办公设备和办公用品管理办法.doc

集团公司办公设备和办公用品管理办法

第一章 总 则
第一条 为认真落实集团公司（以下简称“集团公司”）关于集团化运作、集约化发展、精细化管理的要求，贯彻厉行节约，勤俭办企业的原则，规范办公设备和办公用品管理，提高效率，降低消耗，优化办公资源配置，结合实际，制定本办法。
第二条 集团公司办公设备和办公用品管理遵循预算控制、精细管理、集中招标、统一采购、合理配置的原则。
第三条 集团公司综合管理部为集团公司总部和各下属公司办公设备和办公用品的归口管理部门。各下属公司办公设备和办公用品管理由行政助理负责。
第四条 综合管理部办公设备和办公用品管理主要包括：编制计划、申请预算、组织招标、实施采购、发放安装、维护维修、更新报废等。
第二章 管理部门及职责
第五条 综合管理部职责
（一）按照集团公司发展需要，制订办公设备和办公用品配置方案；
（二）编制、修订办公设备和办公用品管理制度，制定办公设备和办公用品的月度、年度购置经费预算编制；
（三）汇总、编制办公设备和办公用品采购计划；
（四）组织办公设备和办公用品的招标采购；
（五）负责办公设备和办公用品的登记和账务处理；
（六）负责办公设备和办公用品发放、维护、维修及更品配置方案，建立部门办公设备实物台账（见附件6）。
第六条 集团下属子公司各部门主管及各空间主管职责
（一）编制本部门办公设备和办公用品的需求计划，制订本部门配置方案，每月25日向综合管理部报送；
（二）负责检查、落实本部门办公设备的规范使用，本部门办公设备和办公用品的统一领用及报修工作。
（三）负责落实每日下班后的检查工作，每日最后一名下班人员务必确认所有用电设备的关闭以及门窗的安全性并在安全检查表签字确认，如若因个人疏忽导致办公设备或用品的丢失，则丢失日期当日签字人员按物品实际金额进行赔偿。
第三章 办公设备和办公用品分类
第七条 办公设备分类（详见附件1）：
（一）单位价值在2000元以上、使用期限超过一年作为固定资产管理的办公设备；
（二）单位价值低于2000元、使用期限在一年以上，作为低值易耗品管理的办公设备；
（三）各种办公家具；
（四）各种小型家电。
第八条 办公用品主要包括（详见附件1）：
（一）办公耗材；
（二）办公用纸；
（三）办公文具和器具。
第四章 办公设备和办公用品采购管理
第九条 集团公司办公设备及办公用品采购分为招标采购和零星采购两种形式。
（一）大宗办公设备及办公用品的采购，遵循国家招投标法有关规定，实行招标采购；
（二）零星采购办公设备和办公用品，根据专项报告，按规定批准后，实行比价采购。
第十条 根据集团公司总部和各下属公司实际需求和年度预算安排，综合管理部对办公设备、办公用品进行分类统一招标采购。
第十一条 综合管理部根据招标结果与中标供应商签订采购（供货）合同，办理货物采购、交货、安装、调试、验收、索赔、交付使用等事宜。
第五章 办公设备和办公用品的配置
第十三条 办公设备按照满足部门业务分类需求和人员办公实际需求的原则配置。
（一）员工按人资部核定的定编在岗人数配置。
（二）部门大开间办公室综合集中配置（详见附件2）。
第十四条 办公用品配置遵循提前申请，按需求统一进货，办公耗材上门更换，各类办公用纸、办公文具由部门派专人到文具库领取，各类办公用品备有少量备品应急的办法。
第六章 办公设备和办公用品日常管理
第十五条 各部门（下属公司）根据办公设备实际使用状况及对特殊专业性办公设备的需求，在每年10月底前提出下年度计划报综合管理部。综合管理部进行审核、汇总，编制下年度总部办公设备预算及购置计划。
第十六条 各部门（下属公司）指定专人负责本部门办公设备的实物管理，根据变化情况，办理登记及变更手续。调出人员的物品不得自行调配使用；新入职（调入）人员由综合管理部凭人资部（入职）调入通知发放；由于机构调整，空余和不足办公设备由综合管理部统一回收和配置，并办理变更登记。
第十七条 未经综合管理部同意，不得互相转借或者自行变动办公设备的使用场所。
第十八条 办公设备和办公耗材的维护、维修由综合管理部归口管理。设备维修商通过招标确定，维修商负责提供上门更换耗材、日常维护、维修等服务。综合管理部负责监督服务质量。
第十九条 办公设备维修由各部门综合处填写《维修记录单》（详见附件5），报综合管理部核准后，直接联系维修商。维修后持经核准的《维修记录单》，进行维修费用报销。
第二十条 办公用品的日常管理
（一）各部门（下属公司）根据实际需要，填写《办公用品领用申请表》（详见附件3）并提前2个工作日报送综合管理部；集团公司领导所需办公用品由综合管理部负责编报；
（二）综合管理部根据各部门（下属公司）申领需要，通知供应商及时送货，各部门（下属公司）按申报品种数量领用，并在领用清单上签字确认；
（三）综合管理部根据实际领用情况统计各部门（下属公司）领取物品的金额，于每月5日前汇总上月领用物品的支出情况；
（四）综合管理部根据领用清单、供应商提供的发票，经综合管理部负责人审批，与供应商结算费用，费用每季度结算一次；
（五）因特殊专业需求，超出规定配置范围的办公用品，或因公急需购置，且中标供应商无法供货的，必须外购的，需填写《办公用品外购申请表》（详见附件4），报CEO批准后，由综合管理部与需求部门协商后办理；
（六）不按照规定自行采购发生的费用，不予报销。
第七章 办公设备和办公用品的报废与核销管理
第二十一条 达到折旧年限或使用年限的办公设备及办公用品按照规定程序进行报废、核销。
第二十二条 需提前报废的办公设备和办公用品，由各部门（下属公司）提出申请，经核实批准后，由综合管理部按报废设备和物品的规定办理报废手续。
第二十三条 综合管理部组织协调各部门（下属公司）对列入固定资产的办公设备每半年进行一次实物盘点，确保账实相符。
第八章 办公设备和办公用品库管储备
第二十四条 办公设备中的台式电脑、笔记本电脑至少有一套库存。办公用品以及耗材，根据月平均需求量至少储备1个月的用量。
第九章 附 则
第二十五条 本办法适用于億翔昱诚众创集团公司和下属各公司。
第二十六条 本办法由集团公司综合管理部负责解释，本办法自发布之日起执行。
附件:
1.集团公司总部办公设备和办公用品分类明细目录
2.集团公司总部办公设备和办公用品配置标准
3.集团公司总部办公用品领用申请表
4.集团公司总部办公用品外购申请表
5.集团公司总部办公设备维修审批记录单
6.公司总部办公设备变更使用人登记表
附件1:
集团公司办公设备和办公用品分类明细目录
一、办公设备
（一）列入固定资产的办公设备：主要有台式计算机、笔记本计算机、复印机、激光打印机、激光传真机、扫描仪、照相机、摄像机、投影仪、电视机等；
（二）未列入固定资产的办公设备：主要有各类办公家具、电视机、碎纸机、饮水机、保险柜、空气净化器、空气加湿器、U盘、移动硬盘、刻录设备、座机xx等。
二、办公用品
（一）各类办公耗材：主要是各种硒鼓、碳粉、墨盒、色带、软盘、普通磁带、光盘以及办公设备易损的配件；
（二）各类办公用纸：主要是各种复印纸、打印纸、传真纸、描图纸、晒图纸，无标识的信纸、信封、笔记本、手提袋、纸杯、便签纸，带有公司总部标识的信纸、信封、笔记本、手提袋、便签纸、纸杯等；
（三）办公文具：主要是各种笔、笔芯、墨水、文件夹、文件盒、文件袋/包、笔记本、会计账册、计算器、修正液、修正带、橡皮、尺子、剪刀、拆信刀、美工刀、削笔器、纸夹、印泥、各种办公用装订用具、告示牌、白板、案头用文件储存抽屉、桌面文具盒、办公用胶带、胶水、浆糊、文具用品桌面套装系列、桌垫、普通电池等。
附件2:
集团公司办公设备和办公用品配置标准
一、集团公司领导的办公设备根据工作需要进行配备。
二、集团公司部门负责人（下属单位负责人）办公设备配置标准:
（一）主流机型的19英寸液晶显示器台式计算机1台或主流机型的笔记本计算机1台；
（二）小型桌面激光打印机1台；
（三） 激光传真机1台；
（四）市内直通模拟xx机1部；
三、集团公司部门负责人（下属单位负责人）及以上办公家具的配置标准:
办公桌1套、办公椅1把、接待椅2把、三人沙发1个、长茶几1个、双门书柜1个。
四、部门员工办公家具配置标准: 每个员工配员工位1个（桌板和隔板）、台下推柜1个（三抽屉柜带轮）、台下文件柜1个（双抽屉柜）、计算机主机柜1个（带轮）、更衣柜1个。
五、部门员工办公设备配置标准（因工作需要，对办公设备配置有特殊要求的，可根据实际情况提高配置）:
（一）每个员工配备主流机型的17英寸液晶显示器台式计算机1台；
（二）配备内线xx机1部。
六、按统一型号为各部门配备：
（一）可联网共享高速激光打印机1台；
（二）饮水机1台；
备注：可联网共享高速激光彩色打印机1台；可联网共享高速多功能数码复印机1台；高速数码扫描仪1台由综合管理部配备并负责使用管理。

附件3:
办公用品领用申请表

年 月 日
部门

经办人

部门负责人签字

签字日期

品名
规格
单价
数量
金额小计
备注

综合管理部负责人签字

年 月 日

附件4:
物资设备（临时性）外购申请表

年 月 日
部门

经办人

部门负责人签字

签字日期

外购用品名称

申请原因

综合管理部负责人签字

签字日期

CEO签字

年 月 日

附件5:
办公设备（家具、物品）维修审批记录单

年 月 日
部门

经办人

部门负责人签字

签字日期

维修品名

更换事由

花费金额明细
名称
数量
单价
小计

综合管理部负责人签字

年 月 日

附件6:
（表一）办公设备和办公用品使用台账
序号
类别
名称
品牌
型号
单位价格
数量
购买日期
供应商
使用部门
使用人

（表二）集团公司总部办公设备和办公用品库存台账
序号
类别
名称
品牌
型号
单位价格
购买日期
购买数量
使用数量
剩余数量

填表说明：
1、表一、二类别为办公设备、办公用品、其它（归类见附件1），附件中未列及的为其它；
2、表一、二购买日期需一致，以备高效精准查询。日期格式为16.01.01；
3、表一涉及到办公用品时，使用人可填写实际领取人。

公务消费申请表

年 月 日
部门

经办人

部门负责人签字

签字日期

消费类别
宴请□；礼品□；差旅□；接待□；
申请原因

消费明细
（可另附页）
名称
数量
单价
小计

预算合计金额（元）

综合管理部负责人签字

签字日期

CEO签字

年 月 日