关务手册.doc
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1、关务手册 A/0 台山新欣电器厂有限公司 台山新欣电器厂有限公司关 务 手 册文件编号:CA-01编制:邓华明审批:生效日期:2017-06-01目 录序号文件名称1颁布令-032任命书-043关务手册说明-054企业简介-065组织结构图-076职责与资源-087内部培训-108单证控制-119单证保管-1210内审制度-1311责任追究-1412改进机制-1513信息安全-1614会计信息-15偿付能力-16盈利能力-17缴付能力-18守法规范-19注册信息-20进出口记录-21申报规范-22税款交纳-23符合海关管理要求-24外部信用-25场所安全-26进入安全-27人员安全-28商业伙
2、伴安全-29货物安全-30集装箱安全-31运输工具安全-32危机管理-33附则-0.1颁布令 为规范本公司关务管理流程,提高本公司的关务管理水平,确认公司关务管理符合海关要求,我们依据海关认证企业标准、中华人民共和国海关法、中华人民共和国海关稽查条例并参照GB/T19001质量管理体系要求结合本公司的实际情况,组织各有关部门和人员编制了本公司的关务手册经认真审核现批准予以颁布实施。本关务手册对关务管理体系作了总体描述,是进行关务管理活动的规范和准则。本手册从颁布之日起生效,要求各部门、全体员工严格贯彻执行。总经理(签名):2017年6月1日 0.2 任 命 书关务管理负责人任命书 为保证本公司
3、关务管理符合海关认证企业标准、中华人民共和国海关法、中华人民共和国海关稽查条例和关务管理体系的正常运作,兹任命 赵家升 为本公司的关务管理代表,特明确其职责与责任:1、 依海关认证企业标准建立本公司关务管理体系;2、 每年了解并参于海关的法律法规等相关管理规定的培训,并组织内部培训;3、 组织该体系内部审核,并向总经理汇报体系的业绩和改进需求;4、 负责体系有关事宜的外部联络;0.3 关务管理手册的说明1. 目的本手册依照海关认证企业标准、中华人民共和国海关法、中华人民共和国海关稽查条例并参照GB/T19001质量管理体系要求编制而成。用于指导本公司的关务活动,同时证实我公司关务活动符合中华人
4、民共和国海关法和中华人民共和国海关稽查条例及通过体系的有效应用,确保我公司关务活动持续符合海关认证企业标准的要求。2. 适用范围本手册描述的关务管理体系要求适用于本公司的一般出口企业的装饰吊扇及灯具的生产与出口管理。3. 定义、术语本手册采用ISO9001、海关认证企业标准中的定义和术语。4. 编制、审批本手册由关务管理代表组织有关人员编制并审核,总经理批准发布实施。5 控制本手册分为“受控”和“非爱控”两种,发放厂内使用的手册属于“受控”版本加盖受控章,按文件控制程序进行控制,发放给厂外的属于“非受控”版本不盖章,本公司不负责更改和有效性。6 解释权本手册的解释权属于本公司关务管理代表。0.
5、4 企业简介 我公司成立于1998年,坐落在江门台山,厂房面积达10000多平方米。公司拥有一批高级技术人员和高素质的生产员工,主要产品为豪华装饰吊扇,并畅销于海内外。并于2016年获得国家级高新企业。 地 址:广东省台山市台城镇板岗水佛工业区第3号电 话:0750-7376321 传 真: 0750-7376321邮 编: 529200联系人:1、 内部控制标准1.1、 组织机构控制1.1.1 内部组织架构及职责1.1.1.1内部组织架构台山新欣电器厂有限公司管理组织架构图董 事 长总经理关务管理代表厂务部品质部财务部开发部总务仓库采购部人事行政业务部船务工程部报关核价部安全办1.1.1.2
6、、职责1.1.1.2.1 总经理 a.负责关务管理体系的策划,并批准关务手册; b.任命关务管理代表; c.建立和调整组织机构,规定各部门人员的职责与责任; d.向组织全体员工传达满足海关认证企业标准和法律法规要求的重要性; e.为体系的建立和运行提供足够的资源。1.1.1.2.2 关务管理代表 a.确保关务管理体系的建立、实施和保持; b.向总经理报告关务管理体系业绩和改进需求; c.确保公司关务活动满足海关认证企业标准和法律法规要求; d.负责关务体系有关事宜的外部联络。1.1.1.2.3 财务部a. 全面负责管理本公司的财务会计基础工作; b. 按照有关财务制度和财政法纪,结合本公司实际
7、情况,建立健全财务管理制度;c. 严格遵守国家规定的各项财务开支范围和标准,负责执行财务审批程序和规定,及时有效地做好内部核算工作; d. 负责审核原始单据、会计报表,月未将核对无误的会计报表连同有关财务说明书一起提交公司负责人审阅,做到及时、准确; e. 定期编制本公司的财务成本,资金计划并组织实施,保证资金用好、用活; f. 负责做好公司的财务核算工作和结算事项; g. 负责及时做好贷款、转期和还贷工作,及时反馈有关金融信息; h. 负责做好出口退税的政策研究、申报、清算及自查工作;i. 负责做好月末企业的税款申报和报表上报; j. 负责做好对本企业财务人员的业务辅导工作; k. 负责做好
8、进出口业务统计报表的汇编、上报工作; l. 负责做好账务档案管理、发票管理工作。 1.1.1.2.4 人事行政部 a.负责公司人力资源管理; b.负责企业成员背景调查、档案管理工作; c.组织公司内部的教育培训及考核工作; d.确保公司成员特别是从事关务活动人员满足海关认证企业标准和法律法规要求; e.保证公司人力资源能满足公司各项生产经营活动需求;1.1.1.2.5 报关a.进出口货物批文报批与通关手续办理; b.对报批资料的审核与单证制作; c.办理外经委与海关相关批文,海关年审相关工作; d.办理海关申报、查验、征税、审价、放行和检验检疫局报检、查验、原产地证等手续; e.办理通关后海关
9、手册核销手续和外汇管理进出口收汇付汇核销手续; f.办理税务机关出口退税手续与其它通过后的相关手续; g.协调关务、商务之间的业务操作和公司内部门业务操作及与船务之间的运作;h.完成上级交办的其它工作。 1.1.1.2.6 船务a. 处理船务事务,货代联系、各类出货问题处理;b.负责船务文件制作、单据管理;c.整理出签s/o所需的资料,根据订单交期提前14天签s/o,若客人指定有forwarder,与之联络签s/o事宜,若无指定,自行找forwarder或船公司询价比较后再签s/o;d.相关的货物资料;毛净重、材质、规格等资料及来厂装货司机在海关备案的相关信息;交由报关员报关;e.确认货物已依
10、s/o船期出货;f.整理船务出货文件交由业务整合归档。 1.1.1.2.7 仓库 a.负责公司物资的收、发、储存工作; b.负责制作物资进出台帐; c.负责出口货物的安全装载。1.1.1.2.8 安全办(反恐小组) a.负责公司贸易安全管理工作; b.负责公司的场所安全、进入安全、人员安全、商业伙伴安全、货物安全、集装箱安全及信息安全等工作; c.确保公司生产、货运、仓储等环节的安全措施稳定有效,确保供应链的货品从起点到终点的运输安全能满足海关认证企业标准和法律法规要求。1.1.1.2.9 厂务部 a.组织公司产品的生产与制造; b.确保公司所生产的产品符合法律法规和行业标准要求;1.1.1.
11、2.10 品质部 a.负责公司产品质量的检验工作; b.确保公司产品质量符合法律法规和行业标准要求;1.1.1.2.11 开发工程部 a.负责公司新产品的开发设计工作; b.确保公司新开发设计产品质量符合法律法规和行业标准要求;1.1.1.2.12 采购部 a.负责公司物资的采购工作; b.确保公司所采购的物资符合法律法规和行业标准要求;1.1.1.2.13 业务部 a.负责公司一切的销售及市场工作; b.负责组织合同评审; c.负责顾客服务管理工作; d.负责统筹顾客投诉的处置。1.2 海关业务培训 1.2.1人事行政部应当建立海关法律法规等相关管理规定的内部培训制度; 1.2.2 公司关务
12、管理代表及报关员每年应至少参加一次海关法律法规等相关管理规定的培训,及时了解、掌握相关管理规定并协助人事行政部门开展内部培训。内部培训管理制度1目的 1.1为有效推动与执行各项专业知识的训练教育,以提高员工知识技能,使关务体系各项计划和活动有效运作;1.2普及员工与工作相关的海关业务知识、贸易安全知识和及时了解海关法律法规最新的变动,灌输 员工知法、守法的理念而订立本制度。2适用范围 适用于本公司全体员工。 3权责3.1人事行政部 1).制定、修改各部门培训制度; 2).拟定、呈报各部门年度、季度培训计划; 3).联系、组织或协助公司各部门完成各项培训课程的实施; 4).检查、评估培训的实施情
13、况; 5) .负责对各项培训进行记录和相关资料存档; 6) .追踪考查培训效果. 7) .负责联络外部培训事宜.3.2关务管理代表 负责海关认证企业标准、海关法律法规训练的策划及监督。3.3 安全部安全厂长 负责C-TPAT 反恐体系标准培训的策划及监督。具体内容包括:信息安全、场所安全、进入安全、人员安全、商业伙伴安全、货物安全、集装箱安全等。4培训管理4.1训练的需求及规划:4.1.1 人事行政部负责教育训练的规划,可根据各单位所提出的年度在职人员训练需求表 (QR620-02-A)制定。4.1.2计划外的在职教育训练,可同各部门主管主动提出训练需求,填写在职人员训练申请表(QR620-0
14、4-A),报关务管理代表核准后,统一由人事行政部协调。4.1.34.2 训练的执行4.2.1训练可分工内部训练 及外部训练4.2.2训练执行的内容包括:训练课程名称、对象、人数、预定时间、地点、计划外的训练,需说明:课程内容及训练目的,并经管理者代表核准后实施。4.2.3 训练执行需在一星期前提报,待核准后才可实施。4.2.4 厂内内部训练时,应设立人员签到表(QR620-05-A)以做为训练的记录。4.2.5厂外训练:以证书,心得报告或训练资料等作为执行训练的记录。4.2.6 教育训练的记录由人事行政部统一备案。 1.2 进出口业务控制 1.2.1 单证控制 组织必须建立且具备进出口单证复核
15、或者纠错制度或者程序。进出口单证复核或者纠错的制度1目的 为了规范进出口业务单证管理,及时发现单证错误及时进行单证纠错,减少企业损失。 2范围 适用于本公司进出口业务单证复核纠错管理。3职责 报关员:负责所有单证复核和报关; 采购部:负责提供所有进口材料之对应的PACKING LIST及INVOICE资料; 业务部:负责提供出口产品型号、数量、重量等相关资料 仓 库:负责物料入库及物料进出记录4报关作业流程 业务承接 初审单据 复审单据 总经理审批 填进出口单证 审单 加盖公章 责任报关员 电子报关 报捡申报、报关申报 责任报关员办理纳税事宜 验货放行 办理提货手续 责任报关员 财务结算 审核
16、签章 申领结汇、退税用进出口单证 责任出纳 总经理 责任报关员 单证装订成册单证存档 单证管理人员 业务人员4进出口单证初审、复核、纠错操作规程 4.1 在申报前由国际业务部、进口部人员分别对出口、进口单证涉及的价格、归类、原产地、数量、品名、规格等内容的真实性、准确性和规范性进行内部复核。4.2 进出口单证初审、复审应掌握的三原则:一是符合海关进出口单证填制规范的要求;二是客观反映进出口货物实际;三是客观反映进出口贸易性质。 4.3 审核填制的进出口单证应抓住重点,紧紧围绕涉及许可证、贸易方式、征免性质等,对所填数据进行合法性和逻辑性综合审核。4.4 审核备案号、许可证号、合同协议号、提运单
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