大型物业公司内部管理制度.doc

XX公司物业
制度汇编

总 目 录

第一部分 员工行为规范及职业准则

第二部分 行政管理制度

第三部分 人力资源管理制度

第四部分 财务管理制度

第五部分 员工操作手册

第一部分

员工行为规范
及职业准则

第一章 员工行为规范
一、精神风貌
1、在办公室及外出公干时 应做到着装整洁、举止大方，谈吐得体，不卑不亢。
2、公司员工在任何场合不得口出粗言，不得开低级下流玩笑。
3、女员工不得浓妆艳抹，上班时间，尤其是所在岗位需直接面对客户，则不得佩戴过于昂贵的首饰。
4、作为公司员工应在业余生活中也表现出积极、进取、健康的一面，公司员工不得参与赌博和不健康娱乐。
5、身体、面部、手部必须清洁，提倡勤洗澡、勤换内衣物。
6、提倡饭后刷牙漱口，上班前不吃异味食物以保证口气清新。
7、头发要常洗、整齐。男员工不准蓄长发、烫发，头发不得有头屑。
8、不得佩戴任何眩目饰物、留长指甲，女员工不得涂色在指甲上。
9、工作时必须佩戴工号牌或名牌，统一佩在左胸处，不得任其歪歪扭扭，注意修整，发现问题及时修正。
二、着装要求
1、所有直接对客户提供服务的员工须穿公司工作服。工作制服应干净、整齐、笔挺，非因工作需要和公司规定，不得在非工作场合、非工作时间穿着制服。
2、纽扣要全部扣好，穿西装制服时，不论男、女第一颗纽扣须扣上，衬衣的第二颗纽扣须扣上，不得敞开外衣、卷起裤脚、衣袖，领带必须结正。
3、制服衣袖、衣领处、制服衬衣领口，不得显露个人衣物，制服 不得显露个人物品，如纪念章、笔、纸张等，制服衣袋不得多装物品，显得鼓起。
4、只准按规定着鞋上班，皮鞋不准钉金属等，禁止着拖鞋。女员工夏季只准着浅色 ，其它颜色和带花边、通花的袜子一律不准，袜头不得露出裙脚，袜子不得有破洞。下班后应换下制服，尤其保安、保洁、工程制服，不得穿回家中。
5、 除本节要求外，对公司其它有关服装管理的规定应当主动了解并遵守。
三、工作形体
1、所有必须以立姿工作的员工，其正确的立姿势应该是：双脚以两肩同宽自然垂直分开（体重均落在双脚上，肩平、头正、两眼平视前方、挺胸、收腹），因为工作性质不同部门另有规定的除外。
2、所有以坐姿工作的员工，必须坐姿端正，不得翘二郎腿，不得将腿搭在座椅扶手上，不得盘腿。
3、工作时间，身体不得东歪西倒，前倾后靠，不得伸懒腰、驼背、耸肩、背手插兜等。
四、表情
1、微笑，是员工最起码应有的表情。
2、面对宾客住户应表现出热情、亲切、真实、友好，必要时还要有同情的表情，做到精神振奋，情绪饱满，不卑不亢。
3、和宾客交谈时应眼望对方，频频点头称是。
4、双手不得叉腰、交叉胸前、插入衣裤或随意乱放、抓头、抓痒、挖耳、抠鼻孔，不得敲桌子、鼓击或玩弄其他物品。
5、行走要迅速，不得二人搭肩、挽手而行，与客人相遇应靠边而走，不得从二人中间穿行。与宾客同时进出门（如电梯门），应让宾客先行。请人让路要讲对不起，不得横冲直撞，粗俗无礼。
6、不得哼歌曲、吹口哨、不得谈笑、大声说话、喊叫、乱丢乱碰物品，发出不必要声响。咳嗽、打喷嚏时应转身向后，并说“对不起”。
7、不得当众整理个人衣物。
8、上班期间不得抽烟、吃东西、读报刊杂志。
9、不得用手指或笔杆指客人和为人指示方向。
10、要注意自我控制，随时注意自己的言行举动。
11、客人和你讲话时应全神贯注，用心倾听，不得东张西望，心不在焉。
12、在为客人服务时不得流露出 烦、冷淡、愤怒、僵硬、紧张和恐惧的表情，不得扭捏作态、做鬼脸、吐舌、眨眼。
13、员工在服务、工作、打电话和与客人交谈时，如有客在走近，应立即示意，以表示已注意他（她）的来临。不得无所表示，等客人先开口。
五、言谈
1、声调要自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高 ，亦不要过低，以免对方听不清楚。
2、不准讲粗话，使用蔑视或污辱性的语言，不得模仿他人的语言语调和谈话。
3、三人以上对话，要用相互易懂的语言，指第三者时不能讲 “他”，应称“那位先生”或 “那位女士”。
4、不讲过份的玩笑，不得以任何借口顶撞、讽刺、挖苦客人。
5、说话要注意艺术，多用敬语，注意 “请”、“谢”字不离口。
6、要注意称呼客人姓氏，未知姓氏之前，要称呼 “先生”或 “女士”。
7、无论从客人手上接过任何物品， 要讲谢谢，客人讲 “谢谢”时，要答“不用谢”，不得毫无反应。
8、客人来时要问好，注意讲 “欢迎您的光临”，客人走时，注意讲 “祝您愉快”，或 “欢迎下次再光临”，任何时候不准讲 “喂”或说 “不知道”。
9、暂时离开面对的客人，一律讲 “请稍候”，如果离开时间较长，回来后要讲 “对不起，让您久等了”，不得一言不发就开始服务。
10、 当为客人完成一项服务后，应主动询问是否还有其他事需要帮助。
11、谈话时言简意赅地表达自己的观点，在交谈过程中，不可轻易打断对方的话题，注意倾听的艺术。眼睛应注视对方，不可游移不定。善交谈者，并非口若悬河、滔滔不绝，而在于能够把握对方谈话思路，捕捉对方精彩的论断，并适时予以肯定和赞许，引导交谈过程富有情趣和成效。
12、对每一个人来说，每次与别人的交谈，是一次建立外部联系网络的机会。应该珍惜每一次面对陌生客人的机会，记住对方的相貌、特征、姓名和情趣，给对方留下良好的印象。
六、外出公干
1、事前确认
事先重新确定和核实一下预约的地点和时间等，必要时可提前打电话询问并再一次确认。
2、提前5分钟
严格遵守双方约定的时间，不要误时误事，通常在迎接来客时，在约定时间前五分钟作好迎接的准备；出访时，最好在约定时间前五分钟内到达。路程时间必须充裕，并有一定时间的提前量。如果赶不上约定的时间，必须设法通知对方，讲明原因，告知可能到达的时间并请求对方的谅解。
3、备好资料
提前一天把外出公干所必须的东西准备好：如：1.名片 2.资料和备用磁盘、光盘 3.介绍信 4.工作笔记和通讯录 5.相机及备用电池、数码相机内存条 6地图 7.交通工具的落实 8.现金及信用卡 9.身份证明等。
七、公务出差
1、考勤记录
由于工作需要，公司委派员工出差。在执行出差任务时，按正常出勤记录考勤。
2、及时联络
凡公司员工出差外地，在到达目的地后，应立即与公司联系，告知公司联络方式、联络时间，每天至少与公司有一次联系。
3、信息收集
员工出差外地，在完成出差任务的同时，还应带回当地相关专业的信息，如当地优秀物业管理楼盘资料、各种物业管理细节照片图片、优秀楼盘楼书，当地可借鉴的最新政策、法规动态信息等。
4、费用标准及待遇
按公司对员工差旅费的有关规定，员工完成出差任务返回后应在七天内报销差旅费，偿还公司的借款。
员工完成出差任务结束后应及时返回公司，并将有关资料以文本、电子文档的格式交办公室存档处理，必要时就某一课题召开研讨会，以供信息资源共享。
八、登门造访
1、衣装整理
到达被访问方后不要匆忙往里闯，应该检查一下所携带的物品，稍稍整理一下衣帽、领带，拿出名片、介绍信或证件，松弛一下准备会面。
2、分清座次
进门应先敲门，进门后返身轻轻关上门；离开时应退出门后轻轻将门带上。任何会面场所，座位分有主客之分；不要反客为主，或误占上座，令人反感。
3、交换名片
在交换名片时，应该主动递上名片；并分清对方接待人员地位的高低，依次、正面、双手递呈名片。在接对方名片时，也要恭恭敬敬双手接住，认真轻读之后, 点头致意,以示尊重。
4、谈话
谈话时言简意赅地表达自己的观点，在交谈过程中，不可轻易打断对方的话题，注意倾听的艺术。眼睛应注视对方，不可游移不定。善交谈者，并非口若悬河、滔滔不绝；而在于能够把握对方谈话思路，捕捉对方精彩的论断，并适时予以肯定和赞许，引导交谈过程富有情趣和成效。
九、办公管理
1、办公区间
遵守公司关于5S （即：整理、整顿、清扫、清洁、素养）管理的规定，保持工作环境的整洁有序，保证公司良好的企业形象与工作风貌。
加餐、用餐时间内，只能在休息区域内进食，其余上班时间不能进食；不能在上班时间听音乐和大声喧哗。
2、禁烟区域
员工在上班时间内禁止吸烟，公司公共办公区域为禁烟区，可供员工吸烟的区域有:公司接待室，如有客人需要吸烟, 可到以上区域。
3、电话的接听与使用
必须在电话铃响三声之内接听电话，应答时应以“您好，阳光和赢物业**部门。若铃响超过三声，应答时应以“您好，阳光和赢物业**部门，对不起，让您久等了”为开始语。
每位员工都有义务协助做好电话记录和来访记录以备查询，并及时将记录告知相关人员。员工不准用公司电话拨打私人电话。员工打出电话，需事先准备，讲话条理清晰，简明扼要表达意图，不要太长时间占用电话线路，以保证话路畅通。
4、注意通告
外出办事、人员出差、工作岗位变动、电话号码变动、紧急情况、重要的信息请本部门文员、当事人及时用提示写在白板上或发布在公司内部网上，也可以采用其它确保同事周知的办法。在工作时间内，各位员工应保证公司内部网站和邮件系统处于工作状态并随时注意刷新屏幕。员工不得以“未开邮箱和内部网站”为由影响办公。
5、公司各部门员工要相互配合，对因工作需要而临时由公司委派的任务，应象对待本职工作一样认真负责地完成。
十、信息、沟通
1、会议
可通过公司或部门例会、早会、专题研讨会、半年及年终总结大会等会议进行沟通。参加会议必须准时，未请假、迟到或早退按规定处罚。
2、内部网站
公司所属各台电脑均可登录公司内部网站按所授权限查阅信息、资料，公司所属各台电脑之间可通过局域网、因特网传递文件和信息。
3、公告栏
各部门所设的公告栏是员工了解公司信息的重要途径之一，员工应主动关注更新后的各种信息。
4、个人之间公司主张沟通透明化，员工之间出现问题时，公司要求当事人必须进行直接沟通，如果沟通确实无效时才可上报上级主管进行协调。公司各级主管、负责人一般不受理未经当面沟通的投诉。
5、公司要求各位员工在信息的传递、沟通、处理工作上做到高效、准确、无差错。
6、沟通技巧
生怕别人听不懂：用别人最便于理解记忆的方式告知，请对方清晰复述；
生怕别人不明白：学会聆听，学会复述，复述，不是重复而是用自己的话表达自己的理解；
生怕大家不知道：尽快通知团队成员。
工作不一定都能在24 小时内干完，但必须在24小时内有回复。学会自己跟自己过不去。
开会或讨论工作前：你是否准备简单的会议内容发给与会人？
开会或讨论后：是否有结论？结论是否固化下来？是否都认同这个结论？是否每项都有责任人和落实时间？
处理麻烦事的三重境界：“这事我已经跟他说够了”；“经过协调努力，这事已经办妥了”；“这事已经办妥了，而且相应的制度流程也完善了，相关人员都明白了。
十一、工衣柜和劳保用品
1、员工衣柜须保持清洁整齐，锁匙须妥善保管，如遗失须报部门主管或办公室缴费补领，缴费金额视其情况为10-50元。衣柜注意紧锁，公司不负任何财物遗失之责。
2、员工衣柜只限于存放制服及上班必需用品。
3、员工离职时须将衣柜空出，并将锁匙交回办公室或本部门。
4、新入职员工凭《员工物品领用登记表》或《入职通知》领取制服、工鞋等劳保用品，所有劳保用品均属公司财物，员工须妥善保管。如有遗失，须即以书面报告到办公室或本部门报失，并按原价缴费补领。
5、离职时须将所有领用的劳保用品交回办公室，个人贴身用品，工装、鞋等作折价处理，如物品遗失或人为损坏，由员工负责赔偿。
十二、员工工作卡
1、员工上班时，须佩戴工作卡，随时接受检查。
2、遗失工作卡，须向办公室报告，并办理缴费补领手续，缴费金额视其情况为10-100元。如因使用时间过长而引起损坏，可申请免费换领。
3、员工离职时，须将有关证件（卡）交回办公室，违者按规定罚款，每证（卡）50元。
十三、考勤打卡
员工须自觉遵守上、下班打卡的考勤制度。迟到、早退，每次扣罚10元；迟到、早退超过1个小时而且未向直接上级请假者视作旷工。代人或托人打卡以及弄虚作假，将受到纪律处分，按《员工奖惩条例》的相关规定执行。
十四、其它
1、努力完成上司交给的工作任务，认真执行岗位职责，同事之间友好相处，互相帮助。
2、保持办公室内的清洁卫生，各部门的工作间、员工更衣室、宿舍、工具房、仓库，要经常清扫，保持环境卫生。
3、公司的文件要妥善保管，下班时应将文件资料锁好，办公室台面不要堆放杂物，保持干净整齐。
4、节约用水、用电及办公用品，凡最后离开办公室者，必须检查门窗、电源、水龙头和办公设备的开关是否关好。
5、公司发给使用的器材、工具、办公用品、劳保用品、证件，在员工离职时，需交还给公司，违者罚款。如有遗失或损坏由员工按原价赔偿。
6、如遇地震、山洪爆发、火灾、急病及其他紧急事故，要保持冷静，立即报告有关部门负责人，采取措施，妥善处理。

第二章 职业准则
一、基本原则
每位员工首先应是一名合法的、有社会公德的公民，任何行为应该遵守国家法律、法规，应该具有法律意识。任何违法行为，公司将举报至司法机关进行处理。
公司要求员工信奉守法廉洁、诚实、敬业的职业道德。员工的一切工作行为，必须以维护公司利益，对社会负责为目的。任何私人理由不应成为其工作行为的动机。因违反公司规章和职业道德规定，给公司造成经济损失者，公司将依法追索经济赔偿；情节严重，公司怀疑其涉嫌犯罪的，将提请司法机关追究其刑事责任。
二、经营活动
员工不得超越本职业务和职权范围，开展经营活动。特别禁止超越业务范围和本职权限，从事投资业务。员工除本职日常业务，未经公司法人代表授权或被授权人批准，禁止从事下列活动：
1、以公司名义考察、谈判、 签约；
2、以公司名义提供担保、证明；
3、以公司名义对新闻媒介发表意见、消息；
4、代表公司出席公众活动。
三、兼职
严禁员工在外兼任任何获取薪金的工作。
四、个人投资
员工可以在不与公司利益发生冲突的前提下，从事合法的投资活动，但禁止下列情形的个人投资：
1、参与经营管理的；
2、投资于公司的客户或商业竞争对手的；
3、以职务之便向投资对象提供利益的；
4、以直系亲属名义从事上述三项投资行为的
五、非正当利益
1、员工在经营管理及服务活动中，严禁索取或收受业务关联单位的利益，否则将构成受贿。若遇价值200元以下的礼品、礼金，如果拒绝会被视为失礼的情况，则可以在公开的场合下接受，但必须在返回公司后交办公室统一处理，若为现金交财务部处理。
2、员工在与业务关联单位的交往中，应坚持合法、正当的职业道德准则，禁止以贿赂及其他不道德的手段取得利益。
3、员工对外业务联系活动中，原则上不接受佣金、回扣，一般应当场拒绝或交回财务由财务退回原单位，确难退回的，公司作为营业外收入或冲减成本，严禁个人侵吞，否则以贪污论。
4、严禁员工泄露公司机密；利用内幕消息损害公司利益或处于比公司以外人士较为有利的情况下时谋取个人利益。严禁员工挪用公款谋取个人利益或为他人谋取利益，员工不得用公款购买各种俱乐部会员卡或者供自己从事高级消费。
六、业务回避
公司鼓励员工推荐合作单位，但员工的直系亲属以及其私交甚密的朋友在与公司进行业务往来时或从事可能会与公司利益发生冲突的业务时，该员工应向公司申报，并提出业务上的回避，严禁隐瞒。
七、交际应酬
1、内部接待
公司内部的接待工作，提倡热情简朴，不准以公款搞高标准宴请及娱乐活动。
2、对外应酬
公司对外的交际应酬活动，应本着礼貌大方、简朴务实的原则，不得铺张浪费。严禁涉及违法及不良行为。员工在与业务关联单位的联系过程中，对超出正常业务联系所需要的交际活动，应谢绝参加。包括：过于频繁或奢华的宴请及娱乐活动、设有彩头的牌局或其他具有赌博性质的活动、邀请方的目的明显是为了从我方取得不适当利益的活动。
八、保密义务
1、公司员工有义务保守公司机密。公司的管理制度、工作规程、经济状况、市场分析、营销策略、项目技术资料、来往关系、业主资料、员工个人工资收入等情况均属专有的经营机密，每个公司员工要注意保守公司的独有机密。公司员工务必妥善保管所持有的涉密文件。
2、公司员工未经公司授权或批准，不准对外单位或非公司人员提供公司文件，以及其他未经公开的经营情况，业务数据。
3、公司员工因故离开公司（或工作岗位），应立即将掌握的信息或持有的有关资料交还公司或主管指定人。公司员工在聘用期或被辞退后都要保守公司的秘密，做到不该知道的不打听，不该说的不说。
4、严格遵守公司其它有关保密的规定，如果因泄露公司机密而给公司造成经济上、荣誉上的损失，公司将对其保留诉诸法律的权利
九、公司资产
1、未经批准，严禁员工将公司的资金、车辆、设备、房产、原材料、产品等擅自赠与、转让、出租、出借、抵押给其他公司、单位或者个人。
2、因工作需要配发给员工个人使用的交通工具、通讯设备等，不准违反使用规定，作不适当之用途。
3、员工必须爱惜公物，节约使用公物，不能公为私用，包括公司所赋予员工使用的公司信封、电子邮件系统等只能用于与工作内容相关的联络。凡私用或损坏、遗失公物者必须按原价赔偿，并将受到处罚。

第二部分
第二部分

行政管理制度

第二部部分 行政管理制度

目 录

第一章 办公室管理制度
第二章： 5s管理规定
第二章 文书档案管理制度
第三章 会议管理制度
第四章 印章管理及使用管理制度
第五章 接待工作管理制度
第六章 员工制服管理制度
第七章 车辆管理制度
第八章 员工宿舍管理规定

第一章 办公室管理制度
为加强办公室的管理及员工工作纪律，创造良好的工作环境，提高工作效率和工作质量，特制定办公室管理制度。
第一节 内部管理
第一条 办公时间不得擅离职守、随意串岗，因公外出需经上级领导同意。
第二条 不得在办公时间内因私会客长谈，确需会见的客人应到会议室会客，并尽量缩短会客时间。来访客人未经允许不得带入办公区，公司领导的客人需在办公室会见的应有工作人员引领。
第三条 严禁在办公室内大声喧哗、吸烟、吃东西、闲聊、赌博和从事其他违法活动。
第四条 使用电话时应注意文明礼貌、长话短说、尽量压低音量。严格限制打私人电话。
第五条 各类会议应提前通知，做到少开会、开短会。会谈（会议）期间，应关闭传呼机、手机。原则上不准接听电话，特别是不准非会议人员或会议人员自由进出接听电话或无故离开会议室。员工参加会议，应提前三分钟到达会场，并保持肃静。
第六条 严格遵守公司的保密工作管理制度，公司办公室负责合同、协议原件、会议纪要、会谈记录等资料及重要活动中形成的照片、录音、录像等设施的保管。传真由专人负责发送，并作记录存档。
第七条 严禁将报纸占为已有（专业用除外），办公室需保存一套公司订阅的报纸，为各部门提供信息，也可以供员工休息时阅读。
第八条 养成清洁、整齐的良好习惯，注意个人卫生，保护地面及桌面清洁，文件资料摆放整齐，重要文件注意保管，每天下班后将桌面进行清理，将重要资料、物品放入柜内锁好。
第九条 认真维护公司的电脑系统，按要求操作电脑，严禁利用办公电脑进行聊天、玩游戏、听音乐。如有违反，发现一次罚款50元。爱护公司财产，包括各类办公设备，若无故损坏，视情节给予处罚。
第十条 员工衣着要求：公司员工上班时必须穿着工作服，未按规定着装者，一次罚款10元。
第十一条 员工上班时必须佩带工作卡（牌），办公室将不定期进行抽查。不带工作卡者，一次罚款10元。
第十二条 厉行勤俭节约，凡起草文稿、发送内部信件等，应做到一张纸两面用和信封重复使用，尽可能使用网络传送，提倡无纸化办公。员工下班，应做到人走灯灭。
第二节 对外接待
第十三条 有来访业主或客人，接待员工应起身相迎并让座、敬茶，要做到态度和蔼，彬彬有礼；来客告辞,应起身相送。员工接待来客，未经总经理批准不得泄漏公司的管理制度、程序、标准、员工的工资福利，以及企业经营活动等企业机密事项。
第十四条 员工接听电话时第一句话要说：“您好，阳光和赢物业”，讲话要有礼貌，长话短说。
第十五条 接待投诉人员或接听投诉电话，态度要诚恳，语气要和蔼，解释问题要耐心。禁止用生硬的口气与业主交谈，如因态度不好受到客户投诉，视影响程度罚款100-1000元，或给予行政处分甚至除名。所有投诉按规定做好记录，如未按规定做好记录，发现一次罚款50元。
第十六条 本管理制度解释权归济南阳光和赢物业有限公司。
第十七条 本管理制度自公布之日起执行。

第二章 5S管理规定
第一条 总则
为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境，使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定如下制度。
本制度适用于公司全体员工。
第二条 整理
1.每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁。必要文件建档、归档。
2.每月对表单记录（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效表单记录统一建档、归档。
3.对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”；
分类如下：
1) 设备：电脑、打印机、文具、书籍等；
2) 空间：柜架、桌椅、储物箱等。
3) 物品：个人用品、装饰品
4. 依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要” ；
5. “不要”物品经各部门经理判定后，集中报废或拍卖；
必要品的使用频率和常用程度基准表  常用程度
使用频率
处理方法
  低
过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用。
丢弃
中
在过去的6个月中只使用过一次的或一个月使用一次的物品。
集中存放（例如归档或存放在库房中）
高
一周使用一次的物品；每天都使用的物品；每小时都要使用的物品。
保存在办公桌或随身携带
第三条 整顿
一、卡座区整顿：
1. 办公桌：桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品；文具必须竖放。办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌的一定区域内，电脑线、网线、电话线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净。
2. 抽屉：抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以放A4的文件、资料；把这个空间从充分利用起来，可以放下面这些东西：
1）个人的东西
2）个人的参考资料（文件夹、辞典、手册、商品目录等）
3）文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等）
4）空白稿纸、不常使用的文具等
3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内；
4. 电脑：电脑置写字台左前角，竖式主机置桌面下；
5. 卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴；
6. 垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角；
7. 桌洞下不得堆积杂物。
8. 外衣手袋：请置挂于衣帽间或抽屉内，严禁随意放在办公桌椅上。
二、办公室整顿：
1. 办公室：桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品；
2. 抽屉：同卡座区规范；
3. 电脑：桌面呈45度角贴墙放置，竖式主机置桌面下；
4. 垃圾篓：置于桌后；
5. 饮水机：放指定地点，不得随意移动；
6. 报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内；
7. 外衣手袋：同卡座区规范
三、文件、资料管理整顿：
1. 档案管理依据《公司档案管理制度》执行
2. 将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快处置；
3. 硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存；
4. 储存公用信息的软盘采取保护措施，使大家都自觉地小心使用。并且为了明确存储在硬盘和软盘里的信息联系，建议在软盘的标签上注明题目。还要把软盘分类。修改以后，一定要注明标题、日期。同时软盘也应该像保存文件一样，保存在专用的夹子里。
四、信件、电子邮件（OA）整顿：
1. 做一个临时性的信夹，把不能立即处理的信件放在里面，必须保存的东西则放在信件保存册里；
2. 办公自动化里面重要邮件应该及时备份；电脑硬盘中应专门建立一个文件夹，不能处理的邮件存放在里面；
3. 为了减轻服务器负担，提高响应速度，办公自动化中已看邮件不要超过一定数量。
第四条 清扫
公司新办公楼有专门的保洁人员，公共区域（如通道、楼梯）不需清扫，清扫的对象主要是个人办公区域：桌面，桌洞；办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等等
清扫基准 
对象
清扫标准要求
周期
清扫时间
个人区域
桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落
每天5分钟清扫
每天下班后5分钟
办公设备
主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢
每周一次
每周五下班前15分钟
1、文档 桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件
2、超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订送秘书部归档
3、无破旧的卡片、册子、档案、报刊等
4、无用的手稿与工作无关的文件

每月一次
月末
第五条 清洁
一、落实整理、整顿、清扫工作。
 1. 彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。
2.利用文化宣传活动，保持新鲜活跃的活动气氛
二、保持5S意识
第六条 素养
1.遵守《员工手册》有关规定
2.遵守《公司日常管理规定》
3.素养巡查
4.办公室进行例行巡查
5.每月底5S推行委员会对整个公司的5S执行情况进行检查
6.不定期巡查
7.奖惩条例
采取记分制，每人每月基准分100分，凡违反上述整理、整顿、清扫管理规范一次者扣5分，违反《公司日常管理规定》者扣10分。
办公室进行检查，对违规者在办公自动化上予以公布。月末进行统计，对被扣5分者给予警告处分，被扣10分者扣发当月工资50元，15分者100元，以此类推。
年终将每位员工每月得分相加，得分最高者评为“5S先进个人”给予精神、物质奖励。
5s管理的得分作为绩效考核中的一项指标，纳入绩效评价体系中。

第三章 文书档案管理制度
总则
第一条 为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。
第二条 负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷，各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。
第三条 坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第一节 文书档案资料的收集管理
第四条 凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。
第五条 一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。
第六条 公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门档案员办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。
第七条 各系统、部门档案员的职责：
一、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。
二、认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。
三、承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。
第二节 归档范围
第八条 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
第九条 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。
第十条 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。
第十二条 公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。
第十三条 信访工作资料。
第十四条 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
第十五条 公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。
第十六条 公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。
第十七条 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第十八条 公司保密制度中规定的保密范围材料。
第十九条 公司重要设备档案、财会档案材料。
第三节 平时归卷
第二十条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由档案员集中统一保管。
第二十一条 部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案员归卷。
第二十三条 档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。
第四节 立卷
第二十四条 立卷工作由相关部门档案员配合，档案员负责组卷、编目。
第二十五条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十六条 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十七条 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十八条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十九条 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第三十条 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。
第三十一条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十二条 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十三条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十四条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
一、案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
二、案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第五节 文书档案借阅利用制度
第三十五条 文书档案原则上不外借，只许在阅档室查阅，因特殊情况确需借出，须经办公室主任批准，借阅人向档案管理人员交存借条，限期归还。 （档案借阅登记表见附件一）
第三十六条 各科室人员借阅档案时须办理借阅手续，借阅档案后要妥善保管，不得拆卷、涂改、剪裁、抽页、圈划，特殊情况需复印时，须经办公室主任同意后，方可复印。
第三十七条 外单位借阅，需持正式介绍信，并注明借阅目的、时间，经办公室主任签批后方可借阅。
第三十八条 借出档案时间不得超出七天，确需延期的应办理续借手续。
第三十九条 归还档案时，档案员要认真查对，发现缺少及其他问题，要及时向领导报告，并认真追查处理。
第六节 合同、协议及委托书管理制度
第四十条 办公室负责公司各项合同、协议及委托书的保管及存放；
第四十一条 各部门根据业务需要需签订合同、协议及委托书的，分别由责任部门起草；
第四十二条 起草后的合同经部门经理确认无误后，交由办公室，办公室负责递交公司法律顾问进行审核；
第四十三条 合同、协议及委托书经法律顾问签字认可，由办公室按照法律顾问意见进行修改，修改完成后交责任部门按程序签署。（公司合同登记表见附件二、管理处合同登记表见附件三）

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附件一：
档案借阅登记表
编号
资料名称
密级
借出
日期
借阅人
批准人
归还
日期
归还情况
收件人
备 注

附件二
公司
签订经济合同/协议/委托书负责人登记表
年份 流水号

项目名称： 登记表编号：

对方单位： 合同执行期限：

合同名称： 合同金额（万元）：

合同内容： 领表日期：

审批程序
审核/审批意见
负责人签字
日 期
部 门 经 理