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(完整word)商务部管理办法及规章制度

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商务部管理办法及规章制度

目录

一、合同审批管理办法……………………………………………………2
二、供方选择和评价管理办法………………………………………….3
三、采购控制管理办法……………………………………………………5
四、销售控制管理办法……………………………………………………6
五、招投标管理办法……………………………………………………….8
六、内部规章制度…………………………………………………………。9

一、 合同审批管理办法
1． 目的：为了推动公司业务的高效运转，有效地控制经营法律风险，提高审批效率，特制定。
2． 适用范围:北京公司的收入类和支出类合同的审批管理
3． 术语定义:无
4． 职责
4.1 收入类合同
4。1。1业务负责人：对合同中的产品名称、规格型号、数量、价格、质量、交货期等相关内容是否符合客户要求负责进行核对确定。
4。1。2业务部负责人：对合同的标的物价格、付款方式、质保期、客户的商业信誉等评审.
4.1.3商务部：对合同的可操作性进行审核。
4.1.4综管部：对合同中客户资信情况及商务条款的法律风险进行审核.
4.1.5财务部：对合同标的物的毛利及付款方式进行评审。
4.1。6公司领导：对上述部门评审中提出的质疑综合判定合同风险。
4.2 支出类合同
4.2.1业务负责人:对合同中的产品名称、规格型号、数量、单价、付
款日期及合同交期等相关内容是否符合客户要求负责进行核对准确.
4。2。2业务部负责人：对合同中的产品性能及技术参数能否满足客户需求进行评审。
4.2.3商务部:对采购合同与销售合同的对等性及可操作性进行审核.
4。2。4综管部:对合同的供货商资质、商务条款的法律风险进行审核。
4.2.5财务部：对合同标的物的付款方式进行评审。
4.2.6公司领导:对上述部门评审中提出的质疑综合判定合同风险。
5． 工作程序
5.1 没有金额的合作协议、意向书
没有金额的合作协议、意向书，承办人员应将合同审批表连同合同文本及有关资料(市场调研结果、投标审批表、供应商招投标结果文件、对方公司资信审查资料和相关的说明等)送法务人员审核，法务人员签署意见后提交部门负责人审核，部门负责人签署意见后提交分管承办部门的副总经理审查，副总经理签署意见后报送公司总经理审批.在公司总经理批准同意后方可凭审批过的合同加盖 公司合同章或公章。
5。2外购商品及项目类采购合同
外购类商品及项目类采购合同的评审，应考虑对应的销售合同.采购合同审
批流程如下：
5.2。1 业务类合同由商务人员提起申请,业务负责人、业务部负责人、法务人员、商务部负责人和财务部负责人签署意见后，报分管承办副总经理审核，副总经理签署意见后报送公司总经理审核。公司总经理批准同意后，商务人员按照OA审批流程提交《采购合同审批单》方可在合同上加盖公司合同章或公章.
5。3销售合同
销售合同审批流程如下：
5.3.1款到发货及非款到发货的合同或者有关联协议号的合同，商务人员在OA系统提交审批流程将《销售合同审批单》提交业务负责人、业务部负责人、法务人员、商务部负责人、财务部负责人审核、分管副总审核、公司总经理审核通过后，承办人员方可在合同上加盖公司合同章或公章。
5。4已完成评审的合同如出现合同标的物、合同数量、合同金额、合同其他
重要条款的变更或解除，需参照上述流程重新进行审批。
5。5合同签字
全部合同均有总经理签字或总经理授权方可生效.

二、 供方选择和评价管理办法
1． 目的:供方作为公司的重要资源，影响到最终的产品质量，为了择优选择供方，提高供应链的质量保证能力，特制订本办法。
2． 适用范围：适用于为公司提供的一切产品及服务等供方的评价与选择、业绩评定与动态管理.
3． 术语定义
3.1供方：提供产品的组织和个人。
（引用GB/T19000—2000 ）
3。2供方业绩评定：利用与供方合作过程中积累的数据和经验对供应的产品
及服务质量、供货及时率、价格、环境绩效内容等方面进行综合评价，并根
据结果对供应商进行分级.
4． 职责
4。1业务部：负责供应商资料的提供，包括但不限于营业执照、开户证明、
一般纳税人证明等相关资质。
4.2商务部:负责收集并整理业务部门提供的相关资质。
4.3综管部：负责对供应商资质进行评审。
4.4公司领导:参与并指导供方评定工作，批准合格供方名单。
5． 工作程序
5.1外购类供方
5。1。1 A类：年度贸易额大于500万(不含）的供应商,合作一年以上；供应商上一年营业收入大于5亿元。
5.1。2 B类：年度贸易额大于100万(不含）小于500万（含）的供应商，合作半年到一年之间，供应商上一年营业收入1至5亿元；
5.1。3 C类：年度贸易额低于100万（含）的供应商，合作半年以内,供应商上一年营业收入小于1亿元；
5。2 供方的评价及选择
5.2。1入围要求
a. 企业具有独立法人资格，可开具增值税专用发票；
b. 企业通过质量管理体系认证(必须的)、环境管理体系认证(可选 的）、职业安全健康管理体系(可选的）；
c. 如果所提供产品列入国家行政许可目录的，企业需取得相关资质；产品列入国家强制认证的，所采购产品必须通过了CCC认证；
d. 生产设备、工艺在同行内处于中等以上水平，具有较高的生产能力;
e. 具有良好的社会信誉及资信情况并有相应的经济实力。
5。3合格供方名单
经审核并评价合格的A类、B类供方列入合格供方名单，同类产品或服务的
供方一般应选择5—6家。公司总经理批准合格供方名单.进入合格供方名单的企业可享受优先合作权,A类优先于B类，B类优先于C类;以及其他相关的政策。
5.4供方业绩评定
进行供方业绩评定，有利于奖优汰劣,推动供方不断提高产品质量和服务质
量.

三、 采购控制管理办法
1． 目的：确保采购（或外购或外协)产品满足顾客（合同）要求.
2． 适用范围：公司经营范围内的产品。
3． 术语定义：无
4． 职责
4.1业务部：根据客户需求情况提出采购申请。
4。2商务部:根据业务部提出的申请，按照采购合同的约定执行。
4.3 综管部：负责正式合同的存档、分类、保管及借阅管理。
4。4财务部：负责审核发票和付款.
5． 工作程序
5。1合格供方控制
合格供方的选择和评价执行《供方选择和评价管理办法》。业务部门采购时
原则上不允许超出《合格供方名单》规定的范围采购。非合格供方的采购采取询
价比价制度，确定性价比较高的进行采购.
5.2采购流程
5。2。1外购类采购包含购销类采购和项目类采购。业务部门依据客户需求提出采购申请,采购申请单经业务部门负责人、商务部门负责人、主管领导审核通过后，商务部根据申请进行采购；如业务部门已经签署了销售合同,商务部在客户或项目指定范围内进行采购。
5。2。2采购合同内容确定之后,由商务人员提交采购合同和采购合同评审表，进行合同评审流程。具体审批权限详见《合同审批管理办法》。
5.2。3商务部门根据采购合同内容及各部门的的要求执行。

四、 销售控制管理办法
1． 目的：为了规范公司销售控制管理工作，特制定。
2． 适用范围:公司经营范围内的产品
3． 术语定义：无
4． 职责
4.1 业务部：提交合同草案进行评审,将签订的正式合同归档，并将客户的
要求转化为具体的合同要求.业务人员负责合同执行过程中与顾客沟通，以
及合同款项的顺利回收。
4.2商务部:负责合同执行、交付等流程。
4.3 综管部：负责正式合同的存档、分类、保管及借阅管理。
4。4财务部：负责开具发票和收款。
5． 工作程序
5.1合同审批
各业务部门负责公司产品的市场拓展及销售工作，与客户进行合作谈判，达成合作意向后负责与客户拟定合同草案,合同草案需按法务部提供的合同模版拟定签署。如不能按合同模版拟定签署，需对合同的法务条款进行磋商，保证合同的公正、公平,且业务负责人需在合同评审表上注明相关原因.商务人员将《销售合同评审表》连同合同文本及有关资料提交业务负责人、法务人员、部门负责人、商务部负责人、财务部负责人审核。
5。1。1 所有合同或者有关联协议号的合同,由商务人员提出申请、业务负责人、业务部门负责人、法务人员、商务部负责人、财务部负责人签署意见后,报分管副总经理审核。副总经理签署意见后报送公司总经理审核。公司总经理批准同意后，承办人员提交《销售合同评审表》方可在合同上加盖公司合同章或公章。
5.1。2如《销售合同》为客户提供模板，合同需有明确的技术要求或其他相关的附件文件。
5.2合同执行
5.2.1.业务部门依据已签署的《销售合同》向商务部门下达执行指令。
5。2.2商务人员在接到业务部门的通知，确认合同的付款情况以及与业务人员确认相关信息后，即可操作执行。
5。2.3业务部门向商务人员提出开票申请，商务人员将客户相关资质提交财务,财务部门确认客户资质无误后，商务人员在OA审批中进行开票操作，统一提交《开票通知单》至财务部开具发票,发票开出后，由商务人员作好相应票据记录并交给相应业务人员。
5.2.4商务人员每日接到财务部门提供的网银到账明细表后，与业务人员确认收款所属的相应销售合同,并在系统中进行核销操作。
5。2。5 商务人员每月和财务核对应收账款余额表及其他财务要求的表格。
5.3合同收款
商务部根据财务部门提供的相关收款报表，结合系统发货、开票等销售
合同数据，每月底汇总各客户的应收总额并发邮件告知相关业务人员。
5.4 进出口程序图如下：

五、 招投标管理办法
1． 目的：为规范公司项目招投标管理流程，提高公司经营效率，保证资金安全,控制和规避项目风险，积累知识资产，特制订。
2． 适用范围：本规定适用于招投标的项目。
3． 术语定义:无
4． 职责
4.1需求部门负责跟踪招标信息,购买招标书，编制投标书（包括投标所需公证等）,标书投递以及跟踪开标结果，并报告公司主管领导，如涉及专业领域投标，应聘请第三方专业人员参与。
4.2综管部负责保存公司各种资质类文件及试验报告
4。3财务部门负责对招标项目进行全面的财务分析。
4。4其他部门在需要时给予必要的支持。
5． 工作程序
5.1 购买标书
需求部门接到招标单位招标信息后,项目负责人向部门经理汇报，部门经理对招标项目进行初步分析,判定公司具有参与投标的资质后，方可申请款项购买标书。
5.2 投标评审
5.2。1需求部门项目负责人按招标文件中的要求,提炼重点内容，对投标情况进行全面预测与分析后,详细填写《项目投标审批表》，提交OA系统进行流程审批.商务部门统一编制投标项目号.
5。2.2其他情况下，项目负责人组织召开评审会，由公司总经理或总经理委托人主持，研发部门、商务部门、综管部门派代表参加评审.需对招标书中所列产品指标、资质、生产周期、服务要求等进行详细评审，确保公司有能力满足客户要求，各部门将意见填写在《项目投标审批表》上,并签字。
5。3标书编写及审批
5.3。1需求部门项目负责人负责按照标书要求编制标书,形成投标书草案。
5。3.2财务部门依据销售部门提交的《项目投标申请报告》及在《项目投标财务分析文件》中填写的投标原始数据，完善《项目投标财务分析文件》的相关数据，并制作《项目投标财务评估意见》，对招标项目进行全面的财务分析.
5.3.3《项目投标审批表》、《项目投标申请报告》、《项目投标财务分析文件》、《项目投标财务评估意见》以及投标书草案需由项目负责人于开标前三个工作日提交OA走系统审批流程。审批流程的先后顺序为：投标部门经理、相关部门、商务部、财务部、分管副总经理、公司总经理。
5.3.4审批通过形成正式标书，项目负责人将所有正式标书加盖公章。
5.3。5综管部将所有审批过程记录整理归档。
5.4 标书投递及开标
需求部门将准备好的标书密封,按投标要求快递或专人投递.
5.5 标书归档
每月5日前,综管部将上月各部门投标书电子文件进行归档。
5.6 投标结果及跟踪
开标后，项目负责人将投标结果第一时间反馈至公司领导及财务部门。若中标，项目负责人将中标通知书提交到财务部门，财务部门为该项目建立费用账户，否则与该项目相关费用不能报销。财务部门对投标项目运行情况进行监控，定期向公司领导报告项目收支状况.
6． 规范要求
6.1财务人员对项目进行财务分析,出具财务分析报告及报表，主要报表主要包括《收益及风险分析表》、《产品毛利测算表》及《投标费用计算表》。（表格格式由财务部门决定）。
6。2非招标渠道承揽的项目参照此管理办法执行。

六、 内部规章制度
商务部全体人员必须遵守国家法律及相关规定，必须遵守公司的一切规章制度和行
为规范，必须廉洁自律注意自身品德修养。为了进一步加强公司的规范化管理，树立公司形象，迅速提高工作效率,特制定本制度。
1．审批提交规则：标题为协议号or合同号+客户简称+文件名称.内容介绍：简明
介绍文件内容,按照OA要求填写全面，上传或关联与此文件有关的全部材料。
2．台账记录：商务人员做好各自的台账，实时记录业务发生的各项情况，掌握各自
操作的业务情况，并就不规范的地方及时提出意见.每个月3号和财务对账，10号之前与财务对账完毕,15号之前将商务统计台账上报部门负责人。每单业务在最后一项行为发生后的3日内，在系统做完结处理并提交财务确认。每月未完结业务需要在台账中说明原因。
台账编号规则为：年份+事业部编号+内容+商务人员+月份日期;如17B2B（进口/出口/内贸）+人名+0315。
3．所有协议、合同正本数量不少于六份，客户叁份，我司叁份;我司叁份正本由行
政处、财务部和商务部分别存档一份并加盖归档章.所有协议、合同自盖章之日起，十日内归档。
4．协议编号规则:年份+事业部编号+团队号+客户名称首字母
如:XXX有限公司，编号为：17B2B01HTSL
合同编号规则：年份+事业部编号+团队号+客户名称首字母+流水号（001/002/003…）+合同
类别（采购or销售)
如:XXX有限公司，编号为：17B2B01HTSL001（PO or SO）
/17B2B01HTSL002(PO or SO）/17B2B01HTSL003(PO or SO）以此类推。
5．商务部内部实行轮岗制,不定期轮换一次，每次必须交接清楚。商务人员团结一
致,充分配合业务部、财务部以及上级单位的工作，及时准确的做好每一项工作，遵守公司的各项制度,如遇特殊情况逐级上报主管领导，获批后方可执行.
6．每月底向部门负责人提交本月工作完成情况及下月工作计划,工作内容在6-12
条之间，由部门负责人对部门人员进行绩效考核，当月工资依据绩效考核发放。商务人员必须服从部门负责人的工作安排，工作内容逐级上报,不得越级汇报。
7．商务人员在公司必须保证手机开机,不在上班时间打游戏、睡觉、浏览与工作无
关的网页。在项目操作过程中若有损害公司利益的行为，商务部有权给予必要的处罚，凡有泄露公司商务机密的，一律辞退。
8．此规定从2018年1月1日起执行.如有修改另行通知,最总解释权归商务部.

2017年11月28日
商务部
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