物业异地分公司管理剖析.doc

金碧物业地区分公司管理办法为进一步完善公司治理，理顺集团和各地区地产公司对金碧物业地区分公司的管理，规范、完善地区物业分公司的经营运作，特制定本办法。（本办法适用于金碧物业各地区分公司；金碧物业广州分公司由集团另行制定管理办法。另，本办法中金碧物业广东地区分公司指除广州分公司以外的其他分公司。）第一章 组织机构第一条 原广州金碧物业有限公司已重新登记注册为全国性的一级物业资质企业金碧物业有限公司，其营业执照、物业资质、公章等，由集团物业管理中心统一管理，并行使其职能、权限，承担责任和义务。原广州金碧物业有限公司所管楼盘由重新注册成立的金碧物业广州分公司统一管理。第二条 集团物业管理中心协助各地区地产公司在当地注册成立金碧物业地区分公司。在当地注册的金碧物业地区分公司归各地区地产公司直接管理，作为地区地产公司的二级公司运作。 第三条 物业管理中心作为集团公司物业管理的职能部门，对各地区物业分公司进行行业指导和监督协调，具体职能如下：1、履行对各物业分公司的业务指导、行业管理、技术支援、监督协调、规范运作、资源整合等职能。2、引进先进物业管理模式，全面协调与物业顾问公司的合作关系，并协助物业顾问公司对恒大已与之签约的项目实施管理；定期组织召开与物业顾问公司的全国联管会，检讨合作关系和合作成果，并指导各项目联管会机制的执行。3、按照先进的物业管理模式，结合恒大特点，制定标准化物业管理制度、管理流程和作业指导书，指导各地物业分公司按照集团统一模版结合当地实际情况和各项目特点制定建立标准化管理体系并组织实施。4、定期对各地物业分公司、各项目的物业管理实施状况和水平进行检查、评估、总结，促进各物业分公司、各项目按照标准化、先进性物业管理水平发展，确保恒大物业管理水平处于国内领先地位。5、建立物业管理干部储备体系，通过社会招聘专才和吸收优秀应届大学生，引进和培养所需的物业管理中高级人才，并按需要向各地输送人才。6、对各分公司总助及以上人员的任职资格、职务晋升、薪资调整、考核结果等提出审核意见。7、负责对各地区物业分公司管理人员进行全国范围的定期轮岗、调配、培训工作。8、全面协调各地物业分公司在营业执照、资质管理等方面的关系，整合集团物业管理资源，并协调处理跨地区或涉及全国性的物业管理重大事件。9、直接管理金碧物业有限公司的资质、公章使用等事务，以便更好地指导、协助各地物业分公司的组建和管理，并以该公司名义处理一切对外关系。10、整合各项目商业物业经营资源，引进各商业物业经营战略合作伙伴，全面统筹、指导、协调各地区物业分公司的商业物业经营工作。11、审核各地物业分公司的物业管理年度管理计划和经营计划，并监督按计划实施。物业分公司的运营状况集团将纳入对地区地产公司的考核。12、随时关注和研究物业管理市场发展状态，不断引进和研究物业管理先进管理技术手段，检讨和研究恒大物业管理模式和实施情况，从而不断改进或调整恒大物业管理模式和物业管理质量标准，并监督实施。13、定期收集整理物业管理相关法律法规、物业管理纠纷案例、先进管理手段和技术，汇编成册，并及时向各地区分公司推广和交流。第四条 金碧物业地区分公司归地区地产公司直接管理，具体职能如下：1、物业分公司作为地区物业管理的实体，担当各楼盘前期物业管理合同/协议、业主管理规约、楼盘客户服务中心人员劳动关系等签定以及对外关系协调沟通等的职责。2、履行与物业顾问公司合作协议的甲方职责，协调、监督和考核物业顾问公司各楼盘客户服务中心的日常管理服务工作。3、担当地区地产公司与物业顾问公司楼盘客户服务中心之间沟通、联络的桥梁，解决与发展商相关的楼宇质量、设备设施等问题。4、牵头组织楼盘各外判项目的谈判、合同签订工作。第五条 各楼盘物业管理处统称为“客户服务中心”， 归各地区物业分公司管理，具体职能如下：1、由物业顾问公司派出管理团队，引入整套管理服务模式，对小区业主提供全面物业管理和服务，向地区物业分公司承担管理效果的合同责任，为期三年。2、楼盘各项服务方案和制度规范由物业顾问公司制定并报金碧物业地区分公司审核和集团物业管理中心备案后实施。第二章 人事管理第六条 金碧物业广东地区分公司（含下属客户服务中心）组织机构设置由集团公司统一制定，如需调整，其调整方案须经集团物业管理中心、集团人力资源中心审核，报广东地产公司董事长总经理、总裁审批后实施。金碧物业其他地区各分公司（含下属客户服务中心）组织机构设置由集团公司统一制定，如需调整，其调整方案须经集团物业管理中心、集团人力资源中心审核，报集团公司总裁审批后实施。第七条 金碧物业广东地区各分公司定岗定编方案和临时调整方案须经集团物业管理中心、集团人力资源中心审核，报广东地产公司董事长总经理、总裁审批后实施（原则上每年进行一次定岗定编，定岗定编方案须在每年12月上报审批）。金碧物业其他地区分公司定岗定编方案和临时调整方案须经集团物业管理中心、集团人力资源中心审核，报集团公司总裁审批后实施。第八条 金碧物业广东地区各分公司须参照集团公司工资结构制定本公司工资标准，经集团物业管理中心审核，报广东地产公司董事长总经理审批后实施，并报集团人力资源中心备案。金碧物业其他地区分公司须参照集团公司工资结构制定本公司工资标准，经集团物业管理中心审核，报当地地产公司董事长审批后实施，并报集团人力资源中心备案。第九条 金碧物业广东地区各分公司的年度工资调整方案，经集团物业管理中心审核，须报广东地产公司董事长总经理审批后实施，并报集团人力资源中心备案。金碧物业其他地区分公司的年度工资调整方案，经集团物业管理中心审核，须报当地地产公司董事长审批后实施，并报集团人力资源中心备案。第十条 金碧物业地区分公司下属客户服务中心（顾问公司派驻的管理团队除外）的工资结构方案及工资调整方案由物业顾问公司提出（按合作协议要求），经分公司总经理审核后，广东地区呈报广东地产公司董事长总经理、其他地区报当地地产公司董事长审批后实施，并报集团物业管理中心和人力资源中心备案。第十一条 金碧物业广东地区各分公司总经理助理及以上干部的入职、任免、工资、奖惩及解聘等须经集团物业管理中心审核，报广东地产公司董事长总经理审批后实施。金碧物业其他地区分公司总经理助理及以上干部的入职、任免、工资、奖惩及解聘等须经集团物业管理中心审核，报当地地产公司董事长审批后实施。第十二条 金碧物业各地区分公司中层干部及一般员工的入职、任免、工资、奖惩、解聘或离职等经物业分公司总经理审批。 第十三条 金碧物业地区分公司下属客户服务中心驻场总经理由物业顾问公司选派，按合作协议要求，由物业顾问公司选派的客服中心总经理的入职、任免、奖惩、解聘或离职等经物业分公司总经理审核，广东地区的报广东地产公司董事长总经理、其他地区的报当地地产公司董事长审批后方可录用，并报物业管理中心备案。金碧物业地区分公司下属客户服务中心部门经理由物业顾问公司选派（按合作协议要求），报物业分公司总经理审批后方可录用，并报物业管理中心备案。第十四条 金碧物业地区分公司下属客户服务中心主管及以上员工的入职、任免、工资、奖惩、解聘或离职等须报分公司总经理审批后实施。不符合公司入职条件的，广东地区须呈报广东地产公司董事长总经理、其他地区公司须报当地地产公司董事长审批。第十五条 金碧物业地区分公司下属客户服务中心主管级以下员工的入职、任免、工资、奖惩、解聘或离职等由各客户服务中心决定并办理。第十六条 金碧物业公司及地区分公司（含下属客户服务中心）与集团系统其它公司之间的人事调动须报集团总裁审批后，由集团公司人力资源中心办理调动手续。第十七条 凡在集团系统和金碧物业公司及地区分公司被辞退、开除以及自行离职的人员，金碧物业公司及地区分公司一律不得录用，特殊情况报集团总裁审批。第十八条 为确保集团物业管理系统资源共享和合理配置，以及有利于全方位培养人才，集团物业管理中心将定期对外派到各物业分公司的人员进行调配，具体由集团物业管理中心提出方案，征询当地地产公司董事长意见后，经集团分管物业管理中心的公司领导审核，报集团总裁审批后实施，并由集团人力资源中心办理调动手续。第十九条 金碧物业各地区分公司必须与员工签订劳动合同，劳动合同范本须报地区地产公司行政人事部审定后方可使用。第二十条 金碧物业各地区分公司社会保险和住房公积金缴纳方案参照该地区地产公司方案制定，广东地区的呈报广东地产公司董事长总经理、其他地区的报地区地产公司董事长批准后实施。第二十一条 集团公司外派员工的劳动合同、社保等由集团人力资源中心统一管理，工资由当地公司发放，住房公积金由当地公司自行解决，其离职手续须到集团人力资源中心办理。第二十二条 物业顾问公司派遣人员的人事关系属于物业顾问公司，按合作协议规定由物业分公司与物业顾问公司进行双重管理；第二十三条 隶属集团公司直线管理人员由集团公司统一管理，其考勤由当地公司负责，每月30日中午12:00前报集团人力资源中心。第二十四条 金碧物业各地区分公司均须按照集团公司档案管理规定统一建立人事档案，并由专人管理。第二十五条 金碧物业各地区分公司花名册须于每月28日前报集团人力资源中心和物业管理中心备案。第三章 财务管理第二十六条 财务管理模式财务由恒大地产集团统一管理，统一执行恒大地产集团财务制度,财务人员隶属集团财务中心,由财务中心直线管理,对外提供财务报表须经集团财务中心审核后方可报出。第二十七条 资金管理模式一、资金计划管理1、资金由集团统一计划管理。各物业分公司在每季度末制定下一季度经费预算,将预算分解到每月,按月向地方地产公司申报次月资金使用计划，地方地产公司汇总后的经费预算及资金使用计划经集团公司批准后执行。2、贷款计划与方案以及因贷款需要对外提供的报表、材料须经集团财务中心审核,报集团常务副总裁审批后方可报出。3、向银行贷款、还款、贷款安排费、系统内的贷款担保由集团常务副总裁审批。4、利息支付由各物业分公司负责人审批。二、前期资金来源及收入费用的分配1、各物业分公司的前期开办经费由地区地产公司垫支,待有物业管理费用收入后再行摊销。2、各物业分公司向地区地产公司租用办公场所的费用由物业分公司承担, 产权属于地区地产公司的所有物业的租金归地区地产公司。第二十八条 对外付款审批1、金碧物业广东地区各分公司的对外付款审批（1）除了利息支出、银行手续费、上缴税款、交纳水电费以外，金额10万元（含10万元）以下的付款，由各物业分公司总经理审批；金额10万元以上、2000万元以下（含2000万元）的付款，报广东地产公司董事长总经理审批；金额2000万元以上、3000万元以下（含3000万元）的付款，报集团总裁审批；3000万元以上的，报集团董事局主席审批。（2）特殊情况的付款（无合同或超出合同、无计划、超出计划等非正常情况）， 300万元以下（含300万元）的报广东地产公司董事长总经理审批，300万元以上500万元以下（含500万元）报集团总裁审批，500万元以上的，报董事局主席审批。2、其他地区物业分公司的对外付款审批（1）除了利息支出、银行手续费、上缴税款、交纳水电费以外，金额10万元（含10万元）以下的付款，由各物业分公司总经理审批；金额10万元以上、1000万元以下（含1000万元）的付款，由各地区地产公司董事长审批；金额1000万元以上、2000万元以下（含2000万元）的付款，报集团常务副总裁审批；金额2000万元以上、3000万元以下（含3000万元）的付款，报集团总裁审批；3000万元以上的，报集团董事局主席审批。（2）特殊情况的付款（无合同或超出合同、无计划、超出计划等非正常情况），300万元以下（含300万元）的报集团常务副总裁审批；300万元以上500万元以下（含500万元）报集团总裁审批；500万元以上的，报董事局主席审批。第二十九条 费用报销1、特殊事项报销，金碧物业广东地区各分公司的报广东地产公司董事长总经理审批；外地物业分公司由地区地产公司董事长审批,按月汇总报集团常务副总裁审批。 2、业务招待费的开支（不含特殊费用），只有一个项目的物业分公司每月业务招待费限额为￥3000.00元，每增加一个项目业务招待费限额增加￥2000.00元；所有物业分公司的招待费均按季考核，全年统算，超出限额部分从各公司总经理的当月工资中扣回。 3、物业分公司总经理的费用报销，广东地区的报广东地产公司董事长总经理审批，其他地区的报地区地产公司董事长审批；其他人员的费用报销报分公司总经理审批。第三十条 借款各分公司借支备用金必须由物业分公司总经理审批，借支金额原则上不能超过借款人月工资总额,公司所有员工已经审批尚未报销的借款，累计不得超过10万元（含10万元）。各分公司只有部门经理助理级以上员工因工作需要才可借支现金。借款金额单笔超过2万元的，广东地区的报广东地产公司董事长总经理审批，其他地区的报地区地产公司董事长审批。各分公司采购员可以借款，借款备用金为5000元（含5000元）以下。第三十一条 固定资产购置的审批权限1、金碧物业广东地区各分公司的固定资产审批权限购置固定资产金额在3万元以内（含3万元）的，由物业分公司总经理审批；购置固定资产金额在3万元以上、10万元以下（含10万）的，报广东地产公司董事长总经理审批；10万元以上、20万元以下（含20万）的，报集团总裁审批；20万元以上的固定资产以及所有车辆的购置，报董事局主席审批。2、其他地区物业分公司的固定资产审批权限购置固定资产金额在1万元以内（含1万元）的，由物业分公司总经理审批；购置固定资产金额在1万元以上、3万元以内（含3万元）的，报地区地产公司董事长审批；3万元以上、10万元以下（含10万）的，报集团常务副总裁审批；10万元以上，20万元以下（含20万）的，报集团总裁审批；20万元以上的固定资产以及所有车辆的购置，报董事局主席审批。第三十二条 所有物业分公司的对外捐赠、投资、抵押、股权转让、担保等相关重大事项，报董事局主席审批。第四章 档案印章管理第三十三条 总体管理原则金碧物业有限公司及其广东地区分公司的档案、印章归口集团公司档案中心管理；外地物业分公司的档案、印章归口当地地产公司档案中心管理。在各物业分公司总经理到位之前，物业分公司档案、公章的使用审批工作，广东地区分公司的暂由集团公司分管物业管理中心的公司领导负责审批，外地分公司的暂由当地地产公司董事长负责审批。第三十四条 档案管理1、档案保管金碧物业有限公司各种档案资料必须严格按照集团档案管理的相关规定执行，广东地区分公司的档案由集团档案中心派驻人员进行保管，外地分公司档案由外地公司档案中心负责保管。2、档案借阅利用及审批规定（1）广东地区分公司各种档案资料的借阅、复印，须经金碧物业广东地区分公司总经理审批后方可办理；（2）外地物业分公司各种档案资料的借阅、复印，须经当地物业分公司总经理审批后才方可办理；（3）原则上转正未满一年的新员工不允许借用档案原件。借用档案原件，广东地区分公司必须报集团公司分管物业管理中心的公司领导审批，外地分公司则须报当地地产公司董事长审批。（4）原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用。3、档案归档及立卷按照集团档案管理制度有关要求，对照物业系统归档范围进行实时归档，并按照集团综合档案的立卷要求进行立卷。4、严格按照集团档案移交的相关规定办理档案移交手续及其他各项工作。5、凡新成立的金碧物业各分公司，须于营业执照、组织机构代码证、税务登记证的正副本以及印（公）章印模取得后3个工作日内，将其复印件报至档案中心相应管理机构备案。6、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有档案室人员签字，金碧物业人事部门不得办理调离手续。7、其他管理规定见集团档案管理的相关制度及管理办法。第三十五条 印章管理1、印章保管金碧物业有限公司印（公）章必须严格按照集团印章管理相关规定执行，由集团档案管理中心统一管理。财务专用章和法人章由集团财务系统负责管理。2、各物业分公司必须根据集团印章管理的相关制度，制定分公司印章管理制度，经分公司总经理审核后，报当地地产公司董事长审批后实施，并报集团档案中心和物业管理中心备案。3、印章刻制由档案中心系统负责金碧物业各分公司的印章刻制工作，严格按照集团印章管理规定办理刻制审批手续。4、印章使用审批规定（1）物业分公司所有印章的用印，都必须严格执行集团印章管理规定和相关要求，按照规定的审批权限和审批流程进行报批。（2）印章管理员必须认真检查用印文书审批手续是否完整，所有审批程序完成后才能用印。（3）金碧物业广东地区分公司使用印章，须报集团公司分管物业管理中心的公司领导审批；外地分公司使用印章，须报各分公司总经理审批，如超过物业系统分公司总经理的管理权限，则须上报当地地产公司董事长审批。（4）各分公司部门印章的使用，由部门负责人审批；各楼盘客户服务中心印章的使用，由客户服务中心总经理负责审批。（5）使用各级别印章，均须严格履行用印登记制度。（6）不得在空白纸张、凭证、空白介绍信和空白便函上用印，如有特殊需要，金碧物业广东地区分公司必须报集团公司总裁批准，外地分公司必须报当地地产公司董事长批准。（7）如因工作需要将印章带出室外使用，应事先填写印章借用审批表，广东地区分公司须经集团公司分管物业管理中心的公司领导批准，外地分公司须经当地地产公司董事长批准，由印章管理人员和经办人共同携带出外使用。（8）出现急需用印的文书，在有审批权的领导未能及时签字的情况下，须由印章管理员和用印申请人共同在场，电话请示有权审批的领导，经同意后方可盖章。审批权人返回后的1个工作日以内完成补签手续。5、其他管理规定见集团印章管理的相关制度及管理办法。第五章 合同管理第三十六条 合同签订各公司标的2万元以上（含2万元）的必须签订合同；标的5万元（含5万元）以上的必须由公司负责人签名，不得委托他人代签。 第三十七条 审批权限1、广东地区分公司的合同管理审批权限（1）合同金额10万元以下（含10万元）的合同，由分公司总经理审批；超过10万元按恒大地产本部经营系统管理办法规定的公司领导审批权限报批。（2）与集团系统相关单位签订合同，合同金额10万元以下（含10万元）的合同，由分公司总经理审批；合同金额10万元以上1000万元以下（含1000万元）的，报广东地产公司董事长总经理审批；1000万元以上，报集团总裁审批。（3）合同发生变更，变更金额增加10万元以下（含10万元）的，分公司总经理审批；10万元以上30万元以下（含30万元）的，报广东地产公司董事长总经理审批；30万元以上、60万元以下（含60万元）的报集团总裁审批；60万元以上的报集团董事局主席审批。2、其他地区物业分公司的合同管理审批权限（1）合同金额10万元及以下的合同，由分公司总经理审批；合同金额10万元以上、300万元以下（含300万元）的报地区地产公司董事长审批；合同金额300万元以上按恒大地产集团外地公司管理办法规定的集团公司领导审批权限报批。（2）与集团系统相关单位签订合同，合同金额10万元及以下的合同，由分公司总经理审批；合同金额10万元以上、300万元以下（含300万元）的报地区地产公司董事长审批；合同金额300万元以上报集团公司常务副总裁审批。（3）合同发生变更，10万元以下，报分公司总经理审批；1020万元的报地区地产公司董事长审批； 20万元以上、40万元以下（含40万元）的报集团常务副总裁审批；40万元以上、60万元以下（含60万元）的报集团总裁审批；60万元以上的报集团董事局主席审批。第三十八条 凡是集团物业管理中心以金碧物业有限公司或各分公司名义签订的各类合同，按集团管理系统审批权限和审批程序报送，并须于办理完毕后1个工作日内送集团综合档案室或当地地产公司档案中心归档。其中，以各分公司名义签的合同须经各地区地产公司审批后，再按上述程序执行。第三十九条 各物业分公司的合同管理工作统一按集团公司的合同管理制度执行。第四十条 各下属公司与集团系统相关单位签订合同原则上由发包方立项部门进行报批，另一方不需再报批。第四十一条 合同备案各下属公司合同管理部门按程序已审批的合同，加盖公章和骑缝章后参照集团合同分类、编号导则（恒地司管字2007第011号）自行统一编码，并于合同签订后2个工作日内一份送本单位档案室存档、一份报送各财务分部备案，并建立本单位合同管理台帐，报当地地产公司合同管理部审核后备案。第四十二条 合同标准化各下属公司原则上应当按照集团公司制定的合同范本签订合同，没有合同范本的，按行业规范自行制定合同范本，报当地地产公司合同管理部审核后执行。第四十三条 非正常生产经营活动中的正常合同及正常生产经营中的非正常合同一律报集团董事局主席审批。第四十四条 各下属公司合同管理部门，每月1日前将上月本单位合同重要信息台帐报当地地产公司合同管理部，由当地地产公司合同管理部统一汇总上报集团公司合同管理部，由集团公司合同管理部汇总统一报集团公司董事局。第六章 综合管理第四十五条 物业分公司的招投标管理参考集团及地区地产公司的招投标制度制定本公司的招标办法，经地区地产公司审批后执行。第四十六条 物业分公司参照集团和地区地产公司的计划管理模式制定相关计划管理制度，实施内部计划、年度经济指标等的管理与考核。第四十七条 每年年底前，各物业分公司制定并上报下一年度的管理目标、管理预算和年度计划，由地区地产公司和集团物业管理中心审核，并报集团主管物业管理中心的公司领导审批后执行。第四十八条 每月月底前，各物业分公司制定、上报当月工作总结和下月工作计划，广东地区的报广东地产公司董事长总经理，其他地区公司报当地地产公司董事长审批后执行，并报集团物业管理中心备案。第四十九条 各物业分公司如有发生重大事件须及时上报地区地产公司请示解决，同时抄报集团物业管理中心。第五十条 集团物业管理中心到外地物业分公司指导、协调和检查工作，经集团主管物业管理中心的公司领导审批。第五十一条 如果各地区物业分公司总经理未到位的，其审批权限广东地区分公司的暂由广东地产公司董事长总经理决定，外地分公司的由地区地产公司董事长决定。第五十二条 集团公司各有关部门人员到物业分公司检查工作，任何人不得安排或接受公费宴请、旅游观光、健身娱乐和礼品。第五十三条 各物业分公司的工程预决算须接受当地地产公司的审计管理。第五十四条 有关物业服务类有效投诉反映到集团的，集团将根据客户服务相关制度对物业分公司进行考核。各分公司每月月底前将当月投诉及处理情况报物业管理中心。第五十五条 本管理办法自发文之日起执行，如有文件与本管理办法不一致的，以本管理办法为准。15