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费用报销内控风险规避
财务数据反映公司整体业务的运作效果,故财务部付款的功能除了可以支付款项以外,还可以对所涉及前端环节的业务进行监控,这也是会计管理职能的体现之一.费用报销环节作为一些公司日常运作中的薄弱环节,存在较大的内控风险,迫切需要强化内控.
内控是”一个过程”
费用报销环节内控不严,则会存在很大的隐患.如:不相容职务没有分离,授权与执行的错位;ERP模块功能造成的会计分录割裂,容易导致业务错误;业务部门预算与执行的匹配不及时,超预算得不到控制,预算制度形同虚设;费用报销滞后,造成会计信息的失真,不能按照权责发生制记录业务;由于制度运行缺陷,付款环节成为前端控制失效的集中体现,只能去被动消化.
费用报销付款相关的内控可以分为与财务核算相关和经营管理相关,是通过一系列制度流程的执行来达到目的.内控是一个过程,需要全员参与,但内控仅提供合理保证,不能杜绝舞弊与错误,需要通过不断借鉴先进企业的成熟发展经验、结合自身特点来完善与推行.
严格执行权签等级制度
以级别最高的业务人员来报销费用是保证公司权签等级的做法.
执行与检查的职责需要分离的原理,要求任何级别业务人员都不能权签自己的费用,包括公司高层领导在内.
如果业务发生人将费用单据转交低级别的人员提交,而自己再权签该业务费用,就属于典型的逃避权签等级的行为.对这些隐性的违反内部控制的行为进行甄别,需要财务部会计在审核这些费用时,查询更多的费用清单、交易明细,以判断业务真实的发生人.有的公司化繁为简,规定如多人发生同一项业务活动时,必须以最高级别的人员来报销费用,如此才能有效保证公司的权签等级得到遵循.
强化业务工作通报机制
加强结账前的试算平衡表检查是有效的事后防治手段,而更积极的应对措施则需要在明细账之间建立业务通报机制,共享中转科目的使用,互相检查.先进行业务处理的模块,其中包括原业务处理记录、审批过程、本次调整分录等有效信息,从而为下一步流程环节提供支持文件.而这些通报机制可以通过公司内部局域网的电子表格功能实现,即将共享文件置于服务器,使得多个使用者均可访问查看,但限定关键人的修改权限是必要的.
在借助IT手段降低差错的同时,也必须及时总结常见的跨模块业务,将其以流程文件或业务操作指导的方式固化下来,避免发生会计人员变动时工作交接的纰漏.这些累计下来的流程与文档,将成为公司管理诀窍的有机组成部分.
加强预算管理
预算额度是费用报销的高压线,超过预算额度的业务活动需要特别审批.加强预算的管理作用,需要在费用报销审批环节就纳入预算的管理范围,预算内的费用或付款将被优先审批支付;超过预算的业务活动将被更严格地审批.另外,所有的预算均需要拆分到公司或部门内明细业务以及人员.预算的控制只有通过对明细项目的控制,才能达到总预算的有效执行.
防止预提费用失控滥用
费用报销滞后是客观存在的,不能完全克服,但公司内控人员需要从防范公司风险的角度来建立防止预提费用失控滥用的制度.
会计主体首先需要确立企业会计政策,明确预提费用的范围、金额限度、反冲办法、错误稽核与改进措施.比如设定单一费用的发生额下限,超过该限额的费用均需要预提.
从会计分录来看,形成预提费用的同时,必然形成预提负债.内控人员可通过当期计入的费用发生额与反冲额对比,来判断预提的准确性.合理范围内的预提差异是可以容忍的误差.但针对预提与反冲较大的项目,需要进一步分析差异形成的原因,要分析是业务活动发生了波动,还是预提方法不合理.账龄分析也是稽核预提费用的一种常用办法,通过对长期挂账的预提负债的账龄分析,可以发现原对应的预提费用是否正确.
实际工作中,比较有效的一种控制措施是建立预提费用台账以及提高费用入账的及时率.另外,还要加大对超期报销的处罚力度,从反面强化及时报销入账.