工作总结的写作方法和技巧.ppt

工作总结的写作方法和技巧工作总结的写作方法和技巧 企业内部培训课件企业内部培训课件3 工作总结的结构4 2 工作总结的类型 工作总结的格式5 总结的基本原则6 工作总结的内容7 工作总结的写作技巧1 工作总结的定义目目 录录一、定义一、定义-何为工作总结？何为工作总结？工作总结是对过去某一时期或某项工作的情工作总结是对过去某一时期或某项工作的情况（包括成绩、经验和存在的问题）的总回顾、况（包括成绩、经验和存在的问题）的总回顾、评价和结论。评价和结论。它一般先由公司的高层按照战略需要对各部门进行工作等级分类，然后由各部门负责人指导，组织员工制定，最后由人力资源部或管理委员会和公司管理层与员工一致探讨决定。二、工作总结类型二、工作总结类型从不同的角度，可将总结划分为不同的类别。按其性质和内容性质和内容分：综合性总结综合性总结是对总结对象在一定时期内的所有情况进行全面全面反映和评析的总结。如：部门年度总结等。专题性总结专题性总结则是对某项某项工作的情况或总结对象在某个时期的某个方面的情况进行专门专门反映和评析的总结。如：出差工作总结；试用期转正总结等。二、工作总结的类型（续）二、工作总结的类型（续）-按时间阶段分：日总结（或工作日志）：日总结（或工作日志）：对每天工作的记录、总结。周总结：周总结：对每周工作的记录、整理、总结。月总结：月总结：对每月工作的整理、分析、总结。年度总结：年度总结：对每年工作的整理、分析、归纳、总结。其他阶段性总结：其他阶段性总结：如：季度、半年、试用期等总结。三、工作总结的结构三、工作总结的结构 总结常见的结构形式有四种：一、条目式条目式，就是把材料概括为要点，按一定的次序分为一、二、三等条，一项项地写下去。这容易条理清楚，但往往欠紧凑。二、三段式三段式，即从认识事物的习惯来安排顺序，先对总结的内容作概括性交代，表明基本观点；接着叙述事情经过，同时配合议论，进行初步分析；最后总结出几点体会、经验和存在问题。这种结构单纯、易学。三、工作总结的结构（续）三、工作总结的结构（续）三、分项式分项式，即不按事件的发展顺序，而是把做的事情分几个项目，也就是几类，一类一项地写下去，每类问题又按先介绍基本情况，再叙述事情经过，再归纳出经验、问题三个顺序写下来。这种方式较复杂，只有总结涉及面广、内容复杂的事情才采用。四、漫谈式漫谈式，如向别人介绍自己的学习经验，漫谈式，把自己的实践、认识、体会慢慢叙述出来。这种方式多用于对自己亲身经历的事物的总结。各种方式都有利弊，要从自己实际出发去选用，也可创造其它形式。四、工作总结的格式四、工作总结的格式 总结一般的格式为标题、前言、主体、结尾、落款标题、前言、主体、结尾、落款五部分。标题即总结的名称。标题即总结的名称。有时可以将主要内容、性质作标题，如不能表达出完整的意思时，在正标题下可以再拟副标题。如人力资源部入职培训总结学习企业文化的体会。这里便是两个标题了。前言又叫概述。前言又叫概述。前言的写法多种多样，有的概述变化情况及主要成绩；有的介绍基本情况；有的概述总结的目的、方法等等。开头力求简洁，开宗明义。四、四、工作总结的格式工作总结的格式 （续）（续）主体主体是总结的核心核心部分。这部分一般应叙述总结事件的过程、做法、体会、经验、教训，并且要作理论的概括，总结出规律性的东西。总结的优劣，这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。纵式结构纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。横式结构横式结构，即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。结尾。结尾。结尾或提出今后努力方向，或指出存在的问题，或表示自己的态度。落款：落款：部门、姓名和日期。五、总结的基本原则五、总结的基本原则 这些只是划分的角度不同而有不同的名称。在具体写作上，却也有总的规律可以寻找。工作总结的写写作原则作原则:1总结前要充分占有材料。总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面商量。五、总结的基本原则（续）五、总结的基本原则（续）2总结要实事求是。总结要实事求是。这就是从实际出发，有一说一，有二说二，老老实实，认真负责。写总结要防止几种情况。一种是因领导让写，不得不写，写几行敷衍过去，这不是严肃的态度；二是把总结当作吹嘘自己、捞取好处的机会，在总结里将小事说成大事，甚至捏造事实，弄虚作假；三是出于所谓的“谦虚”，该写的不写，或是写了怕人讽刺就不写。这些都不是实事求是的态度。五、总结的基本原则（续）五、总结的基本原则（续）3条理要清楚。条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。4要剪裁得体，详略适宜。要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之 分，该详的要详，该略的要略。五、总结的基本原则（续）五、总结的基本原则（续）中心突出、重点明确；中心突出、重点明确；阐述透彻、逻辑性强；阐述透彻、逻辑性强；符合事实、数据说话；符合事实、数据说话；眼光长远、自我出发。眼光长远、自我出发。六、工作总结的内容六、工作总结的内容n 概述和叙述概述和叙述 有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和 不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。n 主要工作内容与存在问题（成绩和缺点）主要工作内容与存在问题（成绩和缺点）这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。六、工作总结的内容（续）六、工作总结的内容（续）n 经验和教训经验和教训 做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。n 改进措施与计划改进措施与计划 根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。1、概述和叙述（背景、目标等）工作总结的概述和叙述工作总结的概述和叙述，往往包含了某一时期工作的背景背景，前一时期定下的目标目标，公司这一时期的经营状况，业内的动态，产业的走势等。提纲挈领地把总结的框架框架，也就是逻辑性逻辑性表现出来。概述是工作总结的开始。概述是工作总结的开始。如果感到工作总结不知如何下手，但是又觉得自己有很多话说，有个很好的方法可以借鉴不断地问自己：我为什么要写工作总结？“领导的要求。”这样的回答那你可以去网上拷贝份他人的工作总结。六、工作总结的内容（续）六、工作总结的内容（续）1.1 为何而总结 如果是以下回答，那么，相信你的工作总结真的是为了总结：“为了知道自己一年的工作成果，到底做了什么。”“总结工作失败的地方，哪些没注意到的，哪些可以做的更好的。”“看看去年的某种或某些情况下我哪些事情没有抓住，如果我现在的形 势去做这个会是什么结果。”“回味下自己的人生。”“对比其他人的总结，看看自己有什么不足和优点，说不定有些奖金。”“看看自己是否符合工作要求，为未来的职业发展做个参考。”“更好的了解公司和业内形势。”六、工作总结的内容（续）六、工作总结的内容（续）1.2 如何写概述 一旦有了这些想法，那么概述自然而然地就出来了。以下思路仅供参考：1.当前经济形势简要说明。2.公司情况介绍，包括此时期内较大的企业行为，变革，新制度等。3.总结从什么方面切入，着重点在哪。总结的结构。4.自己这段时期有什么新的想法，感悟等。5.总结的必要性。六、工作总结的内容（续）六、工作总结的内容（续）2、主要工作内容与存在问题（成绩和缺点）工作总结概述后，接下来就是最重要的正文主要工作内容与存在问题。2.1 工作思路。工作思路。一步步做的工作，其实是个工作流程的思路。指按照上一时期的工作计划进行的工作步骤。2.2 工作创新点。工作创新点。这是区别于其他人的竞争筹码。要想自己在企业中获得影响力，必须具备自己的特色，也就是工作的创新点。个人因性格，工作经验，技能等不同，在工作的创新上表现也会有不同。六、工作总结的内容（续）六、工作总结的内容（续）2.3 自己亲自做的几件大事。自己亲自做的几件大事。对公司，同事，个人，乃至业内产生过影响。能充分体现出自己的实力。2.4 具体的图表或数据说明。具体的图表或数据说明。量化的说明能更实际的说明问题，给人以踏实的感觉。2.5 存在的问题。存在的问题。工作中存在的各种问题：如：做得不好的地方，无法解决的问题；个人原因或组织原因等。六、工作总结的内容（续）六、工作总结的内容（续）2.5 自己提出来的计划实施的程度。自己提出来的计划实施的程度。在工作内容中，要明确工作职责，目标完成状况，达成的绩效等。以一个项目实施的工作内容为例，应该包括一下要点：分析存在的问题，找出原因与解决方案。分析存在的问题，找出原因与解决方案。为什么要做？确定项目的范围与目标。确定项目的范围与目标。做到什么程度？项目组织。项目组织。人力资源、职责、沟通。谁来做？工作分解：工作分解：工作内容、层次、顺序。做什么？如何做？项目计划与进度控制，防范风险。项目计划与进度控制，防范风险。何时做？如何保证?工作质量跟踪、控制、评价。工作质量跟踪、控制、评价。做得如何？控制项目预算。控制项目预算。花多少钱在做？工作成果、文档。工作成果、文档。做了什么？评价、审批评价、审批 通过。通过。做的结果满意否？下一步工作？下一步工作？还要做什么？六、工作总结的内容（续）六、工作总结的内容（续）3、经验和教训 工作总结其实最具备可看性的部分在于总结问题，总结经验和教训，提出建议。这是自我认识问题能力的体现，也为企业解决问题提供了思路。3.1 工作技能不足。工作技能不足。表现为不能适应工作，不能很好的完成工作，基本技能应用不熟练。3.2 工作态度不好。工作态度不好。消极，不主动，推诿等。3.3 工作思路不对。工作思路不对。对工作的最优流程认识不够，逻辑能力欠缺，结构性思维缺乏。六、工作总结的内容（续）六、工作总结的内容（续）3.4 工作工作认识不够。认识不够。缺乏全局观念，对行业缺少分析，对工作定位认识不足。3.5 个人个人业绩与公司业绩不关联，绩效考核缺乏依据业绩与公司业绩不关联，绩效考核缺乏依据。具体的可量化的标准没有制定或不完善。3.6 工作工作目标没有完全达成。目标没有完全达成。3.7 公司公司遭遇企业瓶颈。遭遇企业瓶颈。包括信息获取的有效性和及时性，对风险的防范不足，体制不健全等等。六、工作总结的内容（续）六、工作总结的内容（续）对解决问题个人提出的可行性的最优的改进措施方案与计划。对解决问题个人提出的可行性的最优的改进措施方案与计划。它的提出应该依据是否有利于公司效益的原则。要点包括：（1）利于公司整体和部门。（2）切实的可行性。可以根据上一时期的工作量确定。（3）逻辑性强，能够从结构上反映工作的流程，让人一看就懂。（4）从公司战略出发，结合产业趋势，细化到部门、个人的日常行 为中。（5）多以量化的数据做建议的参考。（6）建议应该跟自己的领导上级和平行级同事商讨确定，多方面参 考大家建议。4 4、改进措施与计划、改进措施与计划六、工作总结的内容（续）六、工作总结的内容（续）1.1.简洁明了。简洁明了。在工作总结开头时，不要写过多的感慨，也就是与工作无关的“大话”，因为领导根本也没时间看，如果过长，领导会觉得你太形式化，不直接。2.2.先写大纲。先写大纲。然后再把大纲中所涉及的事件加进去，然后再细致地进行加工，最后再进行文字的润色。3.3.实事求是。实事求是。不要将工作总结写成岗位职责，换句话说，就是要写出你都做了哪些工作，要将成绩先列出来，针对比较值得一提的工作难点克服过程，可以写一写。尽量用“完成了”而不是“负责”。不要超越自己的职责范围和权限，而去总结评价其他人的工作成绩或失误，虽然有可能涉及到其他部门的配合。七、工作总结的写作技巧七、工作总结的写作技巧 4.平时记录。平时记录。如果你平时工作笔记与工作周报做的很完善，那你年底要省事多了，最好将每项工的完成情况用数字表示出来。尤其是在强调自己的成绩时，一定要注意用“比去年同期了”“比去年节 约了成本*%，不要忘记付上这个数字是如何算得的。5.关注业绩。关注业绩。在写年终总结之前，理清自己一年以来的工作记录自然是首要的事情，但年终总结却不能写成一年的流水账。“流水账是许多人通常采用的总结形式，看似洋洋洒洒，篇幅巨大，实则一点都没有针对性”。年终总结不是一年的经历汇总，在内容上必须进行有效的选取和整理，需要一个或几个核心事件来贯穿和体现工作的成果或业绩。某种意义上讲，写年终总结和写简历非常相似，都是如何凸显出重要的业绩。七、工作总结的写作技巧七、工作总结的写作技巧 6图表分析。图表分析。尽量多用个案、格表、图示、做类比、对比、量化数据分析或文字说明的方式来展示和说明你取得的成绩。如果能运用一些科学的分析方法，比如：swot分析法、树状图分析法、鱼刺图分析法、图表分析法，一定会使你的总结非常专业和精彩。7反思创新。反思创新。认识不足，对于自己工作不足的地方也要详细说明，因为领导最不喜欢报喜 不报忧的员工，或者只是一味的肯定自己，却看不到自己不足的员工。反思创新，总结的主要目的是通过反思过去，找出问题所在，同时应该拿出解决方案。8.重视细节。重视细节。不要忽略细节，尤其是一些重大事件的细节，通过细节的描述，赢得上司的关注和理解，毕竟上司在决策层，有时并不能理解执行层的苦衷。七、工作总结的写作技巧七、工作总结的写作技巧 9 9突出重点。突出重点。总结的内容一定要做到心中有数，总结中的关键是要有重点，要展现出自己的工作重点和亮点，特别是上司关注的问题一定要详细具体。尽量总结出领导想知道但并没有要求过你提供的部分，你会问我怎么知道，那你就要好好思考啦，领导会关注什么？想想今年例会中，他都强调过什么？那就是他想知道的进展情况和数据说明啊。1010简练通俗。简练通俗。注意语句简练，通俗，以最简单的方式说明问题就可以了。这又不是写小说，过份修饰词澡会感觉不够亲切，务实。1111注意排版。注意排版。一年这么一次给领导展示的好机会，一定要呈给领导一份版面清晰，一目了然的总结计划报告。有必要的话可以考虑PPT演示文稿。七、工作总结的写作技巧七、工作总结的写作技巧 1212保持风格。保持风格。尽量多想想用自己的风格特点去写，不可抄袭或照搬人家的总结。13.13.坚持坚持收集资料。收集资料。a、养成收集资料的习惯。、养成收集资料的习惯。平常注意收集一些写作知识及业务知识，形成习惯，并对资料进行分类汇总。b、养成读书读目录的习惯。、养成读书读目录的习惯。如看一本书，首先看目录，然后自己想如何让自己写目录里的内容，自己该从哪些方面写？然后和书的分析方法对照，找出自己的不足，进而提高自己的写作分析方法。c、注意问题分类。、注意问题分类。把某个问题分为几个方面，然后把某个方面再分为几类。不但使总结有条理性，而且进一步丰富了总结的内容。七、工作总结的写作技巧七、工作总结的写作技巧 谢谢大家！谢谢大家！