基于安全保障前提下干部人事档案信息化利用探讨.pdf
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1、132023年 第28期 兰台内外数字档案创新研究干部人事档案是考察和了解干部的重要依据,档案中的“三龄两历”情况更是体现干部“德、能、勤、绩、廉”等方面的直接材料,与干部队伍建设、干部岗位任免等工作具有很大的关联。近些年,随着大数据技术的广泛应用,干部人事档案信息化建设成为档案管理和利用的有效途径。2018年11月,中央办公厅印发的干部人事档案工作条例第二十六条指出,组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准和要求,加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理,提升档案信息采集、处理、传输和利用能力,建立健全安全、便捷、共享及高效的干部人事档案信息化管理体系。一、传统干部人事档案信
2、息化建设的必要性传统干部人事档案管理均采用纸质化管理模式,并非信息化管理模式。一方面,近些年信息化技术才开始应用于干部人事档案材料形成与管理,大量信息材料形成时并不具备信息化的条件;另一方面,相较于纸质化档案真实性核验的传统性与直接性,信息化档案材料鉴真手段尚未有明确的标准。随着社会不断发展,纸质化管理模式的弊端已经逐步显露,不仅体现在因保存不善导致的材料缺失,甚至正本档案丢失现象始终存在,还表现在对干部任免、评鉴考察等数据分析时效率低下等方面。因此,纸质化管理模式已经严重制约了干部人事档案的利用价值与效率,不能对组织考察干部工作产生明显助力。从当代档案管理的发展方向看,大数据的语境与背景对干
3、部人事档案管理工作提出了新的要求,即采用信息化模式管理干部人事档案。信息化模式不仅能够有效汇总并精细化分类各项干部人事档案数据,从中提取具备参考价值的信息,还能根据具体岗位的干部选用具体需求特点,为领导层选人用人决策提供参考,有效弥补了纸质化管理模式的短板。二、干部人事档案信息化建设现状1.干部人事档案信息化建设的背景近几年,干部人事档案信息化已经具备了体系基础,并非各地市“单打独斗”的探索或单一层面的尝试。从制度角度看,中共中央在2021年印发的中国共产党组织工作条例第四十条就明确提出,“组织部门应当聚焦主责主业,健全工作机制,优化工作流程,加强调查研究,注重运用互联网技术、数字技术和信息化
4、手段,提高工作效能”。同年9月起,包括中组部在内的党的各级组织部门陆续提出,应当推动组织系统信息化工作向系统性数字化转型新阶段迈进。这无疑从指导思想上明确了干部人事档案信息化建设的重要性与必要性,确立了干部人事档案管理方式的发展方向;从操作角度看,电子档案的具体管理与技术标准也已经明确,可操作性基础已经具备,如2017年3月1日施行的电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2016)就是有效规范电子档案的管理标准,为干部人事档案信息化建设提供了可操作性的标准。2.当前干部人事档案信息化建设的弊端从当前干部人事档案信息化建设现状看,依然存在两方面问题。一方面,现在最为广泛的干部人事档案管理方
5、式依然是纸质档案。这当然是受到了干部人事档案的形成时间在前的影响,同时,也造成了当前所谓的“干部人事档案信息化”基本上等同于“将纸质材料以可视方式电子化”,造成了电子化干部人事档案只是一种“高清照片”意义的存在。例如,“三龄两历”等结构化数据依然是“影像”,尚未形成可精准提取的“数据”;另一方面,干部人事档案信息化建设安全性存疑一直被诟病。电子档案本身具有易被伪造、篡改和删除而不留痕迹等弊端,可能导致关键信息失真失实。同时,由于当前管理体制下档案信息不公开、不透明的管理模式,使档案信息保证真实性和可追溯性难,直接导基于安全保障前提下干部人事档案信息化利用探讨文/徐晓琳摘要:在大数据背景下,干部
6、人事档案信息化是必然趋势,本文主要从干部人事档案信息化建设的必要性、建设现状展开分析,指出当前干部人事档案信息化建设的弊端与实质性冲突,给出基于安全保障前提下的灵活性解决方案,并结合具体案例展开探讨。关键词:干部人事档案;信息化;安全保障作者简介:徐晓琳(1985),女,汉族,山东莱州人,本科,研究方向:干部人事档案管理、电子档案管理。142023年 第28期 兰台内外数字档案创新研究致电子档案信息全流程“防伪难”问题。3.干部人事档案信息化建设实质性冲突上述两方面因素固然有干部人事档案自身特点,但从结论看,其实质是干部人事档案信息化建设灵活性的缺失问题。(1)干部人事档案数据库建设单一且非结
7、构化由于干部人事档案信息化建设在目前依然处于纸质材料“影像化”阶段,这就造成干部人事档案数据库其实是单一的图片信息数据库,干部“三龄两历”等基础信息并未作为“数据”而存在。而且,由于图片中的主要信息无法以数字化形式提取,自然也无法被“结构化”利用,更无从谈起数据库的建设。这就使得干部人事电子档案的实质变成了浏览权限被严格限制的“电子相册”,对数据利用的灵活性大打折扣。(2)干部人事档案数据化建设客观条件尚未全面具备从技术角度看,虽然当前的OCR等文字自动识别技术相对成熟,但作为必须绝对精准提纯的信息,在大量纸质档案存在手写字体差异、语言表述非结构化等情形下,OCR技术不可能保证对全部人事信息展
8、开准确无误的提取与分类。因此,应全面摒弃图片化的干部人事档案信息存档方式,改为结构化数据存档的信息提取与校准工作,但因工作量庞大且复杂,也不具备一蹴而就的客观条件,使得分析利用干部人事信息的基础支撑不足。(3)干部人事档案信息化建设的安全标准要求严格干部人事档案信息化安全性的要求主要有载体安全性与传输安全性两方面内容。载体安全性是指存储介质对信息安全因素所造成的影响,如电子档案储存形式、防磁条件以及机械损伤等内容;传输安全性则主要指在电子档案管理过程中存在的网络传输安全,具体指专用网络建设、专网与互联网对接及隔离等。比如,电子文件归档与管理规范第5条就是基于电子文件真实性、完整性和有效性保证,
9、对信息系统提出的各项规范性要求,其在第5.2条中,对电子档案管理系统的基本功能等做了指向性规定。该规定实际上为电子文件从形成到输出创造了一个稳定且封闭的环境,目的在于确保电子档案从输入到输出的全过程中,在物理环境与操作环境中可以同时保真,其严格程度高于普通的纸质档案保存标准。但同时,该规定也将管档人员对干部人事数据的运用权限限定在同一个封闭空间,缺乏数据综合研判、数据与结论导出等方面的灵活性支持。(4)结论从这几点不难看出,电子档案的客观条件与安全性其实制约了档案的灵活性,即由于实践中与客观条件制约下的数据库建设受到限制,加之电子档案管理规定中的安全性保障措施,使得当前的干部人事电子档案更类似
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