会议流程(细).doc

会议流程

会议现场时间安排
11.8日下午确认到场，争取到场，维护客户
11.8日
12:00饭后集合到会场
12:00—12:20前布置好会场
12:00—13:10前动员会及培训演练
13:10各岗位到岗
13:30客户入场
13:30—14:00客户看视频
14:00—14:05主持人开场（会议正式开始） 14:20场外撤岗
14:05—14:15以商会友
14:15—15:30讲师演讲 14:45开始分析客户
15:30—15:50唱单讲师 15:25全员待命
15:50—16:05咨询谈单
16:05—16:15抽奖
16:15—17:00意向重点客户继续谈单
17:00—18:00总结会

注意：
1. 时间安排、人员组织协调，全部找各岗位负责人
2. 撤岗人员在休息区要分析客户和演练谈单
3. 主持人提醒2：00分开始下午会议
4. 四点主持人引导唱单，有黑板报单，烘托氛围
5. 会议课间，离场休息客户，意向客户都可以拉出来锁单
6. 整个会议时间，只要客户愿意或接受我们都锁单成交
7. 工作人员按要求轮换岗位休息
8. 服从命令（服从，服从，坚决服从）
9. 一切以会议为中心

会销岗位安排名单
会议地点： 时间： 会务人员：16人
岗位名称
人员名单
迎宾
邱晓婷、薛文惠、刘倩倩
签到
邹乐兰、何玲琼、齐江江
演示区
张佳&
领位
王安安、涂娅、廖珊珊
门神
韦言翔、蒋伟
助教
王安安、张业琴、邹乐兰、何玲琼
拦截
邹乐兰、何玲琼、齐江江
灯光
吴路明
DJ
骆胜发
照相、摄像
小林&
财务
公司&
司仪
张业琴
主持人
马袁&
讲师
王飞 管财&
场内负责人
王安安
场外负责人
邹乐兰
物料负责人
何玲琼
电话组
邹乐兰、何玲琼、吴路明
备注

岗位须知：
（一）迎宾：
这个岗位是客户来参加会议接触到我们的第一岗位，如同我们的门面一样，初次印象很重要，所以全程需要保持微笑，并持谦虚态度。
标准话术：
1． 对于进入的每一位客户，需轻轻询问是否来参加会议的？
客户回答：是，稍稍跟着客户走两步，告知客户电梯位置并如何到达签到台；
客户回答：不是，需说声“不好意思”。
（二）签到：
此岗位需要做的事情就话术：在客户进入我们眼帘的第一时刻自客户来的方向第一人说“下午好”。
其余人员说欢迎光临/欢迎参会”，随即第二个个签到人员需要说“先生/小姐，您好，麻烦出示您的邀请函件并赐两张名片”，及时确认身份是否使我们邀请过来的客户，确认完后，请客户在签到本上签到，在客户签到同时，第三人负责安排座位，并告知领位人员“XX先生的席位为xxx”，客户名片中注明席位。
领位人：拿起参会证帮助客户套在脖子上后抬手示意说先生/小姐这边请，在引领过程中领位人员提示客户：“请将您的手机调整成关机状态”。
领位人员把面片交予场控。一定要控制好先后流程，不能混乱了，可要求客户排队。此外签到台需安排一位负责，来处理一些紧急事情。
*突发情况：
1．没带邀请函—请出示您的短信。短信核对无误后方可安排席位
2．没有邀请函没有短信—请告知贵公司全称
（三）领位：
需在签到人员告知客户席位号后帮客户带好参会证，并在引领过程中告知客户“XX总您好，麻烦您把手机调成关机状态，以免信号干扰会场的音频，影响老师讲课，非常感谢您的配合”。把客户带到席位做好后需跟客户讲到“XX总，会议稍后开始，如有任何需要帮助的，可咨询在后面的工作人员”，在离开会场之前把面片交予场控。
*突发情况：
1．不戴牌子：不好意思先生/小姐，入会企业都有戴参会证，我来给您戴上吧
（四）门神：
检查客户手机确认关机后方可放行
话术：先生/小姐麻烦您让我确认您的手机是否关机
客户：好的
*突发情况：
客户：不行我有事，不能关机；我调成静音或震动行不行？
答：不好意思，有规定麻烦您关一下，谢谢
（五）场控：
当场控拿到领位人员交予的名片时，第一时间在会场分析表中记录客户信息，并且需要在会议过程中观察客户的情况，及时告知场外负责经理。场控还需要负责会场内的纪律，如有客户在睡觉或者是窃窃私语或者是打电话以及不认真听讲，对于老师而言一切不礼貌的事情要及时制止。
（六）助教：
助教分别站在会场的四个角落，记录客户情况，锁定重要客户，锁定有从：衣着、笔记、气质、感兴趣程度去分析
保护重点客户不受垃圾客户的影响
*突发情况：
1．客户睡觉—先生/小姐不好意思，会议正在进行不能睡觉
2．客户打电话—先生/小姐，不好意思，会议正在进行中，请不要打电话
3．不认真听讲摇头晃脑—先生/小姐，不好意思请问有什么可以帮您的吗？
注意：
1．尽量让客户少喝水，水喝多了容易上厕所
2．适当调节空调温度，偏冷为宜，稍冷的环境下客户比较舒适，不容易睡觉
（七）电话组：
根据每一场会议不一样的安排来规划好电话通知时间。如樟木头这场会议，定于13:30签到，那我们可在12点开始打电话，12:00-12:20这段时间可打马仔，在12:20-12:40这20分钟的时间内打老板，为什么老板的跟催时间反而推迟，因为我们在这个时间段去打，可以直接提醒客户该出门了，这样就不用反复打，从而使得客户不至于那么反感。具体话术为：XX总您好，我这里是XXX酒店会务组的，友情提示一下于今天下午在XXX酒店的会议，请您携带好邀请函及个人名片出席！由于参会人员比较多，建议您提前10分钟签到入场，您大概什么时候到？我去楼下接您去！
话术：
1．王总您好，我是XX酒店会务组的，给您通知一下今天下午的会议由于参会企业过多，建议您提前10分钟，1点20过来签到。您大概几点到？我到楼下去接您。
客户：1:40。客户回答后将客户的到场时间记录在回执表上。待约定时间5分钟前再打一通电话。—话术为：王总您好，我是XX酒店会务组的，我在大门口等你呢，您在哪呢？
客户：很快就到了
业务：好的，会议是在3楼您可以直接上去
*突发情况：
1．客户：我晚点到。
业务：好的，大概几点？会议还有半小时才开始还来得及，我等您。路上注意行车安全，
（八）拦截：一般客户离开位置会有一下几点情况:
1）、接电话 2）、上厕所 3）、抽烟 4）、离场、
1． 针对接电话的
本场会议把门的在让客户关机这块要把好关，进会场必须关电话！但肯定会出现不愿意关机的！（少数）会议进行的时候出来接电话，拦截第一时间观察客户有没有把随身携带的物品也一起带出来接电话，如果没有！可以盯的远一些，有随身携带东西一起出来的必去上去盯紧客户！如接完电话要走，拦截上去 您好，先生！由于今天会场来的企业家比较多，没能照顾到您！请问有什么需要我能帮到您的吗？ 客户: 我有事要先回去了 ；拦截：先生 我们的会议马上就要结束了！稍后会有企业家交流及抽奖环节，都安排时间过来了 我相信也不差这一会吧！ 来 您这边请（带会会场）！客户不愿意进去的话直接拉到一边进行谈单！
2． 针对上厕所的
拦截第一时间上去问，先生。您好！请问有身上没需要帮到您的吗？ 客户：我上个洗手间？蒽 先生 来 您这边请！客户进洗手间的时候拦截站在门口等客户出来！客户出来之后要第一时间领进会场！
3．针对抽烟的
客户出来，拦截第一时间上去询问 先生 您好！ 请问有什么需要帮到您的吗！ 客户：我出来抽根烟！ 哦，好的！ 这边有吸烟区！您这边请！把客户带到指定的地方抽烟。一定不能让客户随便走动！
3． 针对立场的
客户拿着东西走出会议室的基本上都是准备要走了的！ 拦截要第一时间走上去截住客户！ 问：先生。您好！ 请问有什么需要帮忙的？ 客户：我要回公司处理点事情！ 拦截：先生。我们的会议还有几分钟就要结束了，稍后我们会有企业家交流和抽奖环节！既然来了就听完这场会嘛！要是客户执意要走了！ 拦截就直接在外面开始谈单！ 拦不下来了一直要跟着客户到楼下！途中寒暄一下，把客户名片要过来! 说改天约时间商贸拜访！
（十）财务标准话术：
1．检查合同是否有涂改活不清楚等情况
财务：麻烦请出示一下您的身份证：
客户带了：号码正确
客户没带：号码请您报一下
财务：请问您这边是现金还是支票？
客户：现金、支票。 收款结束
客户：我没带现金也没有支票
财务：目前poss机信号不好，刷不出来。
业务：试一下吧王总，我看您是XX银行的吧（掏身份证时注意观察钱包）
重点岗位要求
1. 助教
客户记录，有协助放礼花的，维持课堂纪律，仪态礼仪，陪同
判断客户，锁定谈单目标，控制内场，配合氛围
2. 客户拦截
紧跟客户，找机会谈单，借机了解，拦截离场
3. 钉子的5个基本原则
1）控制好客户2）铺垫成交3）温场4）观察客户5）组织本区域锁单成交6）解决区域问题7）配合氛围8）引导客户
4. DJ的注意事项
1）音频双2）麦声音和电池3）视频音乐4）时间音量5）早到
5. 签到台：1）卡位2）安排客户位置（判断客户）
6. 领位： 1）不要丢人2）及时快速3）指定位置4）温场客户
会议现场演练流程
1. 各岗位到位定岗及岗位职责、注意重点提醒
2. 熟悉会场，休息区，轮岗注意及安排
3. 会场注意及易发生问题
4. 座椅位置，引位安排（重点客户安排）
5. 落实负责人负责谈单区域（压力，定目标）
6. 谈单进场演练
7. 报单，刷款，提单
8. 商务谈判演练
9. 氛围，配合，状态
10. 会前动员及要求（锁定目标）

会场操作注意

会场三要素：
1、 兴奋，热情，精神
2、 第一时间按住客户，不要犹豫
3、 拖住客户，闲谈也好
会场配合：
1、 掌声配合（会中助教叫好、会后配合主持人颁奖）
2、 第一时间举爆炸贴（预定，要氛围）
3、 谈单配合（ABC法则，主动让座，引荐）
4、 锁单配合（赠送协议签字）
会中谈单后闲置人员要求:
1、 主动送客户
2、 谈单演练，四散在会场席位上，营造气氛
3、 不乱走动，闲逛闲聊
4、 主动找事，加茶，拿礼品等
所有参会人员状态要求：
1、 精神集中，精神绷紧，紧张起来，小心翼翼，不出纰漏
2、 进入状态，忘我，想自己的岗位职责；做好自己的事
3、 想谈单思路，话术。（预热状态）
4、 把事做好
会场注意：
1、 10分钟没杀下来，主动求助
2、 财务排两队
3、 嫌吵的客户可以到VIP室或茶水区（两人陪同下可以）
我们给客户的感觉:
1、 热情
2、 专业
3、 服务（不是卖产品赚他钱、是帮助他）
4、 高端
5、 认真，注重细节
6、 参会感觉很高端，感觉不买产品不好意思

会场物料清单
物料名称
数量
跟进人
电子类
投影仪（专人负责，懂安装调试）
1

摄影机、录音笔（充电、专人负责）
2

照相机（充电、专人负责）
2

会场音乐和视频

笔记本电脑及移动硬盘（1）
4—6

喷绘类
宣传手册
100

易拉宝
6—8

工作证
50

参会证（会后专人回收）
100

会议主题横幅
2

背景喷绘
1

佩戴类
嘉宾，讲师，主持胸花
4—5\每场

白手套
8对

迎宾绶带（曲别针）
8

其他相关
讲台装饰花（假花）
3

会场礼品

参会嘉宾名录
2

大头笔、签字笔

财务刷款机（充电、信号、小票纸、使用专人）及收据
2

水果，咖啡，小吃糖果

礼花
2\场

名片

签到本
2

水牌，桌牌
2和16

抽奖箱
1

定会场及确定会场
提前2周

员工服装要求，包括支持人员服装统一

文件类
主持稿，唱单稿
2

客户统计表 回执录入表
各1

签到表
2

优惠协议，销售合同
人手一份

杀单工具（文件夹，营业执照，签单合同复印件，明细表）
20

财务台 签到台

产品展示台

会议预算
1. 会场费用
2. 小巴费用
3. 前期物料制作费用
4. 会议其他（员工餐费用等）
共预计：
会议支持
人员支持15人（要求服从安排，接受会前培训）
1. 主持人（马袁，主持稿的编写和演绎）
2. 会务岗位人员3人（颜新新，张佳，网管小林）
3. 谈单手8人（指定老总）
4. 托2人
5. 财务1名
物料和人员配合支持：
1. 物料制作和跟进
2. 订会场和小巴
3. 会前邀约客户产品上线
其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
安全生产目标责任书
为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：
一、目标值：
1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。
2、现金安全保管，不发生盗窃事故。
3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。
4、安全培训合格率为100%。
二、本单位安全工作上必须做到以下内容：
1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。
2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。
3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。
4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。
5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。
6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。
7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。
8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；
9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。
10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；
11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。
三、 安全奖惩：
1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。
2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落