文件管制程序.doc

文
件
管
制
程
序
核准：________ 审核：_______ 制定：________
会签部门
会签人员
建议或意见
会签日期
总经理室
总经理周亮

总经理室
副总经理王燕

财务部
主管徐震

行政部
经理李劬

人资部
经理袁军旗

资讯部
经理臧学山

卖场事业部
店长张志强

绿快事业部
经理柳帮国

方案事业部
副总王燕（代）

商务部
经理吴琴

市场部

备注：1、此单须在两个工作日内审核会签结束,送下一部门会签.
2、如有建议或意见,请提出更佳方案.
1. 目地:
为规范公司各部门文件之拟定→审批→发行→执行→修正等作业流程,确保相关部门能适时地获得适当并且有效之最新文件,以防因使用过时或无效之文件,而导致不良地产生或产生其它方面影响特立此本程序.
2.范围:
本组织所有制度,规定及所营运之产品自产品采购﹑检验﹑储运﹑销售﹑营业管理至企划宣传等各阶段作业中,不论是本组织或外部提供之相关文件之制作及管理均属本范围内.
3.权责:
管理者代表：文件发行之核准；
各部门主管：发行文件之审核与修正；
文控中心：发行文件之管理（文件编号/文件分发/作废文件地回收）、存档、公示；
4.定义:
4.1.一阶文件:作业管理程序（部门主导作业流程文件）
4.2.二阶文件:作业管理办法（相关工作流程之管理文件）
4.3.三阶文件:作业指导书﹑检验规范书﹑技术参考数据等.
4.4.四阶文件:表单记录﹑图表等（文本记录）.
4.5.管控文件:是组织质量体系运作过程中各项相关活动之执行所参考或依据由组织内部自行制
定之文件.
4.6.外来文件:非本组织制定而由外部(例:总组织﹑兄弟组织﹑供货商﹑客户﹑政府部门等)
提供或取得之文件,组织在营运或营运管理等活动中需参考或依据该文件,视为外来文
件,需加以管控,文件管理中心对管控之外来文件版本每三个月做确认并列出〈外来文件管控清单〉发至各相关部门.
5.作业内容:
5.1.文件管制作业流程(见附件一)
5.2.文件编码及版本规则:
5.2.1文件编码

流水号(001-999)
相关程序文件拟定之部门编号
文件类型(1.一阶;2.二阶;3.三阶;4.四阶;9.外来文件)
Q质量系统
5.2.2.当文件为第一版本时,版本为1.若有相关修改则该版本全部更改为2;3;4…以此类推.
5.3.文件地制订﹑修订
5.3.1.文件制订作业:视组织需要,由撰写部门指定专人撰写,并向行政部文件管理中心申请文件编号,撰写完后,由相关责任部门及人员进行会审及核准.
5.3.2.文件地撰写:
5.3.2.1.一阶,二阶,三阶文件都要有封面,表单文件可以不需要.文件封面、文件内页及表单
地基本形式由行政部文件管理中心提供,各部门在文件撰写时,从行政部文件管理中心指定计算机中拷贝,且行政部文件管理中心必须对各部门进行撰写文件规则进行教育训练.
5.3.2.2.文件结构:二阶文件包含:1.目地2.范围3.权责4.定义5.作业内容6.相关文件7.使用表单.
5.3.2.3.文件文字规定:封面文件名称用36号宋体、内部作业内容用12号宋体、序列号规则为例:主菜单用1,一级下拉菜单用:1.1.,二级下接菜单用:1.1.1.以此例推;
5.3.3.文件修订作业:相关单位人员若认为文件需要修改时可填写<文件数据修订﹑废止申请
单>提出修改原因交原撰写单位研讨修改,修改完成后之文件会审﹑核准﹑颁布﹑发行作业内容同5.3.1.
5.4.文件地会审与核准:
5.4.1. 本组织地程序文件及管理办法依据先进行会审(会签由公司各部门主管担当)及管理者代表核准之作业方法.
5.4.2 .本组织地三阶文件由相关部门主管进行会审,由管理代表核准.
5.5.文件地标识:
5.5.1.发行至各单位之管控文件应在每一页上加盖“管控文件”章.
5.5.2.各单位使用表单时应在文件行政部管理中心指定地计算机中拷贝或向行政部索取,行政部应在计算机中保持最新版本地以供各部门使用.
5.5.3.内部管控文件之原件(含一﹑二﹑三﹑四阶文件)应在背面盖章,由文件管理中心保存,
以备日后增补发时复印使用.
5.5.4.外来文件:外来文件应在适当处,盖“外来文件”章,盖章后应在盖章处登入文件编号,提供其它单位用(包括客户﹑认证公司﹑供货商等)地质量体系文件,应加盖“参考章”公司内部内有更改时不予通知.
5.6.文件地发放:
5.6.1.文件地发放:任何核准后之文件,必须由文件管理中心编码﹑归档﹑记录于<管控文件
清单>,并根据拟订单位所拟订之分发单位及数量分发至各个单位,并请收文单位在<文
件发放清单>上签收.
5.6.2.已经核准发行地文件,因文件损毁﹑ 遗失﹑涂改或相关职务工作需要,应向行政部文件管理中心申请补发并填写<文件补发申请单>.
5.6.3.外来文件地发放需由文件管理中心登录于<外来文件管控清单>后,直接交由需求部门
保管使用.若相关单位需使用此外来文件直接向保管单位申请借阅,若有必要须保留在该部门须向文件管理中心申请,由文件管理中心运用该保管单位文件复印后加盖“管控文件”章发至需求单位并记录于〈外来文件管控清单>内.
5.6.4.外来文件版本若有变更,保管单位须向文件管理中心申请,文件管理中心同时将最新版本之外来文件复印发至需求单位.
5.7.文件地使用:
5.7.1.未盖有“管控文件”章地文件属未确认地文件,不在文件管制范围,亦不得作为工作执
行地依据.凡未经会审﹑会签﹑核准登录文件编号发行地文件可依实际需要影印,传阅不
属文件管制范围.
5.7.2.必要时各部门文件使用前,应由各部门主管组织培训.
5.7.3.文件发行日期即为生效日期.
5.8.文件地保存:
5.8.1.文件发行时,原件由文件管理中心保存并登记在<管控文件清单>内.
5.8.2.使用部门对文件地保存必须与文件管理中心规定相同,并接受文件管理中心地督导.
5.9.文件地销毁作业:
5.9.1.旧版文件收回之同时,新版文件同时发行.
5.9.2.由各单位回收之旧版文件,得由文件管理中心统一销毁,记录于<文件数据销毁记录表>中.文件管理中心对该文件原版之旧版加盖作废章,旧版地原版文件由文件管理中心保管,期限为至少保存一年.
5.10.文件之档案管理规定:
5.10.1.营业管理使用之文件需置于营业现场.
5.10.2.非营业管理使用之文件须由各使用单位指派人员自行集中管理.
5.10.3.文件管理中心每三个月发行其保管所有文件之最新<管控文件清单>供各使用单位核对其使用是否有效.
5.10.4.任何人均不得私自于受控文件上加以标记或书写任何文字﹑符号类.
6.相关文件
无
7.使用表单
7.1.管控文件清单
7.2.外来文件管控清单
7.3.文件发放清单
7.4.文件数据销毁记录表
7.5.文件补发申请单
7.6.文件数据修订﹑废止申请单
附表一.文件管制作业流程图:
文件拟定

N

文件会签审核

文件修定/编号

N

文件核准

回收旧文件
文件发行

销毁
文件记录管制

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