03-业务体系业务操作流程及制度规范.doc
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4、、业务管理中心、产品技术中心、物流服务中心负责人抄送:公司主管领导、财务部、人事行政部原件1份由业务管理中心存档修订记录修订日期修订类别修订项目修订内容修订人2010年6月21日补充关于出差孙培2010年6月21日补充关于合同合同的签订,第二点孙培目 录n 销售方面 关于业务立项 关于价格政策发布 关于客户代码申请 关于销售(寄售) 关于开票 关于非销售领用 关于样机配发 关于补库计划提交 关于采购 关于投标n 产品技术方面 关于产品立项 关于产品研发阶段性评估 关于供应商引入n 物流仓储售后方面 关于库存商品管理 关于周转机管理 关于硬件维修服务 关于技术支持n 日常管理方面 关于合同 关于
5、周报、月报 关于例会 关于培训 关于预算内业务活动费用报销 关于预算外业务活动费用报销 关于出差 关于公司官网维护 其它关于业务立项一、 立项范围对于非常规模式的业务,执行前必须先立项,获批后方可跟进,包括:1、 需要改变现有产品技术状态的业务。2、 需要跨部门合作的业务。3、 需要长期跟进的业务。例如:投标、联合营销、解决方案、定制化(不包括拆装硬盘、预置内容)产品销售等。二、 立项流程1个工作日内业务助理业务助理1个工作日内业务助理项目各参与部门业务管理中心业务助理业务助理申请立项部门提交业务立项申请至业务助理提交至业务管理中心,召开立项评估会,形成评估意见牵头业务立项会,项目各参与部门在
6、会上做需求签收业务立项书、纸质3个工作日内2个工作日内执行提交至业务管理中心处记录项目执行结果提交至公司主管领导审批提交至申请立项部门评定各参与部门配合状况保存业务立项书原件,提供复印件给业务管理中心及立项申请部门1个工作日内1个工作日内三、 附表业务立项书关于价格政策发布业务管理中心向各销售部门发布的价格是公司二级结算价格,各销售部门可据此独立制定各自的价格政策。一、 发布时间1、 每月25日。2、 期间如有调整,将时时更新。二、 发布范围1、 业务管理中心发送至各销售部门负责人处,抄送业务助理(用于ERP系统价格维护)。2、 各销售部门销售人员从销售负责人处获取。三、 发布流程产品技术中心
7、每月20号各销售部门反馈最新成本信息反馈市场价格信息业务管理中心每月25日发布价格政策公司主管领导审批、确定最终价格政策方案每月24日业务管理中心形成价格政策方案每月22号关于客户代码申请申请客户代码是为了对长期合作的客户进行更全面的信息管理,使今后发生业务时能更方便、快捷的处理订单、发货、开票等各环节流程。建议各销售部门对长期合作客户提前做代码申请工作。一、 申请要求1、 需提供客户的四证复印件,包括:组织机构代码证税务登记证营业执照法人代表身份证。2、 所有证件必须已经过年检。3、 复印件上必须加盖公章。4、 以上客户资质原件保管责任人:业务助理二、 申请流程需求部门客户代码申请表客户组织
8、机构代码证税务登记证营业执照法人代表身份证复印件提交需求至业务助理业务助理提交至业务管理中心审批1个工作日内 业务助理邮件形式、5个工作日内 向集团总部申请代码业务助理ERP系统生成代码、录入客户信息、客户资质存档1个工作日内业务助理反馈给需求部门三、 附表客户代码申请表关于销售(寄售)一、 该流程必须在合同签订完毕的前提下执行。二、 未签订合同的,一律不予系统处理。三、 此处所指的寄售仅限于运营商集采。四、 提交流程:销售形式订单(划库单),纸质提交需求至业务助理需求部门0.5个工作日内业务助理提交至业务管理中心审批1小时内业务助理提交至物流服务中心确认库位1小时内业务助理生成订单号销售形式
9、订单,2小时内业务助理提交至财务部核实信用情况,生成发货单号打印发货单0.5小时内业务助理发货单、0.5小时内业务助理提交至财务部签字、盖章办理ERP出库销售形式订单、出库单,1小时内物流服务中心发货库房发货单五、 附表销售形式订单关于开票一、 开票范围包括:增值税专用发票、增值税普通发票、红字发票、不开票。二、 开票后由财务部经办人将发票快递给需求部门。三、 申请流程:需求部门提交申请至业务助理开票申请表业务助理2小时内核对资料、填写发货单号、订单号开票申请表、发货单复印合同0.5个工作日内业务助理提交至业务管理中心审批业务助理3个工作日内递出 提交至财务部开票 递送发票并反馈给需求部门,抄
10、送财务部财务部开票经办人财务部提交开票结果至业务助理四、 附表开票申请表关于非销售领用一、 如用途为测试等,计入需求部门业务费用中的平台费用,如用途为礼品赠送,计入需求部门业务活动费用。二、 申请流程:需求部门非销售领用单提交申请至业务助理业务助理0.5个工作日内提交至业务管理中心审批1、1个小时内提交至物流服务中心确认库位业务助理业务助理1小时内生成提货单财务部2个小时内会签物流服务中心1个小时内办理ERP出库发货单发货库房三、 附表非销售领用单关于样机配发一、 对于还未量产无库存的产品,统一从产品部持有的样机中调配。1、 由业务管理中心直接发起,或需求部门自行申请。2、 使用需求申请表,根
11、据所需数量提交申请,走“需求申请流程”。3、 提供借条给产品部,向产品部借用。4、 该产品量产后,以非销售领用方式领出后归还产品部。5、 如公司最终未量产,无法非销售领用归还的,则该部分账目从产品部转至借用的需求部门。二、 对于已量产有库存的产品:1、 由业务管理中心直接发起,或各需求部门自行申请。2、 使用非销售领用单,根据所需数量提交申请,走“非销售领用流程”。3、 费用计入需求部门。三、 附表需求申请表关于补库计划提交一、 提交补库计划是为了更精确的管理库存及采购。二、 补库计划每月28日、12日提交两次。 三、 补库计划以邮件方式提交至业务管理中心。 四、 附表补库计划表 关于采购一、
12、 产品技术中心研发、测试用样机不适用该流程,且费用计入产品技术中心。二、 各销售部门没有提交采购申请的权限,采购申请统一由业务管理中心提交。三、 采购申请提交时间为每月1日、15日。四、 流程:提交需求至业务助理提交至公司主管领导审批提交至物流服务中心补充供应商信息业务助理1个小时内业务管理中心采购申请表业务助理1个工作日内签订采购合同1个工作日内物流服务中心反馈给需求部门物流服务中心生产完毕后,通知库房收货物流服务中心收货后,反馈给物流服务中心库房入库确认单、邮件形式入库后4小时内反馈给业务管理中心到货信息物流服务中心提交至物流服务中心下采购合同、ERP系统创建采购订单2个小时内业务助理五、
13、 附表采购申请表入库确认单关于投标一、 业务体系内的投标工作均归口到业务管理中心。二、 需求部门接到招标信息后,走“业务立项”流程即可。 三、 立项获批后,由业务管理中心牵头各部门参与(包括需求部门),并负责商务部分的应答。 四、 投标所发生的相关费用计入需求部门销售费用,业务管理中心不负责垫付各项费用。 五、 与招标方的相关接口由需求部门负责。六、 投标方的授权委托人均为各部门负责人。关于产品立项一、 立项范围1、 产品技术中心每年12月份制定下一年度产品规划。2、 产品规划发生变化时,需事先提出申请,获批后方可变更。3、 规划中产品启动研发前,需进行立项申请,通过后方可执行。二、 流程:提
14、交产品立项申请至业务助理提交至业务管理中心做参与立项的准备产品技术中心立项申请书、纸质提交至产品技术中心,牵头产品立项会业务助理2个工作日内提交至公司主管领导审批业务助理2个工作日内业务助理提交至业务管理中心会签提交立项会结论及辅助资料至业务助理产品技术中心启动产品研发产品技术中心业务助理2个工作日内1个工作日内1个工作日内三、 附表产品立项书关于产品研发阶段性评估一、 评估阶段及内容1、 外观评估阶段:依据ID外观设计稿或手模评估。2、 研发样机评估阶段:评估功能/应用。3、 小批量样机评估阶段:评估外观、功能/应用、包装/附件(依据设计稿或打样稿)。二、 评估参与方及决策方1、 评估参与方
15、为:产品技术中心、业务管理中心、物流服务中心、销售部门代表。2、 评估决策方为:产品技术中心。3、 外观、规格、应用等发生重大变化时,需由公司主管领导决策。三、 流程:提交评估会通知至业务助理提交至业务管理中心做参与评估的准备业务助理产品技术中心纸质2个工作日内提交至产品技术中心,牵头评估会提交评估会结果至业务助理提交至业务管理中心会签业务助理产品技术中心1个工作日内业务管理中心2个工作日内四、 附表产品研发阶段性评估记录关于供应商引入提交引入评估会通知及至业务助理提交至业务管理中心做参与评估会准备业务助理产品技术中心纸质2个工作日内提交至产品技术中心,牵头评估会业务助理2个工作日内提交至公司
16、主管领导审批业务助理1个工作日内与供应商签订相关协议,开展合作提交至业务管理中心会签业务助理1个工作日内产品技术中心附表供应商引入评估记录关于库存商品管理一、 管理范围产权属于四川长虹信息技术有限责任公司的库存商品,包括公司办事处自管库房(商返库和正品库)和VMI库房。二、 管理原则1、 全面管理原则所有库存商品建立台账管理,出、入库严格按照流程处理,与ERP系统同步进行,确保账实一致,不得形成账外资产。2、科学摆放原则根据商品类别和产品状态,严格按照商品外箱标识的摆放规则(主要是摆放高度)摆放;同类商品不同状态分开摆放,方便发货、盘存等工作的开展。3、先进先出原则同类库存商品必须保证先入库的
17、先出库,后入库的后出库。4、凭合法单据进行商品收、发、转库原则所有商品入库、出库、转库必须严格按照规定流程根据合法有效的凭证出入库。5、考核管理原则物流服务中心对各库房的出入库单、库存商品出入库台账、库存商品周报表、库存商品月盘存表等凭证严格核对,确保与实际出入库情况、ERP系统数据一致;对于未按照流程出入库的库房第一责任人、库房管理员进行相应的处罚。6、货物赔付原则 库存商品发生遗失和破损等情况给公司造成损失,由库房管理员或造成损失的责任主体按ERP系统移动平均价格对公司进行赔偿。三、 部门职责1、物流服务中心11、采购入库、库存商品出库、库存商品转储、ERP系统相关的流程处理;12、对各办
18、事处自管库库存商品出入台账、库存商品周报表、库存商品月盘存表、出入库有效凭证管理;13、库存商品数据汇总和通报;14、每半年到各办事处进行实地盘库。2、办事处自管库21、办事处经理为办事处自管库第一责任人;22、根据物流服务中心的入库信息收货并向物流服务中心反馈信息;23、按照规定出库,建立库存商品台账,按时完成库存周报表、月盘存表;24、按时向物流中心提交库存商品台账、库存商品周报表和月、年盘存表(具体报表内容和提交时间见“售后服务类表格”)。3、业务部门31、业务部门(主要是销售出库)根据销售合同向业务管理中心提交销售形式订单; 32、业务部门非销售领用出库按非销领用售库存商品的管理办法执
19、行(2009年3月19日财务部下发),并对非销售领用的商品进行充分使用和加强管理,具体管理责任落实到部门负责人。 4、业务助理41、根据业务部门提交的销售(寄售)形式订单、非销售领用单在ERP系统生成发货凭证;42、经过财务部签字盖章后,由业务助理将ERP系统生产的发货凭证交付物流服务中心发货。5、财务部负责组织对库存商品不定期抽盘和年末定期盘存;对存货管理的执行实施考核和监督。四、 出入库管理规范1、出、入库业务类型分类11、入库类型:采购入库、寄售退货入库、转储商品入库12、定义121、采购入库:指根据销售需求,向供应商采购的商品完成生产后交付我司指定的库房,完成物权交移办理入库手续;12
20、2、寄售退货入库:指根据公司规定符合寄售退货条件而导致的退货入库;123、转储商品入库:库存商品库存库房发生改变或者库存商品状态发生改变的入库。13、出入库业务类型分类:销售(寄售)出库、非销售出库、转储出库 14、定义1.4.1、销售(寄售)出库:指公司销售单位已经与客户签订销售合同,按销售(寄售)流程处理后发生的出库; 1.4.2、非销售出库(见非销领用售库存商品的管理办法2009年3月19日财务部下发);143、转储出库:库存商品库存库房发生改变或者库存商品状态发生改变的出库。2、业务单据的规范及审核21、按业务流程完善在ERP系统生成的产成品发货单、非销售提货单、划库申请单(见“售后服
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- 关 键 词:
- 03 业务 体系 操作 流程 制度 规范
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