互联网2.0时代人社档案高质量发展路径分析.pdf
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1、|兰台纵横|2023.9 下兰台内外55摘要:信息化建设是新时代人社档案管理的最突出特征,新时代,人社档案管理进入了转型发展的关键阶段。档案管理更加多样化、多层次、多方式,但是人社档案管理也面临着档案结构不均衡、档案资源流失散存、档案整理不规范、信息化技术应用不足的问题,要进一步以资源建设引领服务转型、以信息化理念提升思维转型、以技术应用提升管理效率、以开发利用提升发展水平,更好地推动人社档案资源高质量发展。关键词:人社档案;信息化;高质量发展互联网2.0时代突出的特征就是大数据、信息化技术的广泛应用,极大改变了人类的生产生活方式,改变了社会治理形态。伴随信息化大潮的渗透,人社档案管理进入了新
2、形态转型的阵痛期,要着力解决好管理与利用的结构性矛盾,建立以服务为导向的新型档案管理方式,更好推动人社档案高质量发展。1互联网时代对人社档案管理的新变化互联网时代突出的特征就是大数据技术的广泛应用,大数据从规模、类型、处理和价值等方面,为人社档案发展提供了更好的路径。1.1档案收集形式的多样化、全面性人社部门档案种类较多,包括文书档案、人事档案、科研档案、财务档案等结构和非结构化的数据,伴随着信息技术的发展与应用,电子档案也已成为存储主要形式,文件数量显得更为庞杂、容量更为巨大。传统管理模式对复杂的档案信息资源难以实现高效地整合。面向现代化,人社档案数据管理应注重各类档案资源的齐全、完整、准确
3、,利用大数据技术对信息结构进行分析处理,提升人社档案管理质量,适应新形势群众需求。1.2档案保管方式的集中化、综合性人社档案信息量庞大,传统模式下档案管理分散、利用率低。在信息化背景下,传统档案数字化和电子档案以数据库形式进行了统一管理,有利于对科研、人才、社保、民生等实行集约化综合管理,通过数据分析和关联融合发挥档案价值。面向新技术,有的人社部门建立综合信息管理网络,对内部档案信息工作进行集中管理,对数据进行动态管理,为架构外部通道打下基础。1.3档案维护手段的数据化、扩充性在传统模式下,人社档案以年度为周期进行归档,时间长、材料保管难度大。互联网时代,以大数据、人工智能、互联网+等技术深度
4、融入为背景,档案归集时间大大缩短,有的档案材料可以进行实时采集、实时归档、实时分析。目前,单套制管理已成为主要趋势,改变了传统管理模式的弊端,以档案数据的高度整合推动信息的高效服务。1.4档案服务层面的深度化、智能化传统模式下,档案资料以卷、件的形式保管,由于缺乏高效的档案检索工具,一些有价值的档案资源始终处于沉睡状态,无法发挥应有的利用价值。目前,有的人社部门自主开发或应用了电子档案管理系统,使得档案利用和查询更加快捷,推动档案服务提档升级。大数据环境下,人社档案基于海量的数据,针对不同的服务利用需求,进行深度的聚合分析,多角度、多层次网罗档案数据,挖掘信息资源,提供高质量、多样性的档案服务
5、。2互联网时代对人社档案管理存在的问题新时代背景下,人社档案管理还存在内容不规范、形式不统一、数量不齐全、技术应用不足等问题。2.1档案结构不均衡就人社部门档案工作整体而言,主要精力集中在机关文书档案、会计档案上,对其他类型的档案资源,比如人才档案、专技档案、视频档案重视相对不够。由于受设备、技术等方面的影响,上级检查指导不到位,造成了机关档案管理较为规范,专业档案管理不完善、不规范。从内容上来看,虽然人社部门档案管理力度逐步加强,档案规范化管理有了质的提升,但是专业档案内容不够完整,收集不齐全,管理漏洞较大。比如照片档案收集归档少,内容不全,资料格式不统一,无法精准反映中心工作。2.2档案资
6、源流失散存人社部门内设科室分工明确,专业复杂,档案资源形成主体众多,大部分资源留存在各科室或下属中心,以及相关人员手中,除根据“三合一”制度规定的归档范围外,有些珍贵的档案资源没有归档。主要原因:一是制度规定落后,收集范围狭窄。伴随信息化加速推进,照片、音视频档案资料日益增多,在后期工作中查考利用率也较高。但是归档制度跟进不及时,许多有价值的档案没有纳入归档范围,导致材料归档不全。二是档案形成主体责任意识不强。一些档案资料,比如科研成果档案、专技人员综合档案,这些对科技进步和专家管理都具有重要作用,但是实际中,只为了完成任务,没有档案留存意识,一些有价值的信息就淹没在海量电子数据中。2.3档案
7、整理不规范由于各级人社部门对专业门类档案管理薄弱,大多数尚未制定完善的归档整理制度,在收集范围、质量、存储等方面没有提出相应要求,从而造成了档案归档形式不统一、存储形式多样的问题。同时,档案大多数由形成科室的负责整理,许多重要的电子档案都存储在电脑系统中,极易丢失损坏。有的档案资料没有进行系统整理,只是按照年代简单地进行了分类标准,对时间、事件、人物互联网2.0时代人社档案高质量发展路径分析文/朱玉|兰台纵横|2023.9 下兰台内外56等都没有进行详细标准,影响了后期的开发利用。2.4管理人员技术薄弱大数据时代,对档案人员的能力和素质提出了更为严格的要求,既需要掌握档案管理基础理论,也要具备
8、信息化的计算机知识,并树立终身学习理念,紧跟时代步伐。从大部分人社系统档案管理来看,档案人员整体素质还无法适应信息时代的要求,对新理念、新技术掌握不及时,档案理念依然未完全转型,计算机技术应用能力不足,安全保管意识较为落后,保护技术应用能力不足,与上级要求和群众的期待还有较大差距。2.5信息化技术应用不足当前,新一代信息技术迅猛发展,与传统行业融合日渐深入,已经成为驱动我国数字经济发展、推进全球产业变革的核心力量。人社档案信息化管理现在还处于数据化管理的初级阶段,组织架构尚未完全建立起来,资金建设不到位、信息化建设的软硬件建设不达标,导致信息化建设破局困难,很多人社部门档案转型不到位,依然是原
9、有的管理模式占主流,对于服务经济社会发展和人民群众的需要服务效能较低。3互联网2.0时代人社档案高质量发展路径优化3.1以资源建设引领服务转型档案工作的最终价值体现是服务经济发展和民生改善,人社部门作为重要民生部门,更有责任和义务实现档案价值。档案发挥价值的基础是资源建设。对于人社部门来讲,要把资源建设作为基础性工程来抓。3.1.1加强组织领导。成立以主要领导为组长、副局长为副组长、科室负责人为成员的档案资源建设工作领导小组,下设办公室负责日常工作,明确专人负责本次档案资源建设工作。3.1.2做实做细制度建设。为使各部门不同门类档案整理更加规范、统一、容易操作,业务科与信息科要共同编制文书档案
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