工贸有限公司行政管理制度.doc

工贸有限公司
INDUSTRY&TRADE CO.,LTD

行

政

管

理

制

度

43

XZGL--01公司会议管理规定
公司标准文件
公司会议管理规定
文件编号

版本
A/O
页次

1. 目的
为使公司各类会议有效召开，节约会议成本，特制订本办法。
2．适用范围
适用于公司会议管理。
3．会议管理要求
3.1 会议前的准备。
3.1.1 会议组织者拟定议题的顺序和分配时间。
3.1.2 提前通知与会者时间、地点、议题和应准备的材料，对重大会议的材料至少提前三
天发放并落实会议地点。
3.1.3 准备好要发放的资料或将材料提前发放与会者。
3.1.4 安排会务组织和会议记录。
3.1.5 需要时准备好投影仪、白板及扩音设备等必要的会议设施。
3.2 对与会者的要求。
3.2.1 对会议议题涉及内容有所了解或有相关的经验并提需提供与议题相关的数据、文字
资料。
3.2.2 会议的结论将对其所负责的工作有所影响。
3.2.3 对会议涉及保密的事项与会者必须遵守保密原则。
3.2.4 对会议议题有充分的准备，并能提出意见、建议或提供相关资料。
3.3 会议纪律。
3.3.1 严格遵守会议时间，并填写“会议签到表”，如遇特殊情况不能参加，应提前向会议组织者请假。
3.3.2 会议组织部门按要求填写“会议记录”，记录准确、清晰、完整并统一归档备案。
3.3.3 会议期间与会者应将手机调到无声状态，会议现场不得使用电话。
3.3.4 在会议的开始就议题的要旨做简洁说明。
3.3.5 会议讨论过程中，每个与会者应结合自己的工作提出建设性的意见。
3.3.6发言内容围绕议题，即抓住重点又尽量具体。
3.3.7 会议中做到专心聆听每个发言人的发言。
3.3.8 会议结束时全体与会人员应对会议结论进行确认。
3.3.9 会议中不得退场，如确需退场应向会议主持人请假。
3.3.10 会议结束时，总经办或人事部抽查会议效果，与会人员填写“会议评估表”。
3.4 会议纪要的落实和归档。
3.4.1 总经理办公会等公司级会议由承办部门负责整理“会议纪要”，经会议主持人批准，由总经办统一编号印发，并在年底归档。
3.4.2 公司会议纪要的落实、督办、反馈工作由董事办、总经办或人事部负责。
4．各项会议的要求
4.1 例行会议。
4.1.1 公司召开下表所列例行会议。

会议名称
频次
召开时间
会议时间
主持人
与会人员（部门）
总经理办公会
一次/月
每月初
2小时
总经理
公司高层、各相关下属公司负责人
月度工作例会
一次/月
每月第一个星期一
2小时
总经理
部门（含）以上管理人员
部门内部工作例会
一次/周
每星期一
1小时
部门负责人
部门全体成员

4.1.2 总经理办公会内容:工作协调、工作总结、计划安排及公司重大决策。
4.1.3 月度工作例会内容：各部门汇报工作总结，并提出工作中存在的问题；由公司领导明确下一步工作重点；公司做整天协调安排。
4.1.4 部门内部工作例会内容：工作总结、提出并解决具体问题，计划安排下周工作。
4.1.5 关于公司例会的说明。
（1）“会议签到表”、“会议记录”、“会议纪要”的填写由会议组织者提出。“会议评估表”由总经办或人事部以抽查的形式要求与会人员填写。
（2）例会的主持人如不能参加会议，可指派他人代为主持。
4.2 公司经营分析会。
4.2.1 公司经营分析会与每季度首月的15日召开，如遇节假日提前两天召开。特殊情况请示总经理确认。
4.2.2 参加人员：公司董事长、总经理、务总监、总经办主任、财务部负责人。
4.2.3 会议议题。
（1）由公司总经理制定会议记录宣读上季度会议纪要。
（2）财务总监或财务经理汇报本季度财务报表及财务分析报告。
（3）资产管理部负责人汇报本季度资产投资于产出等分析。
（4）投资部负责人汇报本季度投资与产出等分析。
（5）公司总经理对整体经营情况及管理状况进行分析并做出决定。
（6）董事长对对公司存在的问题进行分析并对下季度需要重点完成的工作进行安排。
4.3 各部门经营分析会。
4.3.1 凡盈利性部门每月12日召开月度经营分析会，如遇节假日提前两天召开。特殊情况请示本公司总经理确定。
4.3.2 会议参加人员为公司有盈利部门或公司相关负责人。
4.3.3 会议议题。
会议议题见下表。
议题
具体内容
承上启下
由总经理制定会议记录人宣读上次会议决定，并逐一核实会议决定的执行情况
销售部门做销售分析表
1.按不同商品种类进行销售比较，内容包括与上月、历史同期数据相比较，以及计划完成情况（市场占有率；销售收入、毛利、净利润、费用）
2.销售分析（销量及金额；顾客反馈，，购买不购买原因、商品质量，建议）
3.措施及设想
财务部门做财务分析表
1.分析公司的销售收入、毛利、毛利率、净利润、成本和费用情况，公布计划任务的完成情况
2.分析资金周转率，评价本公司的财务状况和风险
3.分析公司的资产管理水平
4.财务建议
5.措施及摄像
生产部做生产分析表
1.生产情况分析
2.生产进度分析
3.生产设备状况分析
4.生产设备维修分析
5.措施及设想
技术部做本月度技术分析表
1.技术情况分析
2.技术参数分析
3.措施及设想

人事部对本部门工作情况进行分析
1.行政工作
（1）公司整体工作计划，工作进度完成情况
（2）公司内部和部门协调工作情况汇报
（3）本部门日常工作情况汇报
（4）本部门需要协调和支持的事项请示
2.人事工作
（1）员工离职率和新进率情况及原因分析
（2）人员供求矛盾及原因分析
（3）员工培训次数及效果分析
（4）计划完成情况及存在问题
（5）措施及设想
工作安排
总经理依据会议中提供的各类数据信息及情况做出具体工作安排，布置月度工作任务，并落实到人
宣读、记录
由会议记录人宣读本次会议产生的各项决议和任务，以及执行人员，如无意义可结束会议
会议结束后，由会议记录人形成会议纪要，并在当日发至与会人员，以便参照执行。
4.4 项目会议。
4.4.1 项目会议时间：项目会议时间由项目负责人组织，每周召开一次，会议时间为1~2
小时。
4.4.2 凡项目小组成员均须按时参加项目会议，并会议要求回报工作进展情况，根据项目会议需要还可请相关人员参加，至少应提前一天通知与会人员。
4.4.3 项目会议议题。
1.由会议记录人宣读上次会议决定，项目负责人处以核实会议决定的执行情况。
2.按会议议程，项目小组成员按序发言，每人的发言以10分钟为宜，发言内容如下。
（1）所负责工作是否按项目计划的进度完成，目前项目的推进情况，同时还展开了哪些工作。
（2）回报项目费用支出情况：成本和费用（人、财、物的投入；广告投入）等，并与上周作比较（建议以幻灯片形式汇报）。
（3）在项目运作过程中部门之间以及与外部接口部门的配合与协调情况。
（4）在项目运作过程中，有利和不利因素（政策、资源、信息、技术）或趋势，对投入、产出及成本费用的影响。
(5)会议结束后，由会议记录人形成会议纪要，并在当日发至各与会人员，以便参照执行。
5.违反会议纪律的处罚
5.1 会议迟到5分钟以内的，罚款10元；超过15分钟的按旷工自理，罚款30元。
5.2 参加会议但未进行签到者，罚款20元。
5.3 会议中违反会场纪律（接电话）者，罚款20元。
5.4 会议中未向会议主持人请假便离开会议者，罚款40元。
5.5 未提前请假且不到者，罚款50元。

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XZGL--02公司文书管理规定
公司标准文件
公司文书管理规定
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1.目的
为规范化文书管理体系，特制定本规定。
2.适用范围
适用于公司文书管理。
3.文件流传细则
3.1分类
3.1.1须登记的文书范围：结合《档案管理规定》的要求。
3.1.2外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等。
3.1.3本部制发文件：本公司内部文件和对外业务文件。
3.2收文
3.2.1本公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文。
3.2.2内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。
3.3发文
3.3.1以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记签发。
3.3.2以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。
3.4分文
3.4.1外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。
3.4.2内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。
3.5会签
3.5.1需多部门或多人会签处理的文件应附上“收文处理单”。
3.5.2各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。
3.5.3文件收文后，再依“收文处理单”内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送办公室。
4.重要文件的审核、执行
4.1审核、批示
涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。
4.2执行
经总经理或有关人员的批示后，正本留办公室归档存查，由办公室将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。
5.撰写文书格式
5.1本公司公文格式及字体规则：
5.1.1文号：四号 仿宋GB2312 左齐。
5.1.2标题：三号 黑体 居中。
5.1.3正文：小三号，仿宋GB2312 ，每行28～30字，每页28～30行。视正文内容多少，行间距定义为最小值或单(双)位行距，尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。正文中的结构层次序数为，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。 除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
5.1.4附件：正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。
5.1.5成文时间：四号，宋GB2312，右齐，以领导签发日期为准。
5.1.6印章：除会议纪要外，应加盖印章(需“骑年压月”)。
5.1.7抄报、抄送：四号 宋GB2312 与正文齐
5.2公文用纸统一采用国际标准A4型(长297厘米、宽210厘米)，左侧装订。以公司名义发文，要分别采用相应的公司信笺，并加盖相应印章，不得混用。
5.3文稿由各相关部门使用统一的拟稿纸草拟并签名，部门负责人核签，然后交人事部复核(如与其他部门有业务联系，还应进行会签)，人事部负责确定发文范围、印发份数和缓急程度后，呈公司总经理(或受权副总经理)签发。
5.3经总经理(或授权副总经理)签发的文件底稿退回人事部进行登记、编号、打印和发送。
5.4草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文章装订线以外书写。
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XZGL--03来访接待管理制度
公司标准文件
来访接待管理制度
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1. 目的
为规范接待工作，提高接待水平，本着“热情周到、规范、节约”的原则，特制定本制度。.
2. 适用范围
公司办公室。
3.管理规定
3.1来访类别
3.1.1贵宾：主要指来公司进行检查的各级领导以及重要业务关系单位负责人。
3.1.2重要客人：指政府机关或外部单位来公司进行指导、考察、交流、参观、学习、业务联系（如发展商、同行单位、新闻媒体等）的客人。
3.1.3普通客人：指到公司办理公务的政府机关工作人员、办事人员（包括税务稽查机关、消防局、公安机关等），和进行一般业务上交流的同行业人士。
3.2接待分类
3.2.1对于贵宾的来访，由公司总经理或总经理委托的副总经理负责接待并陪同，如需食宿，应由行政事务部门填写《接待安排表》，经总经理审批后，行政事务部门具体安排入住酒店、就餐、接送车辆等事宜。
3.2.2对于重要客人的来访，由公司副总经理或副总经理委托的部门经理接待并陪同，如需食宿，应由行政事务部门或接待人填写《接待安排表》，经总经理审批后，行政事务部门具体安排入住酒店、就餐、接送车辆等事宜。
3.2.3对于普通客人的来访，由相关部门经理接待并陪同，公司不负责食宿。特殊情况的，由总经理批准后可由行政事务部门具体安排。
3.3接待申请
3.3.1来访接待部门初步审核接待必要性，若属必要，由行政事务部门或接待人填制《接待安排表》。
3.3.2《接待安排表》报总经理或总经理授权的副总经理审批。
3.3.3《接待安排表》经审批后，由公司行政事务部门具体落实。
3.4接待要求
3.4.1行政事务部门负责按行程安排接站、食宿、交通工具和活动，回程票预订、礼品的准备以及最后阶段的送站。
3.4.2来访客人到达公司后，接待人应将行程安排先征询客人意见，以便接待工作的开展。
3.4.3接待工作中，应注意接待人员的行为语言规范，充分展现公司的良好形象，并严守公司的商业秘密。
3.5接待结束
3.5.1征求宾客意见和建议，并处理对方委托的事宜。
3.5.2结算接待费用，并对此次接待进行记录和总结。

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XZGL--04印信管理制度
公司标准文件
印信管理制度
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1. 目的
印信是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印信的管理，关系到公司正常的经营管理管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，特制定本制度。
2.适用范围
公司职能部门。
3.印信管理职责
——介绍信、证明、法人授权委托书、计划生育证明由公司人事部负责管理。
——公司章、合同章由财务部负责管理。
——非人事部印章按其文件规定管理。
——各部门印章由各部室负责人管理。
4.管理规定
4.1 介绍信及证明的管理规定
4.1.1 各部室或职员个人因业务或其他原因需要公司出具介绍信或证明时，应到人事部申请。
4.1.2 公司介绍信、证明的开具由综合办主任负责把关，介绍信证明的内容必须属实；并经公司总经理同意，方可出具。
4.1.3 公司介绍信、证明一式两联，一联交申请部门或职员个人使用，一联由人事部存根备案。
4.2 法人授权委托书的管理
4.2.1 需要以法人名义对外办理业务的，必须到人事部开具法人授权委托书。
4.2.2 法人授权委托书必须经公司法人代表或经理同意，必须明确别授权人的权限和被授权的期限。
4.2.3 法人授权委托书一式两联，一联交申请部门或职员个人使用，一联由人事部存根备案。
4.3 印章管理规定
4.3.1 印章的刻制。
——公司所有印章由人事部负责统一刻制，大小样式由人事部规定，任何人或部门不得自行其是。
——公司印章的刻制和更换必须以公司有管理机构的文件为依据，并到政府有关部门指定的单位刻制。
——新印章在启用前，必须留印模以备查，行政事务部根据印章的使用范围向有关单位发出启用通知。
4.3.2 印章的保管。
——公章和专用章的保管人统一造册登记，于人事部备案，保管人的工作调动或离职，必须先办理印章交接手续，否则不予办理。
——印章保管人员必须严守职责，一丝不苟，印章设专柜保管，随用随取，用后即锁。
——任何人不得将印章携离办公室，特殊情况，印章携离办公室须由总经理签字批准。
4.3.3 印章的使用。
——使用公司印章必须申请，填写《印章使用申请单》。
——审批：首先由申请用章人该部门经理审批，涉及有关人事和财务有关事项的由财务或综合办主任审查同意，最后分别由各种印章的最高签批人进行审批。
——公司印章用于以公司名义对外的一切文件资料，公司印章的使用必须经公司总经理签字同意，总经理不在时，可由总经理授权人代签。
——公司合同章用于以公司名义对外签订的一切合同，公司合同章的使用必须在合同经公司法人代表或经法人代表授权的公司总经理签字后方可加盖。
——各部室、管理处印章用于以各部室、管理处名义对外的一切文件资料，各部室、管理处的印章的使用必须经部门负责人的同意，并建立台账，每次使用后进行登记。
——印章保管人审查批准程序无误后，留下《印章使用申请单》，加盖印章。《印章使用申请单》归卷存档。凡加盖公司公章的发文，人事部必须留底存档。
4.3.4 印章的废止。
——当公司情况发生变更时，涉及印章变动，则原有印章不再适用，进行作废处理。
——作废的印章要及时上缴，并通知有关部门。
——公章如有遗失，须立即上报人事部，人事部发出遗失和作废申明和办理其他善后事宜。
4.3.5公司印章的制作、启用、注销等程序由公司人事部门负责，新印章一起用及旧印章的注销须在公司人事部进行备案，确保公司明确掌握所属单位印章情况。

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】

XZGL--05公司档案管理规定
公司标准文件
公司档案管理规定
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1. 目的
加强公司档案管理，提高档案利用效率，并根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，特制定本规定。
2. 适用范围
适用于公司各种档案管理。
3. 总要求
3.1 公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，办公室在综合办领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门档案管理工作进行指导、监督和检查。
3.2 档案室履行下列职责。
3.2.1 贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规定制度。
3.2.2 统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
3.2.3 指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作。
3.2.4 监督、指导本企业所属机构的档案工作。
3.3 各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。
3.4 档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
4.具体规定
4.1 档案的归档。
归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。
——本企业内部形成的文件材料。
——本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料。
——本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料。
——本企业投资的全资、控股、参股企业应向本公司提交的文件材料。
——本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料。
——本单位执行、办理的外来文件材料。
4.2 归档的时间。
4.2.1 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
4.2.2 工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、
竣工后或财务决算后三个月内归档，保管一年后向档案部门移交。
4.2.3 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接受后即时登记，安装调试后归
档。
4.2.4 企业职工外出参加公务活动形成的文件材料在活动结束后及时归档。
4.2.5 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向办公室移交。
4.2.6 电子文件逻辑归档实行进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
4.2.7 磁带、照片及底片、胶皮、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
4.3 下列文件材料应随时归档。
4.3.1 变更、修改、补充的文件材料。
4.3.2 企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。
4.3.3 企业产权变动过程中形成的文件材料。
4.3.4 其他临时活动中形成的文件材料。
4.4 档案鉴定。
4.4.1 每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴定，确定各类档案的保管期限（文书、财务、技术档案见具体办法副表）。
4.4.2 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
4.5 档案的销毁。
4.5.1 档案销毁的具体工作由负责档案管理人员承办，对已失效的档案，认证鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。
4.5.2 送交档案形成部门（公司）对拟销毁案卷的清册进行初审，经部（公司）级负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。‘
4.5.3 销毁时要有档案人员两人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。
4.6 档案的保密安全。
4.6.1 档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。
4.6.2 档案管理人员必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。
4.6.3 借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。
4.6.4 任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。
4.6.5 档案管理人员向借阅档案者提供、出具相关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及企业机密的档案文件。必须经总经理同意后再做决定，严防泄密。
4.6.6 档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房，明显处要有安全防火设备。
4.6.7 非档案管理人员，未经批准不准进入。
4.6.8 档案人员下班后必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。
4.7 档案的利用。
4.7.1 凡需利用档案者，均需填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。
4.7.2 案卷一般仅在档案室阅看，领用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。
4.7.3 查阅文件、人事、财务、技术档案，分别由总经理办公室、人事、财务、技术、设计等主管部门负责签批。抄摘档案内容，须主管部门同意才能够带出档案室。如需复印档案资料，应由主管部门批准并在查阅单中注明复印内容，由总经理办公室安排。
4.7.4 本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。
4.7.5 借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
4.7.6 借阅档案应严格履行手续，办理借阅等级，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用等级中予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
4.7.7 档案管理人员对查阅借阅档案及时归还档案之事宜，均应在档案查阅记录登记簿上进行登记；对重大或重要项目的查阅。要做好领用效果的反馈工作。

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XZGL--06文件保密管理规定
公司标准文件
文件保密管理规定
文件编号

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1. 目的
为了加强对企业文件的管理， 使之既利于提高效率和质量，又利于安全和保密，特制定本规定。
2. 适用范围
适用于公司各类文件的保密管理。（含红头文件、管理体系文件、内部通告等）
3. 具体规定
3.1文件发布时的保密管理
（1）文件密级的设定：公司文件密级分A、B、C、D四级。
（2）文件编制部门编制文件时在文件上注明密级和发布区域，经本部门经理审阅后，将文件提交给相应审批人审批；
（3）公司对通过审批的文件按密级及发布区域在OA系统上发布。
（4）各单位按规定下载发布相应密级的文件。
3.2文件存档后的保密管理
（1）各部门指定专人将本部门文件按规定整理并入柜上锁保存，并妥善保管文件柜钥匙，不得将其外借。
（2）职员借阅本人阅读权限内的文件，须经文件管理人核实登记，借阅期不可超过3天；职员如借阅非本人阅读权限内的文件，须向该文件批准人提出申请，批准后由文件管理人核实登记，借阅期不可超过1天。
（3）职员借阅文件期间，不得私自将文件带出工作场所，不允许有逾期不还或遗失之情况发生。
（4）职员不得随意复印公司文件，如确因需要，公司职员须向公司管理者代表申请，经批准后才可复印。
（5）职员未经管理者代表批准，不得将公司文件外传，不得对文件规定密级以外的人散发。
（6）职员须妥善管理好自己的系统账号、密码，防止泄露；新职员应对自己系统的录入密码进行重置及严格保密。
以上文件所指为纸质、电子、拷贝等各种形式的文件
3.2违反规定的处理
职员如违反上述规定，按有关规定进行处理。

拟定

审核

审批

XZGL--07出差管理制度
公司标准文件
出差管理制度
文件编号

版本
A/O
页次

1. 目的
为统一、规范管理员工因公出差，特制订此制度，各部门员工因公出差须按照本制度执行。
2. 适用范围
适用于本公司因公出差的各级员工。
3. 员工市内、外出差签核流程
3.1所有因公出差的员工在出差前须填写“出差申请审核表”，经主管领导审核批准后方可执行。
3.2出差员工（高级管理人员除外）在出差前须到人事部办理考勤登记。
3.3出差期间因工作需要而延长出差时限的，须报请主管领导审核批准；因病或其他不可抗力因素需要延长出差时限的，须及时通知主管领导并在出差结束后提供相关证明。出差员工违反此规定者，不予报销差旅费，并视其情节轻重予以不同程度的处罚。
3.4因公出差的员工需预支差旅费的，凭核准的“出差申请审核表”到财会部门按规定办理差旅费预支，预支金额为核准金额的80%。
3.5员工出差期间原则上不得报支加班费；节假日出差的，经部门批准人事部复核后，可酌情安排补休。
3.6员工出差核准权限：
3.6.1市内出差须经直属领导核准。
3.6.2市外国内出差须经总经理或其授权职务代理人核准。
3.6.3国外出差须由董事长或授权总经理核准。
3.7国内出差应提前2～5日办理出差申请，国外出差应提前10～20日提出出国计划书及出差申请。
3.8国内、国外出差时间
3.8.1出差当日12：00以前出发按1天计算。
3.8.2出差当日12：00以后出发按半天计算。
3.8.2出差当日12：00以前返回按半天计算。
3.8.3出差当日12：00以后返回按1天计算。（此处涉及的时间以飞机、车船票等起／至时间提前／滞后2小时为准。）
3.9出差结束后应在7个工作日之内办理出差费用核销及提交相关报告。
4. 员工出差费用标准及相关规定
4.1市内出差费用标准
4.1.1公司员工在市内出差，一般情况下公司不派公务车且不得乘坐出租车，特殊情况需要公司派公务车或乘坐出租车的，事前须由分管副总审核批准。
4.1.2市内出差，公司按实报销公共交通费用；自备车辆可报销寄放费。
4.2出差费用管理制度
4.2.1住宿费、误餐费按费用标准报销，超标自付，欠标不补；由对方接待或公司安排的，误餐费、交通费、交际费不得重复报支。
4.2.2交际费用额度由董事长或总经理核准，未经核准费用自理。
4.2.3差旅费用一律凭证报销，不得虚报、冒领，上述情形一经查出，除追回报销款外，并视其情节轻重给以不同程度的处罚。
4.2.4不同级别的员工共同出差，住宿、交通工具可按高级别员工标准执行，其他费用标准不变。
4.2.5国内、外出差人员在同一城市出差停留30天以上的，自第31天起，住宿费、误餐费按7折给付，特殊情况由总经理审批。
4.2.6报销住宿费需附清单。
4.2.7若国内出差应报销住宿费而无相关凭证者，则按相应住宿费标准一半支付。出差当日返回不报销住宿费。

拟定

审核

审批

XZGL--08公司车辆管理规定
公司标准文件
公司车辆管理规定
文件编号

版本
A/O
页次

1. 目的
为了便于公司内部车辆的进出、使用、保养、管理，以及公司职员的车辆进出、停放、行使和外来车辆的进出、停放、行使等管理的问题，特制定本规定。
2. 适用范围
所有进出本公司的车辆及相关人员。
3.公司内部车辆管理规定
3.1 公司车辆的使用、进出。
3.1.1 公司员工需要派车，需填写“公出单”，“公出单”一式两联，“公出单”务必注明是否派车、外出地点、事由、出车日期及具体时间。经主管核准签字后，综合办安排司机人员出车，如“公出单”未注明有对象要运出厂货或没有“公出单”，警卫应禁止车辆出公司。
3.1.2出公司时，司机应将“公出单”一联保留，一联交警卫，经警卫核实、登记，方可出厂。“公出单”作为出车凭证及相关费用报销依据。车辆中带有物品，检查或是否有经签核的物品出厂凭单”。
3.1.3 出厂时，凡经理级以上干部出车，不需填写“公出单“，只需在警卫室登记“车辆进出厂登记表”，警卫敬礼目送出厂。
3.2 公司车辆的维修、保养及处理。
3.2.1 司机组定期为车辆进行维修、保养。
——司机可利用在公司空闲时间维护、保养车辆，确实需节假日保养车辆的，需提前一天填写好“车辆维修施工单”向上级报告（特殊情况除外）。经主管批准后到指定的维修单位修理。
——车辆修理过程中需更换零部件等产生的费用需及时汇报主管，经确认后方可更换，并且车辆的维修保养建立“车辆维修记录”，并且车辆休息更换的旧零件必须带回公司检查，否则费用一律不予报销。
——车辆修理更换的坏/旧零件由人事部检查，检查后的坏/旧零件作废品处理。
——对每辆车的维修保养建立“车辆维修记录”，且对车辆作综合的审核考查。
——司机每日行车必须填写相关记录，油费以IC卡客户消费汇总为依据（特殊情况除外），由办公室请款。
3.2.2 驾驶车辆的公司人员必须爱护车辆，保持车辆清洁。
——出车前一定要坚持车况扦插，即做到机油、汽油、刹车、冷却水、轮胎转向、喇叭、灯光等安全、正常，保证汽车处于良好状态。
——每周至少洗车一次，以保持车辆整洁干净，若遇下雨天气，则应保持车身外观清洁。
3.2.3 每周五下午，司机必须向人事部主管汇报各自负责车辆的使用情况及特殊保养情况。
3.2.4 车辆出车后有所损害由驾车人员负责办理维修及有关事故的处理手续。必须要向办公室报告并作“车辆违章记录表”备案。
3.3 公司车辆的管理，办公室分配公司的车辆由指定司机管理。公司车辆的钥匙统一由办公室管理，需出车时，由各司机到办公室拿取车钥匙。
3.4 公司人员使用完公司车辆后必须将车停靠在指定的车位上，不得随意在公司里停车。发现违反以下规定的，由人事部执行奖罚事宜并予以公告、存档。
3.4.1 凭“公出单”出车，与用车部门作好协调，未经领导批准不得用公车办私事，不得私自改变出车路线。私自决定出车或私自改变出车路线者，若经发现，根据清洁轻重口头警告、记过。
3.4.2 严禁在公出、行车、修车过程中弄虚作假、虚开发票、空车带货等，如被查实应严加处罚，除没收其所得外，还应处以所得3~6倍的罚款，情节严重者予以辞退。
3.4.3 对交通违章罚款，按季度核算，第一次出车人（司机和自驾出车的员工）自己负担25%，第二次负担65%，第三次负担70%，第四次全额负担（在一个季度内）。
3.4.4 出车人员在外出过程中，造车车辆损坏者，由所驾人员负责办理维修及有关事故的处理手续，由于司机的主观原因造成交通违章和交通事故，致使扣证而在一个月内不能开车的，应属违反公司规章制度，扣证期间，不发全额薪水，只发给最低生活费。试用期内扣证或扣证两个月以上者，予以辞退。
3.4.5 公司经理级以上领导自驾出车，发生责任事故造成经济损失的按经济损失的2.5%处罚，如因酒后驾车发生责任事故的，按经济损失的50%处罚并予以开除。
3.4.6 发生责任事故造成经济损失，且有出车人（司机和自驾出车的员工）主观原因的，按事故性质风别处以扣罚工资和扣款的处罚。
——一般事故（经济损失在2000元以下者），按经济损失的10%处罚，重大事故（经济损失在5000元以上者），按经济损失的6%处罚。
——原则上出车人（司机和因公自驾出车的员工）负主要责任，视情节罚款200~1000元，负次要责任的，视情节每次罚款50~500元不等。
3.4.7 建立司机“车辆违章记录表”，以作年终考核之用。全年安全行车，未出任何交通事故及违章现象，年终一次性给予额外奖励300元。
3.4.8 每天下班后车辆一律停放在公司内，未经批准许可私用开出或停放在公司以外的每发现一次罚款50元。
4.公司职员车辆管理规定
4.1 公司职员车辆的进出、停放、使用和行驶。
4.1.1 公司职员应在办公室里领取自制的车牌卡，进出公司时应将车牌卡交给警卫处。因公需要出驶自己的车辆时也需填写“公出单”，主管核实后方可驶出公司，驶出公司应将车牌交给警卫，出车方位职能在×××区内。
4.1.2 公司职员的自行车、机动车（电动车、摩托车等）分开停放，并且所有车辆尾部应超出红线（包括后备箱）；按要求停放车辆（车棚地面有划线和标识），分两排摆放整齐，有推有走的，后来者插空放入；公司职员应当遵守秩序依次行驶车辆，减少车辆的碰撞，避免损失。
4.1.3 员工不得在公司里不按规定的路线开车、停车，扰乱公司的公共秩序。应尊重管理人员的管理和劳动，自觉维护车辆管理。公司人事部和警卫人员执行监督管理。
4.2 公司职员车辆的管理。
4.2.1 公司职员不得在公司里不按规定的路线开车、停车，扰乱公司的公共秩序。应尊重管理人员的管理和劳动，自觉维护车辆管理。公司人事部和警卫人员执行监督管理。
4.2.2 人事部执行如下罚款事宜予以公告、存档。
——如发现乱停乱放者，由警卫人员负责扣留，领取车辆的人须交代管理费10元；如逾期3天无人领取者，由人事部做无车主处理。所得资金直接交财务出纳，作员工福利基金（下同）。
——车棚里面有空地，把车停放在路口，致使别人无法按规定停车者，一次罚款20元。无理取闹者，加倍罚款，并报当事部门的上级领导处理。
——员工车辆禁止骑入车间及宿舍区，违者给予20元的罚款。
5.外来车辆管理规定
5.1 总要求。
5.1.1 外来机动车、自行车，一律停放于车棚规定的停车位。无论日夜间，一律禁止机动车、自行车骑入厂区（送水车除外）。
5.1.2 外来车辆（机动车、自行车除外）进出均应填写（外来车辆登记薄）。
5.2 外来车辆进入公司。
5.2.1 如公司车辆内坐高级主管、国际友人、警卫人员应提前站至外岗前并敬礼。
5.2.2 如一般车辆进入公司行政区域时，警卫人员应电话联系被访人员，待确认后，由来访人员填写“工作（业务）联系单”