合同档案管理制度.doc
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1、。合同档案管理制度。为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度。一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和,其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料(清单见附表2)等。二、合同档案管理原则 1、合同档案实行网络管理体系,由公司合同管理组集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形
2、成、积累、整理、归档工作体系,并确定一名网络人员负责合同文档管理。三、合同文档的移交1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。 2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料(交接清单参见附表3)向合同管理组移交。3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册,经分公司业务经理鉴定,具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。5、合同文档移交时,必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号
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