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商务邮件礼仪.格式.doc
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1、邮件礼仪目录一、关于标题电子邮件的灵魂所在二、关于称呼与问候细节中体现尊重三、正文关乎成败的主干部分四、结尾签名彰显你的职业化五、正确使用发送、抄送、密送一、关于标题电子邮件的灵魂所在 主题要提纲挈领,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。1. 一定不要空白标题,这是最失礼的。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键,也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。2. 标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用才能显示完你的标题。3. 附上邮件出处。对外邮件,最好写上来自*公司的邮件,如:分点渠道陈节雷,以便对方一目了然又便于留存;对内邮件,要加上部门和
2、姓名,如:运营管理部陈节雷。4. 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”。5. 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。6. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。7. 主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。示例: 有错别字 标题太长 乱码 无主题 无发件人 空白 无发件人P 主题简短明了 有发件人二、关于称呼与问候细节中体现尊重1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度1) 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌
3、,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼如:“各位同事”、“各位领导”2) 如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。3) 不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。4) 称呼是第一行顶格写。2. Email开头结尾最好要有问候语1) 最简单的开头写一个“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。2) 结尾常见的写个“祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此
4、致敬礼”。注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。示例: 无任何内容 称呼没有顶格,问候语没有换行空两格 无称呼和开头问候语 无问候语 落款没有空两格三、正文关乎成败的主干部分1. Email正文要简明扼要,行文通顺1) 若对方不认识你,第一件应当说明自己的身份,姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事,别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息
5、应在签名档中表明。2) Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述3) 正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。2. 注意Email的论述语气1) 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。2) 尊重对方,请、谢谢之类的敬语要经常出现。3) 电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确如果
6、事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论4. 一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度6. 选择合适的语言和字体中文用宋体或新宋体,英文用Verdana或Arial字型,字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最
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- 商务 邮件 礼仪 格式
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