万华物业服务有限公司规章制度汇编.doc

规章制度汇编

通辽市万华物业服务有限公司规章制度汇编

1、物业公司组织架构
经理助理
客户服务部
秩序维护部
物业维修部
环境保洁部
人力行政部
财务管理部
物业公司经理

财务出纳
财务会计
行政后勤管理
人力资源管理
绿化养护、环境治理
公共部位保洁服务
物业综合维修保养
业户装饰装修管理
消防、车辆
管理
秩序维护服务
客户接待、
档案管理
物业费等收费管理
各种信息反馈、处理

2、公司各岗位职责
2.1 经理岗位职责：
2.1.1 负责物业公司全面工作，对总经理负责，对物业公司负责。
2.1.2 根据《物权法》、《公司法》、《物业管理条例》等相关法规以及上级公司指示，结合本公司实际情况，制定企业发展规划，全面开展物业公司的经营、管理、服务活动。
2.1.3 合理利用人力行政，组织打造过硬团队，建设高素质的员工队伍，为实现公司的长期发展目标服务。
2.1.4 布置和协调副经理、各部门的工作。对物业公司日常经营运作及重要问题做出决策，重大问题及时上报上级公司。
2.1.5 负责物业公司、各部门的组织机构、基本制度、岗位职责、操作规程的制定。实施“专业化服务、规范化经营、市场化发展”的正确道路。
2.1.6 负责物业区域内重大安全事件处理，以及物业公司起诉与应诉。
2.1.7 负责审核各类经济合同，在授权范围内进行签署。并组织管理质量评审、目标评估、进度考评等工作。
2.1.8 负责定期召开工作会议、沟通情况、安排工作、检查落实。
2.1.9 负责物业员工的考核、任用、调动和惩处。
2.1.10 了解业主及使用人基本情况，掌握动态变化，及时调整工作方法。2.1.11 掌握公司的经济运行情况，合理控制收支，提高公司经营管理活动的经济效益。
2.1.12 全面提升队伍素质，适应市场需求象。
2.1.13 执行5s、ISO9002质量管理体系，并保持持续改进。
2.1.14 负责与建设单位、居委会、业主委员会以及公安、物价、房管、消防等有关部门的联系和协调。
2.1.15 定期向总经理汇报物业公司运营状况。
2.1.16 完成总经理交办的其他任务。
2.2 经理助理岗位职责
2.2.1 在经理的领导下，负责协助配合经理的工作，对经理负责。
2.2.2 全面负责所分管的物业维修部、秩序维护部和各种收费工作，对所分管部门负责。
2.2.3 掌握各部门运行状况，会同经理研究、分析、解决各种问题，参与公司发展战略规划。
2.2.4 依据物业公司内部管理各项作业规程、工作标准、绩效考核等规章制度，对公司各部门进行监督、指导、落实奖惩制度。
2.2.5 负责公司企业文化建设，开展社区文化，营造和谐氛围，树立企业形象。组织各种培训，提升全员素质。
2.2.6 负责组织企业评优活动，争创“市优”、“省优”、“国家示范小区”等荣誉称号。
2.2.7 负责服务质量管理，求新、求变、求发展，全面提升服务品质。
2.2.8 定期不定期向经理汇报工作，收集与本公司相关信息，为公司发展献计献策。
2.2.9 在授权范围内，负责分管部门工作，开展各项管理服务活动。
2.2.10 完成经理交办的其他任务。
2.3 人力行政部主管岗位职责
2.3.1 全面负责公司人力行政部工作，并对经理负责。做好公司人力行政、日常行政、后勤的管理工作。
2.3.2 负责贯彻执行国家有关人事方面的政策法规，结合公司情况，制定并实施公司的人力行政规划。负责公司人才储备及人才梯队建设，对人才的任用提出建议。
2.3.3 负责公司员工招聘、入职、岗前培训、签署用工协议、离职、交接等工作；监督执行公司各项规章制度、流程、绩效等规程。
2.3.4 掌握公司员工的工作状态，发现问题，分析原因，协调解决。为经理及公司决策提供合理化建议。
2.3.5 负责公司的考勤和统计工作以及员工请假、休假的有关手续；并监督、指导员工做好应保密的保密工作。
2.3.6 负责公司公章的保管和使用，严格执行公章管理规定。
2.3.7 负责公司会议的筹备、记录，督查、落实会议决定执行情况，以及公司各类文件的保管、起草、分发等工作。
2.3.8 建立良好的媒体合作关系和社会公共关系，做好公司形象宣传工作。办理公司工商执照、资质、物价、代码等年检及升级工作。
2.3.9 负责公司各类物品管理、采购工作，执行公司物品采购、保管、使用各项制度。
2.3.10 完成经理交办的其他任务。
2.4 客户服务部主管岗位职责
2.4.1 全面负责客户服务部工作，并向经理负责；
2.4.2 负责日常客户的接待，解答客户各种疑难问题和及时处理业主有关投诉。相关问题及时传送相关部门解决，并跟踪协调处理。
2.4.3 定期对业主进行回访，组织业主问卷满意度的调查。及时处理、反馈业主提出的问题和合理化建议，重要、重大问题及时上报。
2.4.4 严格遵守各项规章制度，认真执行员工行为规范及员工行为准则。负责本部门员工的管理、培训、指导工作。
2.4.5 掌握辖区内业户家庭状况，了解业主动态；与客户建立多种沟通渠道，做好客户服务的研究工作，不断提升服务水平。
2.4.6 搞好社区文化活动，宣传物业服务相关法规，解答业主焦点问题。
2.4.7 负责办理业主入住和装修手续及业户钥匙的管理，建立规范的业主档案及有效通讯。
2.4.8 建立市场服务信息网络，组织社会资源满足业主的多方需求，积极拓展延伸服务项目。
2.4.9 负责物业服务相关费用的收缴工作，执行收费相关规定。
2.4.10 组织优秀物业服务项目的创优活动，做好申报、迎检工作。
2.4.11 负责与业主各种服务协议的签订和对业主各种通知、公告等的编写和张贴、存档工作。
2.4.12 完成经理交办的其他工作。
2.5 秩序维护部主管岗位职责
2.5.1 负责物业秩序维护部工作，并向经理助理和经理负责；
2.5.2 依据《物业管理条例》，《治安管理条例》等相关法规，以及“物业服务协等，提供规范服
务。做好辖区秩序维护工作。
2.5.3 带头遵守公司各项规章制度，执行准军事化管理，并有效实施。
2.5.4 执行24小时门岗和巡逻服务，对外来人员及车辆执行出入证管理。
2.5.5 了解辖区布局、结构、重点区域合理配备人员，作到秩序维护无盲点。掌握业主情况，接待、解决业主有关秩序维护问题和投诉。
2.5.6 执行消防法规要求，制定消防安全管理制度，掌握辖区消防设施，定期消防演练。
2.5.7 负责对秩序维护员的培训工作，全面提高队伍素质，与业主建立良好的服务、沟通关系。
2.5.8 执行车辆管理制度，并进行严格盘查。对可疑人员、车辆进行监控及时处理或及时上报公安机关。
2.5.8 熟练掌握各种突发应急预案，严格执行应急预案程序。
2.5.9 坚持门岗规范的站立服务，巡逻认真到位，全面提升公司形象。
2.5.10 对装修业户的装修人员的出入、防火、噪音、证件等进行管理。
2.5.11 负责秩序维护部用品、用具等的检查、保管、申请、上报。
2.5.12 完成经理助理和经理交办的其他任务。

2.6 物业维修部主管岗位职责
2.6.1 负责物业维修部的全面工作，并对经理助理和经理负责；
2.6.2 遵守行业和公司的各项规程，对辖区房屋建筑、设备设施以及相关场地的维修保养和业主装修进行管理和服务。
2.6.3 负责落实各项规章制度、操作规程等规定，督导下属员工严格执行，并对本部门员工进行培训、考核。
2.6.4 结合国家物业管理有关规定及行业要求，制定各项年度、季度、月度、周的维修保养计划，并组织有效实施；
2.6.5 执行巡检制度，组织设备、设施等检修工作。熟练掌握突发事件应急预案，并做好各项记录，确保设备设施正常运行。
2.6.8 负责员工专业技能培训，提倡“一专多能”，全面提高综合素质。
2.6.9 与开发建设单位保持联系，协调处理工程质量缺陷保修事宜。负责物管项目早期介入、接管验收等相关工作。处理辖区物业维修投诉的解释和处理工作。
2.6.10 负责与开发建设单位进行工程资料移交，以及相关资料的收集、使用、归档、保存工作。
2.6.11 负责部门所购用品、工具、材料的申请、审查、上报；
2.6.12 负责对业主房屋装饰装修的管理和监督、检察、指导和验收工作，处理违章装修、违章建筑等违约事项。
2.6.13 负责物业维修部安全生产工作，进行安全作业的指导、检查，以及员工安全意识的教育。
2.6.14 合理安排值班，及时解决业主报修相关问题，与业主保持良好关系，反馈业主对物业服务的意见和建议。
2.6.15 配合秩序维护部定期对消防设施进行检查、维修，确保消防系统随时正常启用。
2.6.16 完成经理助理和经理交办的其它工作任务。
2.7 环境保洁部主管岗位职责
2.7.1 负责环境保洁部工作，向经理负责。
2.7.2 遵守公司各项规章制度，有效落实环境保洁工作各项规程，确保本部门各项工作达标。
2.7.3 熟悉辖区保洁及绿化区域分布状况，合理配备保洁人员。
2.7.4 辖区保洁实行划片、分区作业管理，做到任务划定清楚，责任明确，考核标准公开，奖惩分明。
2.7.5 负责本部门员工综合素质培训，定期组织员工学习，关心员工生活，倡导在平凡岗位上，干出不平凡的事；
2.7.6 根据本部门员工的工作情况，每月提出对本部门员工的奖惩意见。
2.7.7 负责辖区绿化养护工作，掌握各种花草树木生长习性，适时进行浇水、除草、喷药、栽种等工作，确保达到要求。
2.7.8 反映并解决业主的焦点问题。发现可疑人员或破坏公共财务者，要及时制止和上报。
2.7.9 明确绿化、保洁工作检查制度，实行自查，互查，联合检查程序。
2.7.10 负责对本部门用品、用具等的管理、申请、审查、上报。
2.7.11 完成经理交办的其他任务。
2.8 客服员岗位职责
2.8.1 服从部门主管的领导，对主管负责。
2.8.2 遵守各项规章制度，注重礼仪形象，使用礼貌用语，行为规范。
2.8.3 负责业主接待工作，耐心解答业主提出的各种疑难问题。
2.8.4 负责业主档案管理和钥匙管理，做到严禁、规范。
2.8.5 负责接待业主投诉，并按规程进行处理。
2.8.6 负责及时反馈业主焦点问题，做好业主回访工作。
2.8.7 及时准确填写物业服务中心台帐，涉及相关部门及时沟通、传达，并跟踪掌握处理情况。
2.8.8 负责物业服务相关费用的收取工作。
2.8.9 完成上级领导交办的其他任务。
2.9 秩序维护班长岗位职责
2.9.1 负责秩序维护班的各项工作，对主管负责。
2.9.2 遵守公司各项规章制度，耐心处理解答业主及外来人员各种问题，指导队员使用礼貌用语、行为规范。
2.9.3 按规程完成各项工作，处理值班发生的各类情况与问题，遇重要、重大情况或问题时，及时上报。
2.9.4 熟悉辖区物业分布、消防设备等状况，遇突发事件执行应急预案，快速反应，妥善处理、维护现场并及时上报。
2.9.5 抓好班内的学习、训练工作，掌握队员的思想动态，做好思想教育工作，提供规范化的秩序维护服务。
2.9.6 做好队员的培训、监督以及考勤、考评等工作，发现违规违章及时纠正，并记录在案。
2.9.7 做好门岗、巡逻、交接等各项工作记录，做到交接清楚责任明确。
2.9.8 完成上级交给的其他各项工作任务。
2.10 秩序维护员岗位职责
2.10.1 遵守公司各项规章制度，听从指挥，履行职责。负责辖区秩序维护工作。
2.10.2 认真做好门岗、巡逻、交接班、监控、消防、车辆等各项工作，执行公司行为规范，使用礼貌用语，提供标准化服务。
2.10.3 按时交接班，衣帽整洁，言行规范，保持良好精神状态。正确使用秩序维护器材、用品，爱护公财物，责任区域卫生良好。
2.10.4 负责辖区公共部位、房屋建筑、设施设备以及相关场地、建筑小品、附属物等物业公共部位的维护。维护公共秩序，树立公司形象。
2.10.5 纠正辖区内不文明行为和有碍秩序现象，制止小摊、小贩及各种推销人员进入辖区，对进出人员及车辆发现异常，按规定作相应的应急处理。
2.10.6 巡查消防、监控等器材设备是否完好，供水、供电有无跑、冒、滴、漏导常情况及气味等，发现问题及时处理。
2.10.7 对装修施工人员进行管理，检查证件，符合消防要求，执行规定的装修作业时间，制止装修噪音和乱扔装修垃圾等现象。
2.10.8 检查消防通道是否畅通，有无侵占公共部位现象，确保消防系统随时启用。制止危害公共安全，公众利益行为。
2.10.9 主动解决业主疑难问题，积极调解民事纠纷，防止矛盾激化，禁止治安案件、刑事案件的发生，掌握各种并熟练使用突发预案。
2.10.10 严禁车辆超速行驶，禁止鸣笛。凡装有易燃、易爆、剧毒品等有污染物品车辆或8吨以上货车不准驶入。
2.10.11 车辆停放指定位置、摆放整齐，无交通堵塞现象。
2.10.12 完成领导交办的其它任务。
2.11 维修班长岗位职责
2.11.1 服从物业维修部主管的领导，对主管负责。
2.11.2 遵守各项规章制度，工作以身作则，技术精益求精，协助主管做好班组管理工作，解决工作、技术等疑难问题。 
2.11.3 掌握辖区房屋建筑、设备设施运行状况，水、电、气、通讯等系统布局，规范维护，确保正常运行。
2.11.4 按计划做好设备的年月日检修、保养工作，做到维修迅速及时，保证质量，不留问题；
设备等发生故障时，有效地组织力量抢修。 
2.11.5 正确分辨和处理建筑工程质量缺陷的保修事项，确定报修、检修质量缺陷责任单位和个人，提供有效依据，妥善处理。
2.11.6 严格执行维修有偿服务管理规定，注重流程，言行规范，做到工完场地清，业主满意为止。
2.11.7 提倡维修人员一专多能，相互学习，相互帮助。杜绝单一工种单一工作现象，培养共同完成任务的正确思想。
2.11.8 做好各项工作、值班记录，分工明确，高校运行，严格执行操作规范，安全生产。
2.11.9 爱护公共财物，正确使用维修工具、用具，节约用料，责任到人。协助主管对业主装饰装修进行管理。
2.11.10 做好设备的技术档案、维修台账、人员考勤等，每月报主管查阅、备案。 
2.11.11 完成上级交办的其它各项工作任务。
2.12 电工岗位职责
2.12.1 服从班长和主管的工作安排，遵守公司各项规章制度。
2.12.2 掌握辖区供电设施设备系统和运行状况，按计划进行维修保养。 
2.12.3 协助上级制订辖区设备的检修保养计划，按时按质按量地完成检
修保养，并填好记录，发生故障时无条件地迅速进行维修。
2.12.4 做好各项记录，重要重大问题及时向上级报告。
2.12.5  发生故障或业主报修，上一班必须协同下一班排除故障后才能下班，并好交接工作。
2.12.6 协助、完成各项工作，为业主提供热情周到服务。
2.12.7 执行作业规程，安全生产。做好日常巡检工作，确保设备设施正常运行。
2.12.8 完成上级交给的其它工作任务。
2.13 水暖工岗位职责
2.13.1 服从班长和主管的工作安排，遵守公司各项规章制度。
2.13.2 负责辖区生活用水、消防用水、公共用水设施设备的维修保养工作。热情为业主提供周到服务，随叫随到，随报即修。
2.13.3 按规定进行各类水暖气等系统的检查巡视工作，发现问题及时处理，保质保量完成各类给排水等维修任务。
2.13.4 负责水系统的设备运行正常，做到机房无积水，无杂物堆放，设备无灰尘、无锈迹。
2.13.5 做好辖区日常巡检、维修、疏通及堵漏工作。杜绝跑、冒、滴、漏等浪费现象，保证维修工作质量，工完场地清。
2.13.6 按季度、年度工作计划要求，执行规范维修保养。
2.13.7 修旧利废、励行节约，做到维修不浪费材料，降低维修成本。2.13.8 完成上级交给的其它工作任务。
2.14 综合维修工岗位职责
2.14.1 服从班长和主管的工作安排，遵守公司各项规章制度。 2.14.2 全面负责管理区域内土建项目的维修养护等各项维修任务。2.14.3 做好日常的巡查、维护、记录等工作，发现问题主动及时处理，做到维修质量上乘，工完场地清。
2.14.4 修旧利废，励行节约，做到维修不浪费材料，降低维修成本。2.14.5 提倡“一专多能”、团结互助，热情为业主提供优质服务，做到随叫随到，随报随修，为业主排忧解难。
2.14.6 完成上级领导交办的其它工作任务。
2.15 保洁班长岗位职责
2.15.1 服从环境保洁部主管的领导，对主管负责。
2.15.2 带头执行公司各项规章制度，协助主管做好保洁的各项工作，认真落实保洁工作各项规程、标准，为业主提供优质满意的保洁服务。
2.15.3 检查各保洁员执行岗位责任情况，以及工作中存在的漏洞和不足，提出整改意见，落实整改措施。
2.15.4 经常性对清洁工进行技术指导，针对辖区相关场地、建筑小品、楼道、地下室、单元门等重点区域，不留死角，做精做细。
2.15.5 合理安排保洁员工作，做好清洁卫生、消毒、灭鼠、灭蟑螂、灭蚊蝇等各项专项工作。
2.15.6 完成上级领导交给的各项临时任务。
2.16 保洁员岗位职责
2.16.1 服从班长和主管的领导，做好责任区的清洁卫生工作。 2.16.2 执行公司各项规章制度，按时上下班、衣帽整洁、礼貌待人、听从指挥，行为规范。
2.16.3 负责责任区内的日常保洁、垃圾收集，劝阻公共区域乱放垃圾物品现象，保持责任区内干净、整洁，达到保洁作业标准。
2.16.4 认真执行保洁作业规程，保持责任区域内卫达标，热情礼貌服务于业主，反馈业主疑难问题。
2.16.5 随时自查责任区保洁状况，有效制止和及时清除责任区乱贴字画、广告等不良现象。爱
护公共财物，合理使用保洁用品。
2.16.6 完成上级交给的其他任务。

3、印章使用管理制度
第一章 总则
第一条、为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、使用、保管以及停用和作废，特制定本制度。
第二条、公司印章是指在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需要以公司以及内设部门的名义证明其真实性和有效性而使用的印章。
第二章 公司印章的种类
第三条、公司公章按照法定程序在工商管理机关注册后，在注册地公安机关等级备案而刻制的对外具有法人效应的印章。
第四条、公司业务专用章 代表和行使某项专业内容和权利的印章，如合同专用章、财务章等。
第五条、法定代表人名章 刻有公司法定代表人个人名字的印章
第三章 公司印章的申请、刻制、启用与废止
第六条、公司因业务发展需要刻制印时，由申请单位（部门）向人力行政部提出书面申请，人力行政部审查后报经理和总裁审批。
第七条、公司印章的刻制由人力行政部统一负责，刻制标准应符合国家有关规定。
第八条、公司在发生印章遗失、损毁和被盗情况时，责任人应立即向上级汇报，人力行政部须采取有力措施，查清原因，落实责任，减少和弥补损失。
第九条、新印章在使用前应首先办理登记，并要加盖印模。
第十条、因机构变更或其他原因而废止的印章，人力行政部门应立即将印章封存处理并进行封存日期登记。原则上，废止的印章应封存三年以上才可切角销毁。印章的封存和销毁应报经总裁审批。
第四章 印章的使用
第十一条、管理公司的各类印章（财务章除外），由人力行政部统一保管。主要职责是，根据公司发展需要确定公司印章的种类、范围、数量；负责印章的刻制、停用和销毁；保管公司的各类印章，制定印章管理制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。
第十二条、公司印章应严格执行印章审批和登记程序，原则上先审批后用章，使用人应填写“印章使用审批表”，人力行政部“登记印章使用的登记簿”。
第十三条、一般事务性用章，由用章单位（部门）经理负责初步审批，经办人持所在单位（部门）经理已签字的“印章使用审批表”到人力行政部加盖印章，人力行政部经理审查通过后在印章审批表上签字，由印章保管人负责在需加盖印章的文件上加盖印章。
第十四条、合同类文件经合同小组审定，总裁签字后，人力行政部核实后盖章。
第十五条、凡涉及对外投资、合作、资产重组、所有权变更、企业法人或者名称变更、债权债务处置、担保、货币支付以及对公司名誉和经济利益产生影响的用章，须由用章单位（部门）经理、和总裁共同审批。
第十六条、公司各类业务合同必须使用合同章，不允许使用行政公章。
第十七条、人力行政部应指定专人管理印章，管理人要对所加盖印章的文件逐一核实，对经过审批后的文件加盖公章。
第十八条、原则上公司的各类印章不得携带外出使用，特殊情况经经理、总裁批准，人力行政部应进行登记备案，由不少于两名工作人员携带外出使用，使用完毕后迅速交回人力行政部和汇报使用情况，不得带往其它地点。
第十九条、严禁开具加盖各类印章的空白信函和证明，如因工作需要确需开具的，须经总裁批准。人力行政部应进行登记备案。持空白信函和证明外出工作归来后，须于当日向人力行政部汇报使用情况，未使用的必须交回。
第五章 其他
第二十条、严禁未经批准擅自刻制印章，严禁违反规定使用印章。
第二十一条、违反印章刻制、保管、使用规定，视情节轻重追究责任人的行政和经济责任，触犯法律者，提请司法机关依法追究法律责任。
第二十二条、本制度自发布之日起施行，由总裁办公会负责解释并修改。
4、办公用品管理办法
第一章 总则
第一条 为规范公司办公用品的计划、申购、领用、维护、调配、报废等管理，特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司本部各部门。
第三条 人力行政部是公司办公用品的归口管理部门，负责审批及监控各部门办公用品的申购及使用情况，负责办公用品的验收、发放和管理等工作。
第四条 财务部负责办公用品费用的监控。
第五条 使用部门和个人负责办公用品的日常保养、维护及管理。
第六条 本办法所指办公用品包括：
1．固定资产及耐用品：（单位价值在2000元以上且使用年限在一年以上的物品）
第一类：办公家俱，如：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑桌、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。
第二类：办公设备类，如：电脑、打印机、电话、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、（数码）照相机、电风扇、电子消毒碗柜、音响器材及相应耗材（机器耗材、复印纸）等。随计算机一次性配备的主要配件，如硬盘、内存、光驱、网卡等，按固定资产进行管理。但之后新增的配件,按低值易耗品管理,如内存、鼠标等。
第三类：办公文具类，如：铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、萤光笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品等。
第四类：生活用品，如：面巾纸、纸球、布碎、茶具等。
第二章 办公用品的费用控制及申领流程
第八条 办公用品申购实行费用预算制度，各部门本着实事求是，节约经营成本的原则，于每年年初编制本部门本年度办公用品费用预算并报管理部审批，每月办公用品的购置应严格按照审批的部门办公用品费用预算编制月度申领计划。费用超支部门及计划外采购需经总裁审批方能购买使用。
第九条 第一、二类办公用品统一由人力行政部负责申购，具体流程如下：
填写“公司物资采购需求计划”部门负责人审核 人力行政部审核 经理审批并派专人汇总 上级公司审批购置使用。
第十条 第三、四类办公用品的申领流程：
填写“办公/生活用品申领计划表”（各部门，每月20日前）部门负责人审核 人力行政部审批汇总（每月25日前） 经经理审核 上级公司购置 凭领料单领取发放（每月10日后）。
第三章 办公用品的使用、保养、维修和报废
第十一条 各类办公用品应爱惜使用、厉行节约，打印或复印资料时纸张要双面使用；回形针、大头针应重复使用，不得随意丢弃；圆珠笔应更换笔芯使用。坚持办公用品申领“以旧换新”的原则。
第十二条 办公用品的保养，主要由各部门自行负责，公司人力行政部将进行不定期检查。
第十三条 各部门办公用品在日常使用中，发现有故障或损坏，应及时通知人力行政部安排维修（主指第一、二类办公用品）。
第十四条 损坏或丢失固定资产应按规定进行赔偿。
1) 遗失赔偿：员工所使用或负责保管的固定资产发生遗失，须根据遗失情况进行赔偿。
2) 损坏赔偿：损坏公司固定资产,按照损坏程度及修缮费用酌情计算赔付金额。
第十四条 价值低于2000元的办公用品（主指第一、二类）的报废流程：
填写“办公用品报废单” 部门负责人审核 专业维修人员鉴定 人力行政部复核 经理审核审批 上级公司审定处理
第十五条 属固定资产范围（价值2000元以上）的办公用品的报废：净值为零的或因损坏不能修复或因性能达不到规定标准而失去使用价值的，可以报废。报废流程：
填写“办公用品报废单” 部门负责人审 专业维修人员鉴定 人力行政部复核 经理审批 总裁审批 废品公司回收。
第十六条 闲置固定资产的管理：闲置的固定资产由人力行政部统一保管，并根据申请人的需要进行调配，填写“办公用品调配单”，各部门如有闲置资产应及时办理退还手续。
第十七条 个人使用的办公用品，因调动或辞职时，须到本部门资料员或兼职管理人员处办理清还手续。
第十七条 人力行政部负责根据实际情况对员工级别变动后的办公用品进行增补或削减。
第十八条 本办法由公司经理及总裁办公会修订并解释。
5、档案管理规定
总 则
为了加强对档案的管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，为公司的发展服务，特制定本制度。本规定所称的档案、是指公司各部门以及个人在从事工作、经营管理、日常运营等活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种不同形式的资料和记录。公司的档案管理工作实行统一领导，分级管理的原则，共同维护档案的完整和安全，以保证公司在日常经营管理和发展壮大中的借鉴和利用。本规定适用于万华物业公司各部门。
第一章 档案管理的机构与职责
第一条 公司档案管理工作实行二级管理。一级管理是指公司人力行政部的统筹管理，对公司的档案资料实行统一收集、整理、归档、保管，并进行日常管理；二级管理是指各部门的档案管理工作。
第二条 财务部、人力行政部档案由其本部门负责保管（公司指定档案资料由公司人力行政部保管）。财务部、人力行政部等的档案管理亦遵循本规定执行。
第三条 公司人力行政部应对公司各部门的档案管理工作进行指导。公司人力行政部可定期和不定期对各部门的档案管理工作进行监督和检查。
第四条 公司各级档案管理工作暂不设专岗，但必须明确责任人即兼职档案管理员。根据公司发展需要，按照公司人力行政相关流程及规定进行申请、报批。公司各级档案管理员，应保持相对稳定，名单须在人力行政部备案，。档案管理员如有变动须按照公司人力行政部相关规定办理。
第五条 档案管理员在工作变动或离职时，应严格履行工作交接手续，严禁擅自带走或销毁。 档案管理员应忠于职守，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。公司各部门、所有人员均有保护档案的义务。
第六条 人力行政部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
第二章 档案的管理
第六条 公司所有档案资料均应进行专人、专柜管理。
第七条 档案管理员应做好文件资料的准确、及时归档。
第八条 所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。档案管理员在文件资料归档时，对档案资料进行密级划分。
1、“普通”资料含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
2、“秘密”资料含：公司有效证件、各项手续办理资料、单位往来函件。
3、“机密”资料含：公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、总裁会会议纪要（决议）、不动产所有权及其它债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
4、“绝密”资料含：公司相关政府批文、预决算书、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其它经济组织的合作合同、其它经核定为绝密的文书。
第九条 在公司发展过程中产生的一些极具保存价值的文件资料、实物等，皆视为珍贵档案（与档案密级无关），需严加管理，珍贵档案的界定由总裁裁决。
第十条 档案管理员应做好档案资料的管理工作，对于应当归档的材料，各部门须按照规定，定期向部门的档案管理员移交、集中管理，任何个人不得占为己有。
第十一条 公司档案管理实行“即时归档”、“月度归档”及“年度归档”制度：
1. “即时归档”指短周期的单项工作或大型工程项目，在项目完成后或施工项目竣工验收后，及时将属于归档范围内的资料整理出来，移交到人力行政部存档。日常工作中产生的重要文件也要即时归档；
2. “月度归档”指日常文件在每月10日前将上月需归档的资料整理后移交公司人力行政部保管。
3. “年度归档”指每年一月份把上一年度档案管理工作进全面汇总，并移交公司人力行政部。年度归档适用于跨地域子公司。
第十二条 财务部、人力行政部应在每年第一个月10日前将档案总目录、汇总性报告交公司人力行政部。
第十三条 归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或其它原因不能归档的，保存复印件或电子版复制文件。
第十四条 库存档案必须图物相符，帐物相符。
第十六条 档案管理员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。
第三章 附则
第十五条 本规定由人力行政部制定并负责解释，经总裁批准后执行，修改时亦同。
第十六条 本规定自颁发之日起开始执行，凡既有的与本规定相同，相似的规章制度即日起自选废止。
附件1：公司档案分类对照表：
类别号
类别
范围
00
珍贵资料
由总裁界定需特殊保管的资料及物品
01
法规性文件
包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等
02
重大决议
包括公司重大决议或由总裁办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等
03
计划性文件
包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、预算计划、财务计划等
04
总结性文件
包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、项目工程总结、调查报告等
05
批示性文件
包括公司各类各类命令、工作指示、批复等
06
技术性资料
包括各类工程图纸、竣工资料等
07
凭证性文书材料
包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本
08
证件性文书资料
包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司或公司领导人获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等
09
汇报性文书资料
包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料
10
人力行政资料
包括企业下属各部门的人力行政任命、人力行政调整、人力行政管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料
11
声像制品资料
包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等
12
题赠性资料
包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等
13
电子文件及数据
各类电子版文件及数据

6、档案管理员作业规范
为使公司各部门档案管理员工作不断标准化，保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，为公司发展服务，特制定本规范。
第一条 档案管理部门及负责人：
1、公司档案管理部门为人力行政部；
2、公司立档单位为各部门；
3、各部门均设档案管理员(兼职)，负责管理文件资料。
第二条 各部门档案管理员(兼职)职责：
1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料；
2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集整理，并向公司人力行政部办好交接签收手续。
3、按规定手续办理查阅借阅手续，应积极地提供，做好服务工作。
第三条 归档文件的整理：
1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。
2、归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。
3、归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立档，但跨年度的请示与批复，放在复文年立档；没有复文的，放在请示年立档；跨年度的规划放在针对的第一年立档；跨年度的总结放在针对的最后一年立档；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立档按照有关规定执行。
5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
7、归档材料的文字须是打印、蓝黑墨水、碳素墨水书写。一般不得用复印件代替原件存档。
8、案卷整理的幅面应以a4纸为准(210mm*297mm),材料过窄或小于a4幅面的粘贴在a4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按a4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。
9、归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订，资料已有金属装订的在归档时去除，以避免锈蚀资料。
10、应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。
11、归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。
12、存档文档为易褪色材料(如热感纸传真文件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。
13、文件材料破损