小型公司行政管理制度.docx

第一章 办公室制度

一、办公区域管理及形象管理
1、 为树立良好的公司形象和个人形象，办公室人员在工作接触中或在接听电话中要使用“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“再见”等文明用语，严禁暴粗口、漫骂及其他有损公司形象的行为，违者处20元以上罚款，扣1分。
2、 公司员工必须着装整洁，上班时保持良好的坐姿与行姿。
3、 接待客人或来宾应以公司形象为重，并使用文明用语，走廊或狭窄的过道遇到客人或来宾应主动让道。
4、 遇到需要帮助的客人或来宾时应主动提供帮助或指引，严禁不搭不睬。
5、 严禁在任何场所非议公司及公司管理人员，严禁在当事人不知情的情况下泄露公司任何管理人员信息，违者处20元以上罚款，扣1分。
6、 每位员工均应将本人工作场所必需物品按规定位置摆放，并放置整齐，办公桌面不得摆放与工作无关的物品（比如食品、化妆品等）；严禁在墙面及办公桌周围张贴与工作无关的字报、通知、告示等。违反罚款10元，扣1分。
7、 公共办公场所桌面、地面、烟灰缸做到日日清洁。每天上班后必须先打扫各自的卫生区域，公司负责人不定期检查，每次检查不合格的罚款10元，扣1分。
8、 为营造良好的工作环境，办公室区域谢绝吸烟，如发现违反者，处10元罚款，扣1分；如需吸烟到办公区域外但时间不能超过10分钟，违反罚款20元，扣1分。
9、 严禁上班时间喧哗、嘻闹、打牌、趴伏、躺卧、听音响、玩游戏及下载与工作无关的资料及游戏或电影等，违者处20元到100元罚款，扣2分。
10、 危险品及宠物严禁带入办公区域。违者处以20元以上罚款，扣1分。
11、 不允许在公共办公室中接待来客，接待访客必须安排在会议室或接待室中，如违反者扣1分。
12、严禁长期在柜子中存放食品或食物以免霉变、腐臭，一经发现处10元罚款，扣1分。
13、 用餐后的垃圾及不得随意丢弃，不得将剩余的食物、茶水或饮料直接倒入垃圾桶。不慎洒落在地面的茶水或饮料，应及时处理。违者罚款20元，扣1分。
二、办公设备管理
1、 每位员工均应本着主人翁精神爱惜周围的办公设备及办公用品，自觉爱护办公室的各项设施，随时保持办公设备的干净、整洁。电脑的日常维护由使用人负责，如 遇故障影响正常使用的情况，将由办公室派专业人员对电脑进行维修，不得擅自处理，如有违反者，所造成的附加损失将由当事人自行承担并扣2分。
2、 本着节能减排的环保精神，合理利用资源，夏季室内空调温度设置不得低于23℃，冬季室内空调温度设置不得高于25℃。一般情况下，空调运行期间尽量掩门、禁止开窗。各办公室空调必须在下午下班前半小时关闭，下班后不得开启（加班除外） ，如有违反每次罚款20元到100元，扣2分。
3、 公司打印机只限打印与公司有关的文件和资料，，各人员打印时要节约用纸，做到需多少印多少；不得利用公司计算机设备大量传真、打印、复印个人资料（工作需要除外）。如违反罚款20元，扣2分。
4、 公司员工饮水必须自带水杯，尽量不使用一次性水杯。禁止用饮水机的水洗刷餐具及水果或者直接浇花。违者罚款50元，扣2分。
5、 电话、灯具、传真机、复印机、空调、电脑及其他电器应按规定使用。下班前每位员工均须关闭电脑后方可离开，最后离开公司的员工应确保门、窗、灯均处于关闭状态。如有违反每次罚款20元至100元，扣2分。
6、 节约用电、用水、办公用品等资源或物品，严禁恶意损坏、破坏公共设施，如有违反罚款50元至500元扣3分。
7、 爱惜所使用的办公桌、椅、文件柜及使用范围内的私人办公设备，努力监管好监管范围内的办公设备，发现损坏及时上报监管责任人。
8、 爱惜办公室的花卉，严禁用热水、开水、饮料浇灌。一经发现罚50元，扣2分。
9、 各项办公用品采购回来后，必须由财务仓管员进仓、保管及发放。（详见办公用品规定）
三、工作纪律及要求
1. 同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌，委婉。
2. 见到领导时应主动打招呼，向上级汇报工作时应简洁、明确。
3. 工作时应注意提高工作效率，尽量减少私人电话及聊天，（最多10分钟）严禁看与工作内容无关的书报杂志。 禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天，包括打入的电话。特殊情况必要时接拨电话言语尽量简洁，做到长话短说。
4. 办公室电话响三声后必须有人接听，机主不在时本部门电话由本部门人员接听，本部门无人在时由办公室任意人员接听，做好电话记录转达本部门人，中午休息时间行政办公室必须安排1人值班。
5. 所有公司员工均有义务做好保密工作，尊重别人隐私和公司制度，做到与己无关的不闻、不问、不传。
6. 未经权责人允许，任何人不得翻看他人抽屉、文件夹及个人电脑。未经许可，员工不得随意进入单人办公室。
7. 上班时间员工不得私自离开公司，特殊情况应向部门经理及公司负责人请假。未经批准私自外出，对当事人处20元到100元处罚，扣2分；情节恶劣者酌情另行处罚。
8. 各部门的工作文件作废时，需做撕毁处理，必要时必须粉碎处理；办公电脑及重要电子文档需设置密码，做好保密工作。
9. 进入他人办公室必须先敲门，在得到允许后方可进入。
10. 各办公室出入必须随手关门，且要轻开轻关。

第二节 考勤制度
一、考勤要求：
1、公司实行上、下班指纹录入打卡制度。全体员工都必须自觉遵守工作时间。
2、打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。
3、打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间。
4、因公外出及业务出发不能打卡应填写《外出登记表》,注明外出日期、事由、外出起止时间交由负责人签字后交考勤员登记考勤。因停电等故障未能打卡的员工，由直接负责人签字证明当日的出勤状况后由考勤员登记考勤。
5、每月发放工资以打卡记录为准发放工资。员工严格按照公司的上下班时间及打卡要求打卡，禁止替他人打卡或找他人给自己打卡，如若发现扣发当事人双方当日工资并罚款100元，扣2分。
6、部门考勤员负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在次月的5日前导出考勤明细加人工考勤明细直接交给负责人。打卡记录禁止人工修改，如若发现根据情况罚款50元到300元，扣2分。导出的考勤记录有迟到未罚款的直接按规定处罚负责人50元到100元，扣2分。
7、倒休周一至周五不允许给周六周日倒休，周六周日可以倒休。
8、员工倒休需经负责人允许，未经允许自行倒休的按旷工处理，扣2分；情节严重、造成损失的，根据情况酌情进行处罚，扣2分。

二、请假制度
1、员工请假，均应提前提交《请假申请单》，未填写《请假申请单》按旷工处理，扣2分员工请假三天以上的，需提前三天申请,未提前三天且无充分理由者，请假不批或处罚20元，扣一分。
2、员工请假必须提前申请。如因紧急情况或突发急病而无法提前请假时，应在休假当天上午8：00通过电话向部门经理请假，并在上班后第一天完成请假审批手续，否则按旷工处理，扣1分。
3、未办理请假手续擅自离开岗位、或请假期满未来上班也未续假者，三天（含）以内按旷工处理，扣2分；三天以上按自动离职处理并扣发当月工资。
4、请假必须由本人亲自办理有关手续，委托他人视为无效，将按旷工处理，扣1分。
5、请假的决定权：请假1至3天由部门负责人签字，请假4天以上由总经理签字。
三、迟到、旷工处罚：
1、迟到5分钟以上10分钟以内处罚款10元，扣1分；10分钟以上30分钟以内罚款20元，扣2分；30分钟以上扣发半天工资，扣2分。特别注意当天请假必须在8点以前，8点以后请假无效，按旷工处理(扣发当日双倍工资)，扣2分。
2、当月全勤奖励50元，加1分；连续3月全勤者奖励300元(无迟到、无旷工、无请假)，不加分。
四、公司员工离职必须提前一个月递交辞职报告，公司批准方可离职，擅自离职扣发全部工资。

开会制度
一、会前准备：（需提前1小时准备完毕）
1、 会议通知：
1) 开会时间需提前半天通知所有参会人员。
2) 通知开会时，应将会议主题、时间、地点等准确传达。
2、 需要使用笔记本、投影仪等设备的，会议组织者应在会前20分钟安装调试完成
二、 会议纪律：
1、会议迟到：中层及以上罚款20元，扣2分；员工罚款10元，扣2分；款项会后直接交行政部登记。
2、旷会：没有及时请假或请假未批准。中层处罚30元扣2分，员工处罚15元，扣2分。款项会后直接交行政部登记。
3、不得不接听的电话举手示意主持人，允许后离开会场接听，未经允许私自接听罚款10元，扣1分。
4、所有参会人员手机必须设置为静音或震动状态，会议期间不能有任何异常声响，违者处10元罚款，扣1分
5、会议要做相关的记录；开会人员必须自带笔记本做好会议记录；会场严禁开小会或者窃窃私语（讨论会议除外），违者处10元罚款，扣1分。
6、开会要仔细听取会议内容，精神饱满，不得做斜靠、趴桌、睡觉等无礼仪动作，违者处10元罚款，扣1分。
7、禁止使用不文明语言。违反罚款50元，扣2分。
三、会议要求：
1、预先安排发言的，必须在会前准备好发言稿或打好腹稿，不能在会议期间书写个人的发言稿。
2、临时需要发言的，除非领导指定，否则不能做无规则言论
3、临时发言人时，应按照职位大小依次发言，同职位、同岗位可依照作为次序发言。
4、如会议发言是采取的是自愿原则，可酌情考虑不发言。
5、会议要围绕会议主题开展，不得发表与本会议议题无关或关联很小的言论。
6、参加并主持会议者，则要严肃会议纪律，明确会议目的，组织会议进程，保证会议效果。
7、会议为例会形式的，参会人员必须提前做好个人工作计划和总结，及时汇报工作。
8、所有人员退场后，会议组织或主办方应清理会议现场，关灯、断电并锁好门窗才能离开。。
公司办公用品管理规定
一、办公用品分类：
1、常用品：圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸。
2、控制品：名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具、刀具、软盘、刻录盘。
3、特批品(不列入办公用品费用考核)：印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等)，财务帐本、凭证，苹果机彩色墨盒及打印纸，U盘等。
二、管理和发放：
1、各部门的办公用品未登记的必须登记明细并签字。
2、办公用品由专人保管并发放，建立发放明细申请表，领用人、部门经理签字后才能发放。
3、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。
4、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新，如发现浪费现象处当事人50元以上罚款，扣3分。
5、电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的及维修费用由
6、耗材包括：打印、复印纸，激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒(水)，，传真纸，鼠标，键盘等；其申购由设备使用部门(人)负责，并经总经理批准，，由指定管理公司的采购人员购买。
7、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
8、业务人员出差在公司外急需购买办公用品，需经主管领导批准，并在回公司后补办领用手续，否则财务不予报销。

第一节 钥 匙 制 度

1. 公司门的钥匙由公司指定人员各配1把。
2. 各部门经理办公室钥匙各经理配1把。
3. 保险柜钥匙由现金会计配带1把；
4. 各部门办公室钥匙由主管各配带1把，办公桌及文件柜由相关使用人员或指定人员配带钥匙1把。
5. 办公室所有钥匙由负责人统一编号登记在钥匙明细表中，公司所有钥匙（保险柜钥匙除外）必须备份一把并编号存档。
6. 员工离职时钥匙交回公司，如遇丢失或损坏处20元罚款，扣1分。

第四节 业务部出差制度及售后部制度
一、出差制度报销标准：
1. 出差车票实报实销，没票一律不报销，食宿补助，一线城市（北京、上海、广州、深圳、天津）150元/天，二线城市（南京、武汉、沈阳、西安、成都、重庆、青岛、大连、宁波）120元/天，其他均按100元/天
2. 当天返回（6：00-18:00）公司给予补助30元餐费
3. 话费补助：公司配备苹果4S手机的按100元补助，其他一律按60补助，其他特殊情况另议
4. 业务人员交通工具包括客车、火车（动车二等座），乘坐高铁、飞机等需向公司（刘艳丽）申请，没有批准擅自乘坐公司一律不报销，的票一律不报。（晚上22：00以后另议）
5. 出差者计算出差补贴采取“去头留尾”的原则。例如：9号出差12号返回者，给予3天的补贴；如果员工能提供9号9：00前出发或12号17：30后离开出差地的相关证明，则可给予4天的餐费补贴。
6. 所有出差人员须严格按以上规定执行，如有弄虚作假者，出差费用不予报销，并对相关签审人员进行每人两倍（报销金额）经济处罚，扣3分。
二、借款说明
1. 借款的首要原则是“前帐不清，后帐不借”。
2. 公司人员出差需借大笔现金时，应提前向财务预约
其他说明：
3. 符合上述乘坐标准规定的，交通费按票面金额实报实销；高于乘坐标准的，超额部分由出差人自行承担。
4. 票据丢失的一律不予报销；出差人员夜间乘火车，购买餐车茶座的费用由个人自理，不予报销。
三、业务部规则制度：
1. 所有出差人员出差回来后，必须于三日内填写《出差业务汇报表》交部门经理审核；以上工作文档经部门经理确认后，交人资部存档。如超出三日填写需说明正当原因，否则处20元罚款，扣1分。
2. 公司职员出差期间不得损坏公司形象、信誉、出卖公司商业机密，谈论企业内部管理状况等。公司职员出差期间如遇客户宴请（工作餐除外），一律不得参与；如遇客 户提供住宿应实报。以上情况一经发现，处100以上罚款，扣3分。
3. 公司职员出差期间不得收受他人礼品钱物等，严禁公费游山玩水、请客送礼；不得请求客户代购商品、土特产、优惠商品等。做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上交公司，遵守国家法律，不构成经济犯罪。如发现违反者，对当事人处100元以上罚款，扣3分。
4. 公司职员出差期间不得履行或承诺超出自己职权范围的事务，如违反，所造成的损失由当事人自行承担，情节严重者根据实际影响处以罚款或辞退。
5. 公司职员出差期间不得参与赌博、嫖娼、酗酒、打架等违法违纪事项，一经发现，对当事人处100元以上罚款，扣5分；情节严重者做辞退处理；因员工个人行为造成任何民事或刑事案件，由当事人承担，公司概不负责。
6. 如出差人员出差期间被客户投诉，一经查实按情节严重程度处以相对应的行政处罚,扣2分；
7. 每月30号把未能签的业务交给索莹莹，并说明情况，如发现不明原因丢失的业务，对当事人处以相应罚款，扣2分。
8. 业务及售后人员应保持每天24小时开机，如出现一次电话关机或无法接通且当事人无正当理由情况下，对当事人处20元罚款，扣1分（以此类推）；如出现由于电话不通所造成的损失，根据实际情况另行处罚。
9. 由于沟通不及时给公司造成损失的公司将根据情况予以处罚与扣分，业务经理仔细认真的进行尺寸测量，一旦出现尺寸错误一切损失由本人负责，扣2分。
10．如发现下单数量与合同数量不符（包括少下、多下及产品名称等）将给予业务经理50到300的罚款，扣2分；并奖励合同负责人50到300元，加2分。如下单到厂里发现有问题合同负责人及业务总经理一并处罚与扣分，如造成严重损失根据损失大小另行处罚。
11. 业务当月签订合同合计金额100万以上平均折扣在8.8折以上（含8.8折）额外奖励业务经理500元到1000元，加2分。

业务下单流程
一、初期业务跟踪（刘艳丽）：
1. 负责人按规定时间定期给客户打电话，注意语言的运用，注意礼貌用语，准确无误的记好电话记录以便真实的反映客户的情况。
2. 一切以公司的利益为重，解决不了的第一时间汇报，技术方面的问题给宁总汇报，签单问题给周总汇报。
3. 如因沟通不及时给公司造成客户的流失，罚款该合同的千分之二，如本月业务签单业务量达到600万以上，根据实际签单量及签单额另行奖励。
二、业务经理跟踪：
1. 分给业务经理的业务，每位业务经理要定期跟踪了解业务的最新情况，定期给负责人（刘艳丽）汇报情况。
2. 给甲方洽谈合同时一定要注意语言的恰当，多用肯定语气，少用含糊不定的语气。耐心细致的把客户的顾虑打消掉，合同的规定事项给客户讲解清楚（比如基层，不做基层的出现问题客户自行负责、过门石必须高于走廊砖的5mm，墙的厚度在15cm以上，把所有能遇见的未知情况标在合同中、无电梯所需的搬运费用由客户承担等要求）。
3. 合同签定前要认真仔细的按照谈好的折扣把本合同的数量及合同总金额核算好，以保证合同金额准确无误，合同如有余额，30万以下的合同只能优惠到百位，30万以上的合同根据情况向部门负责人申请优惠并补写书面优惠申请，由部门负责人签字后生效。如发现私自打折或降价格，所降价格由当事人自行承担。
4. 合同签完回公司后要及时交把合同交给负责人并告知合同的详细细节（如折扣、赠送商品等），合同签订时甲方的地址、电话、负责人要求书写详细。当月签订合同金额100万以上且平均折扣在8.8折以上（含8.8折）额外奖励业务经理500-1000元，加1分。
三、审核合同：
1. 合同负责人（索莹莹）在合同交回第一时间仔细认真地检查合同包括内容是否有不利于公司的地方，合同金额按照业务经理的折扣重新核算做出表格并打印附在合同后面。
2. 如发现合同金额不符给公司造成损失的，少算金额由业务经理自行承担，合同内容不合理的由业务经理自行解决。并奖励合同核算人50到300的奖励，加1分。
四、业务下单：
1、 业务下单必须认真仔细，下单签字后交由合同负责人（高海霞）审核合同数量，如发现下单数量与合同数量不符（包括少下、多下及产品名称等）将给予业务经理50元到300元的罚款，扣2分，奖励合同负责人50元到300元，加2分。
2、合同审核无误后交由业务总经理签字后下单给工厂负责人。如下单到厂里发现下单有问题合同负责人及业务经理一起处罚（根据情况罚款金额另订）扣2分到5分。
五、生产期间：
1、要求业务经理定期给工厂负责人打电话了解产品的进度，如发现不能及时交货立即报公司负责人解决。也要定期给甲方沟通及时了解甲方的装修进度。以便掌握信息合理安排生产发货。由于沟通不及时给公司造成损失的公司将根据情况予以当事人处罚。
六、 准备发货：
1. 公司规定款到发货，任何人不得更改。
2. 货款由业务经理负责要款，特殊情况下办公室协助要款。最后1批货款业务经理和办公室一起合作要款。
3. 款项核实由专人负责，款项未到或未核实好发货的造成的损失由当事人全部承担。
4. 对于已经生产完工的产品及安装工各方面都已到位，要及时给甲方要款。其它情况甲方催货时再要款。
5. 款到3天内给甲方发货。如不能及时发货及时汇报公司负责人。
七、发货要求：
1、发货由专人负责（高海霞）通知厂里负责人发货，厂里只有发货负责人通知发货才能发货，其它人员要求发货厂里禁止发货。
2、必须按照办公室的要求及时发货，对延误发货时间给公司造成损失的由负责人承担，未接到济南办公室通知私自发货造成的经济损失由负责人全部承担。
3、发货前必须填写出库单（要求客户、名称、数量必须写清楚），一式三份，（安装负责人一份，仓库一份，交办公室一份）以便以后查账。货到现场发货多发或者少发造成的经济损失由负责人全部承担并给予处罚。
八、货到达甲方及安装期间:
1、货物到达甲方卸车由安装工负责，如安装工没有到达有业务经理协调甲方卸车。
2、货物到达工地安装负责人必须清点货品数量及配件情况，发现与出库单不一致及时通知办公室，（包括多发和少发）办公室负责调查落实责任人并对其做出相应处罚。
3、不符合安装要求的工地安装负责人及时给公司负责人汇报，禁止私自安装。
4、产品在安装期间发现尺寸有问题影响安装的或者方向错误的等给公司造成损失的一律由业务经理承担。生产工艺问题由生产负责人承担损失。
5、要求安装工及时真实的反映其进度及出现的情况，给甲方沟通时多使用礼貌用语，禁止给甲方发生冲突，解决不了的问题及时给办公室汇报，办公室协调解决。违者根据情况直接从安装费中扣除。受到工地表扬的给予奖励。
6、安装完毕后必须让甲方负责人签字后方能离开工地。
7、安装工结账时必须拿公司出库单及甲方的签字的验收单（包括数量、质量）方能核算结账，否则一律不予登记（公司负责人特批除外预登记除外）。
8、安装出现质量问题费用由安装工负责，其它问题由公司负责。
九、售后服务要求：
1. 售后服务人员必须树立客户是检验自己服务工作标准的理念，要竭尽全力为客户服务，觉不允许顶撞用户和与用户发生口角。
2. 接到客户投诉及时解决，当时解决不了的也应给甲方解释清楚原因，待甲方同意后给甲方一个期限。
3. 无论客户态度如何，售后人员应耐心认真地讲解，要了解客户的心理，做长远考虑。
4. 维修问题优先解决责任完全是我们及威胁我们投诉总部的客户。
5. 随时监督提醒维修人员的对甲方的态度，让他们注意礼貌用语。觉不允许顶撞客户和与客户发生口角。重大质量问题，反馈公司领导予以解决。
6. 维修人员维修完毕必须有甲方负责人的签字认可方能离开。
7. 定期回访客户做好记录及对公司各方面服务的评分。
8. 售后维修期限：一年内免费维修费，超出一年承担所有维修费用（包括路费食宿）甲方自行承担。
9. 当月投诉为0，奖励售后人员100到500元，当月投诉3次到公司负责人未造成损失的罚款100元，给公司带来损失的罚款300到500元，严重的直接辞退扣发一个月工资（提前告知公司负责人的除外）。

罚款规定：
1.、违反公司制度由负责人开具罚单，罚款最迟次日交办公室财务，延期缴纳罚款每天按罚款金额的20%缴纳滞纳金，到发工资不交，罚款加滞纳金直接从工资里扣除。
2.、负责人严格按照公司制度处罚，以身作则，严禁徇私舞弊。如有发现双倍罚款及扣分。
公司每位员工应仔细阅读公司制度并签字。签字后公司如若违反按此制度执行不能再提出任何异议。