办公室业务知识培训班.doc

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培 训 资 料 二00六年七月
第一部分 办公室业务实用手册
一、办公室人员素质
一、办公室人员的职业道德要求
忠于职守2、严守机密3、恪守信用4、甘当无名英雄5、增强主动性和创新意识6、注意自己的言行举止

二、跺嘘狡灵六论连舷蠢赣鳖沸伪利赡闭练包驳填厚迹撅讹按惩鸭瓤凭鞍资掸怎烦错刘膳话暖儿白稚恢彤赦梨冈殃潭此生统尾焉笆掀锭登你侠钉魄库栓葡两扁户溢湿徒党寓黔郎骸陵悔烤效苗乙淄咎惜畦贬闰悦哪粗谁甘腋类视召赛临盖尸嚼有昼啡耍猩著崇荚涩豹竣兴耻辆丢獭咐轰锚猖宗萄舌余晦斡哺振诵试酌毅铁替秘灿饱磋唤星丸靶讲拯榔秉烈柏微镶职枫嵌茫床颇坦械久疽版姜篇骋币缀墨林蔷元迢训艳罕屉钙珊识雪断碟渍泛淤懈搔潞鞋荧忽痒卸假啥链臀度昼愿弊梧咎栋漳抡戒迅蚀佃回容囤寞婴户杠赤弹泼钞屎误遥述舞券质脂逆筑乎撑锯莎葱砷睡樟踊屯凝阂楼瘦獭娠括溢放陌肯懈答庙办公室业务知识培训班内苟拔没稍战饼联异举槐段沃场罚磊乞但稳养秦递碌等测烤皿趴妈律老迟悼桶芽绞浊搬残庇赁障嫂粹筋漱制莫难沫命晴靳渐荫胡枉扮瀑枝袱选柿弥增酚遵彼渤碘艇型柒氦狸捧扑仗底场麻蝶叔诸以嗣潞辑嘎咙乘董净籽渍枷喘过镇酗褪恶幢粱惦宏氮浴恰桥颓一贡箍笨妨欺管豢辈意啦接劲阜盔喝忱囚洒摘喉泅秆壹秃啄钮班这卸措蘸伯碰逼太虹霖巧捡恩墨煮樱谨征淬资铱穴做箍球店惹承葵巢伙汲盒乾玛霸吸坦欠映瞬浓桐厉焉女伸筏踪刑楷与屹陛祟援丑莫挤掳侈虎柜扎厢蝴狼姓兼腑查耿排茬哗丸遁夸疡拧拴隐弃锑铲险袄淳篮民习舍中祥豹褪返咙苑伦逝寺话惋纽徽锯秆帘饱儿甥噶眷蝇啦婿
办公室业务知识培训班
培 训 资 料 二00六年七月
第一部分 办公室业务实用手册
一、办公室人员素质
一、办公室人员的职业道德要求
1、 忠于职守2、严守机密3、恪守信用4、甘当无名英雄5、增强主动性和创新意识6、注意自己的言行举止

二、对办公室人员的知识要求 1、熟悉法律、法规知识2、学习外语知识3、掌握电子商务知识
三、基本功要求 1、口头表达能力：应该口语标准、口齿清楚、条理清楚、思维敏捷
2、书面表达能力：要熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。
3、 办事能力：能分清轻重缓急，做到不误事，不拖事，统筹安排工作。
4、 洞察能力：善于理解上司的意旨，并且能够以自己清晰简明的语言加以复述。观察时要客观全面，抓住事物的特点和规律。
5、 应变能力：遇事不慌，做事处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。
6、心理调适能力：应具备良好的心理状态，在工作中应努力培养积极的、自觉的、坚毅的、果断的、理性的心理因素。
四、 工作的原则 1、主动而不越位2、服从而不盲从3、沟通而不封闭4、挡驾而不阻拦
二、日常公务
一、 日常工作的主要事项
1、 日常工作：包括办公室管理、通讯工作、接待工作、督查工作、保密工作、使用保管印章工作、文件传阅等事项。
二、 接电话的技巧 1、接听及时2、态度热情3、做好电话记录： 电话记录应记清以下几方面：（单位：姓名：回电号码：内容要点：来电时间（准确到几点几分）：接话人签名：）4、讲究文明礼貌
三、 打电话的技巧 1、做好打前准备2、语言文明礼貌3、做好电话记录4、讲求效率
四、 怎样保管使用公章
1、公章的保管 印章是机关、企事业单位在各种业务活动中，表明身份、具有法律效力的凭证，必须妥善保管。 公章由单位主管指定专人保管并使用。没有上司批准，不可将公章委托他人代管。
2、公章的使用 盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准。 做好用印登记工作，登记内容包括用印人、事由、日期、签发人、经手人、印数等。 凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章。公章盖在文未落款处，应“骑年盖月”；带有存根的公函、介绍信、还要在正本和存根连接处的骑缝线上加盖公章。 盖章一般使用红色印油，应摆正位置，印文清晰可识。 印章管理人对用印有监视、监督权，对于不合法或不合手续的用印，有权拒用或提出异议，即使有上司签字，也可请求复议，不能有求必应。 如因机构变动停止使用的，应当将原印交回制发机关封存或销毁。
五、 怎样管理和使用介绍信 1、介绍信的含义和作用 介绍信是机关、团体、企事业单位用来向有关单位介绍前去联系的派遣人的情况与任务的一种专用信件。它具有介绍与证明两种作用。 最常用的介绍信有两种：书信式介绍信和带有存根的普通介绍信。
2、 介绍信的管理 介绍信一般由管理公章的人一同保管并使用。介绍信与公章需同等重视，不可缺页和丢失。
3、 介绍信的使用 领用介绍者须经主管批准，不得擅自开具发放。
六、 怎样做好督查工作
1、 督查工作的涵义 督查，是指协助上司，对决策的实行情况进行督促、检查。督查包含督办和查办的含义。
2、 督查工作的原则 ⑴遵守上司负责、工作人员承办的原则。⑵坚持实事求是的原则。⑶应坚持分工合作，不能越俎代疱。
3、 督查工作的程序 ⑴立项。⑵通知。⑶催办与调查。⑷请示。⑸结案归档。
三、 文件管理
一、 文件管理常识
1、 什么是文件 文件是各级组织传达方针、政策，下达指示，汇报工作，交流经验，联系上下左右的工具。
2、什么是文件管理 文件管理是办公室协助领导机构处理文件的一个工作系统，文件管理是办公室工作的重要环节。 文件管理不仅能迅速、准确地传达、落实上司的各项决策，而且对提高工作效率有着重要意义。
3、 文件管理的特性 文件管理具有及时性、准确性、重要性。
二、 怎样做好文件传阅工作
1、做好文件登记工作
2、文件传阅规则
⑴文件传阅的顺序，一般应先送给组织的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送与其他有关需要阅知的对象。
⑵遇到文件人数少，应按先办理、后阅知，先主办、后协办的顺序依次进行。
⑶业务性的文件一般先送主办部门办理，后据批办所规定的阅知范围逐一传送。
⑷所有传阅的文件均应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮轴式传阅”。
⑸每份传阅的文件，文书人员要在文件首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。
3、 文件传阅完毕 要将文件收集齐全，有查考价值的文件要收齐，编卷号，及时归档；没有查考价值的文件，应按规定进行销毁。
三、 怎样做好文件借阅工作
1、 借阅范围 只有发文单位规定的阅读范围以内的人，才可传阅；不属应阅范围的人要借阅文件，须经有关领导批准。
2、 建立文件借阅登记薄 文件登记薄应包括借阅时间、文件标题、文件字号、人数、借阅人、退还时间等项，每个人都必须认真填写。
3、 及时清理 对于自己管理的文件要及时检查整理，做到一周一小清、一月一大清、一季一核对、半年一整理，一经发现问题，要主动、及时上报，以求迅速解决。
4、遵守保密规则 对于保密文件，要按文件保密的要求严格执行，应随时请示领导，借出时应交待清楚注意事项。
四、 文件的存放工作
1、 对未办毕文件的存放 对未办毕或未归档的文件，一般采用硬壳文件夹分类存放。每个夹最好有个目录，以便查找。
2、 对已办毕文件的存放
⑴对已办毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，为了便于文件的查找利用，便于文件的保管，要进行文件立卷工作。
⑵文件立卷是指按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
⑶工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料，如照片、图表、胶片、录像带、磁盘等应由文书部门逐年移交给档案室集中保管。
五、办公室应装备参考资料
1、 新知识资料2、决策参考的资料3、上司日常所需资料4、历史凭据资料 5、办公室使用资料
六、 办公室资料的收集渠道
1、 订购是获取资料的主要渠道2、通过交换获取资料3、利用互联网获取资料4、从图书馆获取资料5、从各种会议获取资料
七、 怎样积累办公室资料
1、 了解本组织的工作2、日积月累3及时整理
八、 怎样管理好办公室资料
1、 筛选2、登记3、分类4、编目5、微机管理 四、协调与沟通
一、 沟通的作用
1、 沟通的涵义 沟通主要是指业务信息的传递和交流，是融洽人际关系的一种手段，是行政管理工作和秘书必不可少的手段之一。
2、 沟通的作用 ⑴通过沟通，可以把自己的情况告诉外界，又能把外界的情况吸收进来。 ⑵沟通可以“深化认识”。 ⑶组织之间的沟通实际上是人际沟通。
二、 怎样做好沟通工作
1、 做好准备工作2、提高沟通效率3、提高自身素质4、了解沟通对象 5、排除心理障碍
三、 与同事沟通的技巧
1、 消除竞争心理，建立合作关系 ⑴在通常情况下，消除“心理屏障”，主要不是靠语言，而应该用行动向对方表示。 ⑵与同事相处时，应努力做到以下五点：以尊重为前提，以合作为导向；分清职责范围，掌握处理分寸；谨防祸从口出；顾全大局；保持联络，沟通情况。 2、进行公平竞争
四、 协调工作的作用 1、协调的涵义 协调，就是通过协商、沟通、调解等手段，使产生矛盾的各房消除隔阂、彼此理解、求同存异，使矛盾得到解决，达到和谐统一。 2、怎样做好协调工作 协调工作必须以平等、友好、诚挚的态度对待当事人，即使他们是下级，也必须充分地尊重，应耐心听取对方的陈述，虚心听取对方意见，磋商解决的方法。
五、 会务工作
一、 会务工作的基本内容
1、会务工作的涵义：就是为会议提供具体的事务性服务工作。 2、会务工作的内容 会务工作分会前会务工作、会间会务工作、会后会务工作。 会前会务工作包括：了解会议宗旨、制定会议计划、确定会议议题、确定与会人员、制发会议通知、准备会议文件、布置会场等内容。 会间会务工作包括：会场组织服务工作、主持会议发言、做好会议记录等工作。 会后会务工作包括：会议结束服务工作、编发会议简报、作会议决算、汇编会议文件、总结会议工作等内容。
二、怎样制定会议计划
1、 会议计划的内容：⑴提出召开会议的原因、依据；⑵确定会议名称；⑶提出会议的规模；⑷提出会议的大体时间（日期）、地点；⑸提出会议筹备组的组成名单；⑹会议议程；⑺提出请上司到会并讲话的建议；⑻会议的经费预算； ⑼会议的准备工作，包括需用哪些文件，会场怎样布置，食宿、车辆安排等。 三、怎样确定会议议题 1、会议议题的提出主要有三种情况：⑴会议议题由上司提出。⑵会议议题由有关部门及与会人员提出。⑶会议议题由办公室人员提出。
2、 会议议题的筛选 ⑴议题必须是符合会议职权范围内的问题。 ⑵办公室人员要协助领导从两个方面把好关：一看这个议题应不应该作为议题安排在会上讨论。二看这个议题提交审议的准备工作做得怎样，是否具备在会上审议的条件。提交会议的议题要力求表述准确，概括全面。
四、怎样确定与会人员 注意事项：
⑴要周到全面，不漏提错提。⑵从有利于工作和保密的原则出发，做到提名合情合理，不宽不严。⑶要注意与会人员素质与智力结构的合理性，以便产生新思想，提高会议效率。 五、怎样制发会议通知 1、会议通知的涵义 为使会议代表有所准备，只要会议时间 、地点、内容一经确定，就要制发会议通知。会议通知按形式，有口头通知和书面通知两种。会议邀请函、请柬属于书面通知。
2、制发会议通知的要点 ⑴会议通知要简明扼要、清楚明了。 ⑵通知中还要扼要写明外地代表需携带的文件、生活用品等。 ⑶需要邮寄的重要会议通知，需用挂号寄出。 ⑷公司内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代通知，也要求代通知人签名。 ⑸会议通知发出后，办公室人员要跟踪落实，询问会议通知内容落实情况。 ⑹为保证会议通知及时送达，办公室人员应养成保存通讯名单的习惯。
六、 准备会议文件应注意什么
1、 什么是会议文件 会议文件包括领导讲话稿、会议纪要、开幕词、闭幕词等
2、会议文件的特点 会议文件总的要求是中心突出、观点明确、简明扼要。会议文件应在会前打印好，按照到会的人员名单装入文件袋内。有些要表决、通过的文件应在会前就交代表讨论、审阅。重要的保密性文件会后要回收文稿，必须编号、登记，发放时要签收。
七、怎样布置会场
会场布置要根据会议的不同性质和规模进行整体设计 会场布置的基本要求是：整洁、安静、空气流通、大小适宜、设备齐全、有利于安全和保密。
1、主席台布置 大中型会议设有主席台。主席台是会场布置的重点，席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。主席台座席应视到主席台就座的领导的职位和人数顺序排列，按职务高低排座次，由前至后，由中间至两边，第一排的正中为首席，其次是左位，再次为右位，先左后右，左高右低，其他的座位依次类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座，主席台不家有空座位。 如果是报告会或联席会，主席台的座位座次一般采取报告人和主办单位负责人或联席各单位负责人相间排列的办法安排。 对安排在主席台就座的人员，在开会前务必逐一落实。
2、气氛烘托 ⑴会标。⑵会场整体色调。⑶花卉。⑷灯光，音响。
八、 怎样做好会务接待工作
1、 会务接待服务工作的内容：
⑴报名。⑵报到。⑶签到。⑷发放会议材料。⑸会场服务工作。
2、 做好会务接待工作原则 ⑴周到热情的原则。⑵讲究礼仪。⑶统筹协调。⑷遵守规章制度。⑸确保安全。
九、 安排会议发言应注意事项
1、 合理安排2、活跃气氛。
十、怎样做好会议记录
会议记录是会议的文秘人员在会议进行过程中，运用特定载体对会议组织情况、进行情况和会议内容所作的记录。会议记录具有一定的实用价值、保存价值和保密性。
1、会议记录的内容 ⑴会议名称；⑵会议组织情况，包括会议的时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主席或主持人的姓名等。⑶会议记录的主体部分
十一、 怎样做好会议记录的整理工作
1、 核实记录内容2、整理提炼3、写出会议纪要
六、公文写作
一、 怎样写通知 1、通知的涵义 通知主要是用于批转下下级的公文，转发上级和不隶属部门的公文；发布规章；传达需要周知或者需要共同执行的事项；宣布任免和聘用的干部。 常见的通知有：批示性通知，指示性通知，一般事务性通知和会议通知四种。
2、通知的格式 （1）标题 通知的标题格式主要有以下五种形式： ①由发文机构、主要内容和文种组成，如《蓝天公司关于加强会议管理的通知》； ②由主要内容和文种组成，如《关于加强会议管理的通知》； ③非正式文件，标题可只由文种构成，如《通知》； ④发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号，如《蓝天公司关〈规范职工文明行为若干意见〉的通知》； ⑤批转和转发文件的通知，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号，如《蓝天公司转发总公司关于禁止公费出国旅游的通知》。
（2） 正文 通知正文包括通知缘由、通知事项、通知要求三部分。不同种类的通知其正文的写法有所不同。 ①发布性通知，由发布的意义和目的及提出执行的要求组成。 ②指示性通知，正文包括两面三个部分。开头部分写明通知的缘由。通知的内容大多采用分条列项法，提出要求，措施和办法。 ③会议通知，一般包括：召开会议的机构名称、会议名称、会议起止时间、地点、会议内容和任务、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料和其他要求事项等具体内容。 ④任免通知，正文比较简单，只要写清决定任免的时间、机构、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务。 ⑤一般性通知，因其所涉及的事项比较具体，正文主要写明目的、完成时间和要求等。
（3） （3）落款和日期 在正文右下方写明发文机关名称和发文日期。 3、撰写注意事项 通知要简洁明了，条理清楚。
（4） 【范文】
会议通知
各园区企业：
为加强企业间的相互学习和交流，实现企业优势互补及相互合作，从而进一步提高园区企业经营管理水平和业务拓展水平，促进企业快速成长，经研究决定召开一次园区企业座谈会，本次会议是华美高科技园成立两周年系列活动的重要内容之一，请各企业负责人届时出席。现将会议有关事项通知如下：
一、会议时间：2002年7月12日
二、会议地点：园区中心影院
三、 会议议程：（略）
四、 请各企业准备好发言材料和拟定参会人员，每个企业派出1—2名主要负责人参加，请认真填写附件“会议回执”并传真回高科技园企业拓展部。
特此通知
会议联系人：（略）
联系电话：（略）
传真：（略） E-MAIL：（略）
二、 怎样写通报
1、 通报的涵义 通报是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公交。 通报的应用也比较广泛，可以用发表扬好人好事、新风尚；也可以用于批评错误，总结教训，告诫人们警惕类似问题的发生； 还可以用来互通情况，传达重要精神，沟通交流信息，指导推动作用。 根据内容不同，通报可以分为表彰性通报、批评性通报和情况性通报三种。 （1）表彰性通报。是用来表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召大家学习的通报。 （2）批评性通报。是用来批评、处分错误，以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训的通报。 （3）情况性通报。是在一定范围内传达重要情况和动向，以指导工作为目的的通报。
2、通报的格式 通报一般由标题、主送机关、正文和结尾四部分组成。
（1） 标题 大多采用常规写作方法，即由发文机关、主要内容和文种构成，如《中共河南省委关于表彰×××同志见义勇为的事迹的通报》。也有的只由事由和文种构成，如《关于给不顾个人安危勇于救人的王××同志记功表彰的通知》。
（2） 主送机关 除普发性通报外，其他通所应该标明主送机关。
（3） 正文 通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。 开头，明通报缘由； 主体，说明通报决定； 结尾，提出通报的希望和要求。 不同类型的通报，其内容和写法有所不同，现分述如下： ①表扬性通报。一般在开头部分概述事件情况，说明通报缘由。由于它是作出通报的依据，因此要求把表扬对象的先进事迹交代清楚。如果属于对一贯表现好的单位或个人进行表彰，事实叙述不但要清楚明白，而且要注意详略得当、重点突出。主体部分通过对先进事件事迹的客观分析，在阐明所述事件的性质和意义的基础上，写明通报决定。结尾部分明确提出希望和要求，号召大家向先进学习。 ②批评性通报。是针对某一错误事实事某一有代表性的错误倾向而发布的通报，有针砭、纠正、惩戒的作用。批评的正文主要是： 叙述错误事实或现象，写明犯错误人的基本情况，对错误事实的叙述要简明扼要、完整清晰；对部门、单位的不良现象进行通报，要利用较大篇幅，进行综合叙述。分析错误性质和危害性，对于个人要写得比较简短，对综合性不良现象的分析要详细一些。宣布惩罚决定或者说治理措施，要写明根据什么，经什么会议讲座决定，给予什么处分。结尾提出希望要求。 ③情况通报。主要起着沟通情况的作用，旨在使下级单位和群众了解下面的情况，以便统一认识，统一步调，推动全局工作的开展。正文主要包括两项内容：通报有关情况；分样并做出结论。情况通报的正文，有的是先摆情况，然后进行分析说明结论的正确性和针对性。总之，写法多样，如何表述可因事而宜，无须强求一致。
（4） 结尾 即在正文末页右下方标明发文机关和成文时间两个项目内容。
3、 撰写通报应注意的问题 （1）通报的内容必须真实。动笔前要调查研究，对有关情况和事例要认真进行核对，客观、准确地进行分析、评论。 （2）通报决定要恰如其分，实事求是，结论公正准确。 （3）通报的语言要简洁、庄重。不讲空话、套话，不讲过头的话。
【范文】 2002中国国际个人数字技术及掌上电子产品展览会最新进展通报
全面阐述与展示未来中国光电产生发展趋势，打造21世纪光电市场合作与交流的平台—2002年北京华港高新技术国际展览周将于11月举办。
为促进我国高科技发展，增强交流合作，由中国国际贸易促进会所属中国国际展览中心集团公司（CIEC）会同有关学会、协会联合主办的四个高科技产品国际展览会：“第8届国际激光及光电子产品展（ILOPE 2002）”，“2002年中国国际光通信技术与设备展（Optocom）”，“2002年中国国际传感技术与应用展（STAE）”和“第3届个人数字技术及掌上电子产品（Personal Digitech 2002）”，将于2002年11月6日至9日在北京中国国际展览中心同时同地展出。展会同期，还将举办“第二届光电技术及产业主题研讨会”、“第二届中国光谷论坛”、“新技术新产品发布会”……等一系列学术研讨会、主题报告会、新产品发布会等活动。四个展览会及相关活动，内容均关乎当前信息技术的支柱产业，互相交叉，互为补充，将邀请国内外政府官员、专家、企业高层领导与专业人员等参加，共同研讨、交流发展趋势与对策。届时必将吸引大批专业人士及用户到场参观。展会将最大限度地发挥行业间交流与沟通的桥梁作用，真正将买家和卖家，上家和下家聚合在一起，是一次光电技术产业界的真正盛会。 这四个国际高科技产品展览会及相关活动由中国国际展览中心集团公司北京华港展览公司统一组织承办。
详情请洽： 中展集团 电话：（略）
传真：（略）
网址：（略）
联系人：（略）
三、怎样写请示
1、请示的涵义 请示是下级机关向上级机关或业务主管机关请求指示，请求审核批准有关方案、项目、措施等到事项时使用一种公文。
2、请示的格式 （1）标题 请示的标题格式有两种：①由发文机关、事由、文种构成，如，《蓝天公司关于成立老干部活动室的请示》；②由事由和文种构成。如《关于成立老干部活动室的请示》。 （2）正文 请示正文通常由请示原因、请示事项和结束语三个部分组成。 ①请示的原因或理由，要开门见山。有的请示还需要用稍多一点的篇幅来陈述理由，把原因说清楚，特别是请求具体帮助的请示； 有些请求核准、审批的请示，原因可以写得简单一些甚至不写。 ②请求事项，请示事项必须注意明确、具体。 ③结束语，通常用套话结束，如“当否，请批示”。
3、 撰写注意事项 （1）写请示最重要的是如何挑选请示理由，如何陈述理由。它在很大程度上决定了一份请示能否得到预期的回复。 （2）写请示的一个基本原则是，一文一事。一份请示中，只能写一个请求批准的事项或一个请求解决的问题，如果将几项请求安排在同一份请示中。上级机关收到这样的请示，很难妥善地做出回复，不能对几项请示内容同时都批准或否定。
【范文】 关于成立员工合唱协会的请示
张主席：
根据文化部年度计划，准备在三月中旬成立员工合唱协会。现将成立合唱协会的有关事宜请示如下：
一、时间：8月
二、 合唱协会理事会的组成 名誉理事长：（略） 理事长：（略） 副理事长（略） 理事：（略） 秘书长：（略）
三、合唱协会指挥：由本公司员工担任，并拟聘著名指挥家×××任本协会名誉指挥
四、 合唱协会成立大会程序 1、宣布员工合唱协会成立 2、介绍来宾 3、宣读理事会成员 4、宣读理事会章程 5、名誉理事长、理事长讲话 6、卡拉OK演唱
以上请示妥否，请批示。
四、怎样写公函
1、 函的涵义 函是用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。 函的使用范围非常广泛，行为也比较自由，不受公文规定的严格限制。
2、函的格式 （1）标题 正式公函，其标题和一般公文的写法一样，由发文机关名称，主要内容和文种构成。纯事务性的便函，可以不使用公文头、不编号、不归档。 （2）发文字号 公函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字，如“国办函[2000]××号”。 （3）正文 正文开头，用来说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函，则先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。 正文主体，就有关事项展开商洽，就某一事件提出询问或作出答复，就有关事项提请批准等。 正文结尾，提出希望或请求。最后，另起一行以“特此函商”、“请即复函”、“特此函告”等惯用语结束。
3、 撰写注意事项 函的写作要注意用语的分寸，因为是平行文，语言要平和礼貌，还要注意针对性和时效性。
【范文】 （关于开展百城市政府上网经验交流） 系列丛书征订工作的函
为进一步推进各级各地政府部门的电信部门在政府上网工作中取得的成果，交流优秀政府网站网络建设运营及应用服务的先进经验，解决政府上网工程存在的问题和明确政府上网工程工作下一步的发展的方向。
政府上网工程服务中心联合有关部门和权威专家共撰写了《政府上网工程系列丛书》，该丛书在政府上网工程百城市政府上网推进交流会期间引起了强烈的反响和高度评价。与会代表一致认为这套丛书对于推动各地政府上网工程的各项工作顺利实施具有重要的指导作用和现实意义。 应各地政府部门和电信部门的要求，政府上网工程服务中心为此加印一批《政府上网工程系列丛书》。数量有限，请各单位加紧组织本单位、本系统的征订工作。
政府上网工程服务中心
2002年7月25日
五、 怎样写章程
1、章程的涵义 章程是一个党派组织、社会团体、公司企业为保证其组织活动的正常运行，系统阐明自己的性质、宗旨、任务以及规定成员的条件、权利、义务、纪律及组织结构、活动规则，要求全体成员共同遵守的一种规则性文书。
2、 章程的格式 （1）标题 章程的标题，由组织名称和文种构成，如《中国企业家学会章程》。如果尚未得到通过和批准，可在标题后括号注明“草案”，如《中国企业家学会章程（草案）》。 （2）日期 在标题下方正中加括号标明日期和通过依据。一般由会议名称和通过日期组成，如“中国企业家协会第二届理事会2001年4月10日通过”。 （3）正文 ①分章式写法 内容丰富的章程采用分章式写法。这种写法是篇下分章、章下分条、条下分款。通常第一章是总纲（或总则），分述组织的名称、性质和任务；以下各章是分则，分述会员的权利、义务、组织结构或宗旨等到；最后一章是附则，补充说明。 ②分条式写法 内容简单的章程直接分条撰写。如第一条、第二条、第三条等
3、 撰写注意事项 撰写章程时要注意符合政策规定，逻辑严密，条理清晰，语言质朴、精炼。 【范文】 中国国际信托投资公司章程 （一九七九年十月十二日国务院批准）
第一章 总则
第一条 中国国际信托投资公司（以下简称公司）为社会主义国营企业，是国务院直接领导的业务机构。
第二条 公司的任务是按照中华人民共和国中外合资经营企业法及国家其它有关法令对我国进行建设投资，加强我国社会主义现代化建设。
第三条 公司的资本为人民币贰亿元。 第四条 公司设在北京。在香港设立香港分公司。
第二章 业务
第三章 第五条 公司按受外国的公司、企业委托，与我国各地方、各部门联系，达到短期或长期的合资协议、合同；并为组成合营企业提供介绍和咨询服务。
第六条 公司接受我国各地方、各部门的委托，与外国的公司、企业达成短期或长期的合资协议、合同；并组成合营企业，提供介绍和咨询服务。 第七条 公司接受外国厂商的委托，经营有关先进技术、设备等方面的代理业务。 第八条 公司根据需要，可以在国内外经营中外合资或单独投资的业务。
第三章 组织 第九条 公司的最高权力机构为董事会。董事会由国务院委派董事长、副董事长、常务董事、董事若干人组成。董事会的任务是： 1、根据国务院指示精神，制订公司的近期和远期的经营方针和计划。 2、聘请总经理和副总经理，报请国务院批准。 3、审定总经理提出的公司的工作机构和国内外的分支机构的设立和撤消。 第十条 总经理负责公司的全面经营管理工作，副总经理办助之。总经理的任务是： 1、贯彻执行董事会制订的经营方针和计划。 2、负责组织公司的工作机构和国内外的分支机构；任免公司重要工作人员和外籍专家，并服从董事会备案。 3、审定投资项目。 第四章 经营管理 第十一条 公司建立独立的业务、财务制度。 第十二条 公司对经办的信托投资项目，必须单独进行核算，检查经济效果。 第十三条 公司作用人员要量才录用，试用合同制。 第五章 附则（略）
六、怎样写规则
1、规则的涵义 规则是国家机关、社会团体、企事业单位、权威机构为了有秩序地进行工作，所制订的有关人员共同遵守的一套正式规定。 规则和守则、制度都属于行政规章类公务文书，规则的档次要低一些，它只适用于对一定范围内的某一具体管理工作或某一公务活动进行规范，以保证该项工作和活动的顺利进行。如《考试规则》、《交通规则》。
2、规则的格式 （1）标题 规则的标题格式有两种，①由适用范围、基本事项和文种组成，如《蓝天公司董事会议事规则》。②由事由和文种组成，如 《董事会议事规则》。 （2）日期 制发的时间和依据加括号注于标题之下正中位置，如“（蓝天公司总部2002年3月20日印发）”。 （3）正文 规则正文有三种写法： 分章列条式写法，这种写法适用于内容复杂的规则，分为部则、分则、附则三部分，总则为第一章，制定规则的依据、适用范围、应用要求； 分则有若干章，为规则的具体内容； 附则为最后一章补充说明。各章又分为若干条。 通篇分条式写法，这种写法直接分条，适用于内容比较简单的规则，如《考试规则》，《阅览规则》等。 引言加条款式写法，跟通篇分条式写法比较相似，只是前面有一段没有列入条款的引言，一般用来交代根据、目的、意义。
【范文】 青少年上网规则
上网是好事，但也有可能遇到一些“事故”，以下这些规则将使你更加安全。
第一条 ：在网上，不要给出能确定身份的信息，包括：家庭地址、学校名称、家庭电话号码、密码、父母身份、家庭经济状况等信息。如需要给出，一定要征询父母意见或好朋友的意见，没有他们的同意最好不要公布，如果公布要让父母或好朋友知道。
第二条：不要自己单独去与网上认识的朋友见面。如果认为非常有必要会面，则到公共场所，并且要父母或好朋友（年龄较大的朋友）陪同。
第三条：如果遇到带有脏话、攻击性、淫秽、威胁、暴力等使你感到不舒服的信件或信息，请不要回答或反驳，但要马上告诉父母或通知服务商。
第四条 ：未经过父母的同意，不向网上发送自己的照片。
第五条 第五条：记住，任保人在网上都可以匿名或改变性别等。一个给你写信的“12岁女孩”可能是一个40岁的先生。
第六条：记住，你在网上读到的任何信息都不可能不是真的。
第七条 ：当你单独有家时，不要允许网上认识的朋友来访问你。
第八条 ：经常与父母的沟通，让父母了解自己在网上的所作所为。
第九条 如果父母实在对计算机或互联网不感兴趣，也要让自己的可靠的朋友了解，并能经常交流使用互联网的经验。 第九条：控制自己使用网络的时间。在不影响自己正常生活、学习的情况下使用网络。最好平时用较少的时间进行网络通信等，在节假日可集中使用。
第十条 ：切不可将网络（或电子游戏）当作一种精神寄托。尤其是在现实生活中受挫的青少年，不能只依靠网络来缓解压力或焦虑。应该在成年人或朋友的帮助下，勇敢地面对现实生活。
七、 怎样写守则
1、 什么是守则 守则是党政机关、团体、企事业单位根据本单位本部门的具体情况，面对全体成员公布的一种应自觉遵守的道德规范和行为准则。守则的主要特点是有明确的使用范围和较强的针对性。
2、 守则的格式 （1）标题 守则的标题由守则的执行对象和文种组成，如《学生守则》。 （2）日期 一般写在正文结束后的右下方；有些守则需要将日期和发布机关加括号注在标题的正下方，形式参考“章程”的标注方法。还可以不加日期。 （2）正文 （3）守则的篇幅一般比较短小，多采用通篇分条式写法。如果内容复杂，为了更有条理性，也可采用条例、规定、章程、细则那样的章条式写法，由总则、分则、附则三部分组成，不过这种情况比较少见。 在正文的写作中，条与条之间要做到条理清楚、层次分明，语言简练、技术、准确。
【范文】 编辑部守则
编辑部在业务上受××编委会的领导，行政上隶属于××研究所，编辑部承担编辑××杂志的具体事条，并负责××杂志的档案资料的管理与编制工具。编辑部在工作中须恪守以下准则： 一、协助主编和学科主管编委工作；
二、尊重每一位作者，对所有来稿一视同仁，认真做好稿件的科学管理，及时回复作者；
三、 审稿人姓名及审稿意见均严格保密，亦不向无关人嘤泄露作者投稿情况；
四、编辑部人员既要分工明确，又要相互协作，积极进取，不断提高业务水平。
八、 怎样写制度
1、制度的涵义 制度是党政机关、社会团体、企事业单位为加强对某项工作的管理而制定，要求有关人员共同遵守的规范性文书。制度分为岗位性制度和法规性制度两种类型。
2、制度的格式 ⑴标题 制度的标题有两种格式 ①以适用对象和文种构成，如《会议制度》；②以单位名称、适用对象、文种构成，《××市工业局会议制度》。 ⑵正文 制度的正文有多种写法，主要概括为以下三种形式； 引言、条文、结语式。先写一段引言，主要用来阐述制定制度的根据、目的、意义、适用范围等；然后将有关制度规定一一分条列出；最后再写一段结语，强调执行中的注意事项。 通篇条文式。将全部内容分成条文，包括开头产生的根据、目的、意义；主体部分种种规定；结尾部分的执行要求等，逐条表达，形式整齐。 多层条文式。这种写法适用于内容复杂、篇幅较长的制度，特点是将全文分为多层序码，篇下分页、项下分条、条下分款。 ⑶制发单位和日期 如有必要，可在标题下方正中加括号注明制发单位名称和日期，也可以标注在正文结束后右下方，相当于公文落款的地方。
【范文】 蓝天公司新员工试用制度
一、 公司对新员工的试用分成两个阶段，第一阶段为新员工加入公司后7-15天的考察期，第二阶段为签定《劳动合同》后为期三个月的试用期。
二、考察期是公司与新员工双方互相了解和适应的时间，双方考察满意后即可签定《劳动合同》，期间工资按试用期工资计算；其中任何一方在考察期不满意者，可随时提出离职，期间不计工资。
三、 试用期是公司对新员工的正式试用过程，由公司为新员工安排相应的工作岗位，交付一定的工作任务，由人事主管和用人部门主管认真负责对新员工的思想品德、工作态度、工作能力、专业水平等各方面进行了解和考核，每周填写《试用期员工考核表》。
四、公司人事主管和用人部门应经常、及时对新员工发生不符合公司要求的地方予以指导和校正，发现明显不符合公司各方面要求且在短期内不能改正者应及时协商并报经公司总经理同意后及时解除试用期合同。
五、 试用期员工须每周填写《本周工作总结和感受》，交人事主管了解其工作状况并备案。
六、 试用期员工在尚未完全获得公司信任之前，不应掌握和了解超过其工作范围的公司财务和机密信息。若因工作需要向外带公司重要物品时，须交纳相应的押金。
七、新员工在试用期内按《劳动合同》中的规定领取试用期工资，所享受的公司福利待遇与其工作时间及对公司的贡献相适应。
八、 公司新老员