物资验收管理制度.doc

物资验收管理制度

1 总则
1.1 本制度规定了公司物资验的依据、时限、组织方式、程序及不合格物资的处理方法
1.2 本制度适用于XX公司的物资验收管理工作。
2 职责
2.1 商务管理部：除劳保类、零星办公用品外,公司所有的设备、消耗材料等物资验收归口管理部门，组织、实施物资全过程验收。
2.2 库房管理员：负责核对物资的数量、规格、种类、生产厂家、生产日期、标签、外包装等进行核对验收。
2.3 使用部门（单位）：按照验收规范、订货协议和质量要求，进行检验或试验，并填写检验报告单。
2.4 基建管理部：负责机组大小修、技改、基建等重要物资的质量验收，并填写检验报告单。
3 管理内容与要求
3.1 物资验收的依据
3.1.1 物资采购计划。
3.1.2 订货合同、技术协议。
3.1.3 供货单位的装箱单、发票、货运单、图纸、随机资料、合格证等。
3.1.4 物资验收规范：使用部门应根据待验物资的重要性及特性等，制定相关物资的验收规范作为验收的依据。
3.2 物资到库验收的时限（按工作日计算）
3.2.1 大型、新型设备和专用备品、材料在到货后七天内验收完毕；
3.2.2 低值易耗品及主要辅机备品配件在到货后四天内验收完毕；
3.2.3 一般机电产品、消耗材料到货后三天内验收完毕；
3.2.4 批量进口物资的验收，应根据具体情况，一般不得超过十五天；
3.2.5 物资到货后, 采购员立刻电话或书面通知使用部门，在验收规定时限内，若使用部门未协同采购员进行验收，则视为使用部门默认到货物资合格，由物资待验区转为入库，并作好详细记录，同时把详细情况报送计划经营部进行登记考核.后续引发的责任问题由使用部门承担。
3.2.6对于物理试验和化学成分试验的物资，相关部门应在10日内验收完毕，需要委托国家相关专业部门验收的，由相关部门负责处理，并在15日内完成验收工作。
3.3 验收的分级及参加人员
3.3.1 设备类：大型（价值10万元以上）及专用设备验收时必须由使用部门点检工程师以上、工程技术档案管理员、商务管理部采购员、库房保管员及供应厂商共同参加验收；小型通用设备（10万元以下）验收时由使用部门（单位）技术管理人员、商务管理部采购员、库房保管员等共同参加验收。
3.3.2 备品配件：
3.3.2.1 主机、主要辅机备品配件、零星进口件验收时，必须由使用部门（单位）点检工程师以上、商务管理部采购员、库房保管员参加验收。
3.3.2.2 一般备品配件由使用部门点检员以上人员、商务管理部采购员、库房保管员参加验收。
3.3.3 低值易耗品、消耗材料：由使用人员、商务管理部采购员、库房保管员参加验收。
3.3.4 对于危险品物资必要时应还必须有基建管理部参加，并当日到货当日验收，不得过夜。
3.4 物资验收的程序和要求
3.4.1 验收程序：
3.4.1.1 仓库保管员检查供方的《送货单》是否已注明物资的编码、名称、数量、规格和订单编号等内容。
3.4.1.2　仓库保管员检查供方提供的质量证明文件其是否已提供，文件是否齐全。
3.4.1.3　仓库保管员核对采购入库物资是否与《采购合同》的数量、规格和种类相符，有无超订单或无订单的现象。
3.4.1.4　仓库保管员检查其外包装上是否已按要求贴上物资标签，标签上是否已标明物资编码、名称、数量、规格、生产厂商和生产日期等内容。
3.4.1.5仓库保管员抽查其包装内的数量、规格、种类是否与所贴的标签一致。
3.4.1.6　使用部门质量检验人员接到通知后，按订货协议和质量要求，进行检验和试验，检验后应做检验记录，并填写物资验收单，检验报告一式两份，一份归商务管理部保管，另一份归使用部门保管。
3.4.1.7　质量检验人员对其合格与否不能作出判定时，应立即呈报上级主管，由上级主管作出判定
3.4.1.8　未检验物资存放于待验区
3.4.1.9不合格物资存放于不合格品区，由采购人员负责处理不合格物资的退货。
3.4.2 实物验收验收：对实物验收，包括数量和质量两个方面
3.4.2.1 物资数量验收：数量验收是保证物资数量准确不可缺少的措施，通常由保管部门负责进行，数量验收的具体要求是：
(1).计重物资的数量验收要求（如油品、钢材等）：
①计重物资一律按净重计算。
②国产金属材料以理论换算交货的，按理论换算验收。
③定尺和按件标明重量的物资，可以抽查。抽查比例根据货物厂家的信誉运输情况的和包装来决定，一般可抽查10％－20%，如以往对该厂的产品检查无问题，运输途中良好，包装完好者也可少验，反之则多验或全验。物资到达批量多时，可抽验的绝对数就多，因此抽验的比例可适当减少，但也不得少于5％，其余包装严密和捆装完好者抽查无问题，就不再逐件过磅。抽查不符和规定要求或有问题时，应全部重新过磅，也可加倍抽查，再有问题，则全部重新过磅。
④不能换算或抽查的物资，一律全部过磅计量。
⑤凡计重物资验收时均应注意按层次分割，标明重量，力求入库一次过磅清楚，以便复查和出库，减少重复劳动。
(1).计件物资的数量验收要求（如轴承、阀门、专用备件等）：
①计件物资应全部清查件数（带有附件和成套的机电设备须清查主件、部件、零件和工具等）。
②固定包装的小件物资，如内包装完整，可抽验内包装5％－15%，无差错或其他问题时，可不再拆验内包装。
③用其他方法计量的物资(木材、胶带、玻璃等)按规定的计量方法进行检查。
④贵重物资应酌情提高检验比例或全部检验。
3.4.2.2 物资的质量检查：包括规格、尺寸、光洁度、色彩、保养状况、气味等。一般情况下，商务管理部只负责对物资的外观形态和一般质量进行检验。例如对普通钢材所悬系的钢印标记、炉号与质量证明书的核对的检验；对于优质钢材、钢球，经核对质量证明书后，由使用部门做好物理试验和化学成分试验；对于透平油、喷淋油、抗燃油、酸、碱、盐、药品、三材等大宗运行材料，除核对质量证明书后，由使用部门进行化学成分及其它相关检验并出具的检验报告，检验报告必须检验部门盖章、签字；对于大型电机、由使用部门进行相关试验；对于进口阀门按厂家说明书验收，国产阀门一般应抽查20%，若对于同一批次阀门验收发现30%不合格则全部退货；对于进口以及国产轴承要求全部验收。
3.4.2.3 对于订货合同或技术协议中规定需经试用若干时间或需安装调试再进行结算的物资，除了具备以上两项检验程序外，还必须有使用部门出具的使用报告或安装调试验收情况报告（辅助设备大小修验收单）。这两项报告必须有使用部门相关人员签字盖章。
3.4.2.4 对于价值不高的急需物资，在正常工作日以外到货的，经商务管理部经理同意后，保管员可会同使用部门先行验收、出库，事后及时向应参加验收人员通报情况。
3.5 验收人员职责：
3.5.1 验收时，所有参加人员都要树立高度的责任心，认真负责、一丝不苟。按计划、合同中的型号参数、材质、技术要求、配套范围、数量严格检查，查数量有无短少、查外观有无损坏、查参数有无差错、查质量是否符合要求、配套是否齐全。对验收中存在的问题，做好详细记录，分清责任范围，并由经办人及时联系解决。
3.5.2 验收中的随机资料图纸使用说明等原件必须交工程档案管理员统一管理，任何部门和个人不得据为己有。
3.5.3 所有参加验收人员必须本着公平、公正的原则，以科学的手段，严格按技术标准进行验收，任何人不得私自隐瞒验收中存在的技术、质量问题，更不得将存在的问题无原则扩大化，造成不必要的纠纷。
3.5.4 对验收中存在的具体问题，由商务管理部按照验收人员的意见向供货厂商提出退换、索赔等解决办法，任何人不得以“私了”的方式。
3.5.5 验收人员应各负其责，提出各自的观点和意见，得出科学的结论，并如实填写由商务管理部出具的物资验收记录单，并签字确认。对验收完不履行签字手续者，按拒绝参加验收条款承担责任。
3.6 不合格物资的处理方法及责任划分
3.6.1 不合格物资处理方法：经验收后不合格的物资，不管由于谁的过错，采购员都应积极的与供货厂商联系，解决问题，办理索赔，退货等，尽力满足生产需要，减少损失。
3.6.2 责任划分：
3.6.2.1 因型号、参数、技术标准、材质要求报错，到货后不能使用者，责任由计划提报部门负责；
3.6.2.2 到货物资型号、参数、技术要求、材质、数量与采购计划不符，造成到货后不能使用和库存物资积压者，责任由采购员负责；
3.6.2.3 物资在铁路运输、装卸过程中造成外部损坏、数量短少、以及事故造成的物资内部损坏者，由采购员负责与铁路部门办理签证、索赔，因运输员原因造成的经济损失，责任由运输员负责；
3.6.2.5 物资在库内装卸过程中，由于搬运、起吊人员技术、责任问题造成损坏者，由搬运、起吊人员负责；
3.6.2.6 商务管理商委托外单位汽车长途运输货物，或我公司汽车运输而无押运人员,到货后按运输清单清点验收，发生丢失、损坏、短少者，由商务管理商协调承运部门和承运人负责；
3.6.2.7 物资到货后，由于保管员未及时验收、保管不当、管理不善等原因造成物资丢失、损坏、变质、变形、数量短少等，责任由保管员负责。
3.7 责任者的考核
因违反本制度,按公司有关规定、制度对责任人、责任部门进行考核。
4 检查与评价
4.1物资到货后，仓库保管员未按时在到货登记本上填写所列项目，扣罚责任人50元/次；
4.2物资未在规定的时间内验收完毕，每迟一天扣罚责任人50元，扣罚责任部门100元/次；验收不合格的物资，验收人员未及时书面通知商务管理部处理，每迟一天扣罚责任人50元，扣罚责任部门100元/次；商务管理部未在规定时间内处理，每迟一天扣罚责任人50元，扣罚责任部门100元/次。
4.3物资到货后应参与配合验收或检验部门，接到通知后未及时参加验收或配合检验，贻误了工作进度，自商务管理部书面要求的时间算起，每迟一天扣罚责任人50元，扣罚责任部门100元/次，商务管理部未及时通知，每迟一天扣罚责任人50元，扣罚责任部门100元/次；
4.4物资验收后验收人员应及时在验收单（入库单）上签字，验收不合格须注明不合格原因，验收人员验收后不签字或不注明原因者每发现一次扣罚责任人100元；因验收人员技术水平或责任心问题，把合格品验收为不合格品或把不合格品验收为合格品（在验收规定的验收时间内则免于考核），扣罚责任人100元/次，扣罚责任部门100元/次；
4.5对于一些需要做物理试验和化学成分试验的物资，商务管理部未及时通知相关部门，每迟一天扣罚责任人50元，扣罚商务管理部100元/次；商务管理部已通知相关部门但相关部门未按要求及时检验，每迟一天扣罚责任人50元，扣罚责任部门100元/次；
4.6 物资在库内装卸过程中，由于搬运、起吊人员技术、责任问题造成损坏者，扣罚责任部门100元/次.
4.7物资在铁路运输、装卸过程中造成外部损坏、数量短少、以及事故造成的物资内部损坏者，由采购员负责与铁路部门办理签证、索赔，因运输员原因造成的经济损失，扣罚责任部门100元/次；
5附则
5.1本制度由商务管理部起草，商务管理部负责解释；
5.2本制度自批准下发之日起实施，其他原相关制度若与本制度冲突，以本制度为准；
6附录
1《物资验收记录单》
2《设备开箱验收记录单》

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附录1
XX公司物资验收记录单
所属单位

年 月 日
供货单位

采购方式
市场采购

到货日期

验收日期

验收记录人

合同号

验收内容
物资名称
规格型号
　单位
数量
生产厂家
质 量
备注

验收意见

使用部门 （单位）

监理公司

商务管理部

保管

供货单位

附录2 设备开箱验收记录单
机组编号：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　验收日期：　2009　年　　月　　日　　　　　　　　　　　　　　　　验收单编号:
　设备名称　

合同编号

图纸编号

供货厂商

到货时间

运 单 号

合格证
□有 份 □无
检验报告
□有　 份 □无
图 纸
□有　份 □无
说 明 书
□有 　份 □无
有无锈蚀
□有　 □无
有无变形
□有　 　 □无
有无损坏
□有　　 □无
有无脱漆
□有 　　 □无
受检设备
　见设备验收记录单副表　（□　有、 □　无）
存在问题
序号
装箱单号
设备名称
型号规格
单位
清单数量
实到数量
存在问题处理跟踪记录
补交数量
日 期

备注：上表末列部分，设备外观完好，数量与清单相符。
存在问题
描 述

处理意见

处理结果

商务管理部：　　　　　　 主管部门： 使用部门（单位）： 　监理公司：　　　　　 　供货商：　　　　　　

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