如何给Excel工作簿减肥【会计实务经验之谈】.doc
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1、从业二十年的老会计经验之谈,如果觉得有帮助请您打赏支持,谢谢!如何给Excel工作簿减肥【会计实务经验之谈】一个工作簿中,并没有多少数据,但文件却很大,运行速度较慢,有时几近无法忍受的地步。现在就介绍几种给excel工作簿减肥的方法: 1、工作表中的格式过于复杂(如多种字体,多种颜色,条件格式等等)。 我们都知道,一个工作表有65536256个单元格,这个非常大的一个范围。我们在应用一些格式设置时,往往为了方便,直接在整行,或整列,或者在多行和多列中应用,这样其实是不妥当的。我相信很少有人会用满整列,或者整行。大量的没有用到的单元格被加上了一些格式后,Excel并不总是知道这个单元格是不需要用
2、的,而往往在计算时会包括这些单元格。另外,格式的多样性(包括字体,颜色等),势必是要造成Excel文件体积变大,这是不难理解的。 用尽量少的格式样式,如字体和颜色,毕竟Excel的优势不是在于文书,版面的展示(那是Word,PowerPoint等的强项)。 删除“空白”的单元格。找到工作表中最右下角的单元格(请注意:除非你有自信,请不要过分依赖Excel的“定位”、“最后一个单元格”所给你的结果),我是说你可以手工找到这个单元格。然后选中这个单元格右边所有的列,然后执行菜单命令:“编辑”、“清除”、“全部”,接下来,选中这个单元格下面所有的行,同样执行菜单命令:“编辑”、“清除”、“全部”,然
3、后保存。 2、图片或者其他绘图图形较多,或者图片选择了不恰当的格式。 在文档中引用的图片格式一般有三种,BMP、JPG、GIF。BMP格式保存的图片保真度较高,但大小往往是其它两种格式的几倍至几十倍,而照片、扫描图片等用GIF格式保存则失真非常严重,因此建议图片先采用JPG格式保存,然后再引入到文档中,这种格式的图片大小不仅比BMP格式小很多,而且往往也比GIF的格式小,而保真度与BMP格式则相差无几。 插入图片有两种方法,第一种是将图片保存为一个JPG格式的文件,选择“插入图片来自文件”,打开“插入图片”对话框,选中所需插入的图片文件,点击“插入”即可。另一种是用“画图”、“Microsof
4、t照片编辑器”等打开这个JPG文件,选中并复制,然后在文档中点击“粘贴”即可插入。强烈建议大家采用第一种方法,虽然两种方法得到的图片质量是一样的,但第一种方法所形成的文档的大小可能会比第二种小几十倍! 彻底清除图形对象:例如我们自己画的一些图形,比如你现在不要用它们了,你选择行或者列范围删除,清除都是清除不掉了,他们只是可能缩小了。 按F5定位条件对象确定,按Delete清除 3、公式和名称较多或者公式,名称,数据透视表等所引用的单元格范围过大。 由于和第二点类似的原因,我们在定义名称,编写公式,指定数据透视表的数据源时往往图一时方便,而指定了过大的单元格范围。例如在A列中有包括标题在内的10
5、个数据(A1:A10),标题为“姓名”,我们现在要定义一个名称,例如“姓名”,很多人会用“插入”、“名称”、“指定”。首行,这当然是方便的,但这样的话“姓名”这个名称就引用了A2:A65536,而不是实际的A2:A10。你能想象到两者的差别吗? 这时候,有的朋友要说:我这样做的原因是因为我的数据是在不断增加的呀,我可不想每次在变动的时候都去改这个名称。 当然,你是对的,谁会愿意这样做呢?当我确信我定义的这个名称所引用的范围不可能是固定的时候,我采用了一个方法就是“动态命名”。听起来有点耳熟对吗?请看这个例子:为简单起见,我们假设数据都是连续地在A10后面开始添加,也就是说我们希望当我们添加到A
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