物业接管前期工作流程图.doc

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物业接管前期工作流程图
签订《物业管理委托合同》

委任总经理，招聘高、中级管理人员

筹备、编写前期文件，并到相关政府部门备案

联系政府部门、相关单位，办理相关手续

与开发商协调入住前事宜，对重要资料进行交接

对外委单位进行调研，签定外委合同

办理提前进行二装的工程，并与开发商、总包单位进行协调

开发商负责返修
物业交竣验收，正式接管
No

Yes

业主进行室内二装（见二装流程）
业主办理收楼、单元验收（见收楼流程）

业主入住，物业公司提供相关服务（见入住流程）

物业前期接管工作流程

Ø 签订《物业管理委托合同》

由开发商选聘物业公司，并签订《物业管理委托合同》。

Ø 委任物业公司总经理，招聘高、中级管理人员

1． 由总部委任或对外招聘具有多年物业管理经验的总经理1名。
2． 招聘各部门经理、主管、员工
综 合 部：经理1名、行政主管1名、总经理秘书1名、采购员1名、文员（兼库房管理员）2名；
财 务 部：经理1名、会计1名、出纳1名；
管 业 部：经理1名、客务主管1名、内务主管1名、客务代表2名、
前台接待2名；
保 卫 部：经理1名、消防主管1名、保安主管1名、消防执机员4名（含领班1－2名）、保安员4名（含领班1－2名）；
工 程 部：经理1名、强电主管1名、弱电主管1名、空调（生活水）主管1名、土建主管1名、技工2－3名／专业（约12人）；

建议：在招聘技工时，可以选聘项目工地施工队中对本物业项目（本专业）较为熟悉、了解，技术、素质水平较高的人员，纳入公司编制。
说明：因物业公司组建之初，所招员工对本物业及大厦工程具体情况不很熟悉，招聘施工队的人员可以从旁协助工程部经理、主管尽快了解大厦工程情况。

“公司初期人员架构图”附后

Ø 筹备前期物资，编写前期文件，并到相关政府部门备案

1． 各部门共同汇编的文件：
⑴．《房屋使用、管理、维修公约》
⑵．《房屋质量保证书》
⑶．《房屋使用说明书》
⑷．《房屋交付（入住）通知》
⑸．《入伙授权书》
⑹．《业主（使用人）服务指南》
⑺．《装修管理规定》
⑻．《办理装修流程说明》
⑼．《治安、消防协议书》
⑽．《二次装修施工区域治安、消防承诺书》
⑾．《二次装修协议书》
⑿．《业主联络资料登记表》
⒀．《收楼须知》
⒁．《物业管理费收费标准》
⒂．《公约承诺书》

备注：《房屋使用、管理、维修公约》编制后需经开发商确认，并到北京市居住小区管理办公室进行备案，备案生效后执行。
建议：《公约承诺书》与《治安、消防协议书》可装订成一册（一式三份），在业主收楼时发给业主，由业主签字（盖章）认可、执行；《公约》、《房屋质量保证书》、《房屋使用说明书》、《业主（使用人）服务指南》、《装修管理规定》、《办理装修流程说明》可合装成一册，作为业主收楼时的《用户手册》。同时，在《用户手册》正文内容前增加：“总经理致辞”。

2．各部门在前期阶段编制的文件、规定，以及需要在前期办理的事宜。
△ 综合部
⑴． 编制《员工手册》，经公司领导批准后，统一印刷成册。
⑵． 制订《员工考勤制度》，建立“考勤登记表”、“月考勤汇总台帐报表”。
⑶． 制订《员工奖惩条例》，建立“员工过失单”、“奖励审批单”。
⑷． 制订《员工聘用办法》，建立“应聘面试登记表”、“入职循环单”、“转正审批表”、“离职结算表”、“调动通知单”、“劳动合同续签审批单”。
⑸． 制订《员工培训规定》、培训计划，建立“培训审批表”、“培训协议”。
⑹． 制订《物资采购、验收、入库、报销流程》。
⑺． 制订《员工工服管理规定》，建立“制作工服通知单”、“工服更换通知单”。
⑻． 制订《员工请假制度》，建立“休假申请单”。
⑼． 制订《薪金实施细则》，建立“工资报表”、“薪金明细表”。
⑽． 制订《印章管理规定》，建立“公章启用、报废、移交登记表”、“用印申请”；统计公司各种印章，经总经理审批后统一刻制（公章、管业部章、保卫部章、工程部章、财务专用章、文件传阅章、审批合格章、餐票专用章、浴室专用章）。
⑾． 制订《库房管理规定》，建立“物品入库登记单”、“物品领用单”、“物品入库验收单”、“库存物品台帐”、“月收、发、存报表”、“采购申请单”。
⑿． 制订《内部行文管理规定》，建立“文件签收表”、“内部请示报告”。
⒀． 制订《档案管理规定》，建立“档案分类表”、“档案（一、二、三级）目录表”、“档案借阅登记表”。
⒁． 制订《部门运作手册》：人员编制、岗位职责（经理、行政主管、总经理秘书、库房管理员、文员）、工作程序、管理制度。
⒂． 联系印刷厂，对需要印刷的各种表格、信封，经总经理审批后统一印刷。
⒃． 制订《开办费使用方案》，统计、制订前期开办物资的配置内容、标准，并负责前期采购工作；建立“固定资产台帐”、“个人办公用品台帐”。
⒄． 制订《合同、协议审批制度》、《合同、协议管理办法》，建立“合同、协议审批单”、“合同、协议付款内签单”。
⒅． 制订《计划性工作管理办法》，建立“年度（月度、周）工作计划、总结报表”、“计划、总结考核统计表”。

△ 财务部
⑴． 制订《财务报销管理制度》，建立“付款申请及报销单”。
⑵． 建立二次装修“付款内签单”、“装修押金登记表”、“装修管理费统计表”
⑶． 制订《现金支出管理规定》。
⑷． 编制《部门运作手册》：人员编制、岗位职责（经理、会计、出纳）、工作程序、管理制度、。
⑸． 制订《预算管理制度》，建立“年度预算报表”。
⑹． 编制《固定资产购置方案》。
⑺． 制订《库存盘点制度》。
⑻． 制订《内部收支报表制度》，建立“月度收支报表”。
⑼． 制订《发票、收据有价票据的管理制度》。

△ 管业部
⑴． 制订《物业管理收费标准明细》：物业管理费（押金）、车位费（押金）、租线费（押金）、装修管理费（押金）。
⑵． 制订《业主（使用人）收楼流程》，建立“缴款通知单”、“工程返修单”、“返修工程验收单”、“钥匙交接表”、“备用钥匙封存表”、“业主签到表”、“业主档案”，并告知此流程中涉及的部门。
⑶． 制定《业主（使用人）二次装修管理流程》，建立“业主（使用人）装修施工申请表”、“装修审批单”、“装修施工许可证”、“验收申请表”、“施工变更单”、“业主装修区域巡检表（管业部）”、“施工人员出入证”。
⑷． 制订《有偿服务价格表》：维修费、车位费、电话费、装修管理费、能源费、特约服务费。
⑸． 制订《部门运作手册》：人员编制、岗位职责（经理、客务主管、内务主管、客务代表、前台接待）、工作程序、管理制度。
⑹． 编写《车位租赁（购买）协议书》、《电话租线（购买）协议书》。
⑺． 落实垃圾房的位置，业主垃圾放置地（楼层垃圾间）。

△ 保卫部
⑴． 制订《停车场管理规定》、《自行车场管理制度》。
⑵． 制订《巡视管理规定》，建立“治安巡视记录表（公共区域）”。
⑶． 制订《物品出门管理规定》，建立“出门条”。
⑷． 制订《钥匙使用管理规定》，建立“钥匙发放记录表”、“钥匙使用登记表”。
⑸． 制订《备用钥匙启用管理规定》，建立“备用钥匙启封审批表”。
⑹． 制订《一装、二装交叉施工管理方案》，建立“施工、装修期间巡视表”、“夜间情况检查表”、“消防设备、设施日检记录表（业主装修区域）”、“二次装修施工现场检查表”。
⑺． 制订《灭火器租用管理办法》，确定租金费用（押金），建立“灭火器材配置记录表”。
⑻． 制订《施工违规级别明细》，建立“违章通知单”。
⑼． 制订《成保人员岗位职责》，建立“成保人员月度工作考核表”
⑽． 制订《中控室（监控室）管理规定》，建立“录像磁带台帐”、“消防中控系统记录表”、“治安监控系统记录表”。
⑾． 制订《警具使用、管理办法》，建立“警具台帐”、“警具启用、报废登记表”、“特殊警具使用审批表”。
⑿． 制订《部门运作手册》：人员编制、岗位职责（经理、主管<治安、消防>、领班<保安、消防>、保安员、消防执机员）。
⒀． 制订《明火使用管理规定》，建立“动火许可证”。

△ 工程部
⑴． 制订《物业接管前巡检办法、计划》，建立“工程遗留问题跟进记录”，并随时将工程遗留问题通知开发商。
⑵． 制订《专业机房管理规定》：强电专业（变配电室、柴油发电机房）、弱电专业（电话机房、电梯机房、卫星电视机房、电脑机房）、空调生活水专业（空调机房、新风机房、生活水箱间、中水处理机房、消防泵房、污水泵房、隔油池）。
⑶． 联系物业办公用房，确定装修方案，并负责跟进装修施工进度。
⑷． 制订《项目接管验收细则》，建立“验收单元交接书”，按专业、具体内容划分。
⑸． 建立业主（使用人）二次装修“装修质量验收表”。
⑹． 从项目工地施工队中选拔对该项目工程了解全面的专业技术人员，聘用至工程部。
⑺． 经理带领部门主管、员工学习、熟悉物业内全部工程、设备内容。
⑻． 编制《部门运作手册》：人员编制、岗位职责（经理、主管<强电、弱电、空调水、土建>、领班<强电、弱电、空调水、土建>、技工<强电、弱电、空调水、土建>、工作程序、管理制度）
⑼． 制订《设备运行保养检修计划》（各专业设备），建立“设备保养卡”、“设备保养计划表”
Ø 联系政府部门、相关单位，办理相关手续

1． 联系工商所，办理企业营业执照
2． 联系税务所，办理税务登记
3． 联系银行，开通公司帐号
4． 联系劳动局，电梯审检，领取合格证、特殊工种报检（开发商）
5． 联系北京市居住小区办公室，核准《公约》
6． 联系供电局，确定供电方案及价格（开发商）
7． 联系自来水公司，确定供水方案及价格（开发商）
8． 联系节水办，确定节水方案（开发商）
9． 联系煤气公司，确定通气方案及价格（开发商）
10． 联系热力公司，确定供热方案及价格（开发商）
11． 联系电话局，电话报装开通及产权分界
12． 联系交通大队，报车场管理方案
13． 联系邮电局，为物业通邮
14． 联系环卫局，落实垃圾清运价格、方式
15． 联系绿化队，确定绿化维护方案及总体费用（开发商）
16． 联系物价局，报物业管理收费标准（开发商）
17． 联系当地派出所，报社区门牌号码（开发商）
18． 联系外管局，报涉外关系（开发商）
19． 联系广电局，报光缆信号传输相关手续（开发商）
20． 联系公安局，报内保关系
21． 联系安全局，报卫星电视的涉外节目（开发商）
22． 联系防疫站，报检生活水箱，取合格证（开发商）
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