XXX房地产代理公司员工手册-作者.doc

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XXX房地产代理公司员工手册
作者：亚霖 时间：2006-1-17 字体：[大] [中] [小]
目    录
目    录. １
第一部分  关于公司和创始人. ２
第二部分  企业文化. ３
（一）      公司战略. ３
（二）      企业精神. ４
（三）      公司理念与文化. ７
（四）      公司员工行为准则. ７
第三部分&nb
sp; 行政办公制度体系. ８
第一章      员工规范. ８
第二章      考勤及请假管理制度. ９
第三章      出差管理制度. １１
第四章      文书管理制度. １４
第五章      档案管理制度. １４
第六章      保密管理制度. １６
第七章      印鉴管理制度. １７
第八章      办公用品管理制度. １７
第九章      司机管理制度. １９
第十章      办公车辆管理制度. ２０
第十一章      计算机使用管理制度. ２１
第十二章      会议管理制度. ２２
第十三章      合同管理制度. ２５
第四部分  财务制度体系. ２８
第一章      现金和支票管理. ２８
第二章      发票及有价证券管理. ２８
第三章      借款和报销制度. ２９
第四章      关于非独立核算的子项目财务管理办法. ３０
第五章      固定资产、低值易耗品管理. ３２
写在篇后——关于管理制度体系. ３４
第一部分  关于公司和创始人

（一）
    河北XX房地产经纪有限公司(前身河北XX房地产咨询顾问有限公司)成立于二零零四年六月，注册资金50万元。主营各类商务楼盘的租售代理及特色商品房的组市销售，尤其对各种原因闲置的国企旧楼商务开发和整合盘活有独到的经验，也取得了骄人的业绩。
    公司成功地代理了河北贸易大厦、天成商务楼、电子展销中心等楼盘的策划、招租；配合河北贸易大厦的企业改制工作，全权代理其的分割销售，大厦主楼及辅楼各层已大部售出；公司还与石家庄建工集团合作，在和平路黄金路段创办“XX商务会馆”；与中京大酒店合作开办房产异地置业中心，首创海量采盘规模经营新模式，广纳近至威海、秦皇岛，远到北海、海口、三亚的多样式品位一线海景房。
    公司还下辖河贸后院餐厅、石门公园“三字禅茶院”；投资建成位于中华南大街的“清风茶楼——中华店”； 直接管理的“清风茶楼——中京店”也于05年6月正式开业
    公司创始人历经多年商海之沧桑风雨，明彻成功创业之真知卓见，深味人生真谛，始凝聚出：“明理厚德，和衷精业”的企业精神。公司从战略的视角统驭企业的一切经营活动，“跳出思维定势，突破地域局限，细分市场需求，独辟运营蹊径”；以:“欣赏和尊重、责任和极致、激情和精进、完善和成长”作为企业文化的主旋律，力求打造一支正直做人，诚信做事，崇礼尚德，务实进取的团队，我们要让冰凝、冷滞的钢筋水泥世界蕴涵诚挚的真情,让关爱藉由我们的不懈努力流向千家万户！
    让梦想与期待伴随XX一起飞翔，这里一定会给每一位员工施展才华的天地，铸就辉煌的舞台！

（二）
    公司创始人XXXX先生在商海游弋多年，曾涉足诸多领域，既有成功之喜悦，又深刻体验创业之坎坷。此前投身茶艺事业，创办清风茶楼，伴随着“清到兰花品，风送谷雨茶”的脍炙人口，清风茶楼蜚声石门。此间为中华茶艺所依托的传统文化和佛家智慧深深吸引，开始思考“入世安身”与“心在物外”的和谐统一，对佛家的精深、超然、悲悯和威仪生出无限景仰，人生为之豁然，寻即皈依三宝，号XX居士。
    在世入世，在商言商，闹中立业，静处安身。2004年，河北XX房地产咨询顾问有限公司（现更名为河北XX房地产经纪有限公司）正式创建，一年来，桃李英才齐聚麾下，金贵良机纷至沓来。有道是：“随分耕锄收地利，他时饱满谢苍天。”今日XX事业，如朝阳之奔中天，XX众人龙骧虎步，正以“安平知命”之胸怀，成就“腾达傲世”之伟业。
第二部分  企业文化
（一）公司战略
“跳出思维定势，突破地域局限，细分市场需求，独辟运营蹊径。”
一、我们的过去——项目优势战略
XX公司初涉房产，主营商务楼盘的代理，获得了不俗的成绩，可观的积累和宝贵的经验。
二、我们的现在——项目品牌战略
保持传统优势，立足另辟蹊径，创建XX房产异地置业中心，高位出击，倾力打造XX品牌，弘扬企业文化。
三、我们的明天——项目多元化战略
我们要做好今天的事，我们还要突破局限，涉足项目前期的业务，进入与民生更贴近的二手房市场，创建一流大师级的策划团队和研发队伍，……。
成就明天的梦想——我们必将做到今天还想不到的！
（二）企业精神
    XX的企业精神，体现为XX人之精神，XX以人为本，人亦是XX之本。XX精神之于人，简言之：“明理厚德，和衷精业。”
一、明理厚德篇
    《大学》开篇：“大学之道，在明明德，在亲民，在止于至善。” 所谓“明明德”，就是发扬光大人所固有的天赋的光明道德。
    《周易》：“君子以厚德载物。” 意思是说，以深厚的德泽育人利物。
    《大学》中还说：“古之欲明明德于天下者，先治其国。欲治其国者,先齐其家。欲齐其家者,先修其身。欲修其身者，先正其心。欲正其心者，先诚其意。欲诚其意者，先致其知。致知在格物。”
古人对人的培养要求可归结为“格物、致知、诚意、正心、修身、齐家、治国、平天下”。 “格”为“推究”之义，“致”是“获得”，“格物”所“致”的“知”是指伦理和道德原则；所谓“诚意”，就是要不自欺，要慎独。在与别人相处时是这样，在独处时也应该是这样。内心如此，表现于外更是如此，即所谓“诚于中形于外，故君子必慎其独也”；所谓“正心”，就是教人防止个人感情、欲望的偏颇。“身有所忿愤则不得其正，有所恐惧则不得其正,有所好乐则不得其正,有所忧患则不得其正。”人们不可能完全避免忿愤、恐惧、好乐、忧患等感情，但预防、克制不正当的心态、欲望是可行而必要的；“修身”是格物、致知、诚意、正心所要达到的目的，即把个人修养日臻完善，这是中国古代培养人的最高要求，只有这样才能“齐家”、“治国”、“平天下”。
   具体如何实践于今天的生活与事业，管仲在《管子·版法解》中还有一段论述：“明君审察事理，慎观终始，为必知其所成；成必知其所用；用必知其所利害。”
    意思是说，做一个明理达情之人，就要认真观察事物的内在规律，详慎分析事物起始与终结的全过程。做事之前必知其成就如何，知其成就如何还要明白其作用何在，明白其事的作用，更要知其利害关系。
    我们所崇尚的“明理厚德”，是以中华优良传统为基础，结合现实社会处世立业的必然要求，一言以蔽之，即“扬中华传统文化之精粹，积仁义礼智信之德行。”
所有的XX人，都应以“明理厚德”自勉。
二、和衷精业篇
    “和衷”二字，出自《尚书●皋陶谟》：“同寅协恭和衷哉。”意为众人（同僚）同心协力。“精”者，乃是“专一，精诚，精致”之意。“和衷精业”，是期望我XX员工，能和衷共济，铸就精业。
    工作场所，小小天地，你来我往，摩肩擦踵，如何才能达到“和衷”呢？
    我们认为，首先要做到的，是“常怀克己之心，闭却是非之口”。 
    《论语●卫灵公》有这样一段：
    “子贡问曰：‘有一言而可以终身行之者乎？’子曰：‘其恕乎！己所不欲，勿施于人。’” 孔子的话是说：“大概是‘恕’罢！自己所不想要的任何事物，就不要加给别人。”
    永远善意理解他人，经常进行换位思考，所谓“责人之心责己，恕己之心恕人”。
    第二个要求是，彼此 “心怀善意”、“以诚相待”。
    有一个故事，北宋英宗赵曙初即位时，有一天，慈寿皇太后送一封密信给当朝宰相韩琦，内称皇上和其生母高太后都对她不尊敬，还有“为孀妇作主”这样的话，并密令宦官伺机替她报仇。韩琦见信后，只淡淡地说：“领圣旨。”
    第二天，要上朝议事，韩琦借口家有急事，请求晚上朝。过后，韩琦上殿单独面见皇上，说：“我不敢惊动圣上，但有一封信必须请皇上过目，要当面说清楚，只是不能泄露出去。”韩琦接着说：“皇上能有今日，全赖慈寿太后之力，这个大恩不可忘记。虽然她不是你的亲生母亲，但要多尊重她，自然也就平安无事了。”皇上说：“请相国明示。”韩琦说：“这封信上所说的话，我可是担当不起，希望皇上能把它秘密烧掉，如果泄露出去，挑拨离间的人就会乘机而入。”皇上颌首称是，依言而行。从此以后，两宫太后关系融洽，没有人看得出她们原先曾有过矛盾。
    贤德的宰相能够为国尽力者，都是能当面谈出肺腑之言，成就了宋朝初年的兴盛。XX公司创业伊始，诸位同事当能精诚团结，待日后宏业广举之际，大家勿忘“心怀善意”、“以诚相待”，那么，任何不和谐的事情，也能得到圆满的解决。
    还要注意的是，孔子说过：“君子成人之美，不成人之恶。小人反是。”
    什么叫成人之美呢？君子自己很善良，也希望别人善良，看到别人善良自己也很高兴；君子自己很能干，也希望别人很能干，看到别人很能干，自己也很高兴，这就叫成人之美。看到别人的过错怎么办？不是去横加指责，而是希望他能改。如果他朝有过错，夕能改或夕有过错，朝能改，还是要和他结交。什么叫成人之恶呢？别人有了过错，担心有人会议论他，如果你出来为他辩护，帮他掩盖过错，这样他就无意去改正自己的过错，你这样做，就是成人之恶了。
    我们不肯定“巧言令色”之人，更不认同“讦以为直”之举。我们希望大家真诚赞赏他人优点，善意宽容他人错误，诚恳耐心互相帮助，实现共同提升。
总之，大家相聚是缘，同事是福，宽宥为怀，互助为乐，以纯善挚情，共同创建XX长久和谐无往不胜的企业文化。
（三） 公司理念与文化
经营理念： 心存感激，衷怀敬意，诚信为本，善为人谋
文化主旋律: 欣赏和尊重,责任和极致,激情和精进,完善和成长
企业宗旨:  造福社会，发展自我，提高效益，回报员工
企业核心价值观: 与所有的人共赢
（四）公司员工行为准则
精  要:  忠于公司，精于事业，珍视自己，欣赏他人。
一、爱我中华，遵章守纪
二、恪尽职守，服从管理
三、明理厚德，和衷共济
四、精于事业，顾全大局
五、好学不倦，博观约取
六、 加强修养，崇礼尚义
七、注重形象，文明用语
八、欣赏他人，珍视自己
九、忠于公司，保守机密
十、惜时爱物，追求效率
第三部分  行政办公制度体系
第一章员工规范
第一条       办公仪表规范
1、着装：庄重得体，不着透、露、不羁时装；
2、发式：整齐大方，不染发（黑发除外），不留怪异发型；
3、化妆：淡雅协调，不浓抹重彩，不佩戴夸张的饰物；
4、手臂：保持清洁，不留超长指甲，不染彩色指甲；
5、面容：神采谦和，不骄横傲慢；
6、语言：文明儒雅，不急躁粗鲁；
7、站姿：端正挺直，不弓腰驼背；
8、坐姿：正襟稳重，不疲塌倦怠；
9、行为：坦荡正派，不搬弄是非。
第二条       办公行为规范
1、公共办公区禁止吸烟，吸烟请到指定区域；
2、办公环境应保持安静，不得喧哗，接打电话应尽量不影响他人；
3、 办公桌桌面摆放整齐，除电脑、电话、文件架、文具盒、口杯、适量工具书及必备的工作用品外，不得摆放其他无关杂物；
4、阅读报刊应保持其完整序列，阅毕放归指定位置，不要将不同报纸混乱放置；
5、上班时间不要长时间会私客，不许玩电脑游戏、网上聊天，不要做与工作无关的事；
6、每日下班前整理桌面，将办公区各物品摆放整齐，重要资料要收起锁好，每个办公区域应指定专人检查门窗和电器的关闭情况。
第三条  环境卫生规范
1、员工有维护办公环境卫生和制止他人不文明行为的义务；
2、 员工应在上班时间前10分钟之内到达办公室，共同搞好工作区域的卫生，按时科学养护观赏动植物；
3、养成良好的卫生习惯，不随地吐痰，不乱丢纸屑、杂物，上班时间不许在办公室内吃零食；
4、在工作场所发现纸屑、杂物等，应随时捡起放入垃圾筐，以保持工作场所的清洁；
5、定期清理办公场所和个人卫生，逢重要节日，公司各部统一进行大扫除，管理部负责安排、监督、检查各部卫生情况。
第四条       语言规范
1、 公司员工工作时间在工作场所必须讲普通话；
2、与他人交谈，要面带微笑，不要反应冷漠；要认真倾听，不要随意打断别人的话；要专心致志，不能心不在焉；
3、 语言得体严谨，尊重对方民族感情和宗教禁忌。使用“您好”、 “请” 、“谢谢”、“对不起”、“请关照”、“不客气”、“再见”、“请慢走”、“您走好”等文明用语，严禁说脏话、恶语。
第五条 人际交往规范
1、尊敬上级，关心下属，尊重同事，通力协作，营造和谐的工作气氛；
2、克己恕人，谦逊和善，以诚相待，赞赏他人，营造和睦的人际关系；
3、尊重差异，善意沟通，相互理解，不固执己见，寻找融洽合作的方案；
4、胸怀坦荡，开诚布公，不歧视，不厚此薄彼，不搬弄是非，不搞飞短流长；
第六条  本规范有不妥或不完善之处可随时修改或补充，解释权在管理部。 
第二章           考勤及请假管理制度
第一条       工作时间
（一）公司员工实行每周六个工作日合计四十二小时工作制。周六、周日可选一日作为工休时间；
（二）公司作息时间为：上午8：30——12：00；下午2：30——6：00；
（三）部分岗位因工作性质或特定需要，实际作息时间可作弹性调整。
第二条  考勤办法
（一） 公司总部的考勤由公司行政助理或内勤负责；各项目部的考勤由项目内勤或经理助理负责；
（二）   考勤周期为每月一日至当月月末，负责考勤的工作人员应逐日完整记录员工的出（缺）勤情况，并于次月三日前将月份考勤记录汇总并张贴公示，员工如有异议，应于次月六日之前到考勤员处复核，次月六日考勤员将考勤结果报送管理部和财务部；执行打卡制度的部门考勤情况以打卡记录为准；
（三）员工未在规定时间到达工作场所，视为迟到；未到下班时间离开工作场所，视为早退；未经请假不来上班视为旷工；员工因公务错过打卡时间，应呈递《延误打卡情况说明》，经主管经理签字后，于次日上午十时之前送考勤员留存；凡个人原因错过打卡时间，一律自行承担责任；
（四）员工因公外出，早上必须先到公司报到，下午下班前必须返回公司，特殊情况无法返回者须电话报请部门主管批准；
（五）因工作需要晚上加班超过20：00（以打卡为据），公司提供4元的晚餐补助；因工作需要晚上加班超过22：00，次日上班时间可递延一个小时（以打卡为据）。但须提前填写加班申请单（特殊情况可事后补填），经主管经理签字批准后，于次日下班前交考勤员收存（执行弹性或错时工作时间的员工不适用本规定）；
（六）因工作需要节假日加班，可以在其他时间安排倒休，或与请假相抵。
第三条  休假种类和假期待遇
（一）例行假日：“五·一”、“十·一”、元旦、春节。休息天数同国家规定；
（二）病假：员工因病请假，二天以内，由部门主管批准；二天以上，五天以内，报行政总监批准；五天以上，须出示正规医院诊断证明，并报总经理批准；
（三）事假：员工因事请假，二天以内，由部门主管批准；二天以上，五天以内，报行政总监批准；五天以上，报总经理批准。
（四）部门主管或项目经理以上级别任职人员请假由总经理直接批准；
（五）未经批准，擅自离岗者，按旷工处理；
（六）例行假日和工作年休假正常记薪；除因公负伤外，其他病事假一律按日扣薪。
第四条 奖惩：
（一）奖励：日历年度内无迟到、早退、旷工记录，累计病事假天数少于加班天数者，酌情奖励100~500元；
（二）  迟到或早退一次（半小时以内）罚款5元；迟到或早退一次（超过半小时，不足一个小时）罚款10元；迟到或早退一次（超过一个小时）视为旷工半日；
（三）扣除一日基本工资：月份内，迟到或早退（半小时以内）达到三次；迟到或早退（超过半小时，不足半日）达到二次；旷工半日一次；
（四）扣除三日基本工资：月份内旷工一日者；月份内旷工半日累计达二次者；
（五）  扣除六日基本工资：月份内旷工二日者；月份内旷工半日累计超过二次、未达五次者；
（六）辞退：月份内旷工半日累计达到（或超过）五次者；连续旷工达三日（含三日以上）者；年度内累计旷工5日者。
第五条请假程序：员工请假，需填写请假申请单，经部门经理审批后提交管理部，按审批权限获准后，方可离开。特殊情况，可事后补假。
第六条 本制度解释权在公司管理部。

第三章  出差管理制度
第一条目的与范围
本办法所述出差，系公司以及各下属项目部的员工奉派外出办理公务者，目标地点不在石家庄市行政区域内或当日无法返回的情况，其差旅费之报支适用本办法；境外出差（含港、澳、台）不在本规范之内。

第二条出差申请程序
(一)  出差前应填写"出差申请单"。出差期限由出差事务委派人视情况需要，依照程序事前核定。
(二)   出差人凭核准的"出差申请单"向财务部暂支相当数额的旅差费，返回后一周内填具"出差旅费报支单"，并结清暂支款，无故未于一周内报销者，财务部应于当月工资中先予扣回，等报销时再行核付。
第三条出差的审核决定权限如下：
(一)  异地置业部成员出差：六日以内（含六日）由项目负责人自行核准，六日以上须上报总经理核准，项目负责人本人出差须报知总经理核准；
(二)  其他项目部下属员工两日之内出差，由该项目负责人负责审批；出差天数在两日之上或项目负责人亲自出差应由总经理核准。
(三)  公司总部成员出差一律由总经理审核批准
第四条出差期间除正常计薪和报支相应差旅费外，不再计算加班费，适逢重要假日出差，可另行安排时间倒休。
第五条出差旅差费项目
分为交通费、住宿费、伙食费、通讯费等，具体标准见第七~十条。
第六条出差时间、路线的变更
(一)  异地置业部成员出差途中因实际工作变动需要或遇意外疾病、自然灾害等特殊情况，经电话请示项目负责人批准，可提前返回、延时返回或变更原定出差路线；
(二)   公司其他部门员工出差遇上述情况，直接电话请示总经理批准后，可提前返回、延时返回或变更原定出差路线；
(三)  未经许可，因私事自行延长出差时间或变更出差路线，超出时间及绕道路程不予报销旅差费，并扣除额外耗费时间的全部薪金，视情节轻重给予相应的处罚。
第七条交通费标准
(一)  XX员工出差可乘坐火车硬卧、硬座，各类长途汽车、轮船以及同规格陆地及水面交通工具，遇有民航飞机票价下浮或打折至金额相当于同程火车硬卧水平，经公司行政总监核准，也可选择飞机旅行；
(二)乘坐各类交通工具，应取得运营公司的票证存根或旅行社的购票证明单据实报支旅费。
(三)   因急要公务或其他特殊情况需要搭乘飞机者，应事先上报公司行政总监，经获准方可凭飞机票据实报支旅费。
(四)  在出差目的地市内出行
1.公交汽车、无轨电车及地铁等交通工具资费一律实报实销（自行观光的交通费自理）；
2.公司副总（总监）出差，可根据需要自主选择适当交通方式（含出租车），据实报支；
3.其他人员下列情况可酌情选择乘坐出租车，但异地置业部员工返回公司后须向项目负责人作出书面说明，公司其他部门员工出差返回公司后须向公司行政总监作出书面说明：
① 出行目的地在市区以外且公共交通不方便；
② 非正常天气或夜间急务；
③ 对方地位、规格需要；
④ 其他特殊需要；
(五) 公司自派交通工具者，可据实报销燃油、过河过桥、高速、停车以及合理的维护维修费用。
第八条住宿费标准
(一)  XX员工出差住宿标准为：
① 出差目的地为北京、上海、广州、深圳，普通员工住宿最高标准为：100元/人·天；
② 出差目的地为各省会城市或沿海较发达地区，普通员工住宿最高标准为：80元/人·天；
③ 出差目的地在上述地区之外，普通员工住宿最高标准为：50元/人·天；
④ 公司中层管理人员住宿最高标准为普通员工的标准乘以系数1.3，公司副总（总监）住宿最高标准为普通员工的标准乘以系数1.5；
⑤ 最高标准之内的住宿开销可据实报支；
⑥ 其他特殊地点（如旅游景区等），或特殊应酬需要，住宿标准必须超标的，应由出差事务委派人事先与公司行政总监协商具体核定。
(二)  XX员工出差报支住宿费天数为实际住宿天数，遇有接待单位免费提供住宿或当地亲友提供住宿，无住宿费凭据的，不予报支住宿费；
(三) XX出差员工夜间旅行未乘坐火车硬卧（含硬卧以上标准），当日也未安排住宿的，可按30元/人·天给予补贴；
第九条伙食费标准
(一)  XX员工出差享受相应天数的伙食补助，具体标准为：
① 出差目的地为北京、上海、广州、深圳，伙食补助标准为：40元/人·天（早餐：5元；中餐：20元；晚餐：15元）；
② 其他地区，伙食补助标准为：30元/人·天（早餐：5元；中餐：15元；晚餐：10元）；
③ 因业务往来需要宴请、交际（含洗浴、娱乐等）的，应由出差事务委派人提前向公司行政总监请示获准，并具体核定规格标准，方可据实报支；
④ 接待单位代为预定食宿，超过公司规定标准的，经由出差事务委派人向公司行政总监汇报获准后，可据实报支。
第十条通讯费标准
公司员工出差身处外地发生的通讯费规定如下
(一) 公务用电报及固定电话费根据取得电信局的发票可全额报支；
(二) 公务邮寄费可根据取得的邮政局发票证明全额报支；
(三)  在外使用手机的话费，根据运营商提供的话费详单据实报支
(四)  异地置业部的员工常务性出差，且目标地点较为固定的，经项目负责人审核批准，可办理异地手机卡，符合方便、经济、实用的要求，据实报支通讯费。
第十一条未在出差旅差补助项目范围内的其他必要开支，经总经理审核批准，可酌情报支。
第十二条市内及短程(一日内)出外办理公务的人员，因公误餐的，除据实报支行车资费外，另可报支误餐补助10元/人·餐。
第十三条公司外派驻外机构员工可酌情给予补贴。

第十四条奉令异地调遣的人员，可以比照以上条款报支各项必要开销。
第十五条本制度经总经理审核批准，自公布之日起实行，各项差旅费标准会根据需要适时修订。
第十六条　本制度未尽事宜可上报公司行政总监酌情处理
第十七条  本制度解释权在公司管理部。

第四章           文书管理制度
第一条 公司总部的文件由管理部负责起草，行政总监审核，公司总经理签发；公司下属各部门的文件由各部门自行起草，主管副总（总监）审核，总经理签发。
第二条 经总经理签发的文件，原稿由管理部加盖公章后统一存档备查，需要外传的另行打印加盖公章后传阅。
第三条 机密文件，拟稿人应该在页眉处注明"保密"字样，并确定传阅范围。
第四条  公司总部文件统一由管理部负责发送，各部文件自行发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项在《文件接收登记表》上登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。
第五条 传阅性质文件资料由送件人负责收回，对于公司决策性的文件，管理部应专人及时给予督办落实。
第六条 文件传阅或管理过程中出现问题，造成不良影响的，将追究有关工作人员的责任。

第五章           档案管理制度
第一条 本制度所称的档案，是指：
1、 各类公司制度性文件；
2、公司人事资料、会议记录纪要等；
3、公司各类合同、契约及各类手续、证照文本；
4、公司各部门及员工在从事业务、经营、管理、公关策划宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录；
5、其他需要存档的资料。
第二条  档案管理由行政总监统一领导，各部门自行安排专人负责接收、收集、整理、保管本部门档案；人事部负责整理和保管公司人事档案资料；管理部负责接收，收集、整理、保管应由公司总部保管的档案资料，并提供其利用服务，同时监督各部门的档案工作。
第三条 档案的管理期限：区分不同价值确定保管期限：短期（1年）、长期（3年）、永久。

第四条 过程管理：
1、属于公司总部保管的档案：公司及各下属部门的内勤资料员做好平时文件的收集整理工作，并在事件结束后或在每季度的第一个月的十日前将上季度应归档的文件整理成册移交公司管理部，核定保管期限后集中保管，任何人不得据为己有或私自处理。
2、属部门保管的档案：在每季度第一个月的十日之前将上季度应归档的文件汇编成册，并将目录上报管理部。
3、属部门保管的档案，保管期限由部门经理核定，标志后分别存放。
第五条 监督：管理部根据各部门上报的档案总目录，进行定期或不定期的检查，监督各部门档案的管理工作。
第六条  销毁：到期的档案销毁须报请行政总监批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在档案销毁清单上签字。
第七条  借阅：因工作需要借阅总部保管档案资料的，应请示部门经理和行政总监，经批准后在指定地点查阅；因工作需要借阅部门保管档案资料的，应请示主管总监批准，在指定地点查阅；未经许可不得私自将公司重要的文件材料带离保管处；确因工作需要外带，需办理档案外借手续，填写《档案借阅单》，经行政总监或主管总监核准后方可带出，用毕归还。阅档人对所借阅档案须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
第八条  复制：因公务确须复印公司文档的，应请示部门经理和行政总监批准，并在使用后将复印件交还档案保管部门。
第九条   备份：公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
第十条   对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理制度》规定管理。
第十一条    员工有下列行为之一，依据《公司奖惩制度》，给予相应处罚，情节严重构成犯罪的，依法追究法律责任：
1、 因工作失职造成档案丢失或私自毁损、销毁公司档案；
2、   私自向外界提供、摘抄、复制公司档案；
3、  私自涂改、伪造档案；
4、 档案管理者个人原因未及时上报归档或管理不善造成损失；
5、 未按手续就私阅、外带档案资料者（档案管理者同罚）。
第十二条    本制度适用于XX公司全体员工，解释权在管理部。
第六章           保密管理制度
第一条       保密事项
1、 公司的重大决策或重要会议决议中尚未公开宣布的事项；
2、 公司尚未付诸实施的战略规划、重大项目方案或措施；
3、 公司获得的同类行业（产业）动态或相关案例；
4、 非公开的规章制度、计划安排；
5、 各类财务凭证、帐簿、数据资料和报表；
6、员工工资和奖金及人事档案资料；
7、公司证件、证书和印鉴；
8、 公司与其他单位签定的合同、协议；
9、 其他经公司确定或注明保密的文件资料；
第二条   除各类财务报表和员工工资奖金记录外，其他各类保密文字资料应注明“保密”字样，各类保密资料拟订、收发、传阅、复印和保管由行政总监指定专人负责。
第三条       涉及公司机密的会议活动应当按保密范围确定参加人员，选择具备保密条件的会议场所，并予以指明哪些内容应当保密。
第四条       了解秘密的人员应当遵守保密制度，防止秘密外传，各类保密材料的操作人员(拟订、打印、收发、保存、携带等)应妥善操作，防止失密。  
第五条       公司各部门员工都有保守公司机密的义务,须遵守下列规定:
1、不得私自携带密件外出，查阅、复印保密材料须经部门主管和行政总监同时批准，并由专人督办；
2、在对外宣传、交往或合作过程中提供的资料可能涉及公司机密的,须提前请示总经理并获批准；
3、 不应在公共场合谈论公司机密，私人交往或通信不得涉及公司机密；
4、不该看的不看，不该问的不问，不该听的不听，不该说的不说，不该记（摄、录、拍）的事，不要记（摄、录、拍），不自行索取其他部门的资料。 
5、 特殊情况意外了解公司机密的范围外员工，有义务保守公司机密。
第六条   任何员工发现公司机密泄露都应立即报告相关负责人同时采取补救措施，相关负责人接到报告后应立即作出相应的处理。
第七条   对于故意或过失泄露公司机密的,依据公司《奖惩制度》，视性质和后果给予当事人适当处罚。
第八条  本制度适用于XX公司全体员工，解释权在管理部。

第七章           印鉴管理制度
第一条       基本要求
1、 公司公章及各专用印鉴要责成专人负责保管；
2、 印鉴要有专柜保管，用后及时上锁，如有被盗、遗失、损坏情况发生应立即上报；
3、 使用印鉴一般不准离开办公室，特殊情况携带外出须经行政总监批准。
第二条   用印程序
1、 审核：印鉴管理者负责审核用印事由，凡符合用印规定的，要填写“印鉴使用登记簿”。
2、签批：印鉴管理者携“印鉴使用登记簿”请公司行政总监在“主管领导审批意见”一栏内签署明确意见。
3、 用印：公司行政总监同意用印后，印鉴管理者方可用印，用印后，印鉴管理者将“印鉴使用登记簿”留存备查。
第三条  各下属部门有自备印鉴的，基本要求和用印程序参照上述规定，审批权限在部门经理。
第四条    印鉴管理者违规用印，一切后果由本人承担。
第五条    本规定未尽事宜，由部门主管（或当事人）请示行政总监处理。
第八章           办公用品管理制度

第一条       为保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本制度。  
第二条       本规定中的办公用品包括：
1、 办公桌椅、办公电话和员工日常工作所需的办公文具用品；
2、 文件柜、复印机、传真机、打印机、扫描仪、数码照（摄）象机、笔记本电脑等办公设备；
3、 公司购置的书籍、杂志和报刊；
4、 公司购置或建造的其他服务于办公的物品。  
第三条   新员工到岗之前，人事部应通知管理部为其配置一套桌椅及一套办公用品。
第四条    员工日常办公用品的领用：
1、 公司员工领用办公用品须到管理部填写“办公用品领用登记”。
2、 公司员工应当自觉爱护公司财产，节约使用办公用品。
第五条       申请购买办公用品的程序：
1、   管理部行政助理填写《办公用品购置申请表》；
2、  交于公司行政总监审批签字；
3、 填制财务借款单预借购物款，经批准后出外购买
4、返回后实物及时入库，根据实际数量金额填制《办公用品领用登记表》；
5、 除少数使用量大的消耗品外，一般办公用品按需购入，即进即出，不留库存。
第六条   公司电话不得私用，公务电话应注重礼节和节约，简明扼要，长话短说，如发现员工使用公司电话聊天或挂私人长途，将依据《公司奖惩制度》，给予当事人适当处罚；因公务需要挂长途时，应取得部门主管同意，并在专门记录本上记明对方单位名称，手机或电话号码（含区号），通话时间和内容简要说明，否则一律视为私人长途处理。
第七条    复印机、传真机、打印机、扫描仪、笔记本电脑、数码摄象机等贵重设备须由管理部经理或使用部门主管指定专人管理使用，未经许可，他人不得擅动。
第八条    公司所有员工应当爱护公共办公用品，打印、复印避免浪费。对于公司内部文件资料，提倡办公用纸二次利用。
第九条   员工在使用办公设备时，如发现机器故障应及时向管理部或部门主管报告；因保管或使用不当造成损坏的应追究当事人赔偿责任。
第十条   员工离职时，应将所保管使用之办公用品交回管理部，方可离职。

第十一条    本制度解释权在管理部。
第九章           司机管理制度
第一条     公司司机必须遵守《中华人民共和国道路管理条例》及有关交通安全管理的法律规章，安全驾车，并应遵守本公司其他的规章制度。
第二条     司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，每周至少用一天的时间对车辆进行检修，确保车辆正常行驶。
第三条    司机应于每天早上和出车后清洁自己所开车辆，以保持车辆的清洁（包括车内、车外和引擎的清洁）。
第四条    出车前，要例行检查车辆水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应及时加油，以免急用误事。
第五条    司机发现所驾车辆有故障时应立即检修，不得病车运行。无能力自行检修的，应立即报告主管领导并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等），并负责维修后的验收。未经批准不许私自将车辆送厂维修。
第六条     出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，禁止在不准停车的路段或危险路段停车。司机离开车辆时要检查车窗及保险锁，防止车辆被盗。
第七条    司机对自己所开车辆的各种证件的有效应经常检查，保证出车时证件齐全，同时负责年检等各项相关事宜的办理。
第八条      晚间出车司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。
第九条     司机一定要熟悉本市地方交通规则，熟悉本市路况，文明开车，不准危险驾车（包括高速、紧跟、争道、赛车等）。
第十条   司机因违章或证件不全被罚款的，费用自理。违章造成的后果由当事人负责。
第十一条    因司机个人原因造成事故或车辆损坏，视情节及车辆损坏程度须要负担部分或全部损失。
第十二条    车内不准吸烟。公司员工在车内吸烟时，应有礼貌的制止；公司外的客人在车内吸烟时，可得体示意本公司陪同人员，但不要直接制止。
第十三条    司机应