应商在发票或送货凭证上写明酒店采购文件的编号。
2.2.如没有采购文件，收货部职员应与采购部或有关部门取得联系，以便得到他们的意见。
3、无论是采购人员自购还是供应商送货，货到酒店后，必须首先与仓管员联系验收，不允许采购人员或供应商直接将货物交与所需部门；
4、各项进货均由仓管员、采购员、使用部门授权人按审批手续齐全的申购单进行验收，每次到货需几方同时验收，根据申购单核对货物的品名、规格、价格、质量、数量、金额是否一致，所有进货均应过磅点数；
5、进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和封存小样进行验收；
6、验收不入库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓管员与使用部门授权人同时收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量价格进行严格把关验收，验收合格仓管员开据“收货记录”并注明采购单号，由仓管员、供货商、部门授权人同时签字确认；
7、验收入库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓库保管员收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量、价格进行严格把关验收，验收合格由保管员开据“收货记录”并注明采购单号，由保管员、供货商同时签字确认；
8、验收食品原材料，收货员与厨师同时收货，对原材料的质量、数量进行严格把关，验收合格收货员、厨师长、供货商同时签字确认；
9、所有进货如发现与申购单内容不符，收货员或仓管员有权拒收，并及时上报，对计划外急购物资应补办手续，每日把验收过程中出现的问题留存资料，为下次同类货物和同类供货商的验收提供依据；
10、实物检查：数量检查要按供需双方商定的或供货合同规定的计量方法来检点，按重量供货的要求过称，按数量供货的要清点计数，有定尺或定量包装供货的，必须进行抽检，在对饮品、食品验收过程中还必须注意它们的保质期，按规定，凡送到咖啡厅的饮品、食品距保质期至少在六个月以上。经过实物检查可能发现一些问题，如证件不全、包装破损、数量短少、质量不符合要求或已接近过期日期等，如有上述事情发生，货物将会被退回及通知采购部与有关部门联系解决。收货时必须通知定货部门一起收货。
11、做收货记录：经验收货物品质等各方面完全符合采购要求，收货部职员要根据实际收货情况做一份《入库单》，《入库单》上写明收货内容、定货部门、供应商名称、收货日期、订货单号及定货部门授权人认可，并由收货部职员在《入库单》上签名并加盖收货部专用章。《收货记录》一式四联，第一联：应付账，第二联：供应商，第三联：采购部，第四联：使用部门。
五、 发货程序：
1、首先仓库和各部门主管联系，获得主管领导签字授权领货人员名单后填制《出库单》，并按排发货时间。
2、各部门做好领货计划，所有在第二天领货的《出库单》经部门主管确认后要在当天下午4：00时之前送财务部，经财务部审核后，由仓库管理人员取回仓库备货。所领货物数量一律用大写，并根据货物存放的不同地点，在《出库单》仓库选择上打钩示意，不同仓库的存货不能填写在同一份《出库单》上。
3、仓库管理人员在填制《出库单》后，应检查所出货物的名称是否准确（即与仓库所存货物名称一致），如不清楚应明确货物名称并在《出库单》上注明，然后检查其审批手续是否齐全（检查授权签字的有效性）。
4、根据《出库单》按不同仓库进仓备货，所发货物数量亦及时登记在实物日记账上，包括发货日期、发货数量及领货部门等资料，，同时仓库管理人员用大写在《出库单》内填上实发数量。
5、发货人与领货人同时核对所备货物，并在《出库单》上签名，领货人将所领货物同《出库单》中“使用部门”一联拿走，作为部门留底。
6、仓库管理员根据《出库单》做仓库存货明细帐，《出库单》中“仓库”一联仓库留底，做查帐使用，需妥善保管。
7、所有《出库单》中“财务部”一联于次日早上九点送财务部入帐。
《出库单》一式三联：第一联：财务部，第二联：仓库，第三联：领货部门。
六、 补货管理：
1、库管员要及时了解现存物品的数量、最低库存数以及用货部门的消耗数量,申请补货。
2、库管员在填制一式四联的《仓库补货单》（第一联：财务部，第二联：使用部门，第三联：收货部，第四联：采购部）时要按物品分类填写，如食品仓、物品仓、酒水仓等。
3、库管员在填制补货单时，要详细注明编号、品名、规格、现存数量、本期需货数量，以及要求到货时间、申购时间等。
4、库管员填制补货单时要保持补货单的整洁，不允许有涂改，数量必须大写。
5、库管员将填制完整的补货单送交主管领导审核。
6、主管领导要仔细审核补货单的各项内容，确认正确无误后签字，并交使用部门确认后。
7、补货单送主管领导、财务部经理、主管总经理审批，由采购部购买。
七、 库房记账管理：
1、账薄要分类设置，物资要分品种、规格、型号、单位、单价等设立账户，不同物资不能登记在一个账户上。
2、计账前要先审核发票和验收单，确认无误后再入账，发现有差错时，在未弄清楚和更改前不得入账。
3、审核入库纪录，出库记录手续完善后才能上账、下账，否则要退回手续，补齐后才能记账。
4、发出的物资用先进先出法计价，月终出现的发货差额分品种列表，一式三份（计账员、领货部门、财务部门各一份）。经主管领导或部门经理审批后冲正。
5、直拔物资的收发同其他物资一样入账。
6、调出本酒店的物资所加的手续费、管理费不管用来冲减材料成本，应由财务部冲减相应费用。
第四章 附则
本制度自发布之日起执行。

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