小型企业采购管理制度.doc

(完整word)小型企业采购管理制度
采购管理制度
— 讨论稿

目的：为了合理高效地使用资金和加强采购计划管理，规范采购工作，保证生产用原辅材料的供应数量和质量。
适用范围：适用于本公司所有采购物资管理.
责任者：质保部、综合部、采购部和仓库负责人、采购人员、仓库管理人员.
内容：
1、采购分类：
1.1生产物资采购
包括：生产用原材料、辅料、包装、外协构件、五金配件、劳保用品等。
1。2研发实验室使用物资采购
包括：使用的仪器，工具，设备等.
1。3办公用品采购
包括：办公耗材、其它零星物资、培训资料、书刊等.
1.4固定资产采购
1。4。1办公设备：如电脑、打印机、办公桌、文件柜等固定资产。
1。4。2包括机器设备、新建、改建项目需用物资。
2、采购
2.1采购申请
2.1.1生产物资采购计划
2。1.1.1常规生产物资由仓库根据库存情况填报《采购需求表》.
2。1.1.2非常规生产物资由生产部根据公司下达的生产计划单，准确计算并填写《采购需求表》，由总经理签字批准后，交采购部统一采购。根据物料采购流程采购.
2.1.2研发实验室物资采购
由使用部门填制《采购需求表》必须由总经理签字后,再交由采购部统一采购。
2.1。3办公用品采购计划
由综合部负责公司办公用品的采购计划申报，部门经理签字批准后，交采购部统一采购。
2.1.4固定资产采购
2。1.4。1办公设备采购由使用部门填制《采购需求表》，综合部审核后（是否需要、是否公司可内部调整等），经总经理批准，交由采购部统一采购。
2。1.4..2机器设备采购,由生产部填制《采购需求表》，经生产部经理签字审核后，由总经理批准后,由采购部及生产设备部共同负责采购。
2.1.4.3新建、改建项目需用物资，由总经理指定负责实施部门做出方案、图纸和预算书，并用总经理批准，职能部门编制《采购需求表》，由采购部及相关部门共同负责采购.
2．2请购的撤消
（1） 已开具请购单，并经批准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈送采购人员，必要时应先口头知会计划部以及采购部。
（2） 请购部门回收各联请购单,并备注“撤消”字样。
（3） 采购部接获通知后应立即停止一切采购动作，采购部经与供应商协商后应及时取消订单。
（4） 未能及时停止采购时,采购部应通知原请购部门并协商善后工作
2.3采购询价
2。3。1对各类申报的 《采购需求表》，采购部采购人员应与仓库及相关部门核实采购物资品种和数量的合理合理性。
2.3.2采购人员按《采购需求表》,上的物料进行采购询价,采购员对同品种物质应进行质量、价格的比较工作,不得少于三家（特殊急需物料，和采购困难的物料的可酌情处理），应详细的记录在《请购单》上，包括采购品种、数量、价格、供应商、付款条件等,由采购部经理审核，总经理批准后方能进行下单采购。
2.3.3采购部门人员应随时掌握市场动态，对某些原料价格波动大的品种，有价格空间的要及时报告采购部经理和总经理，为提供是否储备作决策，总经理一旦签发特需采购计划，采购部采购人员应把握机遇，从速落实.
2.4合同签订
采购物资原则上必须签订合同，特别是对于预付货款(包括带款提货、款到发货、现款现货等情况）更应从严要求，合同上应注明品种、型号、质量要求、数量、单价、金额、运输方式、付款方式、计划到货日期等。对于小金额的小品种,可以采取电话订单的形式与供应方进行确认。
2.5催货
2。5.1采购合同签订完毕以后,根据采购合同上要求的到货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期（对于由于特殊原因不能及时到货的，应在第一时间通知物资采购计划申报部门）直至物资到达我公司。
25.2各种原辅材料到货前,采购员都应通知仓库保管员预备货物,准备接货.
2。6入库
2。6。1实物入库
2。6。1。1货物到达厂门口后，由采购员根据对方的送货单填制“原、辅材料收货通知单”交给司机，司机凭此通知单找仓库安排后续事项.
2.6。1.2对于检验不合格的物资，按照不合格品管理程序处理。
2。6。1.3对因包装数量造成破损或其它原因造成短斤缺两(独立包装的品种少件数除外）,仓库保管员应通知采购人员，超出合理损耗范围的（合理损耗范围由质控部和采购部共同制定,质控部、仓库、采购部共同保存),采购人员应立即与供应方协调,及时补足分量。
2.6.1.4仓库在收到货物后，应及时在“原、辅材料收货通知单"签字交由司机带回采购部,由采购部填制收货单交由司机带回供应商.
3、采购付款
3。1采购员填制“付款申请单”,申请人应在“付款申请单”上填写好付款单位、收款单位、付款用途（采购哪种原料）、尚欠货款金额（分别注明各分公司的欠款金额及总额,如为预付款则以单价×数量=金额的方式填写，）、申请付款金额，付款方式、申请人姓名后，交由财务核实欠款金额、票据是否齐全等情况后,由采购部经理审核，总经理批准，最后交给财务安排付款。
3。2采购人员在安排付款尽量要避免现金结算(包括从财务上领取现金和打入个人帐户)。
3。3以承兑方式付款的，采购员应尽量要求对方单位人员过来领取,特殊情况可采用EMS快递，从财务上领出承兑汇票时，应在“使用承兑汇票登记表”上登记.采购员都应在付款后十天内将收款收据交到财务部门。
3.4财务安排付款后应在“付款申请单”备注栏中填写实际付款金额、付款方式和付款日期，将第三联交还给采购人员，由采购部存档.

采购流程图

生产计划
仓库物料情况
采购需求表
采购部查询供应记录
请购单
采购单/
采购合同
收料单
检验
供应商
核
准
批 准
发 货
退货暂存仓
N G
OK
入库单
分类决定采购方式
长期采购合约
退回
否

采购需求表
编号
采购需求部门：

需求提出时间:

申请采购内容
序号
名称
规格/图号
数量
备注

申请采购原因

经理意见
意见：

签字： 日期：
总经理室意见
意见：

签字 日期：

请购单

请购部门_______________________________ 请购单编号____________________________
采购单号_______________________________ 预算编号______________________________

代号
请购日期
年 月 日
需要日期
年 月 日
料号
品名
规格
数量
单位
运输方式
备注
请购

采购
询（议)价纪录
厂商
1
2
3
4
5
过去询(议)价纪录
日期
1
2
3
厂商

厂商

规格

厂商

单价

规格

总价

单价

备注

备注

会签
审核单位
总经理
主管副总
会签单位
采购单位
1、 拟向 _________采购
2、 拟于 年 月 日交货
3、 付款条件