汽车销售服务企业管理制度汇编.doc
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1、重庆百事达汽车有限公司管理制度汇编第一分册 行政人事系统规章制度汇编目 录第一章 总经办规章制度汇编1、 前台管理规定;2、 公文管理制度;3、 印信管理制度; 4、 档案管理制度;5、 专项任务管理制度;6、 计划管理制度;7、 法律事务管理制度;8、 会议管理制度;9、 出差审批制度;10、 保密工作规定;11、 外部关系管理制度;第二章 人力资源规章制度汇编1、 职务说明书;2、 员工行为规范;3、 员工手册;4、 薪酬方案;5、 员工福利;6、 招聘管理制度;7、 招聘工作流程;8、 劳动合同管理制度;9、 人事档案管理制度;10、 社会保险制度;11、 社会保险办理流程;12、 考勤
2、管理制度;13、 考勤工作流程;14、 员工异动管理制度;15、 员工异动办理流程;16、 薪资管理制度;17、 薪资管理流程;18、 考核评估制度;19、 考核评估工作流程;20、 员工激励机制;21、 奖惩制度及流程;22、 资遣规定;23、 培训管理制度;24、 培训经费管理办法;25、 4S店员工例行培训管理办法;26、 担保制度;27、 员工关系;28、 4S店三级检查工作指导。第三章 行政后勤规章制度汇编 1、 办公用品采购发放管理制度;2、 员工宿舍管理规定;3、 值班长管理制度;4、 员工餐厅管理规定;5、 职工之家管理规定;6、 员工工服管理制度;7、 劳保用品管理规定;8、
3、 固定电话使用管理办法;9、 保洁工作管理规定;10、 手机话费报销管理制度;11、 用电设施管理规定;12、 物业管理制度;13、 车辆管理制度;14、 固定资产管理制度。第四章 安保规章制度汇编1、 消防安全管理制度;2、 内保管理制度;3、 内保管理工作流程。第一章 总经办规章制度汇编第一节 前台管理规定前台是公司对外接待的窗口单位,是公司的后勤服务呼叫中心,其承担着公司客户来访登记、引领工作及各项服务职能,为强化管理、规范服务,特制定如下规定,请予遵照执行。本管理规定适用于一级公司前台,二级公司行政工作人员、销售前台、维修前台。第一条 日常管理规定1、 严格遵守公司考勤制度,不随意缺勤
4、,不擅离职守,员工在上班期间,不得脱离工作岗位,如确有急事,需向主管领导请示,并做好交接工作后,方可短暂离开。2、 员工视工作情况在公司规定时间内轮流就餐,保证前台工作不间断。3、 员工上班时必须按照公司工服管理规定,统一着装,班前整理好仪容仪表,方可持证上岗。(1) 男员工每日需修面,不得留胡须、大鬓角,保持个人卫生清洁,并在每日上岗前检查领带佩戴是否端正。(2) 女员工上岗前需化淡妆,保持面容清洁,发型美观大方。(3) 上班时必须佩戴胸卡,着统一工服,并保持工服平整清洁。4、 上班时要精神饱满,面带微笑,仪态优美大方,不得无精打采,严禁东歪 西靠,保持良好的站姿坐态。5、 前台文员应具有良
5、好的礼节礼貌,在接待客人与公司员工时,需保持微笑,热情接待,禁做不雅观的动作。6、 前台办公区内不得大声喧哗、嬉闹、禁吃零食,严禁扎堆聊天,不得乱扔纸屑、不得随地吐痰。第二条 工作规定一、前台日常接待工作1、 在接待过程中,提供耐心周到的服务。2、 在与宾客以及员工的交谈过程中,使用礼貌用语。3、 应及时处理来访宾客的要求,不得无故拖延时间,怠慢客户。4、 严格按照规定的服务流程开展礼宾接待工作。二、预定服务1、 票务预定:按照公司规定,依照规范手续为各部门预定机票及其他票务,并提醒订票人注意相关事项,保证及时准确送达预定人手中。2、 商务定房:对内严格按照公司规定的住宿标准,协助各部门办理住
6、宿预定的相关事宜,并跟踪完成情况。3、 纯净水预定:根据需要,定期协助各部门定购纯净水。4、 定期办理报刊、杂志的订阅、收发及费用结算工作。三、EMS快件收发工作1、 发:要求寄件员工亲自封上信件封口,确保文件内容的安全和保密性,并尽快安排寄出。2、 收:当邮件到达签收后,第一时间内将加急函件送到收件人手中,并做好签收登记。四、报纸、杂志、信函的收发工作1、 根据各部门的订阅情况分发报刊、杂志,并及时准确发放各部门信函。五、报修工作1、 根据报修情况的缓急程度,灵活安排物业及电工人员将各部门报修事项,逐一解决。六、费用结算1、 每月底应做好各项费用明细单(票务费用、EMS快件费用等),经领导审
7、核无误后,方能结算。第三条 保密工作前台除遵守公司的保密制度以外,还应做到在礼宾接待和会议服务的过程中,如有机会接触到公司文件或听到领导谈话,应按照规定严格保守公司的商业机密。第二节 公文管理制度第一条 概述1、 公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件等的有效载体。本制度所指公文包括:(1) 正式签发的文件:指需按公司统一标准格式拟写,由行政人事中心和二级公司行政人事部统一授号、用印、下发并存档的文件,如:各级公司正式签发的文件及会议纪要。(2) 内部往来文件:指各级公司、各部门之间在日常业务往来中,由各级公司行政人员统一编号、上报、传达并根据需要存档的文件,如:请示、批复等。(3
8、) 各级公司第一负责人正式签发的会议通知。2、 公文管理的主旨在于保障公文流转的及时性、准确性及保密性,从而确保 政令畅通,提高公司整体行政办公效率。3、 本制度适用于百事达汽车一、二、三级公司。4、 公文管理的最高机构为行政人事中心。第二条 公文编写及行文规范1、 公文的编写规范(1) 公司正式签发文件 发文权限及编号I、有签发权的人员:一级公司职能中心总监(含)级以上人员、二级公司总经理。II、有发文权的部门:一级公司行政人事中心总经办、二级公司行政人事部。III、公文的编号方法:由有发文权的部门负责统一编制和管理,公文的顺序号(即第XXX号)为年度内三位数流水号。i、以公司名义发文的编号
9、为:公司简称发【年号】第XXX号举例说明:重庆百事达汽车有限公司正式发文百事达发【2004】第001号重庆百事达华海销售服务有限公司正式发文百事达华海发【2004】第001号ii、以公司名义下发的会议纪要编号为:公司简称纪【年号】第XXX号举例说明:重庆百事达汽车有限公司会议纪要百事达纪【2004】第001号重庆百事达华众销售服务有限公司会议纪要百事达华众纪【2004】第001号iii、以一级公司职能中心名义发文的编号为:公司简称中心简称字【年号】第XXX号举例说明:一级公司行政人事中心正式发文百事达行政人事字【2004】第001号一级公司财务中心正式发文百事达财务字【2004】第001号iv
10、、以一级公司职能中心名义下发的会议纪要编号为:公司简称中心简称纪字【年号】第XXX号举例说明:一级公司行政人事中心会议纪要百事达行政人事纪字【2004】第001号一级公司财务中心会议纪要百事达财务纪字【2004】第001号公文单据的使用说明I、文件报批单i、在向各级公司及领导报送日常文件(如请示、报告、计划、总结等)时使用。需填报呈报部门或人员、上报内容、附件份数及页数、申请部门、申请人、缓急程度、申请日期、相关单位或领导的审核意见、承办结果。ii、各级领导在审核或批示后,要明确填写批示意见,并注明批示日期。II、文件会签单:文件内容需两个(含)以上单位出具意见的,需经各相关单位联合会签后再报
11、上级领导审批时使用。III、发文审批单:当文件内容需正式下发时,按规定格式拟稿后,报相关领导及部门进行审核、审批时使用。IV、正式下发文件:当文件内容需正式下发时,按规定格式拟稿后报审。报审时暂不打印文号及签发人,待正式签发后,由发文部门统一授号并打印签发人姓名,并正式下发。V、正式下发会议纪要:会议纪要需按规定格式整理并报审。报审时暂不打印文号及签发人,待正式签发后,由发文部门统一授号并打印签发人姓名,并正式下发。VI、会议纪要信息摘要:需按规定格式做摘要,并附纪要上报。VII、文件传阅单:当传阅重要文件时需附此单,请阅读人员签阅。VIII、文件交换记录:用于各级秘书日常文件交换、进行收发登
12、记时使用。IX、接收传真记录:收到文件传真时登记使用。X、发送传真记录:发出文件传真时登记使用。XI、传真模板:登记发出传真时使用此模板。备注:以上分类格式及附表见附件。2、公文行文规范(1)公文流转的时间规范文件按急缓程度分为特急、加急、一般;特急文件:要求自接到文件起立即按发送范围传送到位,否则,将严重影响正常工作秩序,给公司造成重大经济或其他损失;加急文件:要求自接到文件起一小时内按发送范围传送到位,否则将影响正常工作秩序;一般文件:要求自接到文件起半个工作日内必须按发送范围传送到位。以传真形式传送的文件,需将传真机打印出的发出传真确认报告附在文件背面备查,同时确认对方是否收到,以保障文
13、件的时效性。(2)公文的传送要求正式签发的文件I、主、报送范围的确定:主、报送范围由签发人根据公文内容予以确定并负有责任。II、收文后的传送要求:i、一级公司以总经办为管理单位,指定秘书专人负责;ii、一级公司各职能中心、各部门指定本单位文员专人负责;二级公司指定行政人事部专人负责;三级公司指定内勤人员负责;iii、各级公司接到上级公司来文后,严格按传送范围立即抄送相关单位及人员;iv、各级公司公文流转责任人在接到公文后,按文件规定时限送达本单位相关领导及人员。III、阅示后文件的处理要求:i、领导签批“已阅”的有关文件,作存档处理;ii、领导有批示意见的文件,抄送相关部门和人员,原件存档。I
14、V、内部传阅文件的处理要求:本单位第一负责人在传阅文件后,需在公文传阅单上签字,转秘书存档,或以张贴、宣讲方式传阅。会议纪要的传送要求I、各级公司的会议纪要,需按规定格式负责编号存档,并抄报总经理。II、二、三级公司的会议纪要,须同时抄报一级公司及相关职能中心,再由一级公司总经办抄送职能中心总监级(含)以上领导阅示,会议纪要须与摘要一并上报。日常往来文件的传送要求I、上报文件时应遵循以下原则:上报单位需严格按授权规定向有关上级呈报文件、请示工作。除特殊情况,原则上不得越级上报或多头呈报。越级上报容易造成越级指挥,导致责权不清,扰乱授权管理体系。多头上报容易造成责权不分,指令混乱,干扰公司正常运
15、行秩序。如上报文件内容涉及两个以上单位,则需由相关单位联合会签后再报上级领导批示。II、收文的处理要求:i、建立收文登记制度,登记文件呈报的时间、呈送单位或人员、联络方式、文件名称、页数等信息。ii、依据公司制度对文件进行初审,对疑问之处予以标注。iii、当日文件必须当日报送。iv、一般文件应提醒领导在半个工作日内作出处理意见。v、加急文件应提醒领导在两个小时内作出处理意见。vi、特急文件应提醒领导尽快作出处理意见。vii、如遇领导出差,紧急文件应以电话、传真、电子邮件等有效方式立即通知有关领导,如领导暂无法回复书面意见,秘书在得到领导指示后,将领导批复意见代书,并将复印件抄送相关单位或人员,
16、按指示精神执行。III、退文的处理程序i、建立退文登记制度,登记文件退出的时间、领导的批复意见及签收记录。ii、正常情况下,每个工作日10:00前为退转前一工作日文件时间。紧急文件在接到领导批示后一小时内必须传递到位,特殊情况下,可先通过电话向相关部门传达文件精神,后补发领导批示。IV、对领导退出的文件,秘书要认真阅读领导的批示意见,并按其要求将文件退原呈报单位,并抄送相关单位。V、秘书应对领导的批示意见进行任务跟踪督办,并将督办情况汇总后报领导阅知。各执行单位也要随时与领导准确沟通,将执行结果及工作进展及时向领导汇报。3、公文的行文流程一、 公司正式签发文件流程图各级承办单位 各级签发人 各
17、级发文部门 收文单位 (不合格,修改后再报审。)各单位传阅并存档授号.用印转发.存档按授权签发按规定格式拟稿 流程说明:1、各级承办单位按公司统一格式拟写下发文件,按授权报签发人签批。文件正式签发前不打印文号及签发人姓名:(1)如需两个或以上单位会签,会签后以主要承办单位文号发文,落款处注明会签各单位名称;(2)如需两个以上单位联合签发的文件,除上述要求外,所有签发人的姓名均需在签发人处注明。签发人签批后将文件退回承办单位;承办单位将签批后的文件原件转发文部门审核。发文部门将审核不合格的文件及审核意见反馈承办单位,承办单位修改后再报发文部门;经审核合格的文件,由发文部门统一负责授号、用印、转发
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