台账及库存管理制度.doc

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台账及库存管理制度
第一章 总则
第1条 为规范公司的存货购销存业务，防范因存货管理不规范给公司带来经营风险及其经济损失，确保公司资产的安全与有效，特制定本制度。
第2条 本制度适用于涉及公司存货采购、存货验收、存货确认、存货保管、存货发出、存货账目、存货盘点等业务的相关事项。
第3条 本制度中的存货是指公司为满足日常经营活动需要，外购持有以备出售的商品以及提供劳务过程中需耗用的材料、物料等。

第二章 存货的采购
第4条 相关部门根据部门工作的需求向行政人事部提出存货采购计划。
1. 相关部门对于预算内存货采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续。
2. 相关部门对于超预算和预算外存货采购项目，应由具备相应审批权限的人员审批后，再行办理请购手续。
1）采购金额大于【】元，由_____审批。
2）采购金额在【】元（含）～【】元（含），由______审批。
3）采购金额小于【】元，由______审批。
第5条 行政部根据存货采购计划，归类汇总平衡现有库存存货后填写“存货请购单”。
第6条 采购专员应根据“存货请购单”所列示的内容，编制一式多联、预先编号的“存货订购单”提交采购经理审批，采购经理审批后上报总经理审批。
第7条 采购专员根据审批后的“存货订购单”向供应商询价、比价，选择供应商，提交行政人事部审核后再由总经理审批。
第8条 行政人事部经理在总经理授权下，与供应商签订采购合同。
第9条 采购专员根据已签订的采购合同补充完善订单中的相关内容。其正联留存，副联送交公司财务部备查。

第三章 存货的验收入库及确认
第10条 采购专员负责货物跟催，接到货物后，按照采购订单上的内容逐一进行核对，单据与货物是否一致，交货期与订单交货期是否一致，货物数量是否准确。
第11条 行政人事部根据合同的约定以及货物的实际特点，进行质量检验，行政人事部出具“质量检验单”。
第12条 采购专员在清点核对货物时出现问题以及货物存在质量问题的，采购专员应根据合同规定及货物的实际情况提出具体的解决方案，提交行政人事部经理和总经理审批。
第13条 采购专员与供应商就具体问题协商后，进行退换货处理。
第14条 验收合格的货物，由行政人事部编制一式多联的“入库单”办理入库手续。
第15条 行政人事部根据相关采购合同、“存货订购单”核对“入库单”、供应商发票等单证的正确性，确定无误后编制“付款凭单”送交财务部。
第16条 财务部审核“付款凭单”、“入库单”、供应商发票等单证无误后，编制记账凭证，确认记录存货及相关负债等。

第四章 存货的保管
第17条 行政人事部对存货进行验收入库，根据存货的属性、尺寸等的不同安排存放场所。
第18条 行政人事部对入库的存货建立存货明细台账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、计量单位、数量等内容，并定期与财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。
第19条 行政人事部要做好在库存货的保管工作，每日巡查和定期抽检在库存货的状况。
第20条 对代管、暂存的存货，应单独存放和记录，避免与本公司存货混淆。
第21条 对于进入仓库的人员应办理进出登记手续，未经授权人员不得接触存货。

第五章 存货的发出
第22条 相关部门根据已经审批签订的合同中的相关条款，编制发货通知单送交行政人事部。
第23条 行政人事部核实相关部门部签发的发货通知单，根据规定的品种、数量、时间等要求备货，并据此编制一式多联的“出库单”，一联行政人事部留存，一联送交财务部作为依据。
第24条 财务部对提交的各项单据进行审核，审核无误后允许发货。
第25条 行政人事部调整账卡，核销存货，并进行复核，复核无误后，进行发货。

第六章 存货的账目管理
第29条 存货账目的范围包括入库单、出库单、存货台账等。
第30条 所有出入库物资，均需按品种登记入库单和出库单，并将收、发数量登记后结出余额，随时与实存数量进行核对，并做到账实相符。如有不符，应查明原因，及时纠正处理。
第31条 行政人事部对入库存货建立存货台帐，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。
第32条 存货台账记录应有合法依据，凭证必须完整无缺，记账时应遵守以下记账规则。
1．入库单记“收入”，出库单记“发出”，相关资料作为其附件，分别顺序编号，作为记账索引号，按月装订成册，以便日后查询。
2．账页不准撕毁，遇有改错，可以划红线加盖私章订正。账面记录，严禁挖、补、刮、擦和使用涂改液。
3．账面记录采用永续盘存制，每次发生增减变动，及时计算结存余额。
4．启用账簿，应在账簿封面载明企业名称、年度，在启用页内载明账簿名称、启用日期，由记账人员签名或盖章，并加盖公章。
5．调换记账人员时，应注明交接日期，并由移交人、交接人签名或盖章。
第33条 存货台账是记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册，必须按品种、规格登记，妥善保管，年终装订成册，至少保存五年。
第34条 存货台账不得随意修改，如确需修改存货台账，应当经有效授权批准方可进行。
第35条 行政人事人员应每日及时登记台账，并每月定期同财务部会计核对出、入库单和明细账、台账，确保账实相符、账账相符。
附：
存货请购单
时间
物品名称
数量
领用部门
领用人
备注

质量检测单
序号
品名
规格型号
单位
数量
检测意见
请购单号

入库单
申购部门名称

申请时间

入库物品
物品名称
型号
数量
价格
购买时间

财政部审核单

行政部审核

领导审批

出库单
申请部门名称

申请时间

申请物品
物品名称
型号
数量
价格
物品用途

财务部审核

行政部审核

领导审批

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