生活秘书岗位职责.doc
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生 活 秘 书 岗 位 职 责 一、目的与原则 核心原则 1、 竭尽全力,为董事长节约一分一秒以创造更多价值,以董事长的时间为第一 时间来安排工作。 2、 提高董事长的生活标准、生活质量,注意董事长的生活习惯,确保董事长身 心健康、放松。 目的 1、 注意工作环境的改善,更创造和谐、温馨、快乐的生活氛围。 2、注重细节、敢于负责、主动工作、提高效率。 3、坚持从严要求自己,少犯重复性错误、少犯低级错误 二、 工作内容立足于衣食住行、娱乐、安全、健康、卫生等方面,具体要求: 1 、办公环境:明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐。 1)开窗通风; 2)清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次; 3)清理花木:清理花木枯叶、杂草; 4)为董事长备好茶水; 5)每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等; 6)及时清理办公、生活垃圾; 7)每周对办公室地毯吸尘一次。 2、 食物的购置(注意保质期、卫生、新鲜度),注意身体需求,每天要吃新鲜水果,定时定量并简单加工,能直接用水果叉食用,提前安排好一周(重复率不高于2次,董事长要求的主食除外)的食谱,营养要均衡,热量少为好。讲究科学营养,购买是量少次多、精品;一日两餐,注意食品的多样性,避免重复单调、乏味。 3、行动:出差需做准备,根据目的地和出差天数提前列好清单,一般包括:手机(充电器、电池)、资料、名片、相机(充电器、电池)、药、茶、洗漱用品(牙刷、牙膏、洗面奶、护肤品、洗发水、梳子、胡泡、刮胡刀)、衣物(根据天气和天数)。 4、居住:每月对董事长居住地进行两次大扫除,确保居住环境的卫生。 6、 7、 合理安排好董事长工作以外的文体、娱乐活动,礼貌提醒董事长打游戏时间不要超过两小时,中间要少时休息。每天提醒至少运动半小时。根据董事长的意志安排好董事长的 节假日生活,坚持“寓、健、乐、益”于一体,要有活动内容时间安排表和经费预算表。平日可以和董事长聊一些轻松话题,如:电影、电视的精彩片段或笑话、故事等。 8、 要注意董事长的安全,未经批准,不得将住址告于他人,更不得带任何人入住宅,不 得用固定电话对外联系、闲聊;不允许将钥匙交任何人;对外一律用小灵通或手联系。 9、 每天做好日清日节,每周做周报表,每月做月报表,要详细写清单据名称、数量单 价、合计等事项并附上小票或发票、收据,不得涂改慌报,每周报帐。平日对董事长交代的事情要做好备忘录,随时明示自己,也提醒董事长。 10、注意接电话的语音、语调、口气、态度、言辞、语速等,规范用语如:您好!伯父、 伯母等等,您有什么事吗,张总不在,有什么事我可以帮你转达?或张总回来我让他给您回电话?或您可以给张总打手机,再见!等等。在不知对方是谁情况下,不要告诉对方董事长手机号码;如对方询问董事长手机号码,应委婉拒绝,如有对方急事可以马上给董事长打电话转达,也不要告知对方董事长电话。认真作好留言记录:时间,人物,事件。特别强调的是要和蔼、友善、不急促、不粗暴。 11、注意董事长的理发、洗浴、保健、休闲、体检等事宜,并有时间安排记录表。要每天 帮助洗头,洗澡。注意董事长外出时的仪容,头发要整洁。 12、注意个人卫生,定期进行体检。衣着要干净整洁,要每天洗澡、洗手、洗脚、餐后要刷牙。不得穿奇装异服,不得浓妆艳抹,不得留手、脚指甲。 13、注意礼仪、礼貌和礼节。接待工作:即开门—问候和迎客—招待(倒茶水、上水果、 干果等)—送客,一系列要得体大方。规范用语:您好!请进。您好!请问您找谁?注意站姿、坐姿、走姿,举止动作要协调一致;与董事长外出时要注意着装,行为,不惹事生非。 14、注意居室美化和室内光线亮度,保持物品摆放整齐有序。可适时点些香蕈。如养花鸟鱼虫要定期浇花、施肥、修剪花木枯枝,定期更换鱼缸内水,并添加鱼食。 15、建立与辖地公安派出所、保安、火车飞机购票处、宾馆、饭店(四、五星级)、物业、供电、供水、供暖、供气及钟点工、保洁员等联系方式。做好生活、卫生、流 水记录,三份表的记录。 16、按照董事长的吩咐为亲朋好友、同事、下属购礼品、贺品。 17、工作方面:接送客人,妥善安排吃住玩。 18、负责董事长交办的其他事项。 三、考评办法 本着主动、热情、注重细节勇于负责、高效的原则,加强对家政管理服务人员考评。 1、 试用期原则上为三个月,优秀者可适当缩短试用期。 2、 试用人员要有周报、月述职报告。其内容大概有:做了哪些事情,成效,存在什么 问题,怎样改进工作,提高服务质量和服务效率。可以用“流水帐”的形式记录工作。 3、 家政人员要本分、聪颖、干净、利落、机灵、优秀者将在适当的时间,公司出资提 供营养、礼仪、烹饪、驾驶、保健等专业方面的培训,以提高管理服务水平。 备注 1、家政人员应具备较高的职业素养。包括诚实守信,正直善良,懂得察言观色做事细致入微。 2、要活泼开朗,工作积极主动。 4、 家政人员应立足于本职工作,端正工作态度。不能利用工作之便提出过分要求,要严于律己。 (此岗位职责制亦使用与董事长私人特别助理、公寓主管请参照试用合同管理制度 1 范围 本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励; 本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作,厂内各类合同的管理,厂内所属各具法人资格的部门,参照本标准执行。 2 规范性引用文件 《中华人民共和国合同法》 《龙腾公司合同管理办法》 3 定义、符号、缩略语 无 4 职责 4.1 总经理:龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同,并对电厂负责。 4.2 工程部:是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门;负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。 4.3 经营部:是合同签订管理部门,负责管理设备、材料、物资的订购合同。 4.5 合同管理部门履行以下职责: 4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范; 4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动,全程跟踪和检查合同的履行质量; 4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质,包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力(必要时要求对方提供担保),检查合同的履行情况; 4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章,并按编号归口使用; 4.5.5 建立合同管理台帐,对合同文本资料进行编号统计管理; 4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行,定期向有关领导和部门报告工作; 4.5.7 在总经理领导下,做好合同管理的其他工作, 4.6 工程技术部:专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责: 4.6.1 在主任领导下,做好本部门负责的各项合同的管理工作,负责保管“法人授权委托书”; 4.6.2 签订合同时,检查对方的有关证件,对合同文本内容依照法规进行检查,检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确,并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告,提出解决方案; 4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐,分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作; 4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同,建立合同统计台帐,并负责 合同管理制度 1 范围 本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励; 本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作,厂内各类合同的管理,厂内所属各具法人资格的部门,参照本标准执行。 2 规范性引用 《中华人民共和国合同法》 《龙腾公司合同管理办法》 3 定义、符号、缩略语 无 4 职责 4.1 总经理:龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同,并对电厂负责。 4.2 工程部:是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门;负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。 4.3 经营部:是合同签订管理部门,负责管理设备、材料、物资的订购合同。 4.5 合同管理部门履行以下职责: 4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范; 4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动,全程跟踪和检查合同的履行质量; 4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质,包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力(必要时要求对方提供担保),检查合同的履行情况; 4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章,并按编号归口使用; 4.5.5 建立合同管理台帐,对合同文本资料进行编号统计管理; 4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行,定期向有关领导和部门报告工作; 4.5.7 在总经理领导下,做好合同管理的其他工作, 4.6 工程技术部:专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责: 4.6.1 在主任领导下,做好本部门负责的各项合同的管理工作,负责保管“法人授权委托书”; 4.6.2 签订合同时,检查对方的有关证件,对合同文本内容依照法规进行检查,检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确,并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告,提出解决方案; 4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐,分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作; 4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同,建立合同统计台帐,并负责- 配套讲稿:
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