公司合同档案管理制度.doc

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公司合同档案管理制度
1.总则
为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。
1.2合同档案的保存期限为5年，由公司指定档案处负责人保管。
1.3公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。
2.归档
2.1合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。
2.2合同履行完毕后
10日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。
2.3办公室接收资料时应当出具收据。
3.档案借阅
3.1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。
3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。
4.责任
4.1借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款，并扣发3至12个月工资的处罚。
6.实施
6.1本办法自2011年6月1日起施行。

总则：
为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。
适用范围：
本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。
合同档案管理原则：
1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料
3.财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。
4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。
合同文档的移交：
1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。
合同文档的管理办法 ：
1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 3、工程部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 4、工程部应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各部门员工可在工程部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须填写《合同档案借阅登记表》经工程部经理签字同意后，方可在工程部办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为光盘软盘类资料要尽量保持载体无划损。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节轻重予以处罚。 8、所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。如是工作需要须复印文件资料的，须在《合同档案借阅登记表》备注说明原因。 9、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，也不得在公司内部传阅，违者视情节予以处罚。 10、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归还日期，如因工作需要文件资料还需继续使用的，需办理续借手续。 11、档案封存是档案管理员独立完成的基础工作，包括：编订和存放，编订时，固定档案的所有属性、目录、编码、加密都按规定执行、同时做好档案的装订工作；存放时、根据档案存放的不同地点、柜组做好标记、并登记入册、经简便、明确和易于查收为原则，同时可建立相关的总目录和查找索引。12、档案查找，由管理员根据查找人的要求完成，同时及时将查找结果转达如需要其它服务可在查找后将查找内容复印，将原件归档，留复印件作查询用。
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