会计凭证的装订和保管【会计实务经验之谈】.doc

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会计凭证的装订和保管【会计实务经验之谈】
会计凭证的装订，是指把定期完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并把装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证和原始凭证张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证整理装订时，必须保持会计分录的完整，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据，以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证，厚度以1.5厘米至2.0厘米为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在此处，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。
有些会计在装订会计凭证时采用角订法，装订起来简单易行。它的具体造作过程如下：
1．封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封面上角，做护角膜。
2．凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿.
3．大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线绳从中穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼是可以穿过的。
4．凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。
5．护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。
6．折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。
7．晾干后，在凭证本的封面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或盖章。现金凭证、银行凭证或转账凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。
会计凭证装订成册后，应由专人负责保管。年终，应移交财会档案保管一年，期满后，应由财会部门编制清册移交单位的档案部门保管。
对已归档凭证的查阅、调用或复制，均应得到批准和履行一定手续。原始凭证不得外接，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，方可复制。向外单位提供的原始凭证复印件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。
会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格按照会计制度的有关规定执行。一般会计凭证至少保存10年，重要的凭证需长期保存，会计凭证保存期满需销毁时，必须开列清单，按照规定的手续报经批准后方可销毁。任何单位都不能随意自行销毁会计凭证。

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